10 sfide di project management che affronterai (e come superarle)
Solo 47% delle organizzazioni ha una storia di progetti davvero andati a buon fine. Questo significa che più della metà si scontra con sfide di project management tanto serie da portare al fallimento dei progetti.
I progetti che falliscono generano frustrazione all'interno del team di progetto e riducono la maturità di project management dell'organizzazione. In pratica, alla fine i tuoi progetti non riescono a realizzare i benefici attesi.
Sappiamo tutti che le cose raramente vanno esattamente secondo i piani ma, conoscendo in anticipo le principali insidie e affrontandole subito, puoi aumentare in modo significativo le probabilità di successo dei tuoi progetti.
In questo articolo individueremo le 10 sfide di project management più comuni e ti proporremo strategie pratiche per affrontarle.
Iniziamo.
1. Mancanza di obiettivi chiari
È fondamentale definire un obiettivo specifico per il progetto e comunicarlo in modo chiaro, assicurandosi che tutti gli stakeholder lo comprendano e lo approvino.
Avere ben chiaro l'obiettivo generale del progetto, la mission che intende realizzare e i benefici che probabilmente porterà può favorire il coinvolgimento degli stakeholder. Questo rende molto più semplice ottenere le risorse necessarie per consegnare il progetto in modo efficace.
La mancanza di un obiettivo chiaro e di benefici tangibili è uno dei più grandi problemi di project management, perché la motivazione verso il progetto tende a calare, soprattutto quando emergono difficoltà in fase di delivery. E senza criteri di successo è difficile capire quali attività vadano prioritarizzate e quando, con il rischio di confusione, spreco di energie e frustrazione.
Inoltre i criteri di successo fungono da riferimento per misurare i progressi e valutare il risultato del progetto. Senza di essi, è complesso capire se il progetto sia davvero in linea con tempistiche e budget.
Come affrontarla
Definisci all'inizio del progetto obiettivi chiari che mostrino quali benefici può portare al business. Assicurati che siano condivisi e approvati dagli stakeholder chiave.
Fai un passo in più e definisci i criteri che renderanno ogni deliverable un successo, concordando gli indicatori di performance che segnaleranno se il progetto è sulla buona strada.
Durante l'esecuzione, comunica regolarmente i progressi rispetto a questi indicatori e intervieni in anticipo se la consegna dei risultati è a rischio.
2. Scope creep (espansione incontrollata dello scope)
Senza un obiettivo chiaro aumentano le probabilità di scope creep. Con scope creep si intende la situazione in cui il numero di deliverable e richieste inizialmente concordati cresce nel tempo: è una delle sfide più grandi nella fase di pianificazione del progetto.
Nel relativo report, i practitioner hanno indicato i cambiamenti frequenti di scope come una delle sfide più significative nella gestione dei progetti.
Il problema principale dello scope creep è che il carico di lavoro aumenta senza che vengano aggiunte risorse per supportarlo. Questo può sovraccaricare il team di progetto, generare stress e ridurre la produttività complessiva.
Come affrontarlo
Definisci lo scope del progetto fin dall'inizio, specificando che cosa verrà consegnato e, altrettanto importante, che cosa non rientra nel perimetro.
Fai in modo che lo scope venga approvato dagli stakeholder senior, incluso lo sponsor di progetto e l'eventuale project board, che hanno la responsabilità complessiva sul risultato.
Assicurati che lo scope sia descritto chiaramente nella documentazione di progetto. Se durante la progettazione o la delivery vengono aggiunti nuovi deliverable, usa quella documentazione per mostrare agli stakeholder dove e come lo scope è aumentato.
Un certo livello di cambiamento è normale e può essere gestito, purché vengano ottenute risorse aggiuntive per coprire il nuovo lavoro.
Se, per esempio, stai lavorando a un sito eCommerce, puoi considerare plugin WooCommerce come risorsa aggiuntiva.
Se l'aumento di scope viene approvato, assicurati che anche il budget o la scadenza del progetto vengano aggiornati di conseguenza. Usa i tuoi strumenti di project management preferiti per mantenerti entro i limiti definiti.
3. Mancanza di comunicazione nel team
La mancanza di comunicazione nella gestione dei progetti può portare a frustrazione, attività duplicate o dimenticate e workflow inefficienti, in cui i compiti vengono svolti nell'ordine sbagliato con impatto sulle dipendenze.
