5 modi comprovati per aumentare la produttività dei team remoti

Costruire team davvero produttivi è sempre stato fondamentale per gestire con successo un’attività. Per gran parte della storia, i team hanno lavorato in presenza. Oggi, invece, gli uffici stanno cambiando volto: sempre più persone scelgono il lavoro da remoto. In un report di Gallup si legge che il 45% dei lavoratori full‑time negli Stati Uniti continua a lavorare da remoto in qualche misura. Quasi la metà dei dipendenti a tempo pieno, e il trend è destinato a restare.

Per chi guida un team questo significa dover affrontare nuove sfide, soprattutto quando si tratta di misurare la produttività con KPI specifici per il lavoro da remoto e altri strumenti pensati per valutarne l’andamento. Tenere sotto controllo come sta performando un team che non vedi in ufficio ogni giorno richiede più attenzione. Cercare modi per aumentare la produttività non è una novità, ma farlo senza vedere regolarmente le persone può sembrare complesso. Eppure esistono strategie concrete per migliorare la produttività dei team remoti. Vediamone cinque.

Dai le giuste priorità e organizza il lavoro

Organizzare, pianificare e dare un ordine di priorità ai task è utile sia che il tuo team lavori in ufficio sia che lavori da remoto. Però, soprattutto quando si lavora da casa, il confine tra vita privata e lavoro può diventare sottile e rendere difficile mantenere la concentrazione. Ovunque ci sono cose da fare e, se non si è attenti, la produttività ne risente. Anche per i manager, monitorare la produttività dei dipendenti remoti può diventare più complesso.

Un po’ di pianificazione strategica e preparazione, però, può aiutarti a snellire la giornata. Quando hai una visione chiara di ciò che vuoi ottenere, è più facile filtrare il rumore di fondo e concentrarti su quello che conta davvero.

Quando stabilisci le priorità, puoi usare strumenti come la matrice di Eisenhower per capire cosa va fatto subito, cosa può aspettare, cosa delegare e che cosa puoi eliminare del tutto dalla tua lista di cose da fare.

Monitorare la produttività dei dipendenti remoti

Saper dare le giuste priorità e organizzare il lavoro è una competenza chiave per aumentare la produttività. Una volta che sai con chiarezza che cosa devi fare, puoi concentrarti su come realizzarlo nel modo più efficace.

Definisci obiettivi chiari

Una strategia quasi ovvia per affrontare le attività è fissare dei goal. Gli obiettivi sono ovunque: obiettivi professionali, di team, di crescita personale, finanziari, giornalieri, settimanali e così via.

Il problema è che, se non sono formulati bene, gli obiettivi rischiano di restare troppo vaghi. Un obiettivo ben definito è sempre più efficace di uno generico: il modo in cui lo imposti ha un impatto diretto sulla tua produttività.

Puoi usare il modello degli obiettivi SMART per definire con precisione cosa vuoi ottenere in un giorno o in una settimana e come intendi arrivarci.

Modi per migliorare la produttività del team

Quando stabilisci i tuoi obiettivi, concentra l’attenzione su ciò che rientra nei quadranti «importanti» della matrice. Gli obiettivi devono essere raggiungibili, quindi evita di lavorare su dieci obiettivi contemporaneamente: tre o quattro ben scelti sono più realistici.

Definire, scrivere e portare a termine obiettivi quotidiani ti aiuta a creare slancio verso traguardi più grandi. Ti permette anche di strutturare meglio la giornata e di vedere chiaramente quanto hai realizzato, anche quando non ti sembra di aver fatto molto. Gli obiettivi ti rendono responsabile, e questo è particolarmente importante per i membri del team che lavorano da remoto.

Ti capita di fare fatica a completare i tuoi obiettivi? Essere chiamati a rispondere dei propri risultati è spesso la chiave per portarli a termine. I tre fattori fondamentali per raggiungere un obiettivo sono l’impegno, la responsabilità e il fatto di metterlo nero su bianco.

Spezza il lavoro in sotto‑attività

Se stai lavorando a un progetto complesso, una buona strategia è suddividerlo in sotto‑task più gestibili, magari utilizzando un buon software di gestione del lavoro. Puoi anche creare schede operative per aiutare i membri del team a svolgere più velocemente le attività ricorrenti.

Come per la definizione degli obiettivi, è importante stabilire scadenze realistiche e procedere in modo sistematico, passo dopo passo. In questo modo non solo porterai a termine più attività, ma sarà anche estremamente gratificante spuntare le voci dalla lista.

I team piccoli sono spesso più produttivi

I team molto numerosi tendono a essere meno efficienti per motivi piuttosto evidenti. Più persone significano più comunicazione da gestire, più burocrazia, più chiacchiere e una maggiore sensazione di caos.

In un articolo di Forbes intitolato «Why Smaller Teams are Better», l’autore Jacob Morgan spiega perché la produttività tende a diminuire man mano che il team cresce. Descrive quello che viene chiamato Effetto Ringelmann, un fenomeno per cui i membri di un gruppo tendono a impegnarsi meno quando il numero di persone aumenta. L’effetto prende il nome da un ingegnere francese che chiese a dei volontari di tirare una corda: da soli davano il 100%, ma più il gruppo era numeroso, meno ciascuno si sforzava.

