職場で見落とされがちな8つの大きな時間泥棒

課題に取り組むべき時間にぼんやりしていて、親や先生に注意されたことを覚えていますか。もしかすると、鉛筆をカチカチ鳴らしたり、クラスメートに話しかけたりして、周りの集中を乱していた側だったかもしれません。いずれにしても、子どものころは「作業中に気を散らすこと」は許されませんでした。ところが大人になるにつれて、その気を散らすものはずっと巧妙になりました。

私たちは、自分が気を散らされていることにさえ気づいていないかもしれません。これは厄介なゲームで、気を散らされる側の私たちは負けているチームにいます。さらに悪いことに、こうした気晴らしは職場で私たちを悩ませます。本来、集中を乱してはいけないと教えられてきた場所で、です。

最近のレポートによると、労働者の4人中3人が仕事中に気が散っていると認めています。つまり70〜75%という、驚くほど高い割合です。別の調査では、従業員は7〜8時間の勤務時間のうち、実際の仕事に使っているのは1日わずか3時間だと認めています。

この習慣を断ち切る最初の一歩は、時間を奪うものの種類を理解することです。そこで、職場でよくある8つの時間泥棒をまとめました。自分に当てはまるものを見つけ、職場に生産性と集中を取り戻していきましょう。

「時間泥棒」とは？

まず、時間泥棒とは何かを定義しましょう。ここでは、時間を無駄にする行動を、取り組んでいる業務タスクに関係がなく、少しでも注意を奪う行動とします。「挙げようと思えば、気を散らすものは多すぎて全部は書ききれないはず」と思ったかもしれません。

その通りです。職場で時間を奪う行動は数えきれません。「起業家のための16の時間泥棒」や「在宅勤務者が気づいていない10の気晴らし」といった記事を別に作ることもできます。ただ、それはまた別の機会にしましょう。

今回は、よくある時間泥棒の例と、従業員が職場で時間を無駄にしないための方法に絞って見ていきます。

職場でよくある大きな時間泥棒

1. メール

なぜ時間泥棒になるのか？

メールは仕事中に行う無害な作業に見えますよね。しかし油断は禁物です。ある調査では、従業員は毎週304通の業務メールを受け取っていることが示されています。さらに、従業員は平均して1時間に36回メールを確認しています。

メールを確認するたびに、その従業員が目の前のタスクに再び集中するまで約16分かかります。計算してみましょう。36回それぞれに16分の再集中時間が必要になります。しかも、これは1時間あたりの回数です。

1時間の中には、16分の「再集中タイム」は4回弱しか入りません。つまり、メールを4回確認しただけで、実質的には1時間を丸ごと失っているようなものです。実作業が40%程度という話にも納得がいきますよね。メールが毎日の最大の時間泥棒と呼ばれることが多いのも不思議ではありません。

どう克服するか？

メールを入力し、送信し、確認することに時間を使う代わりに、ScreenRecで動画メッセージを送ってみてください。2ページ分の文章を打たなくても、考えていることや伝えたいポイントをすばやく簡単に話して届けられます。詳しくは、動画メールの送り方をご覧ください。

ScreenRecなら、送信前に動画をアップロードする手間がないため時間を節約できます。動画を録画するとすぐに、共有リンクが自動でクリップボードにコピーされます。そのリンクをテキスト、DM、メールに貼り付ければ完了です。ScreenRecはこちらから無料でダウンロードできます。

その他のメール代替ツールはこちらでも確認できます。

2. 多すぎる会議

なぜ時間泥棒になるのか？

多くの場合、仕事の会議は生産性を下げます。ある調査では、従業員の92%が会議中に別のことへ静かに意識を向けていることが示されました。経営層でさえ、会議の67%は失敗だと認めています。

