バーチャル会議の録画: 知っておきたい法的な注意点
バーチャル会議の利用は、コロナ禍で一気に広まりました。その後も世界中で広く使われ続けています。ビジネス、教育、医療、その他多くの場面で重要な役割を果たしています。
Global Market Insightsによると、ビデオ会議市場の規模は2020年に150億ドルを超えました。2021年から2027年にかけても、およそ23%の成長が見込まれています。
バーチャル会議はコミュニケーションを促進し、追加機能も提供する便利なツールです。参加者は次のことができます。
- ファイルを共有する
- 画面共有ツールを使ってプレゼンを行う
- 会議のライブ文字起こしにアクセスする
- 会議を録画する
ビデオ会議を録画し、その録画へアクセスできることは非常に便利です。発言内容の詳細を後から確認できますし、参加できなかった人に録画をすばやく共有することもできます。
録画はメモより作成しやすく、正確でもあります。ただし、バーチャル会議を録画する際に生じる可能性のある法的な懸念や影響を考慮することが重要です。
バーチャル会議を録画する前に確認したい主な質問
「許可なしにZoom会議を録画するのは合法ですか？」と質問されることがあります。この点については、連邦法や州法の規制があることに注意が必要です。
録画と、その後の録画データの取り扱いについては、同意を求め、取得するための法律があります。内容は国によって異なります。この記事は関連法令を網羅的に分析するものではなく、「雇用主は同意なしに会議を録画できるのか」といった疑問に触れることを目的としています。
ここでは、バーチャル会議を録画する際に検討すべき点に注意を向けてもらい、異なる法的文脈から関連する例を示します。
次のような基本的な質問を自分に投げかけると、バーチャル会議をどのように録画すべきか判断しやすくなります。
- この会議を録画することは適切か。
- 同意を得る必要があるか。
- どのように同意を得るか。録画に同意しない人がいる場合はどうするか。
- データはどのように保存されるか。
- 誰がアクセスできるか。
- どのくらいの期間保存されるか。
- ソフトウェアに関する要件はあるか。
- 他にどのような情報を提供する必要があるか。
ここからは、これらの質問を順番に見ていきます。考慮すべき重要な点を示し、対応方法の例も紹介します。
それでは、各質問を詳しく見ていきましょう。
この会議を録画することは適切か
多くの場合、バーチャル会議の録画そのものは禁止されていません。ただし、録画しないほうがよい状況もあります。
同意の問題をいったん脇に置いても、録画すべきではない種類の会議があります。たとえば、従業員との1対1のフィードバック面談や、商業提案に関する議論です。こうした内容は通常、機密性が高いと考えられます。
そのようなビデオ会議の録画を残すと、州法だけでなく連邦法の観点からも問題になる可能性があります。
一部の専門家は、具体的な業務上の目的があり、動画録画が必要な場合を除き、電話会議によるスタッフミーティングは録画すべきではないとしています。
また、次のような機微な問題を扱う会議もあります。
- 医療記録
- 裁判で提出される証拠
- 政策の影響評価に政府が使用する重要なデータ分析など
こうした会話を録画する場合は、当然ながら非常に慎重な検討が必要です。
同意を得る必要があるか
同意は、バーチャル会議の録画に関する法的懸念を考えるうえで非常に重要な問題です。
他の当事者がビデオ会議の録画に同意していない場合、録音・録画機器やソフトウェアを使って録画することは、通常違法とされます。
同意に関する法律は地域によって異なります。同じ国の中でも、異なる規則が適用されることがあります。全参加者の同意が必要なのか、一方当事者の同意だけで録画できるのかを確認しましょう。
米国の規制も州によって大きく異なります。すべての当事者の同意を求める州もあれば、一方当事者の同意で十分とする州もあります。混合型の同意ルールを採用している州もあります。
EUでは、一般データ保護規則（GDPR）が録画に関する同意のルールを定めています。会話または会議のすべての当事者が録画に同意することを求めています。
英国にはRegulation of Investigatory Powers Act 2000（RIPA）があります。録音・録画が個人利用のみを目的としている限り、相手方の同意なしに会話を録音することを認めています。
ただし英国はBrexit後もGDPRを国内法として保持しており、ビデオ会議の録画もGDPRに準拠した方法で行う必要があります。
どのように同意を得るか
相手に気づかれないように録画して法律に違反するのではなく、合法的に会議を録画する最善の方法を探しているなら、鍵になるのは同意です。
参加者の同意を得る方法には、能動的同意と受動的同意の2種類があります。能動的同意は、録画されることに口頭で同意を表明した場合や、会議開始前または録画開始前に表示される通知で承認ボタンをクリックした場合に成立します。
受動的同意は、会議が録画されることを通知された人が会議から退出しない場合に成立します。つまり、黙示的に同意しているとみなされます。どの種類の同意が必要かは、該当する地域や状況における法律によって異なります。
