Le 11 migliori app di comunicazione per team

Lasciaci farti qualche domanda al volo.

Quante volte hai guardato il telefono oggi? Quanti messaggi hai ricevuto e a quanti hai risposto? E quanti di questi erano, in un modo o nell’altro, legati al lavoro?

Se la risposta è «tantissimi», tranquillo: siamo tutti sommersi dalle app di comunicazione per team.

Nel 2018, uno studio ha mostrato che il tipico impiegato d’ufficio riceveva in media 121 email al giorno. Ancora peggio, il 33% degli imprenditori intervistati ha dichiarato che l’email è la maggiore fonte di spreco di tempo per il proprio business. Un po’ deprimente, no?

Inoltre, in un report di David Grossman, su 400 aziende analizzate ciascuna ha riportato una perdita media di 62,4 milioni di dollari all’anno a causa di gravi problemi di comunicazione tra colleghi.

Sappiamo tutti che tempo sprecato = soldi sprecati. Quindi diciamolo chiaramente: una quantità enorme di informazioni va persa o viene fraintesa quando i team sono costretti a comunicare solo via email.

Perché allora continuiamo a scrivere email infinite? Niente panico: esistono diverse soluzioni a questo problema tipico del XXI secolo. Le app di comunicazione per team! Ne avrai già sentito parlare: Slack, G‑Suite, Microsoft Teams, ScreenRec…

La domanda è: quali vale davvero la pena provare?

Qui entriamo in gioco noi. Abbiamo preparato una lista completa delle migliori app di comunicazione interna e le abbiamo analizzate per te, con qualche menzione speciale in coda.

Perché usare una app di comunicazione per team?

Stanze dedicate. La maggior parte di questi programmi organizza le chat in «canali» e «thread». Questo significa che, invece di avere una sola chat in cui tutti parlano di 4 progetti diversi, puoi separare le conversazioni in 4 chat distinte.
Meno distrazioni. A differenza delle app di messaggistica generiche (WhatsApp, Facebook Messenger, ecc.), gli strumenti di comunicazione aziendale tengono le chat di lavoro separate dalle conversazioni personali.
Progettate per il business. Le app di comunicazione per dipendenti offrono messaggistica istantanea pensata per le aziende, condivisione file, videoconferenze e chiamate audio. Inoltre ti permettono di sperimentare diverse strategie di comunicazione in azienda.
Aiutano il team a restare unito. Le app di comunicazione per team servono proprio a riunire i dipendenti e farli lavorare insieme all’interno di un’unica piattaforma.
Riduzione dei fraintendimenti. Mettere tutti nella stessa conversazione significa metterli sulla stessa lunghezza d’onda, eliminando molta confusione e miscomunicazione.

Detto questo, vediamo quali sono le migliori app di comunicazione per chat e videomessaggi (in ordine dalla migliore a quelle «non male»).

Le migliori app di comunicazione per team

1. ScreenRec

Il migliore per registrare e condividere lo schermo

ScreenRec è un piccolo software che sta facendo molto rumore nel mondo della comunicazione business. Perché? Ha colto tutti di sorpresa. Quando si pensa alla comunicazione di team, difficilmente si pensa per prima cosa alla cattura dello schermo. Eppure ScreenRec trasforma proprio questo in uno dei modi più efficaci per trasmettere messaggi e idee.

È un software di cattura schermo per Mac molto popolare, ma funziona anche su Windows e Linux. Ti aiuta a comunicare più velocemente con il team perché non devi caricare manualmente screenshot e registrazioni: l’app lo fa in background al posto tuo e ti fornisce subito un link di condivisione privato da inviare a chi vuoi.

Miglior strumento di comunicazione per team Agile

Con ScreenRec puoi fare screenshot e registrazioni dello schermo per…

Dare feedback a un designer
Mostrare a un collega come fare qualcosa
Migliorare il servizio clienti
Segnalare un bug
Assegnare un task allegando una registrazione dello schermo
Archiviare conversazioni video
Gestire riunioni asincrone

Prezzo: GRATIS

Vediamo ora alcune app di messaggistica istantanea che puoi usare per inviare i tuoi screenshot e le registrazioni video.

2. Brosix IM

Il migliore per la messaggistica istantanea sicura

Brosix elimina le chat caotiche e rende più fluide le comunicazioni di lavoro, con in più una sicurezza di altissimo livello. Brosix IM è una piattaforma di messaggistica istantanea che permette di chattare in tempo reale con crittografia end‑to‑end.

App sicura di comunicazione e collaborazione per team

Anche se Brosix è già una potenza della messaggistica istantanea, fa un passo in più fungendo da vera piattaforma di collaborazione: condivisione file, lavagna condivisa, condivisione schermo, oltre a chiamate vocali e videochat. Ti accorgerai in fretta che questa app può fare praticamente di tutto.

Prezzo: gratis fino a 3 utenti, poi 4 $ per utente al mese (fatturazione annuale)

3. Troop Messenger

Il migliore per la chat sicura

Troop Messenger è un software di chat aziendale che punta molto sulle funzionalità di sicurezza. Viene usato come canale ufficiale di comunicazione da agenzie di difesa, stazioni spaziali, partiti politici, grandi aziende e altre organizzazioni.

