I 10 migliori strumenti di collaborazione per aziende

Partiamo da un dato interessante. Uno studio condotto dalla Stanford University ha rilevato che, confrontando chi lavora in gruppo con chi lavora da solo, i primi restano concentrati il 64% di tempo in più rispetto a chi lavora individualmente.

Pensaci un attimo. Chi lavora da solo si ritrova a fantasticare o a vagare con la mente oltre il 50% di volte in più rispetto a chi collabora con altri. Notevole, vero?

Questo ci porta a una domanda inevitabile:

«Gli strumenti di collaborazione sono davvero necessari? Funzionano davvero?»

In un sondaggio su 1.400 aziende, l’86% ha dichiarato che la mancanza di collaborazione porta, alla lunga, al fallimento in azienda. Un altro studio di McKinsey ha evidenziato che gli strumenti di collaborazione possono aumentare la produttività sul lavoro dal 20 al 30%.

Che aspetto ha una buona collaborazione di team?

La collaborazione di team si può definire come un gruppo di colleghi che mettono lo stesso impegno per raggiungere un obiettivo comune. Ma come si costruisce, concretamente?

Prima di tutto, entrano in gioco i fattori puramente umani, su cui uno studio di Google ha fatto molta luce:

C’è poi la percezione individuale di che cosa significhi «collaborare bene». Uno studio recente di Slack ha mostrato come la definizione di «buona collaborazione» cambi parecchio tra le generazioni:

Per la fascia 18‑24 anni, collaborare bene significa fidarsi dei colleghi e del loro lavoro.
Per la fascia 25‑44 anni, al centro ci sono le responsabilità chiare.
Per la fascia 45‑65 anni, una buona collaborazione equivale a una buona comunicazione.

Fattori come empatia, autenticità e attenzione verso gli altri sono difficili da controllare e misurare. Ma gli strumenti di collaborazione possono aiutare moltissimo sugli altri aspetti del lavoro di squadra: comunicare meglio, raggiungere con costanza gli obiettivi, tenere traccia delle responsabilità.

Dagli strumenti per il lavoro da remoto ai software per la code review, esistono decine di app che possono aiutare te e il tuo team a lavorare meglio insieme. Qui esploriamo le principali per aiutarti a capire quali sono le migliori per il tuo business. Il video qui sotto copre le nostre prime tre scelte; le altre sono classificate per categoria.

Strumenti di comunicazione

Se vuoi usare gli strumenti di collaborazione soprattutto per migliorare la comunicazione nel team, questi sono i programmi giusti da considerare.

Miglior strumento di comunicazione agile per team

ScreenRec

Chiunque abbia lavorato in team sa che scrivere email lunghissime è un modo di comunicare inefficiente e che fa perdere un sacco di tempo. Con ScreenRec puoi dimenticare i papiri e, al loro posto, inviare screenshot o registrazioni dello schermo per far passare il messaggio. In pratica, ScreenRec ti permette di inviare video‑email (e non solo).

ScreenRec è uno dei migliori strumenti di collaborazione agile, soprattutto per chi lavora a distanza, come i team di vendita remoti, o per i team che vogliono usare la comunicazione asincrona per aumentare la produttività. Ed è completamente gratuito, anche in gruppo.

Punti di forza

Crittografia video AES HLS a 128 bit
2 GB di cloud privato (business‑class)
Link sicuro condivisibile che permette al team di accedere subito a registrazioni e screenshot
Gratis per singoli e team

Miglior strumento per le videoconferenze

BlueJeans

BlueJeans è una piattaforma cloud che usa la videoconferenza per riunire senza intoppi i membri del team. Con le «one‑touch meetings» puoi entrare in audio e video call da qualsiasi dispositivo e condividere lo schermo, lanciare sondaggi e gestire sessioni di Q&A.

Ovviamente, video in HD e audio Dolby sono un grande plus, perché offrono una qualità quasi «dal vivo». Ma le funzioni che spiccano davvero sono quelle legate all’AI e al riconoscimento vocale. Questo strumento di collaborazione si integra anche con app come Microsoft Teams, Microsoft Office e le app G‑Suite.

