I 9 migliori software per la gestione delle attività

Siamo nel 2025: è davvero ora di aggiornare il nostro modo di lavorare. Abbiamo a disposizione fin troppa tecnologia per permetterci di gestire male i team e lasciare che la produttività crolli a picco. Meglio usare questa guida per scegliere il miglior software gratuito di task management per te e per il tuo team. Prima di iniziare, però, mettiamo in chiaro un paio di termini.

Cos’è esattamente il task management? Secondo Wikipedia, “il task management è il processo di gestione di un’attività durante tutto il suo ciclo di vita”. E aggiunge che “include pianificazione, test, monitoraggio e reportistica”. In parole semplici, il task management è la gestione e supervisione di un progetto in ogni sua fase.

Perché ci serve un’app di task management?

Tutti sanno che le app servono a risolvere problemi, è il loro mestiere. Ma quale problema risolve, nello specifico, uno strumento di gestione delle attività? Secondo noi, la più grande sfida nel task management è la comunicazione (o la sua assenza).

“Una buona comunicazione è stimolante quanto un caffè nero, e rende difficile prendere sonno allo stesso modo.” L’aviatrice Anne Morrow Lindbergh aveva proprio ragione. Se la comunicazione tra i membri del team è fluida e costante, tutti si sentiranno motivati ed entusiasti di lavorare.

Ora immagina uno scenario senza comunicazione. I task restano indefiniti e non assegnati. I membri del team non sanno cosa ci si aspetta da loro. Le scadenze non vengono rispettate. Si crea un caos frenetico e disorganizzato… e chi vorrebbe lavorare in condizioni del genere?

Prima di iniziare: un bonus tip…

Lavorare in team porta quasi sempre a un’ondata di email e commenti. Ecco quindi un piccolo trucco per ridurre drasticamente quella montagna:

Elimina del tutto le email interne e sostituiscile con video‑messaggi. Ecco un esempio reale di messaggio che ho registrato con ScreenRec e inviato al posto di una mail.

https://screenrec.com/share/IDyCbexWvn

Puoi usare un’app come ScreenRec per registrare e condividere in modo sicuro brevi video al posto delle email. Noi stessi usiamo ScreenRec come strumento per gestire più progetti, assegnare task ai membri del team o dare feedback al reparto IT su design e sviluppo. Puoi scaricare ScreenRec da qui.

I migliori software gratuiti di task management

Entriamo nel vivo, ti va? Ecco 9 software di gestione attività per team che puoi scaricare, testare e, alla fine, integrare davvero nel tuo flusso di lavoro.

1) Todoist

Usato da nomi del calibro di Disney e Facebook, Todoist è una delle migliori app di liste di cose da fare per lavoro e vita privata. Ti aiuta a gestire facilmente le attività di tutti i giorni, così sai sempre cosa devi fare e quando.

Puoi usare la funzione Quick Add per aggiungere un nuovo to‑do in pochi secondi e, se serve, impostare scadenze ricorrenti.

L’interfaccia pulita lo rende facilissimo da navigare e organizzare. Senza contare che puoi accedere alle liste praticamente da qualsiasi dispositivo, mantenendo sempre lo stesso look minimale. Todoist protegge anche i tuoi dati grazie alla crittografia SSL standard.

Che tu lo usi per il lavoro o per la vita personale, Todoist è un’ottima opzione per tenere tutto in ordine.

Miglior app per la gestione delle attività

Funzioni principali:

Chat, commenti ed email disponibili all’interno dell’app
Assegnazione dei task ai membri del team con un clic
Backup automatici
Crittografia SSL standard

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 3 $ per utente/mese

2) ProofHub

ProofHub è uno dei migliori strumenti di project management usati da team remoti e in sede in tutto il mondo. Offre un’ampia gamma di funzioni integrate che permettono ai manager di supervisionare efficacemente i team da remoto, assegnare attività con scadenze, comunicare con tutti e migliorare le performance.

L’interfaccia è semplice e interattiva, il che rende la piattaforma facile da usare e riduce al minimo la confusione, soprattutto per i team distribuiti in luoghi diversi. Tra le funzioni ci sono workflow personalizzati e bacheche Kanban, chat intuitiva, note e post‑it, diagrammi di Gantt, ruoli e viste personalizzate e molto altro.

Funzioni principali:

Timer personalizzato e manuale integrato
Workflow e viste personalizzate
Diagrammi di Gantt con date di inizio e fine per ogni task
Note, post‑it e notifiche in tempo reale
Bacheche Kanban per un task management intuitivo

Prezzo: prova gratuita disponibile. Piani a partire da 50 $/mese.

2) Any.Do

Come Todoist, Any.Do punta TANTISSIMO sulla semplicità. Ti dà solo ciò che ti serve per tenere traccia delle attività quotidiane e aggiungere nuovi task, senza fronzoli che ti distraggono.

