ビジネス向けコラボレーションツールおすすめ10選

まず、参考になるデータを1つ紹介します。Stanford Universityの研究では、共同で働く従業員と個人で働く従業員を比較したところ、グループで作業する人は1人で作業する人より64%長く集中を維持できたと報告されています。

少し考えてみてください。1人で働く人は、共同作業をしている人に比べて、ぼんやりしたり注意がそれたりする頻度が50%以上多かったのです。かなり印象的な結果ではないでしょうか。

そこで、次の疑問が出てきます。

「コラボレーションツールは必要なのか。本当に効果があるのか。」

1,400社を対象にした調査では、86%の企業が、コラボレーション不足は最終的に職場での失敗につながると回答しています。さらにMcKinseyの別の調査では、コラボレーションツールによって職場の生産性が20〜30%向上するとされています。

良いチームコラボレーションとは？

チームコラボレーションとは、共通の目標に向かって、同僚同士が同じように力を出し合うことだと言えます。では、それはどのように実現するのでしょうか。

まず重要なのは、Googleの研究でも示された人間的な要素です。

次に、人それぞれが考える「良いチームコラボレーション」の姿があります。Slackの最近の調査では、世代によって「良いコラボレーション」の定義が異なることが示されています。

18〜24歳では、チームコラボレーションとは同僚が良い仕事をしてくれると信頼すること。
25〜44歳では、良い従業員コラボレーションの鍵は明確な責任範囲。
45〜65歳では、良いコラボレーションは良いコミュニケーションと同義。

共感、誠実さ、思いやりといった人間的な要素は、管理や測定が難しいものです。一方で、チームコラボレーションツールは、良いチームワークの他の側面を支援できます。つまり、より効果的にコミュニケーションし、目標を継続的に達成し、責任範囲を把握しやすくします。

リモートワークツールからコードレビューツールまで、チームの共同作業をより効果的にするアプリは数多くあります。この記事では、ビジネスに最適なコラボレーションアプリを判断できるよう、主要ツールをカテゴリ別に紹介します。下の動画では上位3つを取り上げ、そのほかはカテゴリごとに整理しています。

コミュニケーションツール

チームコミュニケーションを改善するためにコラボレーションツールを探しているなら、次のツールが候補になります。

アジャイルチーム向けコミュニケーションツール

ScreenRec

チームで働いたことがある人なら、長いメールを書くことが非効率で時間のかかるコミュニケーション方法だと実感しているはずです。ScreenRecを使えば、長々としたメールの代わりに、スクリーンショットや画面録画を送って要点を伝えられます。つまり、ScreenRecでは動画メールを送ることもできます。

ScreenRecは、特にリモート営業チームのように離れた場所で働くチームや、生産性向上のために非同期コミュニケーションを活用したいチームに適した、優れたアジャイルチーム向けコラボレーションツールの1つです。チームで使っても完全に無料です。

主な特徴

128-bit AES HLS動画暗号化
2Gbの非公開クラウドストレージ（ビジネスクラス）
安全な共有リンクにより、チームが画面録画やスクリーンショットへすぐにアクセス可能
個人でもチームでも無料

安全なソーシャル型コラボレーションに最適なツール

Yammer

Yammerは、高いセキュリティを必要とする企業で使われる非公開ソーシャルネットワーク型のコラボレーションプラットフォームです。Microsoft Suiteの一部であるため、Outlook、OneDrive、Office、PowerPointなどのMicrosoftアプリと簡単かつすばやく連携できます。

Yammerの中心的な機能は、包括的なソーシャルネットワーキングプラットフォームです。全員が参加するFacebookグループのように、メンバーはお知らせを投稿し、投稿へコメントし、同僚とチャットできます。Yammerには、GDPR準拠、SOC1およびSOC2認証など、Microsoftが提供する基本的なセキュリティ機能も備わっています。

主な特徴

業務向けの社内ソーシャルプラットフォーム
すべてのMS Office製品と連携
GDPR準拠、SOC1およびSOC2認証
Office365プランで$8/ユーザー/月

