現代のHR担当者に欠かせないバーチャルオンボーディングのヒント10選
世界的な出来事をきっかけに、リモートワークは急速に標準的な働き方になりました。HRチームにとっては、重視すべきポイントや戦略の見直しが必要になったということです。バーチャルオンボーディングには課題がありますが、段階的に進めれば、この変化にも対応しやすくなります。
職場で直接顔を合わせられないことや、対面で交流できないことは、新入社員を迎え入れるうえで必ずしも障壁になるわけではありません。初めて在宅勤務に取り組むリモートワーカーが多い場合でも、準備と整理ができていれば、早く業務に慣れてもらえます。事前に準備できることが多いほど、オンボーディングはスムーズになります。
ここでは、採用担当者が試しやすいバーチャルオンボーディングのベストプラクティスを厳選して紹介します。
1. オンボーディング内容をバーチャル向けに調整する
準備の整った優れたHRチームであれば、すでに明確なオンボーディングプロセスを持っているはずです。ただし、そのプロセスは多くの場合、社員が職場にいることを前提に設計されています。
リモート社員やバーチャルワーカー向けには、リモートオンボーディングのコンテンツを調整する必要があります。従業員オンボーディング動画の作り方を学ぶにせよ、スライドショーを活用するにせよ、バーチャルオンボーディング用パッケージに何を含めるかを決めておきましょう。
ウェルカムパック
新しいメンバーが入社すると、通常は重要書類をまとめたウェルカムパックを受け取ります。これはバーチャルオンボーディングの一部としても提供できます。ただし、デジタル形式に作り直しておく必要があります。
実行ポイント
- すべての書類を、閲覧しやすく必要なら印刷もできる便利なPDFに変換する
- 既存のチームメンバーにデジタル版ウェルカムパックを試してもらう
- 重要な要素が抜け落ちていないか、フィードバックを集める
プレゼンテーション
新しいメンバーを採用すると、多くの場合オンボーディング用プレゼンテーションを受けてもらいます。後ほど詳しく説明しますが、リモート社員向けのオンボーディングを具体化するうえで重要なステップです。
実行ポイント
- バーチャルな職場環境では、スクリーンレコーダーで自分の顔と画面を録画し、ウェルカムメッセージに個別感を加えられます。
eラーニング用の説明
新しいメンバーは、入社時点では社内で使うツールやシステムの使い方を知らないことがあります。これには2つの対応方法があります。まずは短い説明動画を作成することです。必要なツール、リソース、業務システムを順番に案内できます。
あるいは、既存社員を担当にして、ツールやプロセスを説明してもらう方法もあります。これはビデオ会議で実施できます。
実行ポイント
- 現在の対面オンボーディングがどのように機能しているかを時間をかけて見直しましょう。そのうえで、既存のコンテンツとプロセスをバーチャルかつデジタルな形に調整します。
2. バーチャルプレゼンテーションを作成する
オンボーディング用プレゼンテーションをバーチャル向けに変えることの重要性はすでに触れました。もちろん、新入社員に役割について説明しなくてよいという意味ではありません。新しい役割で求められることを説明するために、バーチャルプレゼンテーションを用意する必要があります。
会社との最初の接点は、社員の初日に大きな影響を与えます。そのため、バーチャルプレゼンテーションにも対面と同じ重要性を持たせることが大切です。たとえば、同じ日に複数のリモート営業担当者など、バーチャルチームメンバーをオンボーディングする場合は、仲間意識を生み出せるグループプレゼンテーションを検討しましょう。
実行ポイント
- 会社の歴史を説明するためにビジュアルガイドを使う。この部分は楽しく、見やすくする
- 企業文化とミッションステートメントを説明し、定義する
- チームの主要メンバーの写真を含める（カジュアルな写真を共有すると、より親しみやすくなります）
- 特にHR関連の情報で、新入社員を情報過多にしない
- バーチャルオンボーディングパッケージの一部として、質の高い洗練されたオリエンテーション動画を作成する時間を確保する。非常に価値のあるツールになります。
3. 入社日前に通話を設定する
