Guida definitiva alle riunioni virtuali

Quante volte abbiamo visto questa scena nei film? I protagonisti si stanno rilassando, tutto sembra andare per il meglio e all’improvviso il mondo prende una piega inaspettata e tutto cambia in un attimo. Solo che, questa volta, non lo stiamo guardando sul grande schermo.

A causa del nuovo coronavirus, o COVID-19, stiamo vivendo in prima persona qualcosa che sembra uscita da una sceneggiatura folle. La differenza è che la stiamo affrontando da professionisti e la nostra mossa più efficace finora è stato il lavoro da casa.

Se una volta il lavoro da remoto e le riunioni virtuali potevano sembrare una moda passeggera, oggi sono una necessità ed è fondamentale che ognuno di noi impari a sfruttarle al meglio. Per fortuna non è così difficile come sembra.

Da anni decine di aziende investono tempo, denaro ed energie per diventare 100% remote continuando comunque a crescere. Secondo Flexjobs, Aha!, Automattic e Clevertech sono solo alcune delle realtà completamente distribuite che hanno aperto la strada, con Automattic come caso più noto tra queste. Sono le persone dietro WordPress.com e, con quasi 1.000 dipendenti remoti, è evidente che qualcosa la stiano facendo nel modo giusto.

Guardando da vicino queste storie di successo ci siamo chiesti come abbiano fatto queste aziende a vincere la sfida del lavoro da remoto. La risposta, alla fine, è piuttosto semplice: comunicazione.

Una grande comunicazione di team inizia da riunioni di successo. Già questo rappresenta una sfida enorme per le aziende tradizionali, che nell'ultimo anno hanno perso 399 miliardi di dollari a causa di meeting in presenza poco produttivi. Ma è un problema ancora più grande per i team remoti, dove le persone sono spesso sparse in tutto il mondo e lavorano con orari flessibili.

Vogliamo aiutarti a rendere più snella la tua comunicazione di team da remoto affrontando il problema più urgente di tutti: le riunioni virtuali. In questa guida vedrai come impostare, condurre e mantenere riunioni online davvero produttive.

Passo 1: pianificazione

Può sembrare controintuitivo, ma tutto quello che fai prima della riunione è in realtà più importante di quello che succede durante. È nella fase di preparazione che decidi qual è l'obiettivo principale dell'incontro, chi deve partecipare e quali strumenti ti aiuteranno a far funzionare tutto.

Senza perdere altro tempo, vediamo subito come organizzare una riunione online che porti davvero risultati.

Passo 2: scegli il software giusto per le riunioni virtuali

Il lavoro da remoto si basa in gran parte su una serie di software che fanno girare le cose senza intoppi. Lo stesso vale per le riunioni virtuali. Per fare in modo che tutto il team sia sulla stessa lunghezza d’onda e per aprire davvero i canali di comunicazione, hai bisogno di app per riunioni virtuali che coprano 3 attività principali:

Comunicazione

Ti serve uno strumento online che aiuti il team a riunirsi, condividere e discutere idee e informazioni.

Migliori strumenti

ScreenRec	Un registratore dello schermo semplice da usare per sostituire o potenziare le email. Permette ai membri del team di catturare screenshot o registrare video dello schermo e condividere subito il link. Perfetto per la comunicazione asincrona.
Microsoft Teams	Un'app completa di comunicazione per il team che offre videoconferenze, videochat e condivisione dello schermo.
Skype	Una delle più grandi app di chiamate video e vocali sul mercato che può funzionare anche come software gratuito per la condivisione dello schermo. Purtroppo tutti i partecipanti devono avere un account e installare il software per poterla usare.
Zoom	Un'app di videoconferenza che può gestire riunioni con 100 partecipanti (o anche 1.000) e consente di condividere lo schermo online.

Pianificazione

Tenere traccia di ciò che sta per arrivare è fondamentale, che si tratti di scadenze o di future riunioni virtuali, e ogni membro del team deve esserne informato. Il software di scheduling ti aiuta a non dimenticare nessuna data importante e a non escludere nessuno dagli inviti. Questi strumenti sono particolarmente utili se il team è distribuito su più fusi orari, perché ti aiutano a trovare il giorno e l'orario migliore per tutti.

Migliori strumenti

Every Time Zone	Un'app semplice che ti permette di vedere al volo l'ora corrente in tutti i fusi orari del mondo. Nessun fronzolo, solo ciò che ti serve.
World Clock Meeting Planner	Ti aiuta a scegliere l'orario migliore per una riunione virtuale. Inserisci i fusi orari dei colleghi e l'app genera una tabella con le fasce orarie più adatte.
Worldtimebuddy	Un'app che ti consente di creare un evento con data, ora e durata e di condividerlo facilmente con il tuo team.