Punti di forza

Connessioni sicure anche attraverso firewall, NAT e reti VPN
Certificazioni SOC2 e SOC3
Qualità video e audio in HD
Riunioni «one‑touch»
Prezzi a partire da 12,49 $/host/mese

Miglior strumento per la collaborazione social sicura

Yammer

Yammer è una piattaforma privata di social networking pensata per le aziende che hanno bisogno di un alto livello di sicurezza. Fa parte della suite Microsoft, quindi si integra al volo con app come Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint, ecc.

La sua caratteristica principale è la natura «all‑inclusive» del social interno. Un po’ come un gruppo Facebook aperto a tutti in azienda: puoi pubblicare annunci, commentare i post, chattare con i colleghi e altro ancora. Yammer eredita le principali misure di sicurezza di Microsoft, tra cui conformità al GDPR e certificazioni SOC1 e SOC2.

Punti di forza

Piattaforma social interna per il lavoro
Integrazione con tutti i prodotti Microsoft Office
Conforme al GDPR; certificazioni SOC1 e SOC2
8 $/utente/mese con un piano Office 365

Miglior strumento per una collaborazione social immediata

Facebook Workplace

Creato da Facebook Inc., Workplace è una piattaforma progettata per connettere i dipendenti tramite messaggistica istantanea, news feed e gruppi. Come ci si aspetta da Facebook, offre video, voce e chat testuale affidabili. Visto che quasi chiunque oggi ha un profilo Facebook, trovare e contattare i colleghi è semplicissimo.

La funzione Facebook Live è disponibile anche in Workplace: è ottima per trasmettere in diretta riunioni e conferenze interne. Ritrovi anche l’auto‑traduttore e i feed di notizie a cui siamo già abituati, solo che qui tutto è legato al lavoro.

Dopo lo scandalo Cambridge Analytica, molti sono preoccupati per le policy di sicurezza di Facebook, ma sembra che l’azienda abbia imparato la lezione e correzto il tiro. Puoi approfondire le misure di sicurezza di Workplace direttamente qui.

Come Slack, anche Facebook Workplace rientra tra gli strumenti di collaborazione gratuiti. De gustibus, ma per ora sembra che Slack stia vincendo il confronto Slack vs Facebook Workplace. Resta da vedere come andrà il match Slack vs email.

Punti di forza

Curva di apprendimento praticamente nulla grazie alla familiarità di Facebook
Video, voce e chat testuale affidabili
Possibilità di trasmettere in diretta riunioni e conferenze interne
Gratis o 3 $/utente/mese per il piano con integrazioni, strumenti di amministrazione e monitoraggio, e supporto admin

Strumenti di project management

Se ti serve un software di project management efficace per collaborare in team, questi sono i migliori da valutare.

Miglior strumento di time tracking per team

Time Doctor

Time Doctor è pensato per le aziende che vogliono monitorare in modo efficace la produttività dei dipendenti. È uno strumento di collaborazione che include funzioni di project management, gestione del tempo, monitoraggio delle app e persino paghe.

Uno dei grandi vantaggi di Time Doctor è la capacità di integrarsi con molti altri servizi. Una volta installata l’estensione per Chrome, puoi tracciare il tempo senza uscire dai tuoi strumenti preferiti: il pulsante «Start Timer» appare in Google Docs, Asana, Trello e molte altre web app.

Punti di forza

Report dettagliati su tempo e utilizzo delle app
Integrazioni con i principali strumenti di project management e comunicazione
Possibilità di gestire le paghe
Monitoraggio presenze
Prova gratuita, poi 9,99 $/utente/mese

factoHR

factoHR è in realtà una soluzione unica per HR e gestione paghe che offre un ampio ventaglio di funzionalità. Funziona molto bene anche come strumento di gestione del tempo, perché aiuta a tracciare facilmente il tempo che i dipendenti impiegano per completare task e progetti.