Ciò che rende Any.Do davvero potente è il fatto che puoi accedervi da QUALSIASI dispositivo: smartwatch, laptop, tablet, web, Amazon Alexa, tutti gli smartphone. Con questa app non potrai più dire di esserti perso un messaggio o una notifica.

Software gratuito per la gestione delle attività

Funzioni principali:

Calendario semplice e immediato
Vista chiara dei task e delle scadenze in arrivo
Codifica a colori delle attività per un’organizzazione ottimale
Personalizzazione dell’aspetto dell’app, per renderla più divertente da usare

Prezzo: 5,99 $ al mese

3) Taskque

Taskque è pensato per far lavorare davvero il tuo team sulla stessa lunghezza d’onda. La sua funzione più interessante è la “Que”, che monitora l’allocazione delle risorse e assegna automaticamente le attività alle persone non appena sono libere.

Taskque mostra tutte le assegnazioni in una dashboard facile da leggere e permette di aggiungere sotto‑task completi di scadenze, permessi e altro ancora. Non manca certo di funzioni di organizzazione e può diventare davvero potente se ci dedichi un po’ di tempo per imparare a usarlo bene.

Miglior software per la gestione delle attività

Funzioni principali:

Creazione e assegnazione dei task molto semplice
Notifiche e avvisi in tempo reale
Aggiunta immediata di sotto‑task con relative scadenze
Sistema automatico “Que” che distribuisce il carico di lavoro in modo equo tra i membri disponibili
Motore di ricerca potente per trovare qualsiasi assegnazione, discussione o commento

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 5 $ per utente/mese

4) Hitask

Questo sistema di task management tutto‑in‑uno copre praticamente ogni aspetto del project management: dalla pianificazione e creazione dei task, alle discussioni e al monitoraggio. In pratica, Hitask prende la definizione di task management di Wikipedia e la trasforma in realtà.

Hitask è infatti una vera e propria app di collaborazione per i team che rende facile restare organizzati, condividere file e informazioni, pianificare e ricevere notifiche automatiche.

Funzioni principali:

Strumenti interni condivisi come chat e calendari
Time tracking per registrare il tempo speso sui progetti
Sistema di ticketing per tenere traccia dei problemi interni
Possibilità di esportare tutti i dati in Excel

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 5 $ per utente/mese

5) Trello

Trello mantiene le cose fresche, divertenti e semplici, pur permettendoti di essere super‑produttivo.

Basato sul metodo Kanban, Trello ti permette di creare bacheche con attività (card) organizzate in liste. Puoi invitare quante persone vuoi a visualizzare le bacheche o a lavorare insieme sui task e, per ogni board, hai a disposizione un indirizzo email univoco. Sul fronte comunicazione, Trello è una garanzia.

Checklist, scadenze, calendari e tracker di avanzamento: Trello ha tutto ciò che ti serve per restare sempre in controllo del lavoro.

Source

Funzioni principali:

Bacheche Kanban
Calendario interno
Funzione di voto
Multi‑piattaforma
Indirizzo email univoco per ogni board
Crittografia SSL/HTTPS

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 9,99 $ per utente/mese

6) Wimi

Wimi è un task manager aziendale “silenzioso” e lineare, ma davvero potente. Niente tempo per fronzoli come temi super personalizzabili: qui si pensa al lavoro.

I report avanzati permettono a ogni membro del team di sapere come sta andando il progetto e quanto sta contribuendo ciascuno.

Wimi include anche una propria app Drive, che ti permette di caricare e scambiare file con facilità. Quindi, anche se puoi integrare Google e Office 365, in realtà non è strettamente necessario.

Funzioni principali:

Wimi Drive integrato
Videochiamate con condivisione schermo e chiamate vocali
Integrazione con Outlook, Office 365 e Google
Disponibile su più piattaforme

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 16,53 $ per utente/mese (tasse escluse)

7) Asana

Asana è un software completo di project management per team che ti mette completamente al comando di persone e attività. Puoi creare e assegnare task, aggiungere sotto‑attività e monitorarne l’avanzamento.

Tutto è visibile dalla pagina principale, eppure l’interfaccia rimane pulita ed elegante. Saranno i colori o il design, ma Asana è davvero piacevole da usare.

Le notifiche istantanee sono un altro plus, soprattutto quando usi l’online task manager di Asana su più piattaforme o all’interno di un team remoto.

Miglior software gratuito per la gestione delle attività

Funzioni principali:

Notifiche istantanee
Calendario automatico che tiene traccia delle scadenze
Home page personalizzata che mostra solo i task assegnati a te
Inbox chiara che include attività assegnate, commenti e discussioni

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 10,99 $ per utente/mese

8) Airtable

Airtable sembra un semplice foglio di calcolo, ma in realtà è un potente task manager per il business. È perfetto per la collaborazione perché tutti hanno accesso alla combinazione foglio‑dati + database. E se il layout “foglio di calcolo” non fa per te, puoi passare facilmente a Kanban, calendario o vista galleria.

