Comunicazione sincrona vs asincrona: come usarle al lavoro
Qualcosa di apparentemente semplice come la comunicazione, nella pratica, è sempre stato tutto tranne che… semplice. Ancora di più in un ambiente di lavoro. Manager e dipendenti cercano continuamente modi per rendere la comunicazione più rapida e scorrevole possibile.
Riunioni, strumenti di collaborazione, decine e decine di strategie di comunicazione testate con risultati alterni.
Ora immagina di dover gestire tutto questo con ogni membro del team remoto a migliaia di chilometri di distanza e in un fuso orario diverso!
C’è una parola per «complicato all’estremo»? Se esiste, inseriscila pure qui.
La verità è che, qualunque strategia di comunicazione remota tu scelga per il tuo team, alla fine tutto si riduce a due grandi categorie: comunicazione sincrona e comunicazione asincrona.
Sembrano le parole vincenti di una gara di spelling internazionale, ma i loro significati sono piuttosto semplici.
Vediamoli insieme e scopriamo perché la comunicazione asincrona, sì, proprio quella asincrona, è spesso la forma migliore di comunicazione per team grandi e piccoli, vicini e lontani.
Che cos’è la comunicazione asincrona?
La comunicazione asincrona avviene quando c’è uno scambio di informazioni ma la risposta non è immediata.
Nel mondo del lavoro di oggi, che sia in remoto o in ufficio, la comunicazione asincrona prevede sempre un certo ritardo. Non richiede una risposta istantanea e chi riceve il messaggio può rispondere quando gli è più comodo.
Un esempio classico di comunicazione asincrona è l’email. Quando scrivi una mail a qualcuno e quella persona ti risponde quando può, c’è un intervallo di tempo, e tu te lo aspetti. Ti aspetti il ritardo, sai che la risposta probabilmente non sarà istantanea.
Magari non ci fai caso, ma quando tu e il tuo team lavorate su un documento e collaborate tramite app, forum online o email, state tutti partecipando a una comunicazione asincrona.
Se invece lo scambio di messaggi è rapido, avanti e indietro, senza ritardi… Bam! Sei appena entrato nel territorio della comunicazione sincrona.
Che cos’è la comunicazione sincrona?
La comunicazione sincrona, al contrario, è quella in cui ti aspetti una risposta immediata, come quando ti incontri di persona o parli al telefono.
In generale, la comunicazione sincrona avviene quando le persone sono «presenti» e comunicano in tempo reale, faccia a faccia o in una stanza virtuale.
Pensa alle riunioni settimanali o mensili, in sala conferenze o durante una call su Zoom. Oppure a quando hai una domanda, vai alla scrivania di un collega e ne parli direttamente con lui.
In questi casi l’informazione viene assorbita all’istante: per questo si parla di comunicazione sincrona.
Vediamo ora i vantaggi della comunicazione asincrona e di quella sincrona.
I vantaggi della comunicazione asincrona
1. Flessibilità
Se sei impegnato su altro e non sei nella giusta mentalità per rispondere in quel momento, non devi farlo per forza. Puoi prenderti il tempo che ti serve senza perdere il focus.
Quando risponderai, il contenuto potrà essere più ragionato e di maggiore qualità, perché avrai avuto modo di metabolizzare le informazioni. La tua risposta sarà più chiara e probabilmente richiederà meno botta‑e‑risposta superflui.
2. Maggiore produttività
Se non vieni continuamente interrotto nel mezzo del lavoro da chiacchiere e notifiche, la qualità di ciò che fai migliora. Riesci a mantenere meglio la concentrazione e hai più tempo per completare le attività, il che aumenta sensibilmente la produttività.
3. Feedback più efficaci
La comunicazione asincrona può aiutare i membri del team a essere più sinceri e concisi. Non essendo faccia a faccia, è più semplice fare domande o dare feedback, soprattutto su temi delicati. In altre parole, non sei «buttato sotto i riflettori»!
4. Perfetta per i team remoti
Chi lavora da remoto ha già molte sfide da affrontare, ma con la comunicazione asincrona persone in fusi orari diversi possono collaborare in orari diversi senza sentirsi obbligate ad alzarsi all’alba o a fare le ore piccole solo per rispondere a un messaggio.
Tutto questo suona fantastico: puoi lavorare da casa quando vuoi e non c’è fretta! Ma ci sono anche momenti in cui ti serve la comunicazione sincrona.
I vantaggi della comunicazione sincrona
1. Niente ritardi
A volte hai bisogno che la comunicazione sia dinamica e veloce. Non tutto il lavoro richiede risposte super ragionate o processi lunghi: in certi casi ti serve solo una risposta rapida e immediata.
2. Linguaggio del corpo e tono evidenti
Questo è davvero utile quando lavori con altre persone. Nella comunicazione asincrona, spesso devi «indovinare» tono e intenzioni. In una riunione sincrona, invece, quando qualcuno è di fronte a te (dal vivo o in video), puoi cogliere le emozioni molto meglio grazie al linguaggio del corpo.