手軽なソーシャル型コラボレーションに最適なツール

Facebook Workplace

Facebook Inc.が作成したWorkplaceは、インスタントメッセージ、ニュースフィード、グループを通じて従業員をつなぐためのプラットフォームです。Facebookで想像するような、安定したビデオ、音声、テキストチャットを利用できます。現在では多くの人がFacebookプロフィールを持っているため、チームメンバーを見つけるのも簡単です。

Facebook LiveもWorkplaceで使えるよく知られた機能です。重要な会議やカンファレンスを同時配信するのに便利です。すでに馴染みのある自動翻訳機能やニュースフィードも利用できます。ただし、ここではすべてが仕事関連の内容になります。

Cambridge Analytica問題を受けて、Facebookのセキュリティ方針を心配する人もいるかもしれません。ただ、同社はその教訓を反映し、対策を講じているようです。Facebook Workplaceのセキュリティ機能についてはこちらで確認できます。

Slackと同じく、Facebook Workplaceは無料で使えるコラボレーションツールの1つです。好みは人それぞれですが、現時点ではSlackとFacebook Workplaceの比較ではSlackが優勢に見えます。Slackとメールの比較については、まだ判断が分かれるところです。

主な特徴

Facebookの知名度が高いため、覚える手間が少ない
安定したビデオ、音声、テキストチャット
社内会議やカンファレンスをライブ配信可能
無料、または連携、管理・監視ツール、管理者サポート付きのアップグレードが$3/ユーザー/月

プロジェクト管理ツール

チームコラボレーションのために効果的なプロジェクト管理ツールが必要な場合は、次のツールが候補になります。

チーム向けタイムトラッキングツール

Time Doctor

TimeDoctorは、従業員の生産性を効果的に追跡したい企業向けのツールです。プロジェクト管理、時間管理、アプリ監視、給与計算などの機能を備えたコラボレーションツールです。

TimeDoctorの大きな強みの1つは、他のサービスと連携できることです。Chrome拡張機能をインストールすると、普段使っているツールを離れずに時間を記録できます。Google Docs、Asana、Trelloなど多くのWebアプリ内に「Start Timer」ボタンが表示されます。

主な特徴

詳細な時間・アプリ使用状況レポート
主要なプロジェクト管理・コミュニケーションツールとの連携
給与計算に対応
勤怠追跡
無料トライアル後、$9.99/ユーザー/月

factoHR

factoHRは、幅広い機能を提供する統合HRおよび給与計算ソリューションプロバイダーです。従業員が割り当てられたタスクやプロジェクトに費やした時間を簡単に追跡できるため、時間管理ツールとしても役立ちます。

従業員がタスクの詳細を入力できるため、管理者は時間の使い方を分析し、生産的なタスクとそうでないタスクを分けて確認できます。また、このソリューションでは複雑なスケジュールも整理し、従業員へ直接割り当てられます。

主な特徴

詳細でダウンロード可能なレポート生成
給与、休暇、勤怠と連携し、従業員の出勤状況に応じてスケジュールを整理
従業員の出勤状況を追跡
給与を計算
スケジュール管理を実行

デザイン・プロトタイピングに適したツール

Cisco WebEx

Ciscoについて少しでも知っているなら、同社が長年にわたり世界有数のテクノロジー企業であることをご存じでしょう。WebExがCiscoに買収されたことからも、この製品の位置づけがうかがえます。

Cisco WebExは、チームを整理するためのさまざまな共同作業ツールを企業に提供します。デバイスやプラットフォーム間をスムーズに切り替えられます。ダイレクトメッセージ、ファイル共有、画面共有、ホワイトボードなど、一般的なコラボレーションツール機能も備えています。

