La tua guida alla comunicazione efficace sul posto di lavoro

Siamo abituati a sentire che la comunicazione è fondamentale in qualunque relazione di successo. Ma ti sei mai fermato a pensare che questo vale anche (e soprattutto) in ufficio?

Pensaci un attimo.

La comunicazione sul posto di lavoro è il modo più semplice per evitare potenziali conflitti.

L’importanza della comunicazione in azienda è spesso sottovalutata e fraintesa ma, in realtà, non ha proprio nulla di misterioso. Se impariamo a riconoscere i vari tipi di comunicazione e a comunicare in modo efficace sul lavoro, scopriremo che le nostre giornate saranno molto meno stressanti e caotiche.

E no, non devi leggere centinaia di articoli sulla comunicazione in azienda per migliorare. Vediamo insieme gli elementi essenziali!

La comunicazione al lavoro può essere MOLTO frustrante!

Perché la comunicazione è importante sul posto di lavoro?

Sotto l’effetto combinato di caffeina e stress, eliminare ogni conflitto in ufficio è il sogno di chiunque. È esattamente ciò che una comunicazione efficace può aiutare a fare.

Una comunicazione chiara ci permette di capire pensieri ed emozioni dei colleghi. Aiuta a costruire relazioni solide, che a loro volta possono migliorare il lavoro di squadra e il morale generale in ufficio.

Ecco un esempio…

Immagina per un momento di lavorare in un ambiente ostile, in cui i colleghi litigano, si punzecchiano e discutono di continuo.

Tom sostiene che Judy non gli abbia inviato il report trimestrale, che deve leggere e rivedere prima della scadenza. Judy sostiene di averlo fatto e avanti così all’infinito.

Tutto questo si potrebbe evitare se Tom e Judy conoscessero i modi giusti per comunicare tra loro.

Perché la comunicazione è importante sul posto di lavoro

Qual è l’importanza della comunicazione efficace in ufficio? Può letteralmente fare o distruggere la tua carriera…

La triste verità è che situazioni del genere sono la norma in molte aziende e portano a cali di produttività e a un’etica del lavoro negativa. Un sondaggio recente ha rivelato che, in media, le aziende più grandi possono arrivare a perdere 62,4 milioni di dollari l’anno a causa di una «comunicazione inadeguata verso e tra i dipendenti».

L’importanza di una buona comunicazione non può essere esagerata. Se vuoi un ambiente più leggero, sereno e con meno stress sul lavoro, la soluzione è parlarne!

Quali sono i quattro tipi di comunicazione?

Il modo migliore per godere dei benefici di una comunicazione efficace è capire quali sono le 4 forme base di comunicazione.

1) Interpersonale

Questo è il tipo di comunicazione più comune tra colleghi. Ecco di cosa si tratta:

Condivisione. La comunicazione interpersonale riguarda gli scambi ravvicinati tra colleghi quando (spesso volentieri) condividono dettagli personali.
Ascolto e parola. Capire la comunicazione interpersonale è semplice e richiede soprattutto un buon orecchio e la libertà di parlare in modo spontaneo.
Team building. I datori di lavoro farebbero bene a incoraggiare la comunicazione interpersonale perché aiuta i dipendenti a connettersi su un piano personale.

2) Non verbale

La comunicazione non verbale è esattamente ciò che sembra: comunicare senza usare le parole. Ecco cosa comprende una comunicazione non verbale efficace:

Emozioni nascoste. Capire la comunicazione non verbale è importante perché spesso rivela emozioni e stati d’animo nascosti.
Linguaggio del corpo ed espressioni del viso sono componenti fondamentali della comunicazione non verbale. Sono i segnali che usiamo per «leggere» l’altro.
Ambiguità. Presta attenzione ai segnali non verbali ma mantieni una mente aperta: a volte possono essere fraintesi. Una mano sul fianco, per te, può essere un gesto scherzoso, ma un collega potrebbe leggerlo come un segno di irritazione. Per evitare questi scivoloni, conosci prima la persona e poi prova a interpretare i suoi movimenti.
Potenziale di incomprensione. Quando usi o osservi la comunicazione non verbale, è sempre meglio avere un po’ di familiarità con la persona con cui stai interagendo.