3. Collaborazione in tempo reale
La collaborazione e la comunicazione sincrona sono preziose quando state facendo brainstorming o avviando nuovi progetti. Quando il team si riunisce, ognuno può portare idee e punti di vista diversi. Ancora una volta, tutto è più rapido e dinamico.
Comunicazione asincrona vs sincrona
Comunicazione sincrona vs comunicazione asincrona: qual è la migliore?
È chiaro che entrambe hanno pro e contro.
La comunicazione asincrona ci dà libertà. È ideale per chi gestisce più lavori, lavora da remoto o fa il freelance. Eppure, a volte è meglio parlarne al volo e chiudere il task sul momento.
La «battaglia» tra comunicazione sincrona e asincrona, però, sembra quasi chiusa.
Il futuro del lavoro da remoto sembra inclinare sempre di più verso l’asincrono. Se c’è una cosa che abbiamo imparato durante la pandemia, è che lavorare da casa non solo è possibile, ma spesso è più veloce ed efficiente.
Le persone hanno più energia e più tempo a disposizione. Chi lavora in fusi orari diversi riesce a coordinarsi meglio. La qualità del lavoro migliora e i tempi di consegna si accorciano.
A questo punto potresti chiederti: come si fa a comunicare bene in modo asincrono con vari membri del team?
Esistono moltissimi strumenti e app per la comunicazione asincrona. Come accennato, registratori dello schermo, client email, app di messaggistica e strumenti di collaborazione in cloud possono fare una grande differenza.
Per rendere davvero efficace la comunicazione asincrona e farla funzionare senza attriti, ecco alcuni tra i strumenti di collaborazione asincrona più utili e importanti.
I migliori strumenti di collaborazione asincrona
ScreenRec
È un registratore dello schermo e uno strumento per screenshot gratuito che ti permette di registrare video e audio in HD senza limiti e catturare schermate. È uno degli strumenti più semplici e, allo stesso tempo, più potenti che puoi avere per lavoro di squadra da remoto e comunicazione.
ScreenRec rende la comunicazione e la messaggistica asincrona molto più collaborativa e visiva. Invece di scrivere una lunga email, puoi inviare un videomessaggio usando un link privato istantaneo. È un po’ come avere una riunione asincrona. Non devi caricare i video come allegati e preoccuparti dei limiti di spazio.
Tutto questo rende ScreenRec una delle migliori applicazioni per la comunicazione asincrona disponibili gratuitamente.
Slack
Questa app ti aiuta a tenere tutto il lavoro nello stesso posto. Offre funzioni come condivisione file, tracciamento delle attività, pianificazione e molto altro.
La versione gratuita non è ricchissima di funzioni, ma i piani a pagamento ti permettono di accedere da remoto al computer dei membri del team (o viceversa).
Geekbot
È utilissimo se usi Slack, perché si integra alla perfezione. Ti aiuta a creare report e sondaggi e a condividere aggiornamenti, rendendo più semplice restare allineati e aggiornati con il resto del team.
Figma
Ti serve qualcosa di più visuale? Prova Figma. È un’applicazione web‑based che permette ai team remoti di collaborare su moltissimi progetti di design.
Puoi lavorare quando vuoi, lasciando commenti e suggerimenti che il resto del team può rivedere e a cui può rispondere in un secondo momento. Non c’è bisogno che tutti siano online contemporaneamente: entra, aggiungi le tue modifiche e passa al task successivo.
Notion
Notion è utilissimo se lavori tra più applicazioni. Ti aiuta a riportare tutto il tuo lavoro in un’unica «fonte di verità». Puoi prendere appunti, gestire progetti, aggiungere task e molto altro, tutto in un unico spazio. Inoltre puoi impostare il layout come preferisci e personalizzarlo al 100%.
Dropbox
È uno strumento molto utile per tenere tutti i documenti insieme, condividerli e modificarli facilmente. Una volta caricato un file su Dropbox, ogni modifica viene salvata in automatico. Puoi accedervi da qualsiasi dispositivo e, siccome è basato sul cloud, ogni membro del team può entrare su Dropbox in qualsiasi momento.
Calendly
Spesso ci ritroviamo sommersi da mille riunioni schedulate e cerchiamo di presenziarle tutte. Con un’app come Calendly, tu e il tuo team potete prenotare facilmente gli appuntamenti che compariranno nel calendario di tutti. E la cosa ancora più interessante è che puoi usarla gratis!
Conclusione
Molti credono che la comunicazione asincrona sia il futuro, e probabilmente hanno ragione.
È fondamentale costruire un buon rapporto di team e una base solida, soprattutto quando si parla di relazioni a lungo termine con persone sparse in tutto il mondo. I membri del team devono essere allineati, avere gli strumenti giusti, definire scadenze chiare, essere organizzati e mandarsi aggiornamenti periodici.
Strumenti come ScreenRec, Zoom e le app di messaggistica asincrona che abbiamo visto sopra sono alleati preziosi quando vuoi comunicare in modo efficiente.
Inseriscili nella tua routine di comunicazione e guarda il tuo team crescere e diventare più forte.
Riferimenti e approfondimenti
- I 16 migliori strumenti per il lavoro da remoto
- Guida alla comunicazione efficace sul posto di lavoro
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