Cisco WebExは、シンプルな連携と信頼性の高いエンドツーエンド暗号化を備え、使いやすさの面でも市場で優れたプロジェクト管理ツールの1つです。

主な特徴

ホワイトボード機能により、デザイナーやUX専門家に適している
完全なセキュリティのためのエンドツーエンド暗号化
ファイル共有と画面共有
最大50ユーザーまで無料、会議は40分制限、1 GBの容量付き。プレミアムプランは$13.50/ユーザー/月

企業向けプロジェクト管理ソフト

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チームが簡単かつ効率的に共同作業できるようにするコミュニケーションツールとプロジェクト管理ツールの集合体です。小規模企業でも問題なく使えますが、特に大企業に向いたプラットフォームです。代表的なコラボレーション機能は、ビデオ会議によるオンライン会議の開催です。地味に聞こえるかもしれませんが、会議中に画面共有、ホワイトボード、チャット、ファイル共有を利用できます。

Microsoft Teamsには「Wiki Tabs」もあります。これはスマートなテキストエディターで、メールのように整形した長文メッセージをアプリ内で作成できます。アイデアが浮かんだらすぐに書き出し、同僚に共有できます。さらにMicrosoft製品であるため、すべてのMicrosoftアプリをこの1つのプラットフォームに統合できます。

主な特徴

会議中に画面共有、ホワイトボード、チャット、ファイル共有が可能
「Wiki Tabs」でアイデアや知識をすばやく共有
他のすべてのMicrosoft製品と連携
Microsoft Teamsは最大300ユーザーまで無料。$6/ユーザー/月からのプランも購入可能

オールインワン型プロジェクト管理ツール

ProofHub

85,000以上のチームや企業に利用されているProofHubは、タスク、プロジェクト、コミュニケーションを一元管理できるオールインワンのプロジェクト管理・チームコラボレーションソフトです。

ProofHubの大きな魅力は、チームがプロジェクト計画、共同作業、整理、時間管理、全体把握のために使っている複数のアプリを、1つの強力なアプリで置き換えられることです。

主な特徴

柔軟性を高める複数ビュー（リストビュー、ガント/タイムラインビュー、カンバンビュー、カレンダービュー）
タスク管理向けのカスタムワークフローとカンバンボード
プロジェクト計画を簡単にするガントチャート
リアルタイムコラボレーション（グループチャットとオンラインディスカッション）
リソース、プロジェクト、時間管理向けのカスタムレポート
外部サービス連携

クライアント管理ソフト

Nifty Project Management

Niftyは、チームとクライアントがアイデアを共有し、仕様を確定し、議論を行動に変えるための最適な場所です。Niftyの共同タスク、ドキュメント、ディスカッションにより、チームメンバーはタスク完了がプロジェクト完了とクライアント満足に近づく一歩だと理解しながら進められます。フリーランスプロジェクトの管理や進捗会議にかかる時間を減らせます。必要な内容と期限を知らせるためにクライアントへタスクを割り当てれば、不要な会議も減らせます。

大小さまざまなチームが、Niftyのプロジェクト、ディスカッション、タスク、ドキュメント、ロードマップ、チームチャットを使って、社内向けにもクライアント向けにもプロジェクトを管理できます。Niftyはツールを統合するだけでなく、コストもまとめられます。多機能さを備えていない競合ツールと比べても、価格は同程度です。

主な特徴

プロジェクトマイルストーン
プロジェクト概要とワークロード
共同編集ドキュメント
組み込みのGoogle Docsとファイル
自動タスク割り当て
統合タイムトラッカー
無料パッケージは2つのアクティブプロジェクトと1GB/ユーザーのストレージ付き。Standardパッケージは$8/ユーザー/月

