プロのようにプロジェクトの締め切りを管理する方法

締め切りは、どの分野でも非常に重要な管理のペースメーカーです。プロジェクトを適切に完了するための行動を促し、良い習慣を実践しやすくします。また、終了日までにタスクを完了するため、チームメンバー同士が話し合うきっかけにもなります。

そのため、締め切りを守る能力は、仕事を得るうえでも維持するうえでも重要な条件です。面接でもよく問われるテーマです。

締め切りの何が問題なのか？

調査によると、プロジェクト失敗の37%は明確な目標の不足が原因であり、41%の組織がプロジェクト管理の不十分さを報告しています。だからこそ、プロジェクトマネージャーは次のことを行います。

目標を決める
作業を委任する
各タスクやプロジェクトごとに戦略的なスケジュールを組む

しかし、プロジェクトマネージャーが直面しがちな最大の問題は、常に時間管理です。時間管理ができていないと、次のような問題につながります。

目標が不明確になる
予定しているタスクが曖昧になる
コミュニケーションが不適切になる
先延ばしが起きる

これらの問題は、単独でも複数でも、プロジェクトの管理不全につながります。

人間は科学的にも、ネガティブな感情や不安を生むタスクを避けやすい傾向があります。一方で、この無関心は、責任を持ちきれないことから生まれる場合もあります。少なくとも、複数のプロジェクトを最優先事項として扱う方法を見つけられていないことが原因になることもあります。

正直なところ、優れたプロジェクトマネージャーの目標は完了です。では、複数のプロジェクトと常に迫る締め切りに追われる忙しい環境で、プロジェクトマネージャーはどう戦略的に完了へ導けばよいのでしょうか。

複数のプロジェクトと締め切りを管理する方法

1. 1日を時間どおりに始める

新鮮でエネルギーのある状態で、早めに1日を始めることは重要です。交通渋滞やカフェの長い列に備えて少し余裕を持つのはよいですが、オフィスに遅れるのは避けましょう。

多くの従業員は、1日の始まりをSNS、コーヒー作り、動画視聴に使ってしまいます。より生産的に働くには、始業前にオフィスへ着くようにしましょう。メール確認、仕事への気持ちの切り替え、準備に十分な時間を確保できます。

役立つアプリ

この習慣づくりに役立つツールがAlarmyです。高く評価されている目覚まし時計アプリで、理由はいくつもあります。特に重要なのは、アラームを設定するだけでなく「ミッション」も設定できることです。アラームを止めるにはミッションを完了しなければなりません。写真を撮る、体を起こすためにスマホを1000回振る、20歩歩く、脳を起こすために数学問題を解くなどがあります。

アラーム音は非常に大きいため、眠りが深い人や夜型の人でも、しつこい呼びかけを無視しにくいでしょう。

2. 現実的なスケジュールを作る

To-doリストはいつでも有効です。考えていることを紙や画面に出し、見える形にする助けになります。

長期、中期、短期を問わず、やりたいタスクをすべて書き出し、それぞれの期限を確認します。そのうえで、本当に重要なタスクを見極め、優先順位を付けます。現実的であることが大切です。1日に詰め込みすぎないようにしましょう。

1つのタスクから別のタスクへ気持ちを切り替えるための時間を十分に取り、集中力を保ちましょう。簡単なものから取り組むと、タスクを終えた達成感が自信につながります。

1日の終わりにリストを更新し、完了した項目を消していくのも効果的です。

役立つアプリ

To-doリストに便利なツールがTrelloです。プロジェクトとTo-doリストを視覚的に簡単に管理できます。しかも無料です。プロジェクトごとに別々のボードを作り、タスクや期間を設定できます。これにより、プロジェクトの締め切り管理を視覚的に行えます。

3. 気を散らすものを遮断する

締め切りに遅れる原因は、気が散ることや先延ばしである場合が多いものです。主体的に動くことは、締め切りを守る大きな鍵です。

プロジェクトに取り組むときは、何が気を散らしているのかを見つけ、同時に、またはその後で取り除くことが大切です。多くの人にとって最大の気晴らしはスマホです。いつでも仕事から意識をそらしてしまう力があります。

役立つアプリ

Forest Appは、スマホ依存対策に役立つ人気の生産性向上アプリです。集中したいときに「木」を植えます。作業に集中している間、その木は育っていきます。

スマホを開いて別のことをするためにアプリを離れると、木は枯れ始めます。木が育つとコインを獲得できます。そのコインで本物の木を植えることもできます（Forestは実際の植樹団体と提携しています）。

4. すばやくコミュニケーションする

プロジェクトマネージャーとして、会議が生産的で時間どおりに行われるようにすることは重要です。チームメンバーは、更新情報やタスクについて毎日やり取りすべきです。これにより、プロジェクトの進捗に関する正確な情報を得られます。

こうした更新とすばやいコミュニケーションは、見落としや問題を事前に見つける助けになります。そうでなければ、良い結果につながらないメールを書くために、何分も、時には何時間も費やすことになりかねません。コミュニケーションは、タスク依存関係の中でも特に重要です。