Collaborazione

Alcuni team hanno bisogno di app di collaborazione durante la call online per poter lavorare davvero insieme. Può trattarsi di una lavagna virtuale da usare tutti insieme, di un servizio di condivisione file per inviare e modificare documenti in tempo reale o di una task management app che aiuti tutti a restare concentrati sulle priorità.

Migliori strumenti

Google Drive/G Suite	Tutte le app di Google, tra cui Documenti, Fogli, Presentazioni e molto altro, raccolte in un unico posto.
Asana	Un task manager completo che ti consente di assegnare attività e scadenze visibili a tutti e di monitorarne il completamento.
Miro	Il punto di forza di Miro è la lavagna collaborativa, che aiuta il team a fare brainstorming e a sviluppare le idee in modo visivo.

Passo 3: definisci e condividi gli obiettivi principali

La cosa peggiore che puoi fare in qualsiasi attività di business è improvvisare. Meglio dare a te stesso e al team la possibilità di condividere appunti, idee e pensieri prima della riunione virtuale.

Prenditi il tempo per creare un'agenda della riunione ben strutturata in un unico documento e condividila con il team. Se il tempo stringe, puoi registrare l'agenda direttamente dallo schermo con un tool come ScreenRec e condividere in massa il link tramite l'app di gestione del team, come Asana o Slack.

Valuta di inserire nella tua agenda queste informazioni:

Obiettivi principali	Qual è lo scopo della riunione e che cosa speri di ottenere?
Partecipanti	Chi deve essere presente? Concentrati sulle persone che parteciperanno attivamente alla discussione. Meno persone ci sono in call, più è facile gestirla.
Argomenti	Fai sapere a tutti quali saranno i punti di discussione, così avranno il tempo di preparare appunti e proposte. Suggerimento pro: lascia che le persone aggiungano suggerimenti o commenti agli argomenti; potrebbero emergere spunti importanti.
Struttura	Decidi l'ordine con cui affronterai i vari punti e quanto tempo dedicare a ciascuno. Questo aiuta a evitare che la discussione vada fuori tema.
Attività	Definisci le responsabilità di gruppo e individuali e stabilisci che cosa deve portare ogni partecipante alla riunione virtuale.
Informazioni aggiuntive	È utile fornire fin da subito informazioni, link o file rilevanti che aiutino i membri del team a prepararsi prima dell'incontro.
Mini review	Fai sapere a tutti che cosa è stato fatto dall'ultima riunione. Incoraggia la discussione e definisci le aspettative per le nuove attività.

Passo 4: confrontatevi sull’agenda

Una volta definita l'agenda, è fondamentale che tutti possano discuterne il contenuto. Ricorda: il segreto di un team remoto di successo è la comunicazione. Come ha detto l'autore e imprenditore Mark Sanborn,

"Nel lavoro di squadra, il silenzio non è d'oro, è letale."

Avere una piattaforma dove i lavoratori da remoto possono discutere idee e preoccupazioni è il modo migliore per mantenere il rispetto reciproco, aumentare il morale e, naturalmente, la produttività.

Apri una vera discussione sull’agenda della riunione e, come team, annota sul documento commenti e modifiche necessarie su cui tutti siano d'accordo. Non dimenticare di sfruttare i tuoi strumenti di collaborazione per rendere più semplice il lavoro di gruppo.

Passo 5: invita le persone giuste

Lo abbiamo già accennato, ma è cruciale per essere produttivi. Spesso chi organizza i meeting pianifica riunioni aziendali molto ampie su un tema specifico che, però, non riguarda tutti i dipendenti.

Se la riunione dura un'ora e hai 25 persone il cui lavoro non ha nulla a che fare con l'argomento trattato, in pratica avrai sprecato 25 ore di tempo produttivo. Invece di buttare via tempo prezioso, chiediti con precisione chi deve davvero essere presente e chi può tranquillamente saltare.

Cerca di mantenere il numero dei partecipanti al minimo indispensabile. Alcune app per riunioni online faticano a gestire gruppi troppo numerosi. Senza contare che può essere difficile sentire le opinioni di tutti. Gestire un meeting molto affollato richiede tempo ed esperienza, quindi se sei alle prime armi inizia con gruppi più piccoli.

Passo 6: rendila uno sforzo di squadra

Non devi essere l'unica persona a condurre l'incontro. Ci sono diversi ruoli che puoi assegnare per alleggerire la pressione, coinvolgere il team e far sì che tutti si sentano responsabili del successo della riunione.