Una comunicazione carente influisce anche sulla gestione delle risorse. Se i membri del team non comunicano competenze ed esperienza, potrebbero ricevere incarichi poco adatti a loro, riducendo la produttività complessiva.
E se i progressi del progetto non vengono comunicati efficacemente, la motivazione all'interno del team può diminuire, abbassando ulteriormente i livelli di produttività.
Come affrontarla
Assicurati di predisporre canali di comunicazione efficaci che facilitino la collaborazione tra i membri del team. Parti dalla creazione di un processo di onboarding strutturato per i nuovi arrivati. Usa sia meccanismi formali di comunicazione, come riunioni di avanzamento settimanali, sia modalità più informali. Il lavoro da remoto può essere complesso se non è gestito bene, ma con i giusti strumenti di gestione dei team remoti i livelli di comunicazione possono crescere in modo notevole.
Mostra in modo visibile il piano di progetto e la timeline in uno spazio condiviso, così che tutti possano vedere chi sta lavorando a cosa, come le attività si collegano tra loro e in che modo contribuiscono all'obiettivo complessivo.
Se possibile, utilizza strumenti come il software di project management per supportare una comunicazione efficace. Assicurati che esista un luogo centrale per l'archiviazione dei documenti, accessibile a tutti, che favorisca condivisione e annotazioni. Registra lo schermo con uno strumento come ScreenRec quando non siete nella stessa stanza o lavorate da remoto: può fare la differenza e aiutarti a ridurre drasticamente il carico di email.
Infine, assicurati che i progressi del progetto vengano comunicati e celebrati, così che i membri del team possano vedere l'impatto concreto del proprio lavoro.
Valuta anche l'organizzazione di attività di team building o momenti sociali per creare un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nel collaborare e chiedere supporto quando ne hanno bisogno.
4. Carenza di competenze
Tra i problemi legati al team nella gestione dei progetti, la carenza di competenze è uno dei più rilevanti. Spesso i progetti vengono portati avanti insieme al lavoro operativo quotidiano, e questo significa che alcune persone vengono coinvolte nei progetti pur non avendo sempre le competenze o l'esperienza più adatte al ruolo.
Oppure, se il progetto è pianificato male o subisce ritardi in fase di delivery, le risorse chiave potrebbero non essere disponibili al momento giusto, lasciando il lavoro in mano a membri del team meno esperti.
Come affrontarla
All'avvio del progetto il project manager dovrebbe individuare le risorse necessarie per una delivery di successo, includendo una matrice delle competenze che descriva abilità ed esperienza richieste per ciascun ruolo.
Se emerge un gap tra le competenze richieste e quelle effettivamente disponibili sul progetto, questo va segnalato allo sponsor, che è in ultima analisi responsabile del successo dell'iniziativa.
Per esempio, alcuni membri del tuo team possono essere ottimi nelle presentazioni ma meno efficaci in attività tecniche, come aprire un PDF in Google Docs. Questo non significa che non siano utili: semplicemente vanno assegnati a responsabilità in linea con le loro capacità.
Nel piano di progetto andrebbe previsto tempo extra per la formazione, l'affiancamento a colleghi più esperti e un avanzamento più lento mentre i nuovi membri prendono confidenza con il ruolo.
Fornire al team l'accesso a risorse di formazione online come Masterclass o StuDocu può aiutare a colmare più velocemente i gap di competenze.
5. Problemi di budget
Insieme allo scope, il successo di un progetto è determinato da tempo e budget. Questi tre elementi sono i classici vincoli che il project manager deve bilanciare. Se lo scope aumenta o le attività subiscono ritardi, l'impatto sul budget può essere significativo.
Il budget stanziato per il progetto è probabilmente limitato, il che significa che l'iniziativa è a rischio se i fondi si esauriscono. Solo il 43% dei progetti rispetta il budget, riducendo il livello di benefici finanziari generati.
Superare il budget può anche ridurre la fiducia nelle probabilità di successo del progetto.
Se i fondi vengono rilasciati a tranche, una gestione poco attenta del budget nella fase corrente può compromettere il finanziamento delle fasi successive. Una fiducia ridotta può spingere gli stakeholder a tagliare le perdite e chiudere anticipatamente il progetto.
Come affrontarli
Assicurati di definire un budget realistico durante la pianificazione. Considera scope e deliverable attesi e calcola le risorse necessarie per portarli a termine.