Il software permette ai collaboratori di inserire i dettagli delle attività così che i manager possano analizzare come viene usato il tempo e distinguere tra compiti produttivi e non. Inoltre, con questa soluzione puoi organizzare anche le pianificazioni più complesse e assegnarle direttamente ai dipendenti.

Punti di forza

Generazione di report dettagliati e scaricabili
Integrazione con paghe, ferie e presenze per organizzare i turni in base alla disponibilità reale
Tracciamento della presenza dei dipendenti
Calcolo degli stipendi
Gestione delle pianificazioni

Miglior strumento per diagrammi di Gantt

GanttPRO

GanttPRO è uno dei migliori software per diagrammi di Gantt dedicati al project management. È apprezzato da migliaia di team per il set completo di funzionalità di gestione progetti, risorse e collaborazione.

Tra i suoi maggiori vantaggi c’è l’interfaccia piacevole e intuitiva. Anche chi è nuovo nel team può iniziare a lavorare su task e progetti in 10‑15 minuti al massimo.

Punti di forza

Diverse viste di progetto: timeline Gantt, vista Board, lista «Le mie attività»
Collaborazione in tempo reale tramite commenti, allegati, menzioni e notifiche
Potenti funzioni di gestione risorse e carico di lavoro
Esportazione in PDF, PNG ed Excel e condivisione tramite URL pubblico
Modelli professionali pronti per diversi settori

Miglior strumento per design e prototipazione

Cisco WebEx

Se hai mai sentito parlare di Cisco, sai che da anni è uno dei colossi tecnologici più importanti al mondo. Il fatto che WebEx sia stato acquisito da Cisco dice già molto sul prodotto.

Cisco WebEx offre alle aziende diversi strumenti collaborativi per organizzare i team di lavoro. Consente di passare in modo fluido tra dispositivi e piattaforme. Non mancano le classiche funzioni di collaboration: messaggistica diretta, condivisione di file e schermo, lavagne digitali.

Grazie alla sua integrazione semplice e alla crittografia end‑to‑end affidabile, Cisco WebEx è anche tra gli strumenti di project management più facili da usare sul mercato.

Punti di forza

Lavagne digitali perfette per designer e professionisti UX
Crittografia end‑to‑end per la massima sicurezza
Condivisione di file e schermo
Gratis fino a 50 utenti con limite di 40 minuti per conferenza e 1 GB di spazio; piano premium da 13,50 $/utente/mese

Miglior software di project management agile

Asana

Asana è uno strumento di collaborazione e un software di gestione delle attività creato dal co‑fondatore di Facebook e da un ingegnere Google. Con queste premesse, non stupisce che Asana abbia trasformato la collaborazione di team in una vera arte.

Piattaforma perfetta sia su mobile che via browser, permette di organizzare i progetti in board dove assegnare e discutere i task in modo visivo. C’è anche una vista timeline per pianificare in modo realistico la consegna dei progetti.

Puoi integrare oltre 100 app diverse, quindi non dovrai più preoccuparti di documenti sparsi ovunque. Una delle funzioni più interessanti di questo strumento è Workload, una vista grafica completa dell’impegno di ogni membro. Così tutti possono vedere quanto lavoro hanno svolto i colleghi. Asana mette anche a disposizione template di progetto per dare subito il via alla gestione delle attività.

Punti di forza

Gestione dei progetti tramite board e timeline
Assegnazione dei task con un clic
Interfaccia responsive che funziona su tutti i dispositivi
Vista Workload per monitorare l’impegno di ogni singolo dipendente
Piano base gratuito; piano premium a 9,99 $/utente/mese

Miglior software di project management per grandi aziende

Microsoft Teams

Microsoft Teams è in realtà un insieme di strumenti di comunicazione e project management che permettono ai team di collaborare in modo semplice ed efficiente. Funziona bene anche per le piccole aziende, ma dà il meglio di sé nelle grandi imprese. La sua funzione di collaborazione più evidente sono le riunioni virtuali tramite videoconferenza. Può sembrare banale, ma durante una call puoi condividere lo schermo, usare lavagne digitali, chattare e condividere file.

