Slack vs. メール：勝者はどちら？

新しい働き方と、それに伴うリモートチームの課題に適応していく中で、これまで頼ってきたツールを見直す人が増えています。

ここで取り上げるのはメールです。何十年もの間、社内コミュニケーションはメールに支えられてきました。しかし今でも最適な手段なのかについては、議論が続いています。

そのメールに代わる有力な選択肢として登場したのがSlackです。

Slackは人気の高いワークコラボレーションプラットフォームです。Slackとメールの比較では、主に3つの論点をめぐって多くの議論があります。そこで今回は、Slackとメールのどちらが優れているのかを整理して見ていきます。

論点1：メールは非効率なのか

この論点では、メールはコミュニケーション手段として非効率だとされています。時代遅れ、安全性に不安がある、時間がかかるなど、解決する問題よりも新たに生む問題のほうが多いという主張です。

根拠

従業員は1日209分（約3.5時間）をメール確認に費やしている
CNBCのレポートによると、平均的な労働者は毎日209分を業務メールの確認に使っています。つまり、勤務時間の43%を仕事関連のメール対応に費やしている計算です。
勤務時間のほぼ半分を、実作業ではなく読む・返信する作業に使っていて、本当に生産的と言えるのでしょうか。
メールには便利な機能が不足している
メールでできることはかなり基本的です。メールを送受信し、小さなファイルを添付することはできます。
しかしビジネスでは、それだけでは十分ではありません。メールでは、職場での即時コミュニケーション、音声・ビデオ通話、大容量ファイルの簡単な送信がしづらく、主要なメールプロバイダーでも基本的な暗号化など一部のセキュリティ機能が不足していることがあります。
結局、メールクライアントとプロジェクト管理ツール、リモートワークアプリの間で、コピー＆ペーストやダウンロード・アップロードを繰り返すことになります。

反証：

ほとんどの人がメールに慣れているため、新しいプラットフォームへの移行には時間がかかる
Gmail、Yahoo、Outlookのアカウントを持っていない人は、身近に1人か2人いるかどうかではないでしょうか。メールはそれほど日常に定着しています。そのため、メールをやめることは、日々の業務では便利さよりもストレスにつながる場合があります。
チーム全体を移行させる必要があるだけでなく、全員が新しい従業員コミュニケーションプラットフォームの使い方を覚えなければなりません。人によっては、これが大きな負担になります。
会話を保存しやすく、過去のやり取りを見つけやすい
チャットとメールを比較すると、過去のやり取りの見つけやすさではメールに分があります。会話やメールを整理しやすく、簡単な検索で必要な情報を探せる点は大きな強みです。
インスタントメッセージアプリには、まだ物足りない部分があります。1つの会話をきれいに整理する方法がないことも多く、重要な情報を探す場合も、たいていはキーワード検索に頼るしかありません。

論点2：ワークコラボレーションプラットフォームのほうが優れているのか

ワークコラボレーションプラットフォームは、リモートワーク領域で一気に広まりました。こうしたプラットフォームは、リモートチームが簡単かつ便利に認識をそろえるのに役立つと言われています。これはメールでは難しい部分です。

根拠：

ワークフローを整理しやすい
ワークコラボレーションプラットフォームは、ワークフローを整理しやすいことで知られています。チームメンバーは、何をすべきか、誰が担当するのか、期限はいつかを簡単に確認できます。
チーム全員がプロジェクトの更新を確認しやすい
作業内容が見えるだけでなく、こうしたアプリはタスクの進捗も把握しやすくします。
音声・ビデオ
ほぼすべてのプラットフォームで、アプリ内から直接音声通話やビデオ通話を開始・受信できます。
メールサービスは、ファイルのアップロードサイズ上限が非常に低いことがよくあります。たとえばGmailの上限は25MBです。一方、ワークコラボレーションプラットフォームでは、アップロード上限が1GB程度に設定されていることも珍しくありません。
会議にも対応できる
複数のプラットフォームでは、バーチャル会議を開催することもできます。これは単なるビデオ通話とは別で、会議室にはホワイトボード、録画、チャット、画面共有などの機能が含まれることがあります。

反証：

習得に時間がかかり、すべてのメンバーが乗り越えたいとは限らない
先ほども触れたように、ワークコラボレーションプラットフォームに慣れるのは誰にとっても簡単とは限りません。使い慣れる必要のある機能が多く、忙しい業務の中で未知のプラットフォームに適応することは、時間を奪い、従業員体験にも悪影響を及ぼす可能性があります。
無料版は制限が非常に多いことが多く、無料メールアカウントと比べてビジネスコミュニケーションでは不便になりやすい
多くのプラットフォームは無料で利用できますが、高度な機能は有料プランで提供されます。毎年費用をかける予算がない場合は、無料版に頼ることになります。
残念ながら、無料版には複数の機能制限があります。たとえば、ファイルアップロードサイズの上限が低くなることがあります。ストレージ容量もかなり少ないかもしれません。録画やホワイトボードの利用といった機能が使えない場合もあります。