その他の候補

ここからは、あわせて検討したいコラボレーションアプリをいくつか紹介します。

アプリ	得意な用途...	無料で使える範囲...	有料プラン...
Samepage チームが複数デバイスで同時にプロジェクトを管理、編集、完了できるオールインワンのコラボレーションツール。	チームメンバーが同じドキュメントを共同編集できる。	無制限ユーザーと2GBストレージ	$8/月/ユーザー
ホワイトボードとビジュアル化を活用し、チームのプロジェクト完了を支援する使いやすいチーム管理アプリ。	全員で共有できる共同ホワイトボードをチームメンバーに提供。	無制限ユーザーと編集可能なボード3つ	$8/月/ユーザー
Windstream Enterprise Office Suite UC 企業向けに安全な通話、FAX、ビデオ通話、各種コミュニケーションソリューションを提供する通信プロバイダー。	いつでもどこでもリアルタイムのHD音声・ビデオ通話が可能。	N/A	見積もりは問い合わせ
TeamViewer ファイル共有、画面共有、オンライン会議などに対応するリモートデスクトップソフト。	デスクトップ間通信による安全なファイル共有。	1ユーザー	$49.99/月/ユーザー
Trello リストとカードを使ってチームの整理を支援するオンラインチームコラボレーションアプリ。	カンバン方式によるタスク管理。	1ユーザー	$9.99/月/ユーザー
GoToMeeting ファイル転送や画面共有など、各種管理機能も備えたオンラインビデオ会議ソフト。	高品質なオンライン会議とビデオ会議。	トライアル期間 - 14日	$12/月
Fuze Meeting ファイル共有とリアルタイムホワイトボードに対応したWebベースの音声・ビデオ会議ツール。	HDビデオ・音声通話。	詳細はサイトで確認	← 同上
Flock 1つのコラボレーションプログラムにできるだけ多くの機能をまとめたSlackの競合ツール。	チームプロジェクトとチャットの管理・整理。	最大10GB	$4.50/月/ユーザー
Flowdock Ltd. チーム向けコラボレーションツールとの連携管理。	さまざまなアプリ（連携）からの情報を1か所に集約して管理。	トライアル期間 - 30日	$3/月/ユーザー
Podio ビジネスや企業向けのオンラインチーム管理・整理ツール。	グループプロジェクトを管理しやすい広い作業環境を作成。	5ユーザー	$9/月
Canva 豊富なテンプレートとストック画像ライブラリを備えた、チーム向けの使いやすいグラフィックデザインツール。	デザインプロジェクトでの共同作業が可能。	トライアル期間 - 30日	$9.95/月

最適なチームコラボレーションツールはどれ？

ビジネスに最適なコラボレーションツールは、何を重視するかによって変わります。たとえば、メールを減らしたいならScreenRecを試すのがおすすめです。簡単で無料のプロジェクト管理ツールが必要なら、Trelloが候補になります。

結局のところ、すべてのツールには異なる特徴があるため、絶対的に「これが一番」と言えるものはありません。チームコラボレーションソフトの目的は、共同作業とコミュニケーションをより簡単にすることだと覚えておきましょう。

では、ボトルネックはどこにありますか？チームがもっと速く働くために必要なものは何でしょうか？

この問いに答えれば、自分たちの用途に合った最適なチームコラボレーションツールをすばやく見つけられます。

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必要なのは、時間を節約し、要点をすばやく伝えられるツールです。長く終わりの見えない会議を減らし、説明に余計な時間をかけずに進められることが大切です。ただし、最適なツールはニーズによって変わります。クラウド型のドキュメント作成ツールが必要ならGoogle Docs、マーケティングや営業資料を管理したいならPaperflite、ドキュメント共同作業とコミュニケーションを1か所で扱いたいならSamepageを試してみてください。

リモートワークでは、コミュニケーション、調整、適切な管理が欠かせません。特定タスクに費やした時間の管理、さまざまな依頼やフィードバックの追跡、プロジェクト全体の進行管理などは、リモートチームが日々直面する課題の一部です。そのため、効果的なコラボレーションツールが必要になります。同僚と画面を共有できれば、同じ場所にいないという制約を補えます。タイムゾーンが異なるチームでは特に重要です。リモートチームとリアルタイムで共同作業したい場合は、ZoomやSkypeがおすすめです。代替手段としてはScreenRecもあります。説明にかかる時間を節約し、不要な会議を減らせます。画面を録画して送るだけで済みます。