仕事のパフォーマンスを高める3つの方法 + 10個の実践ヒント

はっきり言って、仕事の生産性を上げたいと思わない人はほとんどいません。
抱え込みすぎている場合も、つい先延ばしにしてしまう場合も、そろそろ働き方を立て直すタイミングです。

そこで、仕事のパフォーマンスを高める3つの方法をまとめました。毎日の小さな習慣として取り入れれば、職場でより生産的に動くコツが見えてきます。個人の成果にもチームでの仕事にも役立つヒントです。

仕事のパフォーマンスが重要な理由

Atari Inc.とChuck E Cheese Pizzaの創業者、Nolan Bushnellは次のように語っています。

「重要なのは、腰を上げて何かを始めること。それだけです。」

まさにその通りです。ただ、実際に動き出すことを、私たちは必要以上に難しく考えてしまいがちです。

さらに、Email AnalyticsはQualtricsの調査データを紹介しています。その調査によると、働く人は自分の生産性を実際より11%高く見積もり続ける傾向があります。つまり、仕事の手が止まっているだけでなく、自分ではうまくやれていると思い込んでいる可能性もあるのです。

McKinseyの調査でも、従業員が仕事とのつながりを感じている企業では、生産性が20〜25%向上することが示されています。十分に目指せる目標です。ここで紹介する改善策が、その一歩になれば幸いです。

仕事のパフォーマンスを高める3つの方法

#1 仕事の生産性を優先する

年間を通じて良い成果を出すには、日々の生産性が欠かせません。生産的に動けなければ、タスクは未完了のまま残り、締め切りに遅れ、上司の信頼も失いかねません。

次のパフォーマンス評価で良い印象を残すために、まずは仕事の進め方を少しずつ整えていきましょう。

ヒント1：集中力を保ち、気を散らすものを避ける。

仕事中の時間のムダにはさまざまな形があります。おしゃべり好きな同僚もいれば、考えがあちこちに飛んでしまうこともあります。中でも大きく、皮肉なほど身近な妨げが仕事のメールです。Washington Postによると、Adobeの調査では、仕事関連のメール確認に1日平均4.1時間を費やしていることがわかりました。これは通常の勤務時間のほぼ半分です。メール対応だけで、本来発揮できる生産性が大きく削られてしまいます。

この問題を減らす簡単な方法のひとつが、ScreenRecを使うことです。2,000語のメールを書く代わりに、PC画面とマイク音声を録画すれば、伝えたい内容を短時間でわかりやすく届けられます。

動画の共有もとても簡単です。録画を停止すると、共有リンクが自動でクリップボードにコピーされます。文章で正確に伝えようとすると15〜20分かかる内容も、数分で録画して共有できます。さらに、同じ説明を何度も繰り返す代わりに、すでに録画した動画を案内できるため、説明にかかる時間を節約できます。ScreenRecはこちらからずっと無料で利用でき、2 GBの非公開クラウドストレージも付いています。

最後に、やりすぎないことも大切です。タスクの合間に定期的な休憩を取ると、集中力と生産性が高まることもわかっています。短い休憩でも、十分に効果があります。

ヒント2：マルチタスクをしない。

シンプルな事実として、マルチタスクはうまく機能しません。私たちの脳は、2つのことに同時に集中できるようにはできていません。タスクがどれほど簡単に見えても同じです。結局、半分の時間で半分の注意しか向けられなくなります。

つまり、2つの仕事を「同時に進めている」つもりの時間で、本来なら先に1つ目を終えられたかもしれません。Cleveland Clinicが公開したこの記事では、マルチタスクがいかに非効率かを詳しく解説しています。

先延ばしを防ぎ、マルチタスクを避ける方法のひとつが、Pomodoro Techniqueです。作業時間を「集中するまとまり」に分けることで、目の前のタスクに取り組みやすくなります。

ヒント3：最も重要なことから始める。

職場で改善できる大きなポイントのひとつが優先順位付けです。仕事の生産性を高めたいなら、まず優先順位を決める力を身につける必要があります。重要なタスクから取りかかりましょう。

Brian Traceyは、この考え方について1冊の本を書いています。タイトルは“Eat That Frog.”。ToDoリストの中に「生きたカエルを食べる」という項目があるなら、それを最初に済ませるべきだ、という考え方です。

そうすれば、最も嫌なことは終わったとわかった状態で、その後の1日を進められます。言い換えれば、一番大きくて難しいタスクを先に片づけ、残りの時間を落ち着いて使うということです。

ヒント4：タスク管理ツールを使う。

私たちは機械ではありません。すべての細かい情報を頭の中だけで管理することはできません。タスク管理ツールは、作業に集中し、締め切りを守り、優先順位を整理するために役立ちます。チームメンバーと効率よく仕事を始める助けにもなります。

AsanaやSlackのようなアプリを使うと、情報や作業の流れをまとめやすくなります。正しく活用すれば、混乱に振り回される時間を大きく減らせます。

ボーナス：前もって1週間の予定を立てる。

タスク管理ツールや時間管理ツールがあれば、これは難しくありません。次の1週間に毎日何をするのかが見えていると、集中力を保ちやすくなり、タスクをひとつずつ終えるたびに前へ進んでいる感覚も得られます。

