Il futuro del lavoro da remoto: è tutta una questione di tecnologie di comunicazione

Le aziende si sono adattate al lavoro da remoto. Le persone ne hanno visto i lati positivi. Il mondo è cambiato per sempre e, con esso, la comunicazione visiva.

Oggi è più importante che mai essere il più flessibili possibile per restare a galla. La comunicazione online e le piattaforme di eCommerce stanno diventando la massima priorità nelle strategie di marketing dei brand. Per questo è fondamentale monitorare le ultime tendenze di mercato e i nuovi modi per comunicare con i dipendenti e con il tuo pubblico.

Vediamo come le tecnologie di comunicazione possono migliorare il futuro del lavoro da remoto e come la comunicazione visiva (e non solo) si evolverà nel prossimo futuro.

Un mondo grande e piccolo allo stesso tempo

All'inizio il mondo era grande. Servivano anni, o addirittura una vita intera, per fare il giro del globo. Poi è diventato piccolo, o meglio, accessibile. Fare il giro del mondo in 48 ore non era più un problema. Oggi il mondo è sia grande che piccolo allo stesso tempo: puoi chiamare in Siberia o in Australia mentre visiti la città accanto.

Negli ultimi anni abbiamo passato molti giorni alla settimana in casa. L'area di azione dell'uomo moderno si è allo stesso tempo ristretta ed espansa. E questo non può che influenzare lo sviluppo di nuove infrastrutture e tecnologie di comunicazione.

«Tempo reale» ha un nuovo significato

I mezzi di comunicazione elettronici hanno assunto un'importanza esistenziale che va ben oltre i loro originari limiti utilitaristici. Oggi sono allo stesso tempo uno strumento di salvezza per il business e un modo per preservare i legami familiari e di amicizia.

In futuro, gli strumenti per il lavoro di gruppo e la comunicazione si evolveranno rapidamente verso delle vere e proprie «reti sociali in tempo reale». Uno dei loro compiti principali sarà creare l'effetto presenza. Per esempio, Microsoft Teams ha introdotto il Together Mode: ora i partecipanti a una videoconferenza possono letteralmente «sedere insieme».

C'è anche un enorme potenziale per le soluzioni di realtà virtuale e aumentata.

Negli ultimi anni questi dispositivi sono diventati molto più accessibili, ma è sempre mancata una vera diffusione di casi d'uso. Oggi, invece, gli scenari sono numerosissimi: dall'acquisto di immobili ai consigli su come riparare elettrodomestici da soli, fino alle visite in laboratori didattici e ai concerti online in formati insoliti.

L’era degli specