燃え尽きずにフリーランス案件を管理する方法

フリーランスとして働くということは、自分自身が上司になるということです。いつ働くか、どれだけ仕事を引き受けるかを自由に決められます。一見すると理想的な働き方に見えるかもしれませんが、フリーランスには優れた時間管理スキルと時間管理テクニックの知識が求められることがよくあります。

フリーランス案件の管理方法を知らないと、勤務時間の多くを生産性の低い活動、つまり時間のムダに費やしてしまうかもしれません。そうなると締め切りを守るのが難しくなり、評判にも悪影響が出ます。

この記事では、フリーランスにとっての時間管理の重要性を確認し、時間をより上手に管理するためのヒントを紹介します。

時間管理が重要な理由

フリーランスとして時間を適切に管理できると、次のようなメリットがあります。

収入を最大化できる。請求可能な作業に費やした時間に応じて報酬を得る案件もあります。メール対応、会議、請求書作成など、請求できない作業に時間をかけすぎると、実質的には無報酬で働く時間が増えてしまいます。
仕事の品質を高められる。適切な時間管理により、重要なタスクに急がず取り組む時間を確保でき、ミスを避けやすくなります。
評判を高められる。期限内にプロジェクトを完了できることは、評判に良い影響を与えます。時間管理ができれば、ポートフォリオのデザイン、個人ブログの更新、スキルアップにつながる活動にも時間を使えます。

こうした点を踏まえ、時間管理スキルを高めるために実践できるヒントを見ていきましょう。理論は、実践してこそ役に立ちます。

フリーランス向け時間管理のヒント9選

時間管理の重要性がわかったところで、時間とワークフローを整える具体的なテクニックを見ていきます。フリーランスの仕事で貴重な時間をムダにしないための9つのヒントです。

1. 一貫した作業スケジュールを作る

柔軟な勤務時間は、構造と一貫性がないまま運用すると弱点になります。仕事の時間と休む時間の境界をはっきり引くのが難しくなるからです。そこで役立つのがスケジュールです。

一貫したスケジュールを作って守れば、勤務時間中はプロジェクトにエネルギーと集中力を注ぎ、休みの時間は心配せずに余暇を楽しめます。これは身体面にも精神面にも大きなメリットがあります。

作業スケジュールを使うと、前もって計画を立てやすくなり、生産性も高まります。実際、構造化された日課によって成功した有名な起業家もいます。一貫したスケジュールを守ることで、日々のタスクをより効率的に完了できます。

2. Ivy Lee Methodを検討する

Ivy Lee Methodは、1918年に有名な実業家Ivy Leeが提案した生産性向上の方法です。主に、複数の優先事項を管理し、タスクを考えすぎることを避けるために使われます。

Ivy Lee Methodは、タスク管理を改善する5つのシンプルなステップで構成されています。

各勤務日の終わりに、翌営業日に達成すべき最も重要なことを6つ書き出します。6つを超えて書かないようにします。
その6項目を重要度に基づいて優先順位付けします。
翌営業日は、最初のタスクだけに集中します。2つ目のタスクへ移る前に、最初のタスクを終えるようにします。
リストの残りのタスクにも同じように取り組みます。1日の終わりに未完了の項目があれば、翌日の新しい6項目リストへ移します。
このプロセスを毎営業日繰り返します。

このシンプルな方法は、最も重要なタスクへ労力を集中し、気を散らすものを減らすのに役立ちます。重要なのは、何にもコミットしなければ、すべてに気を取られるという点です。

3. エネルギーが高い時間を深い集中作業に使う

毎日8時間ほど仕事に充てていても、多くの場合、本当に集中して生産的に働けるのは2時間53分程度です。だからこそ、この約3時間を最大限活用することが重要です。

集中しやすいピーク時間は人によって違います。朝のほうが集中できる人もいれば、小さなタスクを数時間こなしてから生産性が高まる人もいます。

大切なのは、自分の生産性が高い時間帯を把握し、その時間に重要なタスクを優先することです。日々のスケジュールを管理し、電話や会議などのタスクはできるだけピーク時間の外に置きましょう。

