Come mantenere connesso un team remoto e creare un ambiente di lavoro felice
Conosci bene quella frase: «le persone sono la tua risorsa più importante». Fino a poco più di un anno fa potevi assicurarti che fossero risorse felici e produttive in ufficio creando un ambiente altamente collaborativo.
Oggi, però, domina un’altra espressione: «la nuova normalità», in cui il luogo di lavoro non è più uno solo. Benvenuto nel mondo del lavoro ibrido: persone a casa, persone in un ufficio «reinventato», persone in movimento, altre che alternano casa e sede. Come si fa a diffondere un po’ di felicità adesso?
In questo articolo vedremo che cosa serve per mantenere felici le persone e come la tecnologia possa aiutarti a ricreare un ambiente di lavoro positivo nei diversi modi in cui, oggi, lavoriamo.
Che cos’è la felicità? La domanda eterna
Partiamo dalle basi. Ci serve una definizione veloce di felicità per aiutarci a pianificare? Dovremmo nominare un «chief happiness officer»?
L’idea non sarebbe nuova. Già nel 2008 il governo britannico ha nominato uno «zar della felicità», il professor Richard Layard, con il compito di scacciare il malcontento dai luoghi di lavoro. In termini semplici, sosteneva che la risposta non fosse necessariamente più reddito, ma «ridurre l’infelicità e aumentare il piacere di vivere. Se gli aumenti di reddito non ci riescono, bisogna capire che cosa produce davvero progresso».
Prima di bloccare gli aumenti di stipendio o correre a cercare il tuo guru della felicità, c’è un buon takeaway da quell’articolo: l’idea di aumentare il piacere di vivere. Oggi questo concetto è al centro della riflessione sul lavoro sotto forma di work‑life balance, una tendenza che si è accelerata con la pandemia e la prima esperienza di lavoro da casa per milioni di persone.
Dove lavoriamo oggi?
Durante il lockdown, in molti non avevano scelta: bisognava lavorare da casa. Certo, è stato un break dal pendolarismo quotidiano e, per alcuni, anche dalle dinamiche di ufficio, ma ha creato problemi per chi era abituato a lavorare in team.
All’improvviso non potevi più passare alla scrivania del collega per un rapido aggiornamento su un progetto o scambiare idee alla macchinetta del caffè. Le riunioni virtuali sono diventate la prassi. Ottime notizie per le aziende di videoconferenza, meno per dipendenti e datori di lavoro. La Zoom fatigue è diventata una realtà.
Per risolvere questo problema, molte persone hanno iniziato a cercare modi alternativi per comunicare al lavoro. Per esempio, le video email sono diventate molto popolari: brevi messaggi video che puoi registrare con un registratore dello schermo gratuito come ScreenRec e condividere subito tramite un link generato automaticamente.
Man mano che ci si è abituati a questo nuovo modo di lavorare, molti hanno capito che è possibile essere efficaci da casa, godendosi in più il bonus del tempo libero recuperato fuori orario. Lo confermano le ultime statistiche sul lavoro da remoto. Un sondaggio di Statistics Canada ha rilevato che il 90% di chi lavora da casa si sente produttivo quanto, se non più, che in ufficio. Un dato che potrebbe impattare fortemente i modelli di lavoro tradizionali, considerando che circa il 32% dei dipendenti canadesi lavorava già da casa.
E, se i dipendenti possono lavorare in modo produttivo da casa e godere di un migliore equilibrio vita‑lavoro, forse la libertà di scelta è uno dei modi più efficaci per creare un ambiente di lavoro felice.
Lavoro da remoto: libertà di scelta?
C’è però una possibile barriera a questa nuova libertà: il capo che dice no. E ci sono esempi pesanti, come i CEO di Apple e Morgan Stanley, che hanno dichiarato di aspettarsi che la maggior parte dei dipendenti torni in ufficio entro settembre, alcuni full‑time, altri con formule ibride.
I dipendenti, invece, riconoscono il valore di poter scegliere. Come ha riportato McKinsey nell’aprile 2021, più della metà dei lavoratori pubblici e corporate negli USA vorrebbe lavorare da casa almeno tre giorni a settimana una volta finita la pandemia, e quasi un terzo ha dichiarato di voler lavorare sempre da remoto.
C’è poi un altro problema. Anche quando il capo dice sì, molti dipendenti sono preoccupati di non ricevere indicazioni chiare dai manager sul lavoro da casa. Secondo McKinsey, c’è una frattura nella comunicazione: il 40% degli intervistati dice di non aver ancora sentito alcuna visione chiara sul tema da parte della propria organizzazione, e un altro 28% afferma che le comunicazioni ricevute sono ancora vaghe.
Questo, secondo la società, porta a ansia e a un potenziale calo di performance. Se credi che il tuo team possa davvero lavorare da casa in modo produttivo, è importante fare dichiarazioni chiare: è un altro passo sulla strada verso una forza lavoro più serena.
Costruire una “casa” di lavoro felice
Se accetti che il lavoro da casa sia un’opzione realistica per il tuo team, come puoi gestire al meglio il team remoto per ottenere i risultati che ti servono e farli sentire bene?
Per prima cosa, hanno bisogno degli strumenti giusti per lavorare e collaborare in modo efficiente. Fortunatamente, il cloud è ormai una soluzione consolidata, sicura e affidabile per offrire applicazioni e servizi di collaborazione ovunque si trovino i dipendenti.
