知っておきたいリモートオンボーディングのベストプラクティス8選
リモート勤務には多くの自由がありますが、同時に多くの課題もあります。会社の9時から5時までの働き方に合わせるのではなく、自分の希望に合わせて1日を組み立てられることは、生産性向上につながることもあれば、時間のムダにつながることもあります。仕事と私生活の調整に過度なストレスを感じる必要がなく、自分でスケジュールを決められるため、多くの人はより生産的だと感じます。
ただし、欠点もあります。特に重要な課題の2つは、同僚との本当のつながりを持ちにくいこと、そして孤独を感じやすいことです。新入社員にとっては、全員と直接会う機会がないため、リモート勤務は特に難しく感じられる場合があります。
この記事では、デジタル上の距離を埋め、新しいリモートワーカーが会社文化から取り残されたと感じないよう、スムーズなリモートオンボーディングプロセスを作る方法を紹介します。試してほしいリモートオンボーディングのベストプラクティス8選です。
リモートオンボーディングのベストプラクティス8選
1. デジタルハンドブックを作成する
これは、オンボーディングプロセスのベストプラクティスを実施する前、つまり採用前に完了しておくべき唯一のステップです。会社ハンドブックはオフィス勤務でも重要です。会社の仕組み、組織階層、支払い、休暇、病欠などを理解できるからです。
リモート採用者は、実際に同僚に囲まれて働く人ほど会社文化を自然に理解できません。そのため、包括的なデジタルハンドブックを用意することが次善かつ効果的な方法です。
ルール、規定、条件をすべて書き出しましょう。基本版ができたら、職種ごとに異なる版を作成します。役割ごとに責任範囲は異なるため、最初から明確に伝える必要があります。リモートで働くことになるため、プロジェクトの進め方と完了までの流れ（使用するプロジェクト管理ツールのチュートリアルを含む）に加え、会社の組織階層も説明しましょう。
大きく重要な内容を網羅したら、日々の細かなことや、従業員同士の関係を深めるために取り入れている楽しい活動にも触れてください。このハンドブックは今後すべてのオンボーディングプロセスで役立つため、丁寧に作り、新入社員が良いオンボーディング体験を得られるようにしましょう。これはリモート従業員の研修における重要なベストプラクティスのひとつです。
これは、新しいリモート従業員に最初に送るべきものです。あわせて、会社メール、使用している従業員コミュニケーションアプリ、タスク管理プラットフォーム、新入社員がアクセスする必要のあるその他のソフトウェアのログイン情報も送ります。たとえばカスタマーサービス職であれば、コールセンターソフトやチケット管理システムなどが該当します。
2. チームに紹介する
準備が整ったら、新入社員をすべてのSlackチャンネルへ招待し、チームに紹介します。ビデオ通話を設定し、新入社員の役割を説明したうえで、他のチームメンバーにも自己紹介してもらいましょう。
採用担当者としては、各メンバーに自分の役割を自分で説明してもらうのがよいでしょう。従業員を育成する際も、会話を細かくコントロールしすぎず、本人たちが自然に話を進められるようにします。これは一度きりではなくプロセスです。チームメンバーがグループの一員だと感じられるよう、週次ミーティングも必要になります。
毎回のミーティング冒頭にアイスブレイクを入れるべきだと言うと、聞き慣れた話に感じるかもしれません。それでも、時には少し気まずく見えるアイスブレイクも、長期的には効果があります。
アイスブレイクは従業員の緊張を解き、私生活について少し話しやすくします。楽しいエピソードを共有することで、直接会うことがなくても互いにつながりやすくなります。長期的な目標のひとつは、オフィス勤務と同じように、一緒にプロジェクトへ取り組み、助けを求められるほど十分につながることです。
従業員の1人が締め切りに間に合わず、時間やリソースが必要になった場合、チームメンバーに相談し、プロジェクトを期限内に終えるためにできることをしてほしいはずです。同僚とのつながりを感じていなければ、これは起こりにくくなります。
3. 最初の数件の担当業務を考える
新入社員が職務に関連する内容の学習を終え、環境に慣れ、開始日を迎え、重要なリソースへアクセスできるようになったら、スキルを示し、すでに導入している会社のプロセスを理解するために最適な最初の業務を選ぶ必要があります。
最初の業務には共同作業型のタスクを選ぶことをおすすめします。新入社員が他の従業員に声をかけるきっかけになるからです。もうひとつ重視すべき点は、適切な業務を選ぶ際に知識の発見が必要になることです。
クライアントと仕事をしている場合、新入社員はさまざまなブランドに慣れる必要があります。B2C企業であれば、自社の製品やサービスについて学んでもらう必要があります。
質問や不安があればいつでも相談できることを伝えたうえで、過度に干渉しすぎずに作業してもらいましょう。最初の業務が終わったら一緒に確認し、変更してほしい点やさらに取り組んでほしい点についてフィードバックします。