4. 休みの日を取る

自分で時間を管理していると、決まった休みを取る重要性を忘れてしまうことがあります。休みは旅行や楽しみのためだけではありません。エネルギーを回復できるため、生産性にも良い影響があります。

決まった休みを取らずに働き続けると、精神的な疲労、ストレスの増加、創造性の低下につながる可能性があります。緊急タスクを終え、今後の責任をきちんと計画したら、定期的に1〜2日は仕事をしない日を作り、より良い状態で仕事に戻れるようにしましょう。

5. 時間を記録する

プロジェクトに費やした時間を記録することは、時間管理の重要な一部です。何をして、どれくらい時間がかかったかを書き留めると、今後の計画を立てやすくなります。

生産性の低いことに時間を使いすぎているとわかったら、活動を組み替え、ワークフローを妨げる可能性のある気散りを取り除きましょう。

6. 境界線を決める

働く人に必要な能力のひとつは、断る方法を知ることです。自信を持ってあらゆる挑戦を受け入れる姿勢は一見すばらしく見えますが、自分のスキルや対応力を考えなければ害になることもあります。

プロとして、自分のスケジュールに合わない仕事は断ることを学ぶ必要があります。最適な案件だけを慎重に選べば、一度に1つのタスクへ集中し、クライアントにより良い結果を提供できます。

自分の時間を守ることも大切です。たとえばデザイナーとして働いていて、クライアントが不自然な時間に会議を求めてきた場合は、代わりにMac向けスクリーンレコーダーをダウンロードし、見てもらう動画を送ることもできます。

7. 気を散らすものを減らす

フリーランスの日々のワークフローを妨げるものはたくさんありますが、ときには仕事に使うデバイスそのものが最大の気散りになることもあります。

メールの確認やSNSのスクロールといった小さな行動が、集中力を奪い、貴重な時間を失わせます。

時間を最大限活用するには、勤務時間中は通知をオフにし、スマートフォンを離れた場所に置いてみましょう。メール確認を1日1〜2回に制限するのも良い方法です。必要であれば、ノイズキャンセリングヘッドホンを使ったり、より静かな部屋で作業したりすることも検討しましょう。

8. 短い集中時間で働く

先ほど触れたように、多くの人が1日の仕事で生産的に使える時間は約3時間です。ただし、3時間続けて集中し続けるのはかなり大変です。そこで、Pomodoro techniqueのような方法が役立ちます。

基本の考え方は、25分作業し、その後5分休憩することです。25分の作業を4セット終えたら、15〜30分の長めの休憩を取ります。

この方法は、早く燃え尽きてしまうのを防ぐのに役立ちます。定期的に短い休憩を取ることで、より長く集中を保てます。また、毎日どこに時間を使っているかも意識しやすくなります。

9. 違う環境で働く

同じ場所で長期間働き続けると、退屈になり、モチベーションにも影響することがあります。特に在宅勤務ではよくあることです。そのため、ときどき作業環境を変えることを検討してみましょう。

たとえば週に1日、近くのカフェや地域の図書館で働く日を設けます。公共の場所で働く気分でない場合は、作業スペースの配置を変えるだけでも効果があるかもしれません。

フリーランス向けおすすめ時間管理ツール6選

このレビューの要点を動画で確認したい方は、下の動画をご覧ください。

適切なツールがあれば、フリーランスとしての時間管理はずっと楽になります。このパートでは、使える6つの時間管理ツールを紹介します。

1.ScreenRec

ScreenRecは、さまざまな視覚メッセージで仕事の調整をスピードアップできるビジネスコミュニケーションツール兼プロジェクト管理ソフトです。画面録画、スクリーンショット、動画メッセージなどの機能を活用し、バーチャル会議の必要性を減らせます。