Prevedi un piccolo margine di sicurezza nel budget per gestire ritardi o difficoltà nel reperire le risorse.
Confronta da vicino i costi effettivi con quelli previsti e segnala tempestivamente eventuali scostamenti. Se il budget è limitato, concentrati sui fattori critici di successo e sui deliverable chiave, eliminando i “nice to have”.
Se lo scope del progetto cambia, ricalcola il budget necessario e confrontati con lo sponsor per ottenere fondi aggiuntivi a copertura del nuovo lavoro.
6. Scadenze irrealistiche
Come terzo lato del triangolo di vincoli, la sensazione di non avere abbastanza tempo per fare tutto è una sfida molto comune nella gestione dei progetti.
Le statistiche sui progetti conclusi puntualmente non sono incoraggianti: solo il 29% riesce a rispettare la scadenza.
La probabilità di sforare i tempi aumenta quando gli stakeholder hanno aspettative irrealistiche sulla durata delle attività. Le conseguenze di una pianificazione inefficace si riflettono in più aree: scadenze irrealistiche mettono pressione sulle risorse, rendono complessa la schedulazione e generano un forte stress nel team.
Come affrontarle
Lavora a stretto contatto con gli stakeholder per definire una scadenza realistica per il completamento del progetto. Assicurati che lo scope sia descritto in modo chiaro, così da sapere esattamente che cosa deve essere fatto e in quale ordine.
Porta esempi e dati su quanto sono durate attività simili in progetti precedenti, così da gestire al meglio le aspettative. Se la scadenza non è negoziabile, prova a ottenere risorse extra per distribuire meglio il carico di lavoro.
Durante il ciclo di vita del progetto tieni traccia del tempo speso sulle attività per alimentare la base dati dei progetti futuri. E segnala al più presto allo sponsor eventuali problemi che potrebbero compromettere il rispetto delle scadenze.
7. Mancanza di accountability
La accountability riguarda il fatto di agire per portare a termine un compito sapendo che, se non verrà completato, sarai responsabile delle conseguenze.
Quando manca ownership, le persone si preoccupano meno del lavoro che viene saltato o duplicato, perché non sentono il peso delle ricadute.
Questo significa che la mancanza di accountability può contribuire a ritardi, uso inefficiente delle risorse, confusione e frustrazione tra i membri del team.
Come affrontarla
Creare una matrice RACI può essere un modo molto utile per mostrare chiaramente dove si colloca la responsabilità per ogni attività.
La matrice evidenzia chi è responsabile ultimo della consegna, chi è incaricato di svolgere il lavoro operativo e quali altri stakeholder devono essere consultati o informati.
Chi è accountable per i deliverable deve lavorare a stretto contatto con chi è responsible per completare il lavoro, motivandolo e aiutandolo a superare gli ostacoli.
Il management deve assicurarsi che i task owner vengano chiamati in causa se le attività non vengono completate con successo.
Per i contractor questo può significare interruzione del contratto o perdita di bonus, mentre per i dipendenti può emergere in sede di valutazione delle performance.
Allo stesso modo, il management dovrebbe premiare chi si è assunto la responsabilità ed ha portato a termine con successo i compiti assegnati.
8. Gestione dei rischi insufficiente
La risk management è stata indicata come il secondo processo di project management più prezioso per il business.
Non sorprende quindi che oltre il 60% dei project manager adotti qualche forma di gestione del rischio.
Una gestione inadeguata dei rischi riduce la tua capacità di rispondere in modo efficace e ti espone a problemi normativi o di compliance.
Senza la possibilità di mitigare o affrontare in modo proattivo i rischi di progetto, ti ritrovi, nel migliore dei casi, a spegnere incendi e, nel peggiore, con un progetto fallito.
Le conseguenze possono andare da un uso inefficiente delle risorse a un impatto negativo significativo sulle operations, sulla reputazione o sulla stabilità finanziaria dell'azienda.
Come affrontarla
Assicurati di predisporre un risk register. Il registro dei rischi identifica tutto ciò che potrebbe andare storto nel progetto e compromettere il raggiungimento degli obiettivi.
I rischi presenti nel registro possono essere classificati in base alla probabilità che si verifichino e all'impatto che avrebbero se si manifestassero.