3) Scritta

Questa è piuttosto intuitiva ma, per chiarezza, con comunicazione scritta intendiamo lettere, email, memo o note indirizzate a un’altra persona. Ecco cosa devi sapere:

È “sicura”. Ti permette di prenderti il tempo per esprimerti con calma (che si tratti di un’opinione o di un fatto) controllando e correggendo errori o passi inappropriati.
Aperta a (mal)interpretazioni. Spesso manca di tocco personale ed emozione, creando un clima freddo e distante. La comunicazione scritta può facilmente portare a fraintendere il tono.

Considera questo esempio…

“You’re such a genius!”
vs.
“You’re such a genius.”

Una è un complimento, l’altra è un insulto.

È molto facile (e pericoloso per la tua carriera) fraintendere messaggi di questo tipo. Il sarcasmo, quando viene letto, non funziona come nel parlato.

Richiede molta attenzione. Visto che la comunicazione scritta è praticamente inevitabile sul lavoro, devi sempre rileggere, modificare e fare attenzione alle bozze. Gli errori scritti sono spesso difficili da correggere. Fatti un favore e leggi ad alta voce: se suona strano, cestina e riscrivi. Puoi anche usare un correttore grammaticale online per evitare refusi e sviste.

A proposito… La comunicazione scritta è più semplice e meno distraente se usi le giuste app di comunicazione interna.

4) Orale

La comunicazione orale è quella a cui siamo abituati fin da bambini: parlare per farsi capire. Ecco cosa c’è da sapere:

Aiuta a risolvere i conflitti. È il modo migliore per evitare e gestire i conflitti sul lavoro, lasciando pochissimo spazio ai fraintendimenti (a patto che chi parla sia chiaro).
Molto efficace. Grazie al tono di voce e all’inflessione, la comunicazione orale rende le conversazioni più chiare e dirette, riducendo il rischio di incomprensioni.

Come migliorare le tue capacità di comunicazione al lavoro

(Mettere in pratica la teoria!)

Perfetto, ora hai un’idea più chiara del perché la comunicazione professionale sia importante e di come i vari tipi di comunicazione entrino in gioco nel contesto lavorativo.

Ottimo lavoro!

«Ma come usiamo queste informazioni per migliorare davvero le capacità di comunicazione al lavoro?»

Domanda legittima! Che tu sia un imprenditore o lavori nel customer service, definire obiettivi chiari ti aiuterà a raggiungere una comunicazione più efficace. Ecco sei skill fondamentali a cui puntare.

1) Sii cordiale

Tutti sanno che con il miele si prendono più mosche che con l’aceto. Se vuoi aprire la porta a una comunicazione positiva sul lavoro, devi essere aperto a riceverla. Sii amichevole! Nessuno ha voglia di iniziare una conversazione con qualcuno che appare chiuso o ostile, quindi fai di questo uno dei tuoi principali obiettivi di comunicazione.

2) Conosci i tuoi colleghi

Capire le persone con cui lavori è un enorme vantaggio quando impari a comunicare con loro. Ognuno ha il proprio modo di esprimersi. Conoscere i colleghi ti aiuterà a interpretare meglio messaggi, linguaggio del corpo e stile comunicativo.

3) Usa tutti e quattro i tipi di comunicazione

Il modo migliore per diventare un asso della comunicazione efficace è fare pratica.

*La pratica rende perfetti!*

Usare consapevolmente tutti e quattro i tipi di comunicazione ti permette di riconoscerli più facilmente negli altri.

Se noti che Jessica usa molte espressioni del viso, è probabile che comunichi meglio in modo non verbale. Sta a te cogliere questa preferenza e adattarti.

4) Padroneggia l’ascolto attivo

Una cosa da sapere sulla comunicazione efficace nel business è che tutto parte dalle capacità di ascolto. Comunicare non significa solo «far passare il proprio punto di vista», ma saper capire e guidare l’altro all’interno della conversazione. Mantieni il contatto visivo e ascolta con attenzione quando un collega parla: è il minimo segno di rispetto.

5) Fai attenzione al linguaggio

Quando comunichi oralmente sul lavoro, scegli sempre le parole con cura. È un ambiente professionale, non un bar. Un linguaggio adeguato e argomenti pertinenti sono sempre consigliati per evitare di offendere colleghi o superiori.

6) Parliamone!

