Gestire i team remoti oggi: le 3 sfide principali, strumenti e consigli

Diciamolo chiaramente: il mondo è cambiato. E con lui sono arrivate tutte le sfide del lavoro da casa. Se da un lato la possibilità di lavorare ovunque può sembrare allettante per chi ha sempre lavorato in ufficio, dall'altro lato gestire team remoti si sta rivelando impegnativo per molti leader aziendali.

Che tu sia una startup tech che non ha mai pensato di avere un ufficio fisico o una grande impresa con centinaia di migliaia di dipendenti, questo articolo ti aiuterà a partire con il piede giusto e a gestire le sfide del lavoro da remoto che si sono sommate a quelle sanitarie e personali.

Il virus che ha mandato in tilt le borse mondiali ha cambiato anche il modo in cui facciamo business. Giganti come Amazon, Twitter e Spotify hanno permesso ai propri dipendenti di lavorare da remoto. Pensa solo a questo: alcune delle più grandi organizzazioni al mondo stanno, di fatto, offrendo migliaia di opportunità di lavoro da remoto. Con numeri del genere, per i responsabili aziendali è fondamentale aprire il discorso su come gestire in modo corretto i team remoti e su come affrontare (e ridurre) le sfide inevitabili.

Da dove iniziare per gestire team remoti

Basandoci sulle nostre ricerche (e sulla nostra esperienza diretta), abbiamo individuato le tre sfide di project management più diffuse che i team remoti devono affrontare e una serie di consigli e strumenti che puoi usare per superarle quando gestisci collaboratori a distanza. Inizia affrontando questi punti e poi potrai passare via via a flussi di lavoro più sofisticati.

Sfida n. 1: comunicazione

Perché?

Una delle principali sfide del lavoro da remoto è, beh... lavorare. Essere sparsi in luoghi diversi e non poter contare sulla comunicazione faccia a faccia può essere frustrante. Immagina per un momento che tu e un collega dobbiate creare insieme una presentazione multimediale, ma vi trovate a 20 chilometri di distanza l'uno dall'altro. Molto probabilmente finirete per programmare riunioni in continuazione nel tentativo di ricreare l'ambiente d'ufficio. E sappiamo tutti che le riunioni si mangiano un sacco di tempo prezioso.

A volte, è DAVVERO così…

Purtroppo anche scrivere email non è la soluzione in molti casi. Hai mai provato a spiegare a qualcuno il tuo workflow di design via email? Se ti serve un'ora solo per scrivere e formattare il messaggio, è praticamente inefficiente quanto una riunione virtuale in cui metà dei partecipanti fissano il vuoto mentre giocano di nascosto a Candy Crush sul telefono (perché in videochiamata puoi tranquillamente farlo). Senza contare che tutto questo è molto pesante a livello mentale: il web lo chiama Zoom fatigue, ed è una cosa reale. Guarda il video qui sotto per saperne di più.

La soluzione

Certo, esistono diversi strumenti di comunicazione interna, ma c'è una soluzione ancora migliore per la comunicazione nei team remoti. Invece di scrivere email infinite o aspettare le riunioni programmate, prova a inviare video email (cioè registrazioni dello schermo). Prima di tutto questo aiuta i colleghi a visualizzare il tuo lavoro. Niente più tempo sprecato a scrivere email formali solo per fare un aggiornamento. In secondo luogo, le video email possono eliminare la necessità di molte riunioni. Se tutti inviano brevi video di aggiornamento man mano che procedono con i task, non ci sarà motivo di organizzare call lunghissime. E questo, alla fine, aiuta tutti a restare concentrati sulle proprie attività. È particolarmente importante per gli sviluppatori, che hanno bisogno di lunghi blocchi di tempo ininterrotto per essere davvero produttivi.

Comunicazione nel team remoto con video email

Strumenti

Le app di registrazione schermo sono tantissime e trovare quella giusta, semplice, veloce (e possibilmente gratuita) può sembrare un'impresa. Tuttavia ce ne sono alcune che meritano davvero una prova e poche che sono davvero adatte alla comunicazione video tra team remoti. ScreenRec è un software di registrazione dello schermo e di condivisione schermo gratuita progettato proprio per la comunicazione tra team. Non richiede un account di gruppo, né è necessario iscriversi tutti insieme. Ti basta scaricare l'app, premere Alt‑S e iniziare a registrare. Quando hai finito, riceverai automaticamente un link condivisibile che puoi copiare e incollare ovunque. Niente upload per te, niente download per loro. In più, i video sono completamente sicuri e, con 2 GB di spazio cloud gratuito, c'è parecchio margine per aumentare la produttività del team.

Sfida n. 2: responsabilità

Perché?

Accountability si può definire come «responsabilità, imputabilità, obbligo di rendere conto». In sostanza, vuol dire prendersi la responsabilità di un compito. Nel contesto del lavoro da casa, però, ogni dipendente è responsabile in prima persona delle proprie azioni, pur restando parte di un team.

Spetta al team leader assicurarsi che ogni membro sappia esattamente cosa ci si aspetta da lui. Ed è qualcosa che può risultare difficile, perché supervisionare i collaboratori remoti ti obbliga a tenere d'occhio tante persone contemporaneamente. Niente panico: abbiamo raccolto alcuni consigli e strumenti per il lavoro da remoto che ti aiutano a mantenere alta la responsabilità quando gestisci team distribuiti.