Oltre alla scelta dell’interfaccia, Airtable offre le classiche funzioni degli strumenti di gestione: è ottimo per organizzare e dare priorità alle attività.

Funzioni principali:

Layout modificabile
Calendario condivisibile
Accesso per tutti i membri
Modifiche tramite drag & drop

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 10 $ per utente/mese

9) ClickUp

Immagina tutte le app elencate finora fuse insieme: questo è ClickUp. Foglio di calcolo, to‑do list, project tracker e time tracker in un solo prodotto, che lo rende uno dei migliori software di task management. Qualsiasi funzione ti venga in mente, probabilmente ClickUp ce l’ha.

E non finisce qui. ClickUp offre sette layout diversi, così puoi scegliere quello che funziona meglio per te. Tra le viste ci sono liste, calendario, Kanban, layout “boxed”, mockup di immagini e altro ancora.

ClickUp è perfetto se lavori su più progetti con diverse liste di attività e vuoi lavorare in modo più intelligente.

Funzioni principali:

Layout altamente personalizzabile
Mockup di immagini
Time tracker integrato
Monitoraggio dell’avanzamento dei progetti
Integrazione con quasi qualsiasi app per sincronizzare i dati
Slash command per eseguire azioni rapide durante chat o commenti

Prezzo: gratuito con limitazioni oppure 5 $ per utente/mese

App in sintesi

App	Caratteristica distintiva	Prezzo
Todoist	Workflow facile con un clic	Gratuito con limitazioni Oppure 3 $ per utente/mese
ProofHub	Workflow e viste personalizzate	Piani a partire da 50 $/mese
Any.Do	Accessibile da una lista davvero ampia di piattaforme	5,99 $ al mese
Taskque	Sistema automatico che distribuisce equamente il carico di lavoro	Gratuito con limitazioni Oppure 5 $ per utente/mese
Hitask	Time tracking sulle singole assegnazioni	Gratuito con limitazioni Oppure 5 $ per utente/mese
Trello	Indirizzo email univoco per ogni progetto	Gratuito con limitazioni Oppure 9,99 $ per utente/mese
Wimi	Drive proprietario per condividere, salvare e accedere ai file	Gratuito con limitazioni Oppure 16,53 $ per utente/mese (tasse escluse)
Asana	Interfaccia spaziosa pur contenendo tutti i tuoi task e le informazioni	Gratuito con limitazioni Oppure 10,99 $ per utente/mese
Airtable	Database‑foglio di calcolo accessibile a tutti	Gratuito con limitazioni Oppure 10 $ per utente/mese
ClickUp	Tantissime opzioni di layout personalizzabile	Gratuito con limitazioni Oppure 5 $ per utente/mese

Conclusione

Guardando questa lista di app, scegliere il miglior software di task management non è per niente scontato. Battute a parte, ognuno di questi strumenti aiuta a gestire le attività in modo diverso: alcuni sono perfetti per l’organizzazione personale, altri sono più adatti al lavoro di squadra.

Detto questo, la scelta finale spetta solo a te. Ricorda solo di evitare ostacoli inutili come i perdi‑tempo e la mancanza di comunicazione nel team. Non deve per forza essere “una sola app per tutto”: sentiti libero di scaricare e testare più soluzioni finché non trovi la combinazione giusta.

E quando avrai trovato lo strumento ideale, prova ad affiancarlo a ScreenRec per assegnare i task con un video. Ti assicuriamo che aiuterà te e i tuoi colleghi a fare molto di più in meno tempo. Scarica ScreenRec qui.

Organizzare velocemente ed efficacemente un team può intimorire, soprattutto tra scadenze e richieste dei clienti. Ecco perché un software di task management con interfaccia intuitiva e menu semplice può fare davvero la differenza. Per piccoli team e startup Trello è un’ottima idea: usa bacheche, liste e card per organizzare il lavoro e permettere a ogni membro di seguire il flusso delle attività. Un grande vantaggio di Trello è la varietà di strumenti: puoi impostare priorità, assegnare task a una persona specifica, invitare altri collaboratori, commentare, raccogliere feedback e molto altro.

Per capire cosa sia “migliore” devi partire dalle tue esigenze: quali funzioni ti servono, quali progetti devi gestire, che tipo di team hai.

Detto questo, per i team piccoli Asana è un’ottima scelta, perché la versione gratuita copre fino a 15 persone. Il piano gratuito di Asana offre molte funzioni, pur restando semplice: puoi creare e assegnare progetti e task, seguirne l’avanzamento e integrarlo con altre app.

Sia Todoist che Any.Do permettono di condividere progetti e singoli task. Todoist consente anche di aggiungere commenti, mentre Any.Do non offre questa funzione. D’altro canto, Todoist non permette di allegare file, mentre con Any.Do puoi allegare documenti direttamente dal computer, da Dropbox o Google Drive.