職場での同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションの使い分け

コミュニケーションはシンプルに見えて、実際にはなかなか一筋縄ではいきません。職場ではなおさらです。経営側も従業員も、やり取りをできるだけ速く、わかりやすくする方法を常に探しています。

会議を開き、コラボレーションツールを使い、さまざまなコミュニケーション手法を試す。うまくいくこともあれば、そうでないこともあります。

そこへ、各リモートチームのメンバーが何千キロも離れ、タイムゾーンまで違う状況が加わったらどうでしょう。

複雑という言葉だけでは足りないほど、難しく感じるかもしれません。

実際のところ、チームがどのようなリモートコミュニケーション戦略を採用していても、基本は同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションの2種類に分けられます。

言葉だけ見ると少し堅く感じるかもしれませんが、意味はとてもシンプルです。

ここではその違いを整理し、特に非同期コミュニケーションが、規模や距離を問わずチームにとって有効な理由を見ていきます。

非同期コミュニケーションとは？

非同期コミュニケーションとは、情報のやり取りは行うものの、返信が即時ではないコミュニケーションのことです。

リモートでもオフィス勤務でも、現在の職場では非同期コミュニケーションには一定の時間差があります。すぐに返答する必要はなく、受け取った側は都合のよいタイミングで返信できます。

代表的な例がメールです。誰かにメールを送ると、相手は自分のタイミングで返信します。そこには時間差があり、送った側もその遅れを前提にしています。返事がすぐに来ないことは自然なことです。

チームでドキュメントを作成し、アプリ、オンラインフォーラム、メールを通じて共同作業している場合も、実は非同期コミュニケーションを使っています。

一方で、やり取りが遅れなく素早く往復するなら、それは同期コミュニケーションの領域です。

同期コミュニケーションとは？

同期コミュニケーションは、対面の打ち合わせや電話のように、すぐ返答があることを前提に情報をやり取りする方法です。

大まかに言えば、同じ場に「いる」状態で、対面またはリアルタイムにやり取りするコミュニケーションを指します。

会議室で行う週次・月次ミーティングや、Zoom通話を思い浮かべてください。質問があって同僚の席まで行き、その場で相談するケースも同じです。

情報をその場で受け取り、すぐに反応するため、同期コミュニケーションと考えられます。

では、同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションには、それぞれどのようなメリットがあるのでしょうか。

非同期コミュニケーションのメリット

1. 柔軟性が高い

ほかの作業に集中していて、その場で返信する余裕がないなら、すぐに返さなくても問題ありません。集中を切らさず、必要な時間を取って返信できます。

返信するときには内容を整理し、質の高い返答にしやすくなります。受け取った情報をきちんと理解したうえで返せるため、回答も明確になり、不要なやり取りを減らせます。

2. 生産性が上がる

作業中に会話で中断されにくいため、仕事の質を保ちやすくなります。集中できる時間が増え、タスクを終えるための余裕も生まれるので、生産性の向上につながります。

3. フィードバックがしやすい

非同期コミュニケーションでは、チームメンバーがより率直で簡潔に伝えやすくなります。相手が目の前にいないため、質問やフィードバックのハードルが下がるからです。急に答えを求められるプレッシャーもありません。

4. リモートチームに向いている

リモートワーカーにはすでに多くの課題があります。それでも非同期コミュニケーションなら、異なるタイムゾーンのメンバーがそれぞれの時間で働けます。メッセージに返信するためだけに早起きしたり、夜更かししたりする負担も減らせます。

ここまで見ると、非同期コミュニケーションはとても魅力的です。自宅で好きな時間に働けて、急かされることもありません。ただし、同期コミュニケーションが必要になる場面もあります。

同期コミュニケーションのメリット

1. 時間差がない

仕事上のやり取りでは、スピードや勢いが必要なこともあります。すべての業務に、じっくり考えた回答や長い確認プロセスが必要なわけではありません。すぐに答えが欲しい場面もあります。

2. 表情や声のトーンが伝わりやすい

人と一緒に仕事をするうえで、これは大きな助けになります。非同期コミュニケーションでは、相手のトーンや意図を推測しなければならない場面が多くあります。同期ミーティングで相手が目の前にいれば、その不確かさは減ります。身ぶりや表情から感情を読み取りやすくなるためです。

3. リアルタイムで共同作業できる

アイデアを出し合うときや新しいプロジェクトを始めるときには、同期型の共同作業やコミュニケーションが役立ちます。チームが集まれば、メンバー全員が異なるアイデアや視点を出せます。反応も速く、動きのある進め方ができます。