#2 自分自身を整える

良いパフォーマンスは、良いコンディションから始まります。専門スキルを伸ばすだけでなく、何かに取り組む前に自分自身のケアも必要です。自分の強みと弱みを理解することも欠かせません。

ヒント5：十分に休み、よく食べ、運動する。

子どもの頃から、健康な体と生活習慣を保つことの大切さを教えられてきました。特に学校で良い成果を出すためには重要だとされてきたはずです。大人になった今、その教えは以前にも増して大切です。

食生活が乱れても見て見ぬふりをし、運動しない理由を探し、翌朝早く起きなければならないのに夜更かししてしまうことがあります。ちなみに、就寝時間を犠牲にする行動には名前があります。“revenge bedtime procrastination”です。タスクに追われ、自分の時間がないと感じるあまり、寝るべき時間に寝ない行動を指します。

生産性を高める考え方として、David Allenの2-minute ruleでは、新しく身につけたい習慣を2分でできる形まで小さくすることを勧めています。始めてしまえば、続けることはぐっと楽になります。

こうした基本を整えられれば、仕事のパフォーマンスも自然とついてきます。

ヒント6：時間を守る。

いいえ、気のせいではありません。朝の遅刻は、1日全体の流れを本当に崩してしまいます。仕事を終える時間が少なくなるだけでなく、同僚や上司との関係にも影響します。CareerTrendの記事では、時間を守ることがどれほど重要で、仕事の成果にどう影響するのかを説明しています。記事では次のように述べられています。

「毎日時間どおりに出勤することは、一緒に働く人たちや雇用している会社への誠実さと思いやりを示します。」

在宅勤務では、時間を守ることが特に難しくなります。決まった勤務時間がなく、ほとんど一人で働いていると、朝を先延ばしで過ごし、気づけば夜遅くまで仕事をしていることもあります。

ヒント7：「いいえ」と言えるようになる。

誰にどの仕事が任されるかには、それぞれ理由があります。スキルかもしれませんし、仕事への姿勢かもしれません。いずれにしても、誰もが自分の担当業務を十分に抱えています。

同僚から手伝いや代行を頼まれたとき、それが自分の仕事の進行を妨げるなら、遠慮せず「いいえ」と伝えてかまいません。

現在の業務量では対応できない仕事を上司から依頼された場合は、自分のタスク一覧を示し、何を優先すべきか確認しましょう。そうすることで、あなたの時間は別の仕事に使うべきだと上司が気づき、余裕のある別のメンバーに割り振られることもあります。

ヒント8：未完了のまま放置しない。

未完了のタスクを残すことは、遅れを生む確実な原因になります。やりかけの仕事を放置しないようにしましょう。管理ツールを使って1週間の予定と、その期間内に終えるべきタスクを整理します。そうすれば、詰め込みすぎたり、結局終わらなかったりすることなく、必要な時間を確保できます。

#3 スキルを磨く

職場には、スキルを磨くことで改善できる領域が誰にでもあります。能力を伸ばせば、これまで難しいと感じていたタスクにも取り組みやすくなります。

スキルを高める手軽な方法のひとつは、自分より経験のある人から建設的なフィードバックをもらうことです。

ヒント9：毎日、新しいものを読む。

シンプルな読書習慣が頭の働きに与える影響は、想像以上に大きいものです。TheHealthy.comの記事では、読書によってニューロンが活発に働くと説明されています。脳にスターターをかけるようなものです。

さらに、本を閉じた後も、脳の活性化は最長5日間続くことがあるそうです。記事全文はこちらで読めます。

ヒント10：メンターを見つける。

こんなことわざを聞いたことがあるかもしれません。

「三人寄れば文殊の知恵。」

これは、2人で問題を解決する場面だけを指しているわけではありません。誰かの力を借りることで、1人の成長が促されるという意味にも取れます。

人はそれぞれ異なる経験を持っているため、知識の種類も量も違います。ほとんど誰からでも学べることはあります。自分の成長を後押ししてくれる人と組み、ここで紹介したヒントを一緒に活用して、生産性を高めてみてはいかがでしょうか。

仕事のパフォーマンスを高める10個の実践ヒント

ここで内容を振り返りましょう。

ヒント	実践方法
集中力を保ち、気を散らすものを避ける	ScreenRecでメール対応の時間を減らす。
マルチタスクをしない	1つの作業を終えてから次に進む。
最も重要なことから始める	一番大変なタスクを先に片づける。
タスク管理ツールを使う	Trelloのような無料アプリに登録してみる。
十分に休み、よく食べ、運動する	就寝時間を決め、健康的な食事と運動の目標を立てる。
未完了のまま放置しない	タスク管理ツールを使い、期限内に仕事を終える。
時間を守る	朝のルーティンを整え、常に時間どおりに動けるようにする。
「いいえ」と言えるようになる	自分のタスクに集中し、上司には優先順位を確認する。
毎日何かを読む	本を1冊選び、毎日1章ずつ読む。
メンターを見つける	信頼できる人を選び、スキルを磨くための助言をもらう。
ボーナス：前もって1週間の予定を立てる	同じく管理ツールを使い、1週間分のタスクを整理する。