人事手続きは、新入社員にとってかなり負担に感じられることがあります。だからこそ、HRチームが入社前に新入社員へ連絡することが重要です。これは、HRが新入社員を歓迎する機会を作るプレオンボーディングのベストプラクティスのひとつです。また、前向きな職場文化を築く助けにもなります。新しいチームメンバーは、会社との一体感をすぐに感じやすくなります。
こうした取り組みは、社員のエンゲージメント向上につながります。新入社員のエンゲージメントが高いほど、生産性も高まりやすくなります。初日より前にその関係性を築ければ、バーチャルオンボーディングの効果は大きく高まります。
幸い、新入社員に連絡するために使えるオンライン共同作業プラットフォームはたくさんあります。目的に合ったビデオ会議プラットフォームも豊富です。新入社員がそれらのプラットフォームを使えるように、使い方を示すリソースも忘れずに用意しましょう。初めて使う人も少なくありません。
実行ポイント
- 入社予定日の少なくとも3日前までに新入社員へ連絡し、オンラインミーティングを設定する
4. 最初の数週間の活動を整理する
新しい仕事を始めるのは不安が大きく、最初の数週間は特に重要です。バーチャルワーカーは、困ったときにすぐ隣のチームメンバーへ相談できません。目標は、新入社員が必要なツールを持っている状態にすることです。そうすれば、初日から動き出しやすくなります。
最初の数週間については、イベントや予定を明確にしたスケジュールを用意しておくとよいでしょう。新入社員はその予定に参加できます。たとえば、次のようなものです。
- バーチャルチームランチ
- 連絡が必要になる可能性のある技術チームメンバーの紹介
- 週の期待事項を話し合う全体チームミーティング
実行ポイント
- 新しいチームメンバーが最初の1週間に集中できるタスクを2つか3つ割り当てる
- リモートチームが入社後最初の数週間をできるだけ良い体験にできるよう、オンボーディングチェックリストを作成してみる
5. 期待事項を伝える
バーチャルオンボーディングプロセスの重要な部分は、社員への期待事項です。新しいチームメンバーに何を期待しているのかをあらかじめ整理しておきましょう。そのうえで、役割の基本をすべてカバーできるよう、理解しやすい小さな単位に分けて伝えます。
つまり、次の点を確認できるようにします。
- 担当する業務範囲を理解している
- 業務遂行に必要なツールを使える
- 利用を求められる業務プロセスやシステムに従える
期待事項を明確に伝えるほど、新しいチームメンバーは事業体制にすばやくなじみやすくなります。
個人目標と会社目標について、明確なスケジュールを用意しましょう。必要であればスケジュール管理アプリを使えます。研修やパフォーマンスレビューの時期を社員が把握しやすくなります。
実行ポイント
- アクセスしやすく更新しやすいタスクカレンダーを用意し、明確な長期・短期のSMART目標を設定する
- ワークフローを話し合う週次チームミーティングと1対1のミーティングを含める
6. 企業文化を説明する
バーチャルオンボーディングでは、企業文化が見落とされがちです。理由はわかりやすいでしょう。期待事項や研修に意識が向きすぎると、職場文化は後回しになりやすいからです。しかし、それは避けるべきです。
チームメンバーが企業文化とのつながりをより強く感じると、会社との一体感も高まります。その結果、より意欲的に働き、生産性も上がりやすくなります。企業文化は、新入社員が定着するか、あるいは離れてしまうかを左右する要素にもなります。
バーチャルオンボーディングでは、会社の核となる文化、価値観、ミッションステートメントへの理解を促し、後押しする必要があります。どのような会社で働くのかを社員が理解するほど、ブランドとの一体感を持ちやすくなります。同時に、明確な目的意識も与えられます。
実行ポイント
- 新入社員に何らかのウェルカムギフトを用意して驚かせる
- 雇用オファーに署名されたら、Tシャツ、マグカップ、ペンなど利用可能なブランドグッズ、またはブランドを説明するものを含めたウェルカムパッケージを郵送する
7. 初日の技術設定をサポートする