Questi ruoli possono includere, ad esempio:

Segretario—prende nota dei punti principali e redige il verbale
Facilitatore—si assicura che tutti possano intervenire e che opinioni e preoccupazioni vengano ascoltate
Time manager—controlla che tutti rispettino la struttura e i tempi decisi in anticipo

Cerca di assegnare ruoli diversi a persone diverse a ogni riunione. In questo modo tutti hanno l'opportunità di essere coinvolti al 100% per tutta la durata dell'incontro.

Ora che sei pronto per la riunione, vediamo alcuni suggerimenti da tenere a mente durante la call.

Passo 7: inizia con degli icebreaker virtuali

Non c'è bisogno di entrare subito nel vivo dei contenuti. Quando tutti entrano nella tua sala riunioni virtuale, inizia con un po' di small talk (cioè icebreaker per team da remoto) per mettere tutti a proprio agio. Essere in uno stato mentale rilassato aiuta le idee e le soluzioni a fluire meglio.

Non esagerare, però. Il momento degli icebreaker dovrebbe durare solo qualche minuto. Ma sentiti libero di essere un po' leggero e divertente: l'obiettivo è rafforzare le relazioni tra i membri del team.

Passo 8: dai a tutti la possibilità di parlare

Questo è probabilmente uno dei consigli più importanti per le riunioni da remoto. Nella fase di preparazione potresti aver generato parecchio entusiasmo e, avendo lasciato spazio al confronto, alcune persone saranno impazienti di condividere pensieri e opinioni. Altri, però, potrebbero non sentirsi abbastanza sicuri da intervenire spontaneamente. Assicurati quindi che tutti abbiano la possibilità di dire la loro.

Ricordi le attività che hai assegnato prima della riunione? Chiedi a ogni membro del team di raccontare brevemente la propria responsabilità e i risultati ottenuti. Questo allinea tutti sugli stessi obiettivi e incoraggia le persone a parlare e a sentirsi parte del gruppo.

Passo 9: definisci la tua etichetta per le riunioni virtuali

Ogni organizzazione ha un proprio insieme di regole e di etichetta per le riunioni. Lo stesso vale per le aziende remote e per gli incontri online. Non è un segreto che molte persone si sentano più rilassate quando lavorano da casa.

Questo atteggiamento rilassato però può diventare un problema durante la riunione, ad esempio nel linguaggio o nell'approccio al lavoro. Per evitarlo, stabilisci prima delle regole di base e un'etichetta condivisa. Ecco qualche esempio:

Fai un test dell'attrezzatura (prova app per le videochat, webcam, microfono e tutti gli strumenti necessari alla riunione per assicurarti che funzionino bene).
Condividi e discuti l'agenda con il team in anticipo e presentati preparato.
Permetti a tutti di presentarsi all'inizio dell'incontro.
Dai la massima attenzione a chi presenta (niente multitasking o occhi sul telefono).
Disattiva le notifiche sui tuoi dispositivi.
Assicurati che tutti i partecipanti si trovino in un ambiente silenzioso, senza rumori di fondo o distrazioni.

Passo 8: distribuisci le note della riunione

Anche se la riunione è finita, ci sono ancora alcune cose che dovresti fare per essere sicuro che il tempo speso sia davvero valso la pena.

È molto improbabile che tutti ricordino ogni dettaglio di ciò che è stato discusso. Inviare le note della riunione (il verbale) aiuterà i membri del team a ricordare quali decisioni sono state prese e quali attività sono state assegnate. Assicurati che il segretario (o chi sta registrando la riunione) annoti almeno le seguenti informazioni:

Elenco dei partecipanti
Argomenti trattati
Decisioni prese
Attività assegnate
Date importanti
Altre note rilevanti

Passo 9: condividi la registrazione

Registrare la riunione è spesso una buona idea, soprattutto se qualcuno è assente o se la connessione instabile interrompe la videochiamata per uno o più partecipanti. La registrazione permette ai membri del team di rivedere ciò che si sono persi, quindi può essere considerata una vera e propria best practice per le riunioni virtuali. Prima di iniziare, però, affronta tutte le possibili questioni legali legate alla registrazione delle riunioni virtuali.

Alcune app di videoconferenza permettono di registrare la riunione, ma non tutte offrono questa funzione e non tutte la gestiscono allo stesso modo. Quando non è disponibile, puoi scaricare un registratore dello schermo per catturare schermo + audio del computer + microfono. ScreenRec può diventare un vero salvagente quando devi registrare lo schermo: non ha limiti di tempo e puoi condividere il video con i partecipanti tramite un link privato.

Conclusione

Con così tanti elementi in gioco, la pianificazione è assolutamente critica per una riunione virtuale di successo. La buona notizia è che più organizzi incontri efficaci, più diventerà facile pianificarli ed eseguirli. Fai la tua parte con un po' di preparazione e questa nuova realtà di lavoro da casa diventerà presto qualcosa di assolutamente gestibile.