2026年に使いたい時間管理ツールとテクニックの組み合わせ10選

まず質問です。仕事中、つい時間を無駄にしていると感じることはありませんか？「いいえ」と答えたなら、かなり珍しいタイプです。2014年の調査によると、私たちの大多数、約89%が毎日仕事中に時間を無駄にしています。これは2014年の数字です。今では500万人以上のアメリカ人が在宅勤務をしていることを考えると、現在の数字はどうなっているでしょうか。最新のリモートワーク統計を見ても、私たちは今も新しく創造的な方法で時間を浪費しているようです。

アメリカの詩人Delmore Schwartzはかつて、「時間は私たちが学ぶ学校であり、私たちが燃える火である」と言いました。少し重く聞こえるかもしれませんが、言っていることは本質的です。私たちは時間の大切さを理解している一方で、時間管理の弱さが仕事上の大きな足かせになることも少なくありません。言うまでもなく、時間管理は重要です。

だからこそ、時間管理ツールとテクニックの組み合わせが役立ちます。こうした組み合わせを使えば、がむしゃらに働くのではなく、より賢く働き、全体的な生産性を高めることができます。

そこで、時間をうまく管理するためのツールとテクニックの組み合わせをまとめました。どれも、時間を浪費する習慣を減らすのに役立ちます。

1) ScreenRec：ビジネスの生産性向上に役立つ時間管理ソフト

ビジネスの生産性を高めることの重要性はよく語られます。そのための最善策は、時間を適切に管理することです。私たちは、会議を開く、メールを送るといった「必要だと思われてきたこと」に多くの勤務時間を費やしています。しかし実際には、これらは大きな時間の浪費です。会議を完全になくすことはできなくても、メールは減らせます。

ScreenRecなら、仕事中の時間浪費リストからメールを大きく減らせます。動画メールは、同僚とやり取りする最も簡単な方法の1つです。情報を簡潔でわかりやすい文章にするために長時間悩む必要がなく、書いた言葉が文脈から切り離されて誤解される心配も減らせます。

ScreenRecは、動画メールをとても簡単にする無料の時間管理ツールです。PC画面をHDで素早く録画でき、PC音声とマイク音声も一緒に録音できます。制限や透かしがないため、必要なだけ集中して録画できます。録画が終わると、非公開の共有リンクが自動でクリップボードにコピーされ、ほぼどこにでも貼り付けて誰にでも送れます。無料で使える時間管理ソフトとして、非常に有力な選択肢です。

ScreenRecを無料でダウンロード。

2) ProofHub：プロジェクト管理とチーム共同作業に使えるオールインワンツール

ProofHubは、プロジェクト管理とチーム共同作業をまとめて扱えるオールインワンツールで、時間管理も主要機能の1つです。ProofHubは、タスク管理とチーム共同作業機能を内蔵したわかりやすい時間追跡アプリです。このクラウドベースのプログラムは、iOSとAndroid向けのモバイルアプリとしてもダウンロードできます。

時間見積もりや時間レポートを作成できるため、担当者がタスクやプロジェクトに費やした生産的な時間を把握しやすくなります。時間追跡では、タイムシートに手動で記録するか、タイマーを使うかを選べます。これらのタイムシートはエクスポートでき、請求書作成や請求処理にも使いやすくなっています。

ProofHubについて詳しくはこちらをご覧ください。

3) My Hours：シンプルな記録に向いた時間追跡ツール

My Hoursは、時間の追跡に特化したツールです。インターフェースはシンプルで使いやすく、タイムシートまたはリアルタイムトラッカーで簡単に記録できます。レポートは見やすく、必要な詳細も十分に含まれています。プロジェクト、タスク、クライアント、チームメンバーを無制限に扱えるため、小規模から大規模まで、プロジェクトを最初から最後まで管理できます。プロジェクトを整理し、時間を追跡し、レポートで分析し、請求書を作成するまで、すべて1か所で行えます。追加サポートが必要な場合にも対応しています。添付画像のaltは「Real-time Tracker App」です。

4) RescueTime：時間の浪費を把握する時間計画ツール

時間がどのように使われているかを知らずに、本当の意味で時間を管理することはできません。たとえば、いくら使っていて、どこにお金が流れているのかわからなければ、クレジットカードの請求を管理できませんよね。時間管理にも同じことが言えます。

RescueTimeは、時間管理を見直すための強力なツールです。実際には時間追跡ソフトで、勤務中の1分1分を何に使っているかを確認でき、時間を消費している内容について週次のアクティビティログと所要時間レポートを受け取れます。こうした詳しい時間管理ログにより、週ごとの仕事のパフォーマンスを確認し、自分の時間管理を調整できます。

RescueTimeの仕組みはこちらで確認できます。

5) Focus Keeper：個人の生産性向上に役立つ時間管理アプリ

正直なところ、仕事中に集中し続けることは、1日の中で最も難しい課題かもしれません。それでも、個人の生産性は集中力に大きく左右されます。これは従業員だけでなく、フリーランスの効率的な時間管理にとっても重要な要素です。だからこそ、集中を助け、時間管理の仕組みを見直せるアプリは役立ちます。

そこで登場するのがFocus Boosterです。昔ながらの時間管理テクニックであるポモドーロタイマーを、現代向けに使いやすくしたツールです。このプログラムでは、タスクに適した作業時間を設定し、その間に複数の休憩を入れられます。目の前のタスクに集中しやすくなるだけでなく、燃え尽きも防ぎやすくなります。仕事で個人の生産性を高めるのに効果的な方法です。