Non aver paura di parlare di comunicazione. Non deve essere un argomento tabù che dobbiamo imparare di nascosto e in solitudine. Anzi. Sentiti libero di chiedere a un collega qual è il suo canale preferito. Se fai fatica a interagire con qualcuno, diglielo! La comunicazione si basa su onestà e autenticità. Quindi sii gentile, ma anche autentico, e affronta i nodi a viso aperto.

Affina le tue skill di comunicazione al lavoro e la vita ti sembrerà molto più semplice.

Esempi di buona e cattiva comunicazione sul posto di lavoro

Migliorare queste skill ti aiuterà sicuramente a comunicare meglio, ma facciamo un passo in più con qualche esempio di quando, dove e come metterle in pratica.

1) Gestione della rabbia

È inevitabile che, lavorando con altre persone, prima o poi sorgano dei conflitti. Trattenere la rabbia o altre emozioni negative non aiuta mai, ma urlare in ufficio è un segnale chiarissimo di pessime abilità comunicative. Ecco un esempio di comunicazione sul lavoro andata decisamente storta.

Il «capo» del video qui sopra commette sempre lo stesso errore: si mostra arrogante e continua a scagliarsi contro i dipendenti. Non farlo.

Quando ti accorgi di essere sul punto di esplodere, fai qualche respiro profondo e conta alla rovescia da 10. Questo ti aiuterà a calmarti abbastanza da parlare con meno carica emotiva e lavorare insieme al team per risolvere il problema.

2) Bon ton via email

Come abbiamo già detto, è difficile leggere tono e inflessione, quindi meglio evitarli. Nelle email professionali non cercare di essere troppo spiritoso o furbo, soprattutto se scrivi a persone più senior. E pensa bene prima di premere «Invia»: è appropriato? Potrebbe risultare offensivo? Mantieni un tono gentile ma diretto e evita le buzzword. Nel video qui sotto trovi esempi esilaranti di cosa NON fare quando scrivi ai colleghi.

3) Comunicazione visiva

Far passare il messaggio in fretta e aiutare gli altri a risparmiare tempo sono due esempi di ottime skill comunicative. Con il video puoi ottenere entrambi.

Per esempio, immagina di gestire un team remoto di sviluppatori e voler segnalare un bug. Invi un’email convinto di aver descritto il problema in modo chiarissimo, ma… gli sviluppatori non riescono a riprodurlo. Invece di passare ore a scrivervi avanti e indietro, puoi registrare lo schermo con un registratore semplice come ScreenRec, commentare il video e spiegare esattamente cosa succede.

Mostra, non raccontare.

La cosa migliore è che non devi nemmeno fissare una riunione. Ti basta registrare e inviare il video via email usando il link di condivisione privata generato da ScreenRec. Il team potrà guardarlo quando gli è più comodo.

Guarda il video qui sotto per saperne di più.

Prova a registrare il tuo schermo!

Conclusione

Se ci pensi, la comunicazione efficace è piuttosto semplice. Basta non complicarla troppo. Ricorda: tutto ciò che devi fare è cercare di capire le persone intorno a te e lasciare che loro conoscano te. La comunicazione ruota intorno alla trasparenza. Sii gentile e aperto, ma resta te stesso. Segui le best practice che abbiamo visto e diventerai in poco tempo una vera macchina da comunicazione!

1. Concentrati su ciò che vuoi che l’altra persona senta; 2. Diventa un ottimo ascoltatore; 3. Impara a parlare in pubblico; 4. Impara a dare feedback onesti; 5. Impara a dissentire con educazione; 6. Adatta la comunicazione in base a età, genere, cultura, ecc.; 7. Migliora le tue abilità di networking; 8. Padroneggia l’arte di scrivere email efficaci.

Una buona comunicazione sul lavoro può avere effetti molto positivi sulle performance, tra cui maggiore produttività, morale più alto, clienti che tornano, migliore retention e un ambiente complessivamente più sano.

Dipende dal tuo flusso di lavoro. Per i team remoti, una chat in tempo reale come Slack combinata con video email on demand tramite ScreenRec può essere la combinazione vincente. I team in presenza potrebbero voler limitare le chat per ridurre le interruzioni e usare invece strumenti di project management come Asana o Trello, dove tutti possono commentare i task e condividere feedback.