論点3：Slackはメールの良い代替手段なのか

数あるコラボレーションプラットフォームの中でも、Slackは早い段階で大きな人気を獲得したツールの1つです。そのため、メールにとって最大の競合になりました。「Slackはメールより優れているのか？」と考える人が増え、多くの場合、その答えは「はい」です。

根拠：

情報共有をスムーズにする
Slackは洗練されたインターフェースを備えており、チーム全員が状況を把握しながら、プロジェクトやチームに関する情報をすばやく送受信できます。すぐに混乱しがちな共有受信トレイより、ずっと扱いやすい方法です。
リアルタイムのチャット、コメント、メッセージで素早くやり取りできる
社内コミュニケーションにSlackを使うことは、チームメンバーが状況を把握し続けるための最も簡単な方法の1つです。
チャットやコメント機能により、チームはアイデアやフィードバックをリアルタイムで共有できます。インスタントメッセージによって、チーム内の最新情報も全員に届きやすくなります。
プロジェクトやチームを「チャンネル」で整理できる
Slackでは整理が重要です。プロジェクトやチームはSlackの「チャンネル」に分けて管理されます。この機能により、ファイル、コメント、チャットを含むすべての情報がチャンネルごとに分離され、チームのインスタントメッセージ活用をより生産的にします。
どの会話に注意を向けるかを選べる
チャンネルがあることで、プロジェクトに割り当てられたメンバーだけをチャンネルに追加し、各Slackメッセージの通知を受け取らせることができます。
そのプロジェクトに関係のないメンバーは、不要な通知に邪魔されません。

反証：

全員が常につながっていて、いつでも変更や更新ができるため、アプリに継続的な注意を奪われやすい
チャンネルは情報を分けて管理するには便利ですが、ワークフローに変更があるたびに基本的な通知やアラートが鳴り続けます。その多くは緊急でも関連性が高いわけでもなく、結果としてメールと同じくらい、場合によってはそれ以上にSlackのダッシュボードを確認することになりかねません。
すべてのチャットを管理者が閲覧できるため、完全なプライバシーはない
Slackのワークボードで不適切な内容を話すべきではありませんが、非公開のダイレクトメッセージも本当の意味では非公開ではない点は理解しておく必要があります。
実際、雇用主や管理者はすべてのチャット履歴を確認できます。
カスタマイズ性が低い
チャンネルの順番を変える、自分に関係のないチャンネルを削除する、関与していない会話を非表示にするなどの調整をしたくても、同じ変更を他の全員の環境にも反映せずに行うことはできません。

結論

メールとSlackをいつ使い分けるか

ここまでの各論点は、なぜSlackがメールより良い、または悪いと言えるのかを説明しようとするものです。ただし、反証も多くあります。これらを踏まえると、チームにとってメールのほうがSlackより適している場面を判断しやすくなります。

Slackとメールを組み合わせるという選択

メールにもSlackにも利点があるため、多くの企業が両方を併用しているのは自然なことです。Slackはチーム全員の認識をそろえ、素早いコミュニケーションを可能にします。

一方、メールはより正式なやり取りを送信・整理するのに役立ちます。本当に非公開にしておきたい情報を保管するデータベースのような役割も果たせます。

現在、メールの代替手段や、リモートチームのコミュニケーション戦略に合う別のツールを探しているなら、動画メールもぜひ検討してみてください。私たちのチームでも、大幅な時間節約につながっています。

Slackとメールの比較表

	Slack	メール
緊急メッセージ	もちろんです。Slackが最も得意とする用途です	あまり向いていません
プライベートメッセージ	Slackは厳密には非公開とは言えません	通常、アクセスできるのは1人に限られます
検索しやすさ	可能ですが、制限される場合があります	はい。必要な情報を見つけやすいことがほとんどです
集中作業のしやすさ	すべての通知をオフにしない限り難しいです	はい。受信トレイを見ないようにして、作業に集中しやすいです
整理のしやすさ	Slackのチャンネルは、情報の流れを整理する優れた機能です	ラベルで整理できますが、Slackより少し扱いづらい場合があります
カスタマイズ	チャンネルへの変更は全員に表示されるため、カスタマイズ性は高くありません	自分のものなので、好きなようにカスタマイズできます
拡張機能	はい。Slackには多くの拡張機能や連携があります	はい。Gmailなど主要なメールアプリ向けにも、かなり多くの拡張機能があります