Focus Boosterについて詳しくはこちらをご覧ください。

6) Trello：生産的な共同作業に向いたビジネス管理ツール

グループで働くのは簡単ではありません。特にリモートチームを管理している場合、生産的に共同作業することが大きな課題になります。ただし、適切なプロジェクト時間管理が鍵になることがあります。全メンバーが同じタスクリストと締め切りを把握していれば、物事はずっとスムーズに進みます。

Trelloは、それを簡単にしてくれる時間管理アプリの1つです。実際には、従来のカンバン方式を使うクラウドベースの総合的なチーム共同作業ツールです。1ページ上にカードを並べる形で、さまざまなプロジェクトを分類・整理し、チームメンバーへ割り当て、進捗を確認し、チャットやコメントを残せます。オンラインでも無料アプリでも、すべてのチームメンバーが簡単に参加して共同作業できます。

チーム向けにTrelloを確認してみましょう。

7. Insightful：説明責任を高めるためのツール

職場の生産性を維持するのは簡単ではありません。統計によると、フルタイム従業員が生産的に使っている時間は1日の60%です。しかし、Insightfulのようなデスクトップ追跡ソフトを使えば、この割合を改善できます。従業員モニタリングにより、収益を高め、従業員にとってより良いワークライフバランスを作りやすくなります。

Insightfulは、生産性と説明責任を高め、プロジェクト目標へより早く近づくために役立つツールの1つです。従業員の勤務時間を追跡するだけでなく、生産的な考え方を作り、時間をより有効に使うよう促すための戦略的な解決策も提供します。

8) Todoist：優先順位付けに向いたプロジェクト時間管理アプリ

子どもの頃から、優先順位をつける大切さは教えられてきました。そして働く大人にとって、それは本当の生産性を支える土台です。多くの時間管理テクニックは、優先順位付けを中心にしています。何を最初に、次に、その次に行うべきか、あるいは何をやらないべきかを知ることが、タスクを管理する最も簡単な方法です。だからこそ、基本的なToDoリストは今も定番の手法です。Todoistはそれをデジタル化しました。

Todoistは、デジタル版の時間管理ワークシートだと考えるとわかりやすいでしょう。タスクを書き出す代わりに入力し、期限を設定し、アプリ上でそのまま優先順位を付けられます。これにより、何をどの順番で完了すべきかが一目でわかります。仕事でも私生活でも、物事を進めるための最もシンプルな方法の1つです。

Todoistについて詳しくはこちらをご覧ください。

9) Zapier：自動ワークフローに強いビジネス時間管理ツール

現代では、あらゆる場面で自動化が重要です。自動化されているほど、作業は速く、スムーズに進み、ミスも少なくなります。ワークフローも例外ではありません。意思決定、スケジュール調整、会議参加、やり取り、タスク完了など、毎日向き合う仕事の細部が多すぎて、頭がいっぱいになることがあります。その一部を自動化する仕組みがあれば、必要な余裕を作れます。

Zapierが行うのは、まさにその自動化です。Zapierは、連携しているすべてのWebアプリから情報を取り込み、1つの自動ワークフローにまとめる完全自動化システムです。プロジェクト、スケジュール、メール、その他の仕事の詳細を管理するために複数のプログラムを使っているなら、それらをZapierに連携し、通知、アラート、リマインダーを1か所で受け取れます。

Zapierの仕組みはこちらで確認できます。

10) Google Suite：チームコミュニケーション向けの勤務時間管理システム

生産的な共同作業にはプロジェクト時間管理が重要だと話しましたが、チームコミュニケーションの重要性も忘れてはいけません。きちんと共同作業するには、アイデア、期待、コメント、意見などを共有し、話し合う必要があります。チームコミュニケーションは発言内容だけに限りません。文書、画像、動画、カレンダー、その他の情報の共有も含まれます。だからこそ、これらをまとめて共有し、つながりを保てる1つのシステムを使う価値があります。

Google Suiteは、このようなシステムの良い例です。既存のGoogleアカウントを使って、チーム全員がGoogle Suite内の各アプリでコミュニケーションし、つながりを保てます。Google Spreadsheet、Google Docs、Google Slides、Google Drive、Google Meetなどが含まれます。これらのアプリを使えば、チーム全員が同じ理解を共有しやすくなります。

Google Suiteをどのように活用できるか確認してみましょう。

さらに試したい時間管理ツール

時間管理テクニックを実践するために使えるツールは数十種類あります。上で紹介したアプリだけでも、長く生産性を保つには十分ですが、ここでは注目に値する候補も紹介します。トップ7ほど有名ではないかもしれませんが、十分に評価される価値があります。

1Password	すべてのパスワードを保存し、タップするだけで複数のアカウントにサインインできる暗号化アプリ。
TimeTree	チーム全体で使える共有カレンダーアプリ。
Focus@Will	音楽を使って気が散る要因を減らし、ストレスを抑え、集中力を高める集中支援アプリ。
GoodSync	複数の場所にあるファイルを保存できる、バックアップと同期のオールインワンアプリ。
MindNode	考えやアイデアを、視覚的なタグ付きの整理されたマップで確認できるデジタルマインドマップアプリ。
Toggl	何に時間を使っているかを時間ログで確認できる時間追跡ソフト。
MyLifeOrganized	複数プロジェクトに対応したデジタルToDoリスト。
Forest	集中していた時間に応じて仮想の木が育つ、集中支援・時間追跡アプリ。集中が途切れると、木が枯れ始めます。