Microsoft Teams include anche le «Wiki Tabs», un editor di testo avanzato che ti permette di scrivere messaggi lunghi, formattarli (quasi come un’email) e salvarli direttamente nell’app. Così puoi buttare giù idee per i colleghi appena ti vengono in mente. E, trattandosi di un prodotto Microsoft, puoi integrare in un’unica piattaforma tutte le altre app della suite.

Punti di forza

Condivisione schermo, lavagne, chat e file durante le video call
Condivisione rapida di idee e conoscenze grazie alle «Wiki Tabs»
Integrazione con tutti gli altri prodotti Microsoft
Gratis fino a 300 utenti, oppure piani a partire da 6 $/utente/mese

Miglior strumento all‑in‑one di project management

ProofHub

Utilizzato da oltre 85.000 team e aziende, ProofHub è un software all‑in‑one per project management e collaborazione che aiuta i team a mantenere il pieno controllo di attività, progetti e comunicazioni.

Il bello di ProofHub è che sostituisce diverse app che normalmente si usano per pianificare, collaborare, restare organizzati, tracciare il tempo e tenere tutto sotto controllo, riunendole in un’unica potente soluzione.

Punti di forza

Più viste disponibili (lista, Gantt/timeline, Kanban, calendario) per la massima flessibilità
Workflow personalizzati e board Kanban per la gestione dei task
Diagrammi di Gantt per una pianificazione semplificata
Collaborazione in tempo reale (chat di gruppo e discussioni online)
Report personalizzati per risorse, progetti e gestione del tempo
Integrazioni con servizi di terze parti

Miglior software per la gestione dei clienti

Nifty Project Management

Nifty è lo spazio ideale in cui team e clienti possono condividere idee, finalizzare le specifiche e trasformare le discussioni in azioni concrete. Grazie a task collaborativi, documenti condivisi e discussioni, i membri del team sono invogliati ad andare avanti sapendo che ogni attività completata li avvicina alla consegna del progetto e, quindi, alla soddisfazione del cliente. Puoi ridurre il tempo speso a gestire progetti freelance o in riunioni di allineamento: ti basta assegnare task ai clienti per comunicare cosa serve e per quando.

Team piccoli e grandi possono usare progetti, discussioni, task, documenti, roadmap e chat di Nifty per gestire il lavoro sia internamente che nel rapporto con i clienti. Nifty non solo accorpa i tuoi strumenti, ma ottimizza anche i costi: il prezzo è in linea con quello di competitor che, però, offrono molte meno funzionalità.

Punti di forza

Milestone di progetto
Panoramiche di progetto e carico di lavoro
Documenti collaborativi
Google Docs e file integrati
Assegnazione automatica dei task
Time tracker integrato
Piano gratuito con 2 progetti attivi e 1 GB di spazio per utente; piano Standard a 8 $/utente/mese

Gli altri strumenti da tenere d’occhio

Ci sono poi altre app collaborative che meritano una menzione.