ScreenRecには、フィードバック管理、クラウドストレージ、分析などの機能もあり、生産性とクライアントとのコミュニケーションをさらに高められます。オンライン授業、グラフィックデザイン、ソフトウェア開発など、多くの調整が必要な案件では、このアプリが役立つでしょう。

ScreenRecは、WindowsやLinuxを含む複数のOSで無料で利用できます。

2.Toggl

Togglは、作業時間をより効率的に管理するための時間追跡ツールです。10秒以上使ったアプリケーションを追跡し、タイムエントリーへ変換できます。Pomodoro Timer、アイドル検出、記録リマインダーなど、さまざまな機能があります。

Togglではカスタムの時間追跡レポートを作成し、クライアントと共有してオンラインで確認してもらうこともできます。ChromeとFirefox向けのブラウザ拡張機能もあるため、比較的簡単に使えます。

Togglのプレミアム版は、1ユーザーあたり月額$9から利用できます。ただし、一部機能が制限された無料利用も可能です。

3.Clockify

Clockifyは、利用できる時間追跡ツールの中でも特に人気があります。タイムシート、詳細レポート、チームの時間追跡など、充実した機能を備えています。直感的でシンプルなインターフェースなので、時間追跡アプリを初めて使う人にも向いています。

Clockifyは、Trello、Github、Google Calendar、Google Docsなど、多数のWebアプリと簡単に連携できます。そのため、作業時間をより効率的に追跡できます。

Clockifyの基本的な時間追跡機能は無料で利用できます。Pro版は1ユーザーあたり月額$3.99からです。

4.Google Calendar

スケジュール管理を助ける完全無料のツールを探しているなら、Google Calendarが有力な答えになります。GmailやGoogle Docsなど、ほかのGoogleアプリと組み合わせて使えます。

Google CalendarはGmailと連携しているため、会議などのチーム活動を予定するのに便利です。招待状の送信やリマインダー作成などの自動タスクもあり、スケジュール管理を効率化できます。

5.Asana

Asanaは進捗を追跡するためのプロジェクト管理ツールです。使いやすいインターフェースと、さまざまな便利機能があります。たとえばTimelineでは時間軸に沿ってプロジェクト計画を整理でき、Kanban boardではタスク割り当て、プロジェクト管理、作業範囲の整理が簡単になります。

AsanaはGoogle Calendar、Clockify、Togglなどのアプリとも連携できるため、時間管理をよりスムーズにできます。

フリーランスとして働く場合、Asanaの無料トライアル版だけでも必要な機能の多くを利用できます。より高度な機能が必要な場合は、プレミアムプランが1ユーザーあたり月額$10.99から用意されています。

6.ClickUp

ClickUpも検討したいプロジェクト・時間管理システムです。Asanaより習得に少し時間がかかりますが、仕事を管理するための機能はより多く提供されています。

ClickUpでは、ToDoリスト作成からメール、チャットまで、さまざまなプロジェクトやタスクをアプリ内で管理できます。Google Calendar、Trello、Githubなどの生産性アプリとも連携できます。

ClickUpの無料版には基本機能の多くが含まれていますが、ストレージは100MBに制限されます。より高度な機能と無制限ストレージが必要な場合、Unlimitedプランは1ユーザーあたり月額$5から利用できます。

まとめ

時間管理は、フリーランス事業を運営するうえで大きな部分を占めます。優れた時間管理スキルがあれば、生産性の低いタスクに時間を使いすぎることを避け、より効率的に働き、より良い成果を出せます。

フリーランス案件を管理するためのヒントをまとめると、次のとおりです。

一貫した作業スケジュールを作る
Ivy Lee Methodを検討する
エネルギーが高い時間を深い集中作業に使う
休みの日を取る
時間を記録する
境界線を決める
気を散らすものを減らす
短い集中時間で働く
違う環境で働く

また、時間と複数プロジェクトをよりうまく管理するためのツールも紹介しました。これらのツールを取り入れ、手順を実践することで、キャリアに大きな違いが生まれるはずです。