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションの比較

同期コミュニケーションと非同期コミュニケーション、どちらが優れているのでしょうか。

もちろん、どちらにもメリットとデメリットがあります。

非同期コミュニケーションは自由度を高めてくれます。複数の仕事を並行している人、リモートで働く人、フリーランスにも向いています。ただし、すぐに話して片づけたほうがよい場面もあります。

とはいえ、同期対非同期という構図は、少しずつ非同期寄りに変わりつつあります。

リモートワークの未来は、非同期コミュニケーションへさらに傾いていくように見えます。パンデミックを通じて明らかになったのは、リモート勤務は可能なだけでなく、より速く効率的に進められる場合もあるということです。

働く人には余力と時間が生まれます。異なるタイムゾーンのメンバーも、より効果的に働けます。仕事の質が上がり、対応も速くなります。

では、複数のチームメンバーと非同期でスムーズにやり取りするには、どうすればよいのでしょうか。

そのための非同期コミュニケーションツールやアプリは数多くあります。先ほど触れたように、スクリーンレコーダー、メールクライアント、メッセージアプリ、クラウド型の共同作業アプリなどが役立ちます。

非同期コミュニケーションを効果的にし、スムーズに運用するために、便利で欠かせない非同期コラボレーションツールを見ていきましょう。

おすすめの非同期コラボレーションツール

ScreenRec

ScreenRecは、HD動画と音声を無制限に録画し、スクリーンショットも撮れる無料のスクリーンレコーダー兼スクリーンショットツールです。リモートチームワークとコミュニケーションに必要な機能を、シンプルかつ強力に備えています。

ScreenRecを使うと、非同期コミュニケーションやメッセージのやり取りを、より視覚的で共同作業しやすいものにできます。長いメールを書く代わりに、すぐ使える非公開の共有リンクで動画メッセージを送信できます。非同期ミーティングに近い感覚です。動画を添付ファイルとしてアップロードしたり、ストレージ容量を気にしたりする必要もありません。

こうした理由から、ScreenRecは無料で使える非同期コミュニケーションアプリの中でも有力な選択肢です。

Slack

Slackは、仕事に関するやり取りを1か所にまとめやすいアプリです。ファイル共有、進捗の確認、スケジュール管理などの機能を利用できます。

無料版で使える機能は限られますが、有料プランではチームメンバーのPCへリモートアクセスしたり、相手に自分のPCへアクセスしてもらったりする機能も利用できます。

Geekbot

Slackを使っているチームには便利なツールです。Slackとスムーズに連携し、レポートやアンケートの作成、更新情報の共有を支援します。チーム内で状況をそろえ、最新情報を把握しやすくなります。

Figma

より視覚的に作業したいなら、Figmaが役立ちます。FigmaはWebベースのアプリで、リモートチームがさまざまなデザインプロジェクトで共同作業できます。

コメントや提案を残しておけば、チームメンバーは自分のタイミングで確認し、返信できます。全員が同時にオンラインである必要はありません。必要な編集を加えたら、次のタスクへ進めます。

Notion

複数のアプリを使って仕事をしている場合、Notionは便利です。情報を1つの信頼できる場所にまとめられます。メモ、プロジェクト管理、タスク追加などを1か所で行え、レイアウトも自由にカスタマイズできます。

Dropbox

Dropboxは、ドキュメントをまとめて保管し、共有や編集をしやすくするツールです。ファイルをアップロードすると、編集内容はすぐに保存されます。どのデバイスからでもアクセスでき、クラウドベースなので、チームメンバーはいつでもDropbox上のファイルを確認できます。

Calendly

予定された会議が多すぎて、すべてに参加するだけで大変になることはよくあります。Calendlyのようなアプリを使えば、チームで簡単に会議を予約でき、その予定は全員のカレンダーに表示されます。無料で使える点も魅力です。

まとめ

非同期コミュニケーションこそが未来だと考える人は少なくありません。そして、その見方は正しいかもしれません。

世界中にメンバーがいる長期的な関係では、チームの信頼関係と土台づくりが重要です。メンバー間で認識をそろえ、適切なツールを使い、明確な期限を設定し、情報を整理しながら、必要に応じて進捗を共有することが求められます。

効率よくコミュニケーションを取りたいときは、ScreenRec、Zoom、そしてここで紹介した非同期メッセージングツールが役立ちます。

日々のコミュニケーションに取り入れれば、チームはより強く、成長しやすくなります。