IT関連の準備は、新しい仕事で最も難しい部分のひとつになり得ます。新入社員が新しい役割で必要になるテクノロジーを使えるようにしておく必要があります。業務用の専用メールアカウントを設定するだけでも、人によっては難しく感じることがあります。初めてリモートで働く人には、新しいGmailアカウントの作成方法を説明するガイド文書やオンラインリソースが必要になるかもしれません。
ここでの最終目標は、バーチャルオンボーディングによって、新しいチームメンバーがストレスや業務上の障壁を感じにくくすることです。使用するテクノロジーに安心感を持ってもらえるほどよいでしょう。初日からより効率的に動けるようになります。
実行ポイント
- 小規模企業では、担当のIT専門者が入社日前に新入社員と連絡を取っておくとよい
- 大規模企業では、ITチーム全体を関与させる
8. 定期的に状況を確認する
頻繁なやり取りとコミュニケーションを、バーチャルオンボーディング戦略の中心に置きましょう。そうすることで、社員と雇用主のつながりを大きく高められます。
これは、チームメンバーのエンゲージメントを保ち、支えられていると感じてもらううえで非常に重要です。対面オンボーディングを行っている場合、1対1のカジュアルなコミュニケーションの価値はすでに理解しているはずです。同じ戦略をバーチャルオンボーディングにも組み込むことが大切です。
新しいリモート勤務を始めることが、どれほど負担に感じられるかを軽く見てはいけません。特に最初の数週間は、新入社員と頻繁にやり取りするほど、支えられていると感じてもらえます。リモート勤務は孤立感を生みやすいものです。
実行ポイント
- 必要とされたときに対応できるようにし、フォーマルな会話とカジュアルな雑談を定期的に組み合わせる
9. チームやマネージャーとのミーティングを設定する
新入社員がチームの他のメンバーやマネージャーと会える時間を、後から必ず設定しましょう。とてもカジュアルな形でよく、ランチ休憩に組み込むこともできます。このミーティングを仕事の話だけにする必要はありません。目的は紹介と、お互いを知ることです。
カジュアルな雰囲気を保つことで、新入社員のことを理解し、同僚との関係づくりを始めやすくなります。これは信頼を築き、社員の定着にも役立ちます。2017年にLinkedInが行った調査では、オンボーディング段階で直属のマネージャーと1対1で会うことが非常に有用だったと感じた社員が72%に上りました。
この調査は対面オンボーディングを対象としたものですが、バーチャルオンボーディングで異なると考える理由はありません。
実行ポイント
- チームおよび直属のマネージャーとのカジュアルなミーティングを設定する
10. プロセスを改善する
HRチームはバーチャルオンボーディングへ急速に移行していますが、基本を忘れないことが重要です。対面オンボーディングと同じように、プロセスを最初から最後まで文書化する必要があります。
マネージャーは、社員がどの段階にいるのかを常に把握しておく必要があります。そのためには、関係者全員がアクセスできる文書化が欠かせません。情報へのアクセスと説明責任は、バーチャルオンボーディングでも同じくらい重要です。
あらゆる業務プロセスと同じく、実施内容を分析し改善するほど、そのプロセスはより効果的になります。
実行ポイント
- バーチャルオンボーディングプロセスが与える影響を必ず振り返る
- 新入社員に確認し、従業員オンボーディング戦略を評価してもらう
- 何に価値を感じたか（そして何に価値を感じなかったか）を把握する
まとめ
バーチャル新入社員オリエンテーションでは、新入社員が進むべき道筋を明確に示す必要があります。リモート勤務だからといって、オンボーディング体験が悪くなる必要はありません。確かにバーチャルオンボーディングには課題がありますが、うまく実施すれば大きな効果があります。適切に行えば、これらのベストプラクティスは、役割や会社に関する不安を取り除くために役立ちます。
職場で使うテクノロジーを活用すれば、新入社員体験の雰囲気を簡単に整え、オンボーディングをより魅力的なものにできます。
デジタルオンボーディングプロセスの重要性を見落とさないでください。社員定着、生産性、会社の成長を左右する鍵になり得ます。
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