実際、議題が自分に関係ないと、人は集中しません。そのため会議は効率的でなくなり、従業員は会議中に伝えられた重要な情報を聞き逃しがちです。

どう克服するか？

これもScreenRecで解決できる問題です。会議の計画や開催に時間を使う代わりに、重要な情報を動画に録画して社内に共有しましょう。従業員は必要な情報を受け取りつつ、自分の都合の良い時間に動画を確認できます。全員がより生産的に働けます。

それでも会議が必要な場合は、バーチャル会議の完全ガイドに沿って進めてみてください。

3. 決断疲れ

なぜ時間泥棒になるのか？

決断疲れは、職場でよく起こります。要するに、私たちは1日の中で多くの決断を迫られます。やがて疲れがたまり、よく考えないまま質の低い判断をしやすくなります。疲れているときに起こしたミスを修正しようとして、さらに時間を失ってしまうのです。

どう克服するか？

小さくて不要な決断をできるだけ避けましょう。昼食にどこへ行くか、どの色のペンを使うかといった単純なことでも構いません。こうした決断を減らすことで、仕事以外に使う時間を減らせるだけでなく、決断疲れにも対処しやすくなります。

仕事の1日を整理し、生活をシンプルにして、重要なタスクに時間を使えるようにしましょう。少し考えれば、どの決断が時間を奪っているか見えてくるはずです。ペンの色で迷うなら曜日ごとに色を決める。昼食の場所で迷うなら、月曜日に10分使って1週間分を決めておく。こうした工夫が役立ちます。

大きな決断は朝の早い時間に行うよう、一定の時間を確保しましょう。同僚のほうが判断に向いている場合は、その人に委任します。

さらに詳しいコツは、おすすめ時間管理テクニックのガイドをご覧ください。

4. SNSとオンライン上の気晴らし

なぜ時間泥棒になるのか？

これは秘密でも何でもありません。SNSやその他のオンライン活動は、職場でもそれ以外の場所でも、私たちの主な気晴らしになりがちです。Facebookの投稿、Instagramのメッセージ、YouTubeのトレンド動画をスクロールしていると、時間はあっという間に過ぎます。気づけば30分が一瞬で消えていることもあります。

どう克服するか？

いくつか方法があります。端末の通知をオフにするだけでもよいですし、さらに踏み込んでアプリ自体をオフにしてもよいでしょう。こうしたサイトやアプリからの接触を減らすだけでなく、自分からアクセスしないようにすることも必要です。

結局は意志と決意です。Facebookアカウントにログインしたい衝動や、Pinterestの世界に入り込む誘惑に抵抗しましょう。

Forest Appを使えば、SNSから距離を置きながら木を育てるという楽しみも加えられます。

5. マルチタスク

なぜ時間泥棒になるのか？

高速インターネットがあるホームオフィスの呪い、と言ってもよいかもしれません。実のところ、マルチタスクは存在しません。Huffington Postの記事でも、なぜマルチタスクが機能しないのかが説明されています。

この記事では、マルチタスクは自分自身をだます仕組みだとされています。複数のタスクに取り組んでいるから自分はより生産的だと思い込みます。しかし、実際はまったく違います。

ビュッフェを想像してみてください。おいしそうな料理がたくさん並び、短い時間で全部試したくなります。そこで複数の料理を一皿に山盛りにし、目の前にあるから早く食べ終えられると思い込むのです。

しかし、それは理にかなっていません。違う料理を一皿に積み上げても、食べる速度は上がりません。一度に食べる量を増やしただけで、どれも十分に楽しめなくなります。すべてを食べ切るには、まずいくつかを選んで味わい、その後で別の料理を試すよりも時間がかかります。

同じように、マルチタスクはToDoリストにタスクを増やすだけです。満足できる成果を出した実感は得にくく、すべてを終えるまでに余計な時間がかかります。

どう克服するか？

自分をごまかすのはやめましょう。1つの作業に集中し、それを完全に終えてから次へ進みます。そのほうが早く終わり、1つのタスクに全注意を向けることで、実行の質も高まりやすくなります。