Da questo esperimento sono nati molti altri studi e il concetto di «social loafing», cioè la tendenza di alcune persone a ridurre l’impegno quando sentono meno responsabilità individuale.

Quando possibile, creare team virtuali più piccoli e focalizzati può quindi portare a un netto aumento della produttività.

Un team felice è un team produttivo

È risaputo che chi è stanco, stressato o soffre di burnout fa fatica a mantenere alti livelli di produttività.

Google, famosa per i suoi benefit ai dipendenti, ha investito molto nella loro soddisfazione, tanto da essere ancora oggi una delle aziende più apprezzate su Glassdoor. Non tutte le realtà possono permettersi vantaggi così generosi, ma questo non significa che i dipendenti non possano essere felici: sta ai datori di lavoro e ai responsabili di team creare un ambiente sano.

Organizza attività di team building virtuali.

I team efficaci hanno bisogno di un buon clima e di un rapporto di fiducia tra colleghi. Esperienze condivise, come attività di team building, aiutano a rafforzare le relazioni, con una precisazione importante: la partecipazione deve essere volontaria.

Incoraggia le pause

Le ricerche dimostrano che fare pause durante il lavoro ha molti effetti positivi. Le pause aiutano a:

ridurre lo stress,
aumentare la creatività,
prevenire l’affaticamento decisionale,
recuperare motivazione e
aumentare la produttività.

Invita i membri del team ad alzarsi e allontanarsi dallo schermo per cinque minuti ogni ora. Suggerisci loro di uscire a prendere aria fresca e luce naturale. Offrire e incoraggiare queste pause significa avere persone più serene e, di conseguenza, più produttive.

Premia il merito

I membri del team che si sentono apprezzati sono molto più propensi a dare il massimo. Quando una persona contribuisce in modo importante al successo del gruppo, è giusto riconoscerlo. Premiare un lavoro ben fatto è uno dei modi più semplici ed efficaci per migliorare la produttività.

Secondo Gallup, «il riconoscimento aumenta il coinvolgimento dei singoli dipendenti e può migliorare produttività e fedeltà all’azienda, con effetti positivi sulla retention».

Se il budget lo consente, bonus e aumenti di stipendio sono sempre apprezzati, ma il riconoscimento non deve per forza essere economico. Premi simbolici, menzioni pubbliche, certificati o anche un semplice messaggio di ringraziamento personale possono essere ottimi motivatori. L’importante è che il feedback sia autentico e specifico per quella persona.

Offri opportunità di formazione al team

Secondo uno studio del 2017 sull’efficacia della formazione al lavoro di squadra, i benefici di questi percorsi possono essere molto significativi. Tra le attività di formazione che puoi proporre rientrano, per esempio:

strategie di leadership per migliorare le performance del team,
corsi specifici sul teamwork, oppure
sviluppo di competenze come il time management o l’intelligenza emotiva.

Introduci strumenti e app per la produttività del team

Esistono numerosi strumenti e app di produttività per i team. Che tu sia nel mondo tech o meno, trovare le soluzioni giuste può aumentare sensibilmente l’efficienza dei tuoi team remoti. Esistono anche molte soluzioni per misurare la produttività dei lavoratori a distanza. Ecco alcuni degli strumenti più utili.

Per i team tech

ScreenRec

Vuoi segnalare un bug, rivedere del codice, insegnare una nuova procedura o spiegare qualcosa di complesso? ScreenRec rende la comunicazione asincrona molto più rapida, rimanendo efficace quanto una call in tempo reale. Premi Alt+S in qualsiasi finestra per registrare schermo, microfono, webcam e persino l’audio di sistema. Premi di nuovo Alt+S per fermare la registrazione e condividerla all’istante in chat, via email o con un semplice link.

I colleghi possono guardare il video quando sono più liberi, così puoi ridurre il numero di riunioni senza rinunciare alla chiarezza di «mostrare lo schermo». Il risultato è che tutto il team guadagna molte più ore di lavoro concentrato.

Lightrun

Lightrun è uno strumento di debugging pensato per gli sviluppatori. La piattaforma permette di risolvere rapidamente i problemi in produzione aggiungendo log, metriche, trace e altri punti di osservazione direttamente sul codice in esecuzione.

The Silver Searcher

The Silver Searcher è uno strumento gratuito e open source per cercare rapidamente all’interno del codice. È stato progettato per massimizzare la velocità di ricerca, così il tuo team può trovare in pochi istanti i file e i blocchi di codice rilevanti.

Komodor

Se il tuo team utilizza Kubernetes, puoi valutare Komodor. Questo strumento di troubleshooting ti permette di tracciare facilmente i cambiamenti su tutti i tuoi stack K8s e di capire subito che cosa è stato toccato da una modifica.