Oltre alle funzioni standard (chat, chiamate audio/video, condivisione file), offre anche videoconferenze, accesso remoto, screen sharing, editor di codice condiviso e tracciamento della posizione in tempo reale. Come strumento di collaborazione per team, propone diversi modelli di distribuzione: SaaS, API di chat e SDK disponibili su richiesta.

Prezzo: Troop Messenger ha due piani principali: Premium a 2,50 $ al mese e Enterprise a 5 $ al mese. Il prezzo del piano Superior è disponibile su richiesta.

4. Slack

Il migliore per la chat veloce

Acronimo di «Searchable Log of All Conversation and Knowledge», Slack è un software cloud e una soluzione online per chat di gruppo aziendali.

L’interfaccia è così leggera e intuitiva che non richiede alcuna formazione: ti registri e parti. Le integrazioni sono un altro punto di forza: puoi collegare praticamente qualsiasi account ti venga in mente, da Google Drive a Dropbox, fino a Zendesk e tanti altri.

La sicurezza è fondamentale per un software di comunicazione, e Slack offre dati crittografati, valutazioni di conformità SOC2 Type II, autenticazione a due fattori e integrazioni con DLP, EMM e altro ancora. (Non sai che cosa significa? Dai un’occhiata alla sezione «Riferimenti» in fondo alla pagina.)

Il piano gratuito ha alcune limitazioni:

Puoi visualizzare e cercare solo i primi 10.000 messaggi. Per avere la cronologia illimitata devi passare a un piano a pagamento.
Lo spazio per i file è limitato a 5 GB. Superato il limite, i file più vecchi vengono archiviati automaticamente.
Hai a disposizione 10 integrazioni.

Slack è una delle app di team chat più conosciute. Popolarità, semplicità e ricchezza di integrazioni la rendono uno dei migliori messenger da ufficio in circolazione.

(Image Source)

Prezzo: gratuito oppure 80 $ per utente/anno

5. Twist

Il migliore per chat ordinate e senza caos

In diretta concorrenza con Slack, Twist è un servizio di comunicazione di gruppo che punta a ridurre le distrazioni e a mantenere le discussioni ben organizzate.

Migliore app di comunicazione per chat ordinate

Creato dallo stesso team di ToDoist, Twist supera Slack aggiungendo un vero e proprio task manager accessibile direttamente dalla chat. Inoltre le conversazioni vengono suddivise in thread all’interno dei canali, il che rende più facile per i team mantenere le discussioni organizzate per progetto. Twist sottolinea anche la potenza del suo motore di ricerca,

«La ricerca ti fa ritrovare qualsiasi informazione insieme a tutto il contesto della conversazione originale.»

Come Slack, Twist ha un’interfaccia intuitiva: spaziosa ma con tutti gli strumenti essenziali a portata di mano. L’unico vero svantaggio, rispetto a Slack, è il numero piuttosto limitato di integrazioni (una dozzina circa, contro le decine supportate da Slack). In ogni caso, vale la pena dargli un’occhiata.

Prezzo: gratuito oppure 6 $/mese per utente

6. Microsoft Teams

Il migliore per organizzare riunioni virtuali da piccoli a grandi gruppi

Microsoft Teams è un mix di strumenti per la comunicazione lavorativa che unisce chat, videoconferenze, condivisione file e integrazioni in un’unica app. Il bello è che funziona bene sia per le piccole aziende sia per l’enterprise.

Miglior app di chat per aziende enterprise

Essendo parte della suite Office 365, Microsoft Teams parte avvantaggiato nel campo della comunicazione di team: è già molto conosciuto e molti utenti usano già altri prodotti Microsoft. Integrare app come Outlook e Word è quindi semplicissimo. Il software include anche le «Wiki Tabs», un editor di testo avanzato che ti permette di scrivere messaggi lunghi e formattarli quasi come un’email.

Prezzo: gratis fino a 300 utenti oppure 6 $/mese per utente

7. Ryver

Il migliore per i workflow automatizzati

Ryver è un’app di collaborazione di gruppo che è anche task manager e soluzione per l’automazione dei workflow. Oltre a tutti gli strumenti di gestione di base (creare task dalle chat, impostare promemoria, ecc.), Ryver fa un passo in più: come Trello, utilizza il metodo Kanban per visualizzare task e to‑do.

Miglior app di comunicazione con automazioni per i dipendenti

In più puoi impostare varie azioni automatiche: Ryver ti permette di configurare avvisi, notifiche automatiche, sincronizzazione dei dati e persino assegnazione dei task, tutto tramite il sistema di workflow.

Purtroppo, però, le funzioni di automazione sono disponibili solo come add‑on e non fanno parte del pacchetto base. Se non ti dispiace installare un’estensione aggiuntiva, vale comunque la pena provarlo.

Prezzo: prova gratuita oppure 49 $/mese fino a 12 utenti

8. Google Hangouts

Il migliore per una comunicazione semplice e completa

Quasi tutti conoscono Google e quasi tutti hanno un account Google. Che tu usi Gmail, Google Drive, Google Docs o altre app, Google Hangouts è probabilmente uno degli strumenti più familiari di questa lista.