Partiamo da una base: il telefono. Secondo il provider di telecomunicazioni GoCo, i lavoratori remoti hanno bisogno di alcune funzionalità extra per mantenere le comunicazioni interne efficienti e sicure: prioritizzazione del traffico business rispetto a quello di famiglia (Netflix, YouTube, ecc.) e un sistema di sicurezza unificato per i dati aziendali e la privacy dei dipendenti. Offrono anche un buon sistema di backup per garantire che i lavoratori remoti siano sempre raggiungibili. E, se i tuoi dipendenti gestiscono regolarmente file sensibili, potresti voler valutare i vantaggi di una VPN (Virtual Private Network) per aggiungere un ulteriore livello di protezione al tuo mondo digitale.
È chiaro che non puoi fare molto per le condizioni di lavoro in casa. Se un dipendente deve lavorare in camera da letto o sul tavolo della cucina, circondato dai figli, spetta a lui trovare una soluzione.
Superare la barriera mentale
Una delle sfide più difficili da superare è quella mentale: la sensazione di isolamento o ansia. Secondo McKinsey, le principali preoccupazioni dei dipendenti sul lavoro da remoto sono la perdita di connessione, le difficoltà nel collaborare con colleghi remoti e una minore attenzione al proprio benessere.
Nella cultura aziendale tradizionale, interazione e connessione con i colleghi sono più facili e la collaborazione può avvenire in molti modi diversi, a prescindere dal luogo. La sfida, ora, è mantenere quella connessione sfuggente. Può trattarsi di una videochiamata, di una telefonata o di un messaggio per fare check‑in, oppure di un momento fisso come un aperitivo o un ritrovo virtuale settimanale.
Assicurati che tutti restino in contatto e avrai creato una vera cultura del lavoro da remoto, ed è una delle chiavi della felicità in azienda.
Un tema più delicato è quello degli orari. Dovresti aspettarti che chi lavora da casa sia alla scrivania durante il classico orario d’ufficio e sia disponibile a rispondere a chiamate o video call e partecipare a riunioni online in qualunque momento? A meno che tu non imponga i timesheet, la fiducia gioca un ruolo enorme.
Se il grande vantaggio del lavoro flessibile e da casa è il work‑life balance, non dovrebbero i dipendenti essere liberi di scegliere quando lavorare, purché mantengano i progressi sui task essenziali? Qui un approccio basato sui progetti può essere molto utile: completare i task entro tempi definiti, indipendentemente da come ciascuno gestisce il proprio tempo.
Un ritorno felice in ufficio
Mentre chi torna in ufficio potrebbe aspettarsi una sorta di ritorno alla normalità, la realtà potrebbe essere ben diversa. Ci sono anzitutto i cambiamenti fisici: dimentica gli incontri spontanei di un tempo, ora l’attenzione è su distanziamento e riconfigurazione di postazioni e sale riunioni.
Nella «nuova normalità» sicurezza e salute sono la priorità, e questo per molti dipendenti è una barriera molto difficile da superare. Human Resource Executive cita un report della Limeade Foundation secondo cui il 100% degli intervistati prova ansia all’idea di tornare in ufficio. La maggioranza (71%) teme principalmente il rischio di esposizione al COVID, il che sposta l’attenzione sulle misure per ridurre il rischio. In tutto il mondo i dipendenti sono stressati e ansiosi, ma la tecnologia può dare una mano.
Alla reception, sensori di temperatura aiutano a ridurre il rischio, mentre sistemi di accesso contactless a uffici, sale riunioni e servizi limitano le occasioni di trasmissione.
Nelle aziende più grandi, l’affollamento può aumentare il rischio di contagio. L’integrazione di sensori con segnaletica digitale aiuta i team di facility e sicurezza a deviare i flussi o mantenere sicuri ascensori e scale mobili, grazie a messaggi istantanei aggiornati.
Potenziare la collaborazione da remoto
Cerchi di tenere assieme persone in ufficio e altre da remoto? Devi comunque rendere la collaborazione semplice per tutti. Non solo per mantenere i progetti in carreggiata e concentrare i talenti sull’innovazione, ma anche per preservare quei contatti che sono così importanti per chi lavora da casa.
Gli strumenti di collaborazione hanno dimostrato il proprio valore durante la pandemia e oggi hai a disposizione moltissimi sistemi validi. Se scegli quello giusto, renderai facilissimo per i team creare o partecipare a riunioni da qualsiasi dispositivo desktop o mobile e condividere contenuti. Ma attenzione: le riunioni virtuali sono diverse. Richiedono pianificazione e linee guida per funzionare bene. Se vuoi approfondire, dai un’occhiata alla nostra Guida definitiva alle riunioni virtuali.
Tempo di un lieto fine?
Non è affatto semplice mantenere un ambiente di lavoro sereno e tenere alta la motivazione quando il luogo di lavoro non è più fisso. Il lavoro da casa è ormai considerato normale e, per molti, l’ufficio come lo ricordiamo è un lontano ricordo. Il nuovo workplace ibrido offre tanti benefit per i dipendenti, ma anche sfide piuttosto impegnative. Se però riesci a superarle e a far incontrare le persone, di persona o online, sei sulla buona strada per creare un ambiente felice e una forza lavoro produttiva.
Riferimenti e approfondimenti
- Will this man make you happy? | Health & wellbeing | The Guardian
- Benefits of working from home compared to in an office
- Study: Working from home: Productivity and preferences
- The workers pushing back on the return to the office - BBC Worklife
- What Workers Are Saying About The Future Of Remote Work
- Broadband and working from home | Choosing broadband for a home office
- HR's role in return-to-work anxiety | HRExecutive.com
- How To Handle An Employee Off With Work Related Stress
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