一部のビデオ会議プラットフォームには、同意取得機能が組み込まれています。たとえばZoomでは、録画開始前に参加者が同意ボタンをクリックできます。録画が法的要件に準拠していることを確認する、素早く便利な方法です。
同様の機能は、多くのリモートワークツールにもあります。オンライン会議を録画したい人にとって有用です。
通常、このような状況では同意しない参加者は会議にアクセスできません。理想的には、録画されたくない人向けの代替手段も用意されているべきです。たとえば会議主催者は、会議中に録画しない時間を設けることを計画できます。
ここまで述べたように、同意なしに会議を録画することは問題ですが、同意の扱いは文脈によって変わります。
録画はどのように保存されるか
バーチャル会議のデータには、業界ごとに異なるデータ保持・バックアップ方針が適用される場合があります。場合によっては追加の配慮も必要です。たとえば、バーチャル診療の録画は医療記録の取り扱いに関する法律の対象になる可能性があります。
米国ではHealth Insurance Portability and Accountability Act（HIPAA）が該当します。この法律では、こうした記録について保存時のデータ暗号化が求められます。記録は権限のある当事者とのみ共有でき、パスワードで保護されていなければなりません。
さらに、組織はこれらの録画を7年間、場合によっては10年間保存する必要があります。一方、弁護士と依頼者の会議を録画する法律事務所の場合、保持期間は少なくとも5年です。
EUと英国に適用されるGDPRによると、バーチャル会議の録画は次の条件を満たす必要があります。
- 安全に保存されていること
- アクセスが制限されていること
- 録画の処理が適法かつ透明であること
また、個人データ保護に関するルールも念頭に置く必要があります。録画は必要以上に長く保存すべきではなく、個人はデータへのアクセス、訂正、削除を行える必要があります。
たとえばGDPRで保護されるデータを収集する企業は、GDPR要件を満たす責任を負います。
使用するソフトウェアに要件はあるか
GDPRの第32条は、個人データの「処理の安全性」の重要性を強調しています。「偶発的または違法な破壊、喪失、変更、不正な開示、または個人データへのアクセス」は避けなければなりません。これらを実現するには、適切な機器の使用が重要です。ツールには「機密性、完全性、可用性、回復力」が求められます。
さらに、個人データ処理システム（会議録画ソフト）には、データプライバシー対策が必要です。たとえばデータの分離やアクセス制御などです。そのため企業は、バーチャル会議の動画録画を記録、処理、保存するために使うツールを慎重に確認すべきです。
ZoomやWherebyのようなビデオ会議プラットフォームは多くのセキュリティ要件を満たしていますが、それでも必ず確認する必要があります。
他に提供すべき情報はあるか
前述のとおり、参加者は会議前に録画予定を知っている必要があります。これにより、同意するかどうかを十分な情報に基づいて判断できます。また、懸念を伝えたり、質問したり、録画が行われる理由を理解したりできます。
バーチャル会議の実施と録画に関するルールは、周知されているべきです。録画の目的説明とともに、従業員ハンドブックや業務ポリシー文書に記載できます。それでも参加者には、録画がどのように行われ、データがどのように保存されるかを知らせる必要があります。
GDPRが適用される法域で働いているかどうかにかかわらず、記録はGDPRに準拠した方法で保管するのが望ましいでしょう。
英国の文脈では、データ保護影響評価（DPIA）が必要になる場合があります。DPIAを行うと、次の点に役立ちます。
- 個人データ処理に関する潜在的リスクを検討した証拠を示す
- データ保護義務を満たす
バーチャル会議を録画する代替案
多くの場合、他の人の同意を得る手間をかける代わりに、ScreenRecのようなスクリーンレコーダーを使ってコミュニケーションできます。会議を設定する代わりに、画面、声、音声、Webカメラを録画し、視聴が必要な人に動画を送れます。相手が望むなら、同じ方法で返信できます。相手を録画するよう促す責任や法的リスクを負うわけではありません。相手は自分の意思で録画することになります。
もちろん、バーチャル会議を開催して録画する必要がある場合もあります。その場合にもScreenRecは役立ちます。ただし、必ず先に同意を得てください。
「録画」ボタンを押す前に
リモートの同僚と共同作業する必要がある場合、録画したくなることはあります。後から会議を見返したい場面もあるでしょう。
こうしたバーチャルまたはハイブリッドの仕事上のイベントを、後日の参照や他の人との共有のために録画したくなるかもしれません。ただし、考慮すべき懸念があります。この記事で取り上げた法的な注意点を先に確認しておけば、起こり得る影響を判断しやすくなるはずです。
![[ガイド] 職場での効果的なコミュニケーション](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
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