Migliore app di comunicazione per team per una comunicazione semplice e completa

Google Hangouts è perfetto per far comunicare i membri del team su una piattaforma che tutti già conoscono, offrendo al tempo stesso un’ottima qualità audio e video. Chat in tempo reale, videochiamate e chiamate VoIP lo rendono una scelta adatta sia ai team piccoli che a quelli grandi. Uno dei vantaggi principali è la possibilità di effettuare chiamate usando direttamente il tuo numero di telefono.

Pur non offrendo funzioni specifiche di gestione dei dipendenti, la sua semplicità e familiarità sono una boccata d’aria fresca, soprattutto per chi fa fatica a stare dietro a tutti i nuovi programmi di comunicazione interna.

Prezzo: 5 $/mese per utente

9. Discord

Il migliore per chiamate vocali affidabili

Discord è una app VoIP e di chat testuale nata per i gamer, che permette agli utenti di scambiarsi messaggi di testo, fare videochat e chiamate vocali. Anche se è stata pensata per il gaming, Discord è sorprendentemente adatta anche ai team di lavoro.

Miglior app di chat per team per chiamate vocali affidabili

L’interfaccia di Discord è molto semplice. Le funzioni non sono tantissime, ma se cerchi comunicazioni rapide e immediate potrebbe essere perfetta. Non offre strumenti di gestione, ma consente almeno di organizzare le conversazioni in canali, e le chiamate vocali «always on» la rendono ideale per i dipendenti che devono restare sempre raggiungibili.

Prezzo: gratis oppure 4,99 $ per funzioni extra come emoji personalizzate e caricamenti più pesanti

10. Glip

Il migliore per chiamate VoIP in ambito business

Creato da RingCentral, Glip è una piattaforma di comunicazione di team basata su VoIP. La qualità delle chiamate rende le comunicazioni rapide davvero semplici.

Come Discord, Glip offre chiamate sempre attive che permettono ai dipendenti di effettuare e ricevere chiamate in qualsiasi momento. A differenza di Discord, però, Glip è pensato specificamente per il business: oltre a un sistema di chiamate potente, include un task manager, un calendario ed è organizzato per persone, gruppi e canali.

Miglior app di chat per team per chiamate VoIP affidabili

Anche se l’organizzazione sembra buona, c’è un limite: non puoi davvero separare i lavoratori. Tutti gli utenti collegati all’app ricevono tutte le notifiche, cosa che può risultare fastidiosa se un progetto non ti riguarda. Inoltre non puoi creare eventi ricorrenti a calendario. Può sembrare un dettaglio, ma quando hai riunioni fissate il secondo lunedì del mese sarebbe comodo poterle programmare una volta sola.

Prezzo: gratuito oppure 5 $/mese per utente

11. Appear.in

Il migliore per videoconferenze semplici e affidabili

Appear.in è un’app di videoconferenza che permette anche chat e condivisione schermo, racchiudendo tutto in un applicativo molto essenziale. Il design leggero lo rende facile e piacevole da usare, anche se per alcuni utenti potrebbe risultare fin troppo semplice.

Migliore app di comunicazione per team per videoconferenze semplici e affidabili

Al di là delle videochat, il software non offre molto altro: non ci sono strumenti di gestione e l’unica funzione davvero particolare è la condivisione schermo, che richiede un’installazione aggiuntiva. Detto questo, Appear.in resta l’app di videoconferenza più semplice di questa lista ed è famosa per l’ottima qualità video che offre.

Prezzo: gratis per un utente oppure 9,99 $/mese per utente

Conclusione

Per capire qual è la migliore app di comunicazione per te e il tuo team, devi considerare diversi fattori. Su cosa state facendo più fatica? In che modo il problema può essere risolto? Quale app ha le funzioni giuste per farlo?

Ogni piattaforma offre un set di funzionalità diverso, quindi potresti ritrovarti a usarne più di una. E non è affatto un male! Per esempio, se abbini Twist a ScreenRec, hai una combinazione vincente: puoi chattare, gestire task e inviare videomessaggi. Immagina quanto potrebbe diventare fluida la comunicazione interna.

Sperimenta e combina queste app di comunicazione per costruire la soluzione migliore per il tuo business.

Riferimenti e approfondimenti

La miscomunicazione è un problema quotidiano nei team remoti. Nasce da differenze culturali, fusi orari diversi e tanti altri fattori. Una volta che si verificano incomprensioni, anche la collaborazione ne risente e questo può portare a performance scadenti. Proprio perché è così difficile comunicare a distanza, è fondamentale usare strumenti di comunicazione e collaborazione per compensare il fatto che i dipendenti non si trovano nella stessa stanza.

Una buona soluzione è usare una app di collaborazione, come Yammer o BlueJeans, per esempio. Questi strumenti riuniscono i membri del team in una piattaforma in stile social creando un vero workplace virtuale. Altri strumenti come ScreenRec, Time Doctor o Asana sono stati sviluppati per aiutare in aspetti specifici del lavoro a distanza.