役立つアプリ

効率的なコミュニケーションに最適なツールはScreenRecです。使いやすく、操作も簡単で、100%安全です。長いメールやメモを書く代わりに、画面録画、画面共有、ビデオ通話、スクリーンショットを使えます。チームメイトとの会話を視覚的にできます。さらに、作成した動画やスクリーンショットは非公開のオンラインライブラリに保存され、後から簡単に参照できます。

5. マルチタスクをしない

作業量は管理できる範囲に保ちましょう。プロジェクトマネージャーには、その責任があります。複数のタスクを同時に進めようとするのは避けてください。自分を圧迫し、チーム全体にも影響します。決まったリズムがあるなら、毎日それに従ってみましょう。

マルチタスクでは、To-doリストに複数のタスクが並ぶだけで、完了した仕事への本当の満足感は得にくくなります。各タスクに十分な注意を向けられないからです。完全な時間の無駄になりかねません。やることが多い場合は、優先度の高いタスクから始めましょう。

役立つアプリ

オンラインのPomodoroタイマーは、マルチタスクを避けるのに役立つ、簡単でカスタマイズ可能なツールです。作業を一定の時間単位に分け、その間に5分休憩を挟む時間管理手法を使います。

各タイマーは初期設定で25分です。気が散ったり先延ばししたくなったりする前に集中できる、ちょうどよい長さです。効率的な作業分解の方法です。

締め切りに遅れたときの対処法

締め切りに遅れたときにできることをいくつか紹介します。

まず謝る。大丈夫です。誰にでも起こります。締め切りに1〜2回遅れたことがある人は少なくありません。事情が重なることもあります。状況を整理し、まず謝罪しましょう。
可能であれば、締め切りに間に合わないことを事前に伝える。無理に詰め込んで終わらせようとしないでください。
延長を依頼する。優れたプロジェクトマネージャーは、ミスの余地を常に見込んでいます。締め切りに遅れる可能性を理解し、それに備えて計画します。
助けを求める。常にオープンなコミュニケーションを保ちましょう。チームに進捗を共有し、その週の負荷が軽い人に助けを求めます。
教訓を次回に活かす。自分のミスがわかれば、それをなくすために動きやすくなります。今後の締め切りへの向き合い方を学べます。
タスクの優先順位付けを学ぶ。どのタスクが重要で、どれが緊急対応を必要とするのかを明確にし、その知識に基づいて優先順位を付けます。

まとめ表

プロジェクト締め切り管理のコツ	おすすめツール	できること
1日を時間どおりに始める	Alarmy	共同で使えるアラームを作成。朝のミッションを設定できます。 20歩歩く、写真を撮る、数学問題を解くなどを設定できます。
現実的なスケジュールを作る	Trello	プロジェクトタスクを視覚的に管理できます。各プロジェクトにボードと日別To-doリストを作れます。
気を散らすものを遮断する	Forest App	集中するために木を植えます。集中し続けると木が育ちます。スマホを使ってアプリを離れると木は枯れます。木が育つと仮想コインを獲得し、本物の木を植えられます。
すばやくコミュニケーションする	ScreenRec	画面録画、Webカメラ録画、注釈付きスクリーンショットで視覚的に伝えられます。
マルチタスクをしない	Pomodoro Timer	25分の作業と5分休憩を設定します。この時間管理手法は使いやすく、生産的です。25分は、気が散り始める前に集中するのにちょうどよい長さです。

FAQ

非常に緊急で重要、かつ時間制約の強いプロジェクトタスクを優先します。その基準に沿ってタスク一覧を作り、作業を始めましょう。該当しないタスクについては、可能であれば助けを求めるか、期限延長を依頼します。プロジェクトタイムラインを作ると役立ちます。プロジェクトタイムラインソフトを使うのも有効です。

チームに過度な作業を割り当てないことです。作業量が多すぎると、メンバーの力を削ぎ、疲弊させます。現実的なタスクと期限を設定しましょう。期限に間に合わなかったタスクに対応できる余地も計画に入れておきます。

ScreenRecのようなツールで毎日会議や更新共有を行うと、すばやく視覚的にコミュニケーションできます。プロジェクト管理ツールを使って、プロジェクトとチームの進捗を追跡することもできます。これにより、チームの状況を明確に把握できます。

重なり合う締め切りや競合する締め切りに優先順位を付けます。プロジェクト管理ソフトを使い、チームのタスクを計画・スケジュールし、進捗を追跡しましょう。複数のプロジェクトに取り組んでいる場合は、プロジェクト管理タイムラインを作成します。進捗と各締め切りを確認でき、締め切りを視覚的に把握してタイムラインを管理しやすくなります。

まとめ

プロジェクトマネージャーであっても個人の担当者であっても、効果的な締め切り管理は、周囲との差を生み、生産性と成功につながるスキルです。優先順位付け、マルチタスクを避けること、効率的なコミュニケーションは欠かせない実践です。これらのヒントを取り入れれば、プロジェクトの締め切りを守るプロに近づけます。キャリアを高め、プロジェクトを成功に導くための大きな一歩です。