この段階ではScreenRecが大いに役立ちます。リモートオンボーディングツールとしても、タスクを簡単に割り当てるツールとしても使えます。リモートワーカーが混乱するたびにビデオ通話を設定する代わりに、ScreenRecを開いて画面、Webカメラ、マイクを録画し、業務内容の説明やフィードバックを伝えましょう。ライブミーティングに最も近い方法です。ScreenRecで動画メールを送る方法は、下の動画で確認できます。
4. 目標と会社での将来について透明に伝える
入社後6か月以内に会社を辞める、または辞める予定の人がどれくらいいるか知っていますか。調査によると、最大で従業員の86%にのぼるとされています。高い離職率を避ける有効な方法は、会社内での将来に向けた明確な目標を設定することです。
最初の1か月に何に取り組むのか、いつ責任範囲が広がるのか、最初の昇給をいつ期待できるのかを伝えましょう。従業員をどのように評価するのか、達成を期待する目標は何か、今後どのようなボーナスや福利厚生を受けられるのかも具体的に説明します。
従業員全員が、会社で成功がどのように測定されるかを知る必要があります。部署を1人でうまく運営できることなのか、より多くのクライアントを獲得することなのか、それとも別の基準なのか。従業員と話し合い、彼らに設定している目標や現在の成果について透明に伝えましょう。
5. 在宅勤務に慣れる手助けをする
誰もが在宅勤務の経験を持っているわけではありません。しかし、リモートワークは今後も続く働き方であり、私たちは適応する必要があります。社会人としてのキャリアを始めたばかりで、少しメンタリングを必要とする人もいます。チームメンバーに伝えたい重要なヒントは次の3つです。
- ホームオフィス作りを支援する。誰もが余分な部屋を持っているわけではありませんが、仕事をし、仕事関連のものを保管できる小さなスペース作りは手助けできます。光が入る場所で、気が散るものから離れていることが大切です。
- モチベーションを保つ方法と、在宅勤務中に目標を設定する方法を共有する。ほこりや洗濯物の山が目に入ると、気が散りやすいものです。8時間連続で働く必要はないものの、脱線しすぎると結局1日中働くことになると説明しましょう。
- 非同期コミュニケーションの仕組みを説明する。自分のニーズに合わせて勤務日を組み立てられるため、24時間いつでも対応できる必要はありません。リモート勤務では、すべてのメッセージに即返信しなくてよい環境のほうが、人はより生産的になります。
6. チームメンバー同士のつながりを支援する
デジタル上で友情を築くのは簡単ではありません。すべての人の個性がSlackやZoom上で自然に伝わるわけでもありません。だからこそ、仕事以外のコンテスト、近況共有、関係づくりを通じてリモートチームビルディングを促す必要があります。
社内ニュースレターを作る必要はありませんが、誕生日、結婚、新しいペット、子どもの誕生などの近況をSlackで共有しましょう。共有し、互いを祝う文化を育てることにつながります。
こうした活動は、人々のつながりを強め、本当のコミュニティのように感じられるようにします。
7. 定期的に様子を確認する
このプロセス全体を通じて、新入社員には定期的に声をかけるべきです。ここで、採用と従業員オンボーディングの違いを理解することが重要になります。
適切な人材を採用するのは難しい作業であり、利用できる支援はできるだけ活用すべきです。この段階では、その人が持ち込めるスキルや経験により重点が置かれます。一方、オンボーディングプログラムは、新しい環境で活躍し、会社文化の一部になるための支援です。
新しい責任、在宅勤務、業務量にどう対応しているかを尋ねましょう。仕事上の成果を認めることはもちろん大切ですが、本人のニーズや希望も同じように認識することが重要です。
潜在的な問題を先回りして解決する姿勢は、長期的に大きな効果を生みます。なぜなら、新しい人材を採用するより、既存従業員に投資するほうが容易だからです。たとえば、専門的な雇用代行事業者と連携して採用プロセスをアウトソーシングすることも検討できます。
8. フィードバックを求める
比較的最近リモート勤務へ移行したばかりなら、まだ手探りの部分があり、いくつか失敗することもあるでしょう。だからこそ、新入社員にフィードバックを求める必要があります。
双方にとって話しやすくするため、Webフォームを使って匿名アンケートを用意し、意見や不安を伝えてもらいましょう。結果を得たら、必ず分析し、それに応じて改善を行います。
まとめ
リモート従業員のオンボーディングで最も大切なヒントは、準備しておくことです。新入社員が会社を理解し、自分の責任について学べる包括的なデジタルハンドブックを作成しましょう。これにより、研修スケジュールを守りやすくなり、リモート研修プログラムの生産性も高まります。
新しいチームメンバーを学習管理システムへ招待し、同僚に紹介しましょう。チームメンバー同士のコミュニケーションと関係性が良いほど、全員が大きな流れの一部だと感じられ、成果も高まりやすくなります。
最初のタスクを割り当てたら、定期的に状況を確認し、直面する問題を支援してください。良いコミュニケーションを育て、期待値を透明に伝えることが重要です。
これらのオンラインオンボーディングのベストプラクティスを実践すれば、チーム全体がより高く飛躍できるはずです。
参考資料と関連情報
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