App	Ideale per…	Gratis per…	Piani da…
Samepage Strumento di collaborazione all‑in‑one che permette ai team di gestire, modificare e portare a termine progetti su più dispositivi contemporaneamente.	Permettere ai membri del team di lavorare insieme sullo stesso documento.	Utenti illimitati e 2 GB di spazio	8 $/mese/utente
App di team management facile da usare che sfrutta lavagne e visualizzazioni per aiutare i team a portare a termine i progetti.	Offrire ai membri del team una lavagna condivisa accessibile a tutti.	Utenti illimitati e 3 board modificabili	8 $/mese/utente
Windstream Enterprise Office Suite UC Provider di comunicazione che offre chiamate sicure, fax, videochiamate e varie soluzioni di comunicazione per le aziende.	Chiamate voce e video in HD in tempo reale, ovunque e in qualsiasi momento.	N/D	Contattare per un preventivo
TeamViewer Software di desktop remoto che consente condivisione di file, condivisione schermo, riunioni online, ecc.	Condivisione sicura dei file tramite collegamento diretto tra desktop.	1 utente	49,99 $/mese/utente
Trello App di collaborazione online che usa liste e schede per aiutare i team a organizzarsi.	Gestione dei task con il metodo Kanban.	1 utente	9,99 $/mese/utente
GoToMeeting Software di videoconferenza online che include anche funzioni come trasferimento file e condivisione dello schermo.	Videoconferenze e riunioni virtuali online di alta qualità.	Periodo di prova – 14 giorni	12 $/mese
Fuze Meeting Strumento web per audio e videoconferenze con possibilità di condividere file e usare una lavagna in tempo reale.	Chiamate audio e video in HD.	Consulta il sito per i dettagli	← Idem
Flock Competitor di Slack che cerca di concentrare il maggior numero possibile di funzioni in un unico programma di collaborazione.	Gestire e organizzare progetti e chat di team.	Fino a 10 GB	4,50 $/mese/utente
Flowdock Ltd. Strumento per gestire le integrazioni tra diversi strumenti di collaborazione.	Portare in un unico luogo le informazioni provenienti da varie app (integrazioni) per gestirle meglio.	Periodo di prova – 30 giorni	3 $/mese/utente
Podio Strumento online di gestione del team e organizer per aziende.	Creare un ambiente ampio e strutturato per gestire i progetti di gruppo.	5 utenti	9 $/mese
Canva Strumento di graphic design semplice da usare per i team, con un’ampia libreria di template e immagini stock.	Permettere la collaborazione su progetti di design.	Periodo di prova – 30 giorni	9,95 $/mese

Qual è il miglior strumento di collaborazione per il tuo team?

Scegliere i migliori strumenti di collaborazione per la tua azienda dipende da quello che ti serve in concreto. Alcuni spunti: se vuoi ridurre le email, prova ScreenRec. Se ti serve uno strumento di project management semplice e gratuito, prova Trello.

Alla fine non esiste un unico strumento «migliore in assoluto», perché ognuno offre funzioni diverse. Ricorda solo che lo scopo del software di collaborazione è rendere più facile lavorare insieme e comunicare.

Quindi, dove sono i colli di bottiglia? Di che cosa ha bisogno il tuo team per lavorare più veloce?

Rispondendo a queste domande riuscirai a trovare in fretta lo strumento di collaborazione più adatto al tuo caso.

Riferimenti e approfondimenti

Ti servono strumenti che ti facciano risparmiare tempo (immagina giornate senza riunioni infinite e che ti fanno perdere il filo), che ti aiutino ad andare dritto al punto senza dover spiegare troppo, e così via. Detto questo, dipende molto dalle tue esigenze. Se vuoi un editor di documenti cloud, prova Google Docs. Se devi gestire asset di marketing e vendite, prova Paperflite. Se vuoi gestire collaborazione sui documenti e comunicazione nello stesso posto, prova Samepage.

Quando si lavora da remoto, comunicazione, coordinamento e una buona gestione sono fondamentali. Gestire il tempo speso su ogni task, seguire le varie richieste, i feedback e lo stato generale del progetto sono solo alcune delle sfide che i team remoti affrontano ogni giorno. Per questo servono strumenti di collaborazione davvero efficaci. Condividere lo schermo con i colleghi è un ottimo modo per superare il fatto di non essere fisicamente nello stesso posto. A volte è addirittura essenziale, soprattutto per i team che lavorano in fusi orari diversi. Se vuoi collaborare in tempo reale con il tuo team remoto, ti consigliamo Zoom e Skype. Un’ottima alternativa è ScreenRec: ti aiuta a risparmiare tempo nelle spiegazioni e a evitare riunioni inutili. Ti basta catturare lo schermo e inviarlo.