Soluzioni

Definisci con chiarezza task e aspettative
Quando le persone capiscono davvero cosa viene chiesto loro, è più facile restare focalizzate e portare a termine i compiti. In un articolo di Business News Daily, Belinda Wee, Ph.D., docente alla Husson University, afferma che aspettative chiare «eliminano o riducono la confusione e aumentano le probabilità che i dipendenti abbiano successo nel raggiungere gli obiettivi fissati per loro». Questo rende più semplice per un manager monitorare i progressi di ogni membro e per i colleghi remoti collaborare tra loro.
Discuti obiettivi concreti
L'autore Stephen Covey lo riassume al meglio: «Inizia pensando alla fine». Sapere cosa bisogna ottenere aiuta tutti a restare concentrati sull'obiettivo. Mantieni il team allineato e parla in modo chiaro e diretto degli obiettivi da raggiungere. Se qualcuno fa fatica a definire obiettivi nel lavoro da casa o a rispettare le scadenze, aiutalo ad adottare migliori tecniche di gestione del tempo.
Tieni traccia di orari di lavoro, ferie, riunioni, ecc.
Le informazioni di base sul team devono essere accessibili a TUTTI, anche se devi programmare riunioni su fusi orari e sedi diversi. Orari, task, riunioni e tutto ciò che richiede un calendario o qualche forma di tracciamento dovrebbero essere visibili a tutti i collaboratori remoti. Un accesso universale tiene tutti informati, li fa sentire parte del team e li aiuta a restare consapevoli delle proprie scadenze.

Strumenti

Grazie al continuo sviluppo del mondo tech, oggi esistono moltissimi strumenti per il lavoro da remoto che ti aiutano a mantenere alta la responsabilità all'interno del team. Quello che ti serve sono strumenti di gestione in grado di tracciare date, documenti e avanzamento dei lavori.

Strumenti di collaborazione per il team
La G Suite di Google è un'ottima opzione: i suoi programmi (Google Drive, Docs, Fogli, Calendar, ecc.) ti danno tutto quello di cui hai bisogno per lavorare insieme, dalla condivisione file allo storage in cloud, fino alla collaborazione sui documenti. Anche la suite Microsoft Office (Office 365) è una soluzione più che valida.
Software di task management
Condividere link a documenti sparsi nelle chat porta facilmente a file smarriti e lavoro duplicato. Immagina di scrivere lo stesso articolo due volte solo perché non sapevi che il tuo collega l'aveva già fatto. È più che possibile se non hai un sistema di gestione dei task. Esistono tantissimi tipi di app, dai semplici to‑do manager come Todoist, ad app Kanban un po' più evolute come Trello e Airtable, fino ai veri e propri software di project management come Jira e Asana.

Sfida n. 3: isolamento sociale

Perché?

Purtroppo, lavorare da remoto può essere un lavoro solitario. Nello studio State of Remote Work 2018, su 1.900 dipendenti, la maggioranza (21%) ha indicato la solitudine come la difficoltà più grande del lavoro da remoto. Un altro studio ha dimostrato che la solitudine sul lavoro può portare a tristezza e insoddisfazione, fino a spingere le persone a lasciare l'azienda.

I team leader dovrebbero impegnarsi costantemente per mantenere i collaboratori motivati e contenti di lavorare. Ma come si fa quando i membri del team sono sparsi in giro per il mondo? Questa è una delle sfide principali dei team virtuali e serve un po' di creatività per affrontarla. Valuta le opzioni che seguono per riunire il team e mantenerlo unito.

Soluzioni

Organizza un retreat (virtuale) di team
Non deve essere per forza un evento enorme come il meeting annuale aziendale. Anche qualcosa di più piccolo, solo per il tuo team, può essere altrettanto gratificante. Pianifica in anticipo e prepara un programma di attività di team building da fare online. Un po' di divertimento fa bene a tutti, soprattutto in periodi difficili come questi.
Organizza chat di gruppo informali
Ogni tanto tutti abbiamo bisogno di staccare un po'. Gestire team virtuali spesso significa che i singoli trovano da soli il modo di farlo. Ma non deve per forza essere così. Senza il classico angolo caffè in ufficio, può essere un'ottima idea creare un canale #random in cui i membri del team possano fare ogni tanto due chiacchiere leggere e non legate al lavoro.

Strumenti

Che ci credi o no, il team building per team remoti esiste e molte aziende lo hanno implementato con successo. Se ti servono idee fresche per attività di bonding virtuale, questo articolo è un ottimo punto di partenza.

Per le chiacchierate settimanali, prova a usare una piattaforma che non utilizzi già per il lavoro. Un ambiente diverso che funzioni da punto di ritrovo informale. Può essere una stanza su GoToMeeting o qualcosa di semplice come un gruppo WhatsApp. Qualunque soluzione funzioni meglio per te e per il tuo team, vale la pena provarla.

Mettere tutto insieme

Ora che hai un quadro più chiaro di come affrontare la gestione dei team remoti e le sue sfide, mettiamo tutto insieme in una tabella riassuntiva:

Sfida	Soluzione	Strumenti
Comunicazione	– Screencast	ScreenRec
Responsabilità	– Definisci task e aspettative – Discuti gli obiettivi – Tieni traccia delle info del team	G Suite Office 365
Isolamento sociale	– Retreat virtuale di team – Chat informali	Offsite Co. GoToMeeting