Assegna a ciascun rischio un owner responsabile del monitoraggio e dell'aggiornamento del registro in caso di cambiamenti. Il risk owner dovrebbe anche sviluppare opzioni di mitigazione da attivare per limitare i danni nel caso il rischio si trasformi in problema.
9. Coinvolgimento limitato degli stakeholder
Senza stakeholder coinvolti, è molto più difficile ottenere il supporto necessario per il successo del progetto.
Gli stakeholder senior saranno meno propensi a fornire i fondi o le risorse richieste per raggiungere i deliverable, e l'intero progetto potrebbe non decollare mai davvero.
Gli stakeholder devono essere convinti del valore dell'iniziativa, così da sentirsi sicuri nell'investire, soprattutto quando sono presenti iniziative concorrenti.
Come affrontarlo
È essenziale saper articolare bene il valore del progetto. Usa un linguaggio che gli stakeholder possano comprendere, ad esempio spiegando come il successo del progetto influisca sui loro indicatori di performance e sui benefici per i loro team.
Costruisci un piano di comunicazione efficace per mantenere gli stakeholder coinvolti per tutta la durata del progetto. Pianifica aggiornamenti regolari per garantire che il progetto rimanga visibile.
Questo è particolarmente importante quando lavori su progetti visivi. Per esempio, se ti occupi della produzione di video esplicativi, ha senso mostrare il lavoro in corso. Lo stesso vale quando stai realizzando un sito web o preparando una campagna di rebranding.
In questi casi è una buona idea aggiornare gli stakeholder con video email in modo da mostrare esattamente a che punto sei arrivato.
Valuta anche l'uso di una matrice di valutazione degli stakeholder per concentrare gli sforzi di comunicazione su chi ha più interesse o influenza.
Questi stakeholder possono diventare sponsor interni e contribuire a creare consenso intorno al progetto tra i gruppi meno coinvolti.
10. Gestione inefficace delle risorse
Una buona gestione delle risorse ruota essenzialmente attorno a due aspetti: capacità e competenze. Devi avere le persone giuste disponibili al momento giusto per svolgere il lavoro in modo efficace.
Una gestione inefficace delle risorse è spesso la conseguenza di una scarsa pianificazione di progetto e si traduce in un gap in uno dei due elementi.
Se non pianifichi bene l'uso delle risorse, potresti non avere le competenze di cui hai bisogno al momento giusto. Questo può portare a ritardi o a membri del team che si sentono sopraffatti mentre cercano di colmare le lacune.
Oppure potresti finire per sprecare denaro, con consulenti costosi che restano senza lavoro perché sono stati ingaggiati troppo presto.
Come affrontarla
Una gestione efficace delle risorse richiede una buona pianificazione. Costruire un piano di progetto solido ti aiuta a identificare quali attività devono essere svolte e quando.
Una volta chiaro cosa deve essere consegnato, puoi determinare capacità e competenze necessarie per completare le attività.
A questo punto dovresti confrontare ciò di cui hai bisogno con le risorse effettivamente disponibili. Se emergono problemi di risorse nel tuo project management, coinvolgi in anticipo gli stakeholder che possono aiutarti a ottenere il supporto necessario.
Che si tratti dello sponsor del progetto, per un aumento del budget, o dell'HR per supportarti nel recruiting, parlare con le persone giuste non appena hai definito i fabbisogni di risorse ti dà le migliori probabilità di soddisfarli.
Conclusioni
Se ti occupi di gestire progetti, è probabile che prima o poi ti troverai ad affrontare almeno una di queste sfide. Ma essere preparati significa avere un vantaggio.
Speriamo che questo articolo ti abbia dato maggiore chiarezza sulle dieci sfide più comuni nella gestione dei progetti e su come affrontarle. Questo dovrebbe aiutarti a riconoscere in tempo i segnali di allarme e ad agire in anticipo per evitare che i problemi crescano.
Una parte cruciale del project management efficace è la gestione delle persone, che si tratti del tuo team, di fornitori esterni o di stakeholder senior.
Riferimenti e approfondimenti
- The State of Project Management
- Come mantenere un team remoto connesso e creare un ambiente di lavoro felice
- 5 strategie essenziali di comunicazione per i team remoti
- Guida alle virtual meeting: tutto quello che ti serve per essere produttivo
- Le 11 migliori app di produttività per raddoppiare la tua efficacia
![I migliori strumenti di project management per risparmiare tempo [confronto]](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/top-project-management-tools/top-project-management-tools.png)
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