Tuple

Questa app pensata per il pair programming permette ai team di sviluppatori di collaborare da remoto in modo estremamente fluido. Tuple offre controllo condiviso, supporto completo per tastiera, audio integrato, uso efficiente della CPU e molto altro. Al momento è disponibile per macOS, con una versione per Linux in arrivo.

Jell

Strumenti per la produttività dei team remoti

Jell è una piattaforma di gestione pensata per aiutare i team remoti a collaborare in modo più efficiente mentre lavorano in modo asincrono con gli strumenti giusti. Include, per esempio, standup giornalieri, promemoria, template per i check-in e altre funzioni che semplificano il monitoraggio delle attività e la misurazione della produttività.

SpectralOps

Strumenti per misurare la produttività dei lavoratori remoti

SpectralOps è uno strumento di prevenzione della perdita di dati che ti aiuta a rilevare e monitorare in tempo reale le potenziali minacce. Analizzando automaticamente tutto il codice, ti permette di individuare velocemente i problemi e intervenire prima che abbiano impatto sul business.

MantisBT

Questo bug tracker gratuito e open source viene usato soprattutto per tracciare difetti e segnalazioni, ma è anche un ottimo strumento di project management.

Per i team non tecnici

Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione e comunicazione che consente ai team di lavorare da remoto restando organizzati e informati. Include anche funzionalità per monitorare la produttività (Microsoft Productivity Score), basate su metriche come la condivisione dei dati e l’uso degli strumenti di comunicazione. Molte app pensate per la produttività si integrano facilmente con Teams, così puoi adattarlo alle esigenze del tuo team.

Slack

Slack è uno strumento di comunicazione che ti permette di organizzare le conversazioni in canali tematici. Ogni progetto ha il suo spazio dedicato, così le informazioni restano in ordine e facili da ritrovare.

Apploye

Se tu o il tuo team avete difficoltà con il time management, puoi valutare l’uso di Apploye. Si tratta di uno strumento di monitoraggio del tempo e delle attività che ti aiuta a impostare e rispettare gli obiettivi di lavoro al computer. Monitorando come viene utilizzato il tempo, diventa più semplice valutare la produttività dei collaboratori e capire quali strategie funzionano davvero.

Zoom

Zoom è una piattaforma di videocomunicazione particolarmente utile per i team remoti. Oltre alle classiche riunioni, puoi organizzare eventi online e webinar, mantenendo tutti connessi anche a distanza.

Zapier

Zapier è uno strumento di automazione che ti aiuta a risparmiare tempo, collegando tra loro le tue app e automatizzando i flussi di lavoro ripetitivi.

Coupler

Coupler è uno strumento di sincronizzazione dei dati che automatizza alcune attività chiave:

crea automaticamente i backup dei dati,
esporta i record dalle app che utilizzi e
tiene traccia dell’avanzamento del team tramite report e dashboard.

I report generati possono diventare una delle metriche con cui misurare la produttività del team.

Gorilla ROI

Per chi lavorare nell’e‑commerce, Gorilla ROI è un connettore specializzato (simile a Zapier) che ti permette di portare automaticamente i dati della tua piattaforma e‑commerce direttamente in Google Sheets.

Narrato

Narrato è una piattaforma per la creazione di contenuti, la collaborazione e la gestione dei workflow. Pensata per i team di content marketing molto impegnati, sostituisce tanti strumenti separati usati per gestire i contenuti, tra cui:

documenti,
fogli di calcolo,
correttori grammaticali e antiplagio,
strumenti di project management,
email e molto altro.

Conclusioni

In questa nuova era del lavoro da remoto è chiaro che i team non hanno più bisogno della rigidità di un ufficio fisico per avere successo. La tecnologia permette di collaborare e restare in contatto da qualsiasi parte del mondo. Mettendo in pratica le strategie e sfruttando gli strumenti giusti, vedrai la produttività del tuo team remoto crescere in modo concreto.

La produttività sul lavoro è importante perché è uno degli indicatori più chiari del successo di un’organizzazione. Le aziende di maggior successo sono spesso anche le più produttive, e per i team vale lo stesso discorso. I team più performanti sono quelli che riescono a produrre risultati di qualità in modo costante — e, non a caso, sono spesso composti da persone motivate, coinvolte e in buona salute.

Un team di vendita, in fondo, è un team come gli altri: è composto da persone. Le leve per migliorarne la produttività sono quindi molto simili a quelle descritte in questo articolo: aiutare il team a dare le giuste priorità, pianificare il lavoro in modo chiaro, creare sottogruppi più piccoli quando possibile, prendersi cura del benessere delle persone ed evitare il sovraccarico. È altrettanto importante offrire formazione mirata e mettere a disposizione gli strumenti giusti per lavorare (CRM, strumenti di collaborazione, sistemi di analytics, ecc.).

Se vuoi aumentare la produttività di una persona, devi partire da lei. Assicurati che si senta ascoltata, apprezzata e parte integrante del team. Offri un feedback onesto, specifico e costruttivo e, se necessario, investe sulla sua crescita con corsi e momenti di coaching su competenze chiave. La maggior parte delle persone desidera avere successo: sapere che il proprio contributo è importante per il resto del gruppo è spesso una spinta potentissima.