1つのタスクに集中し続けるために、Pomodoro Trackerをダウンロードしてみてください。たった25分です。きっとできます。

6. 雑談や過度な交流

なぜ時間泥棒になるのか？

誤解しないでください。人と交流することは大切で、メンタルヘルスにも良い影響があります。ただし、健全な交流と明らかな気晴らしの間には細い線があります。あなたが集中して仕事をしているときに、同僚が話しかけてきて集中が途切れる場面を想像してみてください。

あるいは、声の大きな同僚に対応しなければならないかもしれません。集中したいのに、周囲で電話が絶えない環境で働いているかもしれません。こうした気晴らしは、目の前のタスクから意識を完全に引き離し、貴重な時間を失わせます。

どう克服するか？

自分と気を散らすものの間に、健全な境界線を置きましょう。完全に孤立すべきという意味ではありませんが、働く時間と息抜きの時間を見極めることが大切です。周囲の騒音がつらくなったら、イヤホンを入れて音楽で雑音を遮りましょう。大切なのは、集中状態に入り、それを保つことです。

別の方法として、ノイズキャンセリングイヤホンに投資し、オフィスの音をしっかり遮断することもできます。

7. 先延ばしとモチベーション不足

なぜ時間泥棒になるのか？

最大の気晴らしは自分自身であることもあります。私たちはよく先延ばしをしてしまうからです。では、なぜでしょうか。仕事を先延ばしにする理由の1つは、仕事への姿勢を支える動機がなく、全体的にモチベーションが低いことです。

この場合、退屈で関心が薄れているのかもしれません。この2つは現状維持の姿勢を生み、現状維持は生産性を奪います。

どう克服するか？

集中を保ち、自分がなぜその仕事をしているのかを忘れないようにしましょう。私たちには、働き成功を目指す理由があります。それが家族であれ、個人的な野心であれ、継続的なモチベーションとして常に目の前に置いておくべきです。自分を動かすものや達成したいことを見失わなければ、もっと努力する理由になります。

自分にとって大切なことに関連する目標を設定し、書き出してください。モチベーションが下がったときに、それを思い出しやすくなります。

8. 職場の散らかり

なぜ時間泥棒になるのか？

整理整頓の専門家であるChristina Scaliseは、「散らかりとは、先延ばしによって残された未決定事項が物理的に現れたもの」と述べています。

耳が痛い言葉ですが、まさにその通りです。物事を未完了のまま残し、脇に追いやることで散らかりは増えていきます。

散らかりが危険なのは、非生産的な状態から生まれ、さらに非生産性を生み出すことです。散らかった職場では、視界に多くの気晴らしが入るため、1つのタスクに集中しにくくなります。

どう克服するか？

散らかったものを片付け、頭と視界を1つのタスクに集中させましょう。取り組んでいる作業が完了する前に、別の作業を始めないようにします。そうすれば、緊急ではない資料でスペースが埋まるのを防げます。つまり、散らかりを防げるのです。

まとめて確認

最後に、これらの時間泥棒を簡単に整理して見てみましょう。

時間泥棒	なくす方法
メール	ScreenRecのようなツールで動画メールを送りましょう。より多くの内容を、より速く伝えられます。
多すぎる会議	会議を減らし、ScreenRecで重要な動画を共有しましょう。
決断疲れ	大きな決断は朝に行い、小さな決断はできるだけ避けるか委任しましょう。
SNSとオンライン上の気晴らし	意志の力を使い、SNSから距離を置きましょう。
マルチタスク	1つの作業に集中しましょう。マルチタスクは忘れてください。
雑談や過度な交流	健全な境界線を作り、働く時間には仕事に集中しましょう。
先延ばしとモチベーション不足	成功したい理由を忘れず、集中を保ちましょう。
職場の散らかり	作業スペースを清潔に保ち、1つずつタスクに取り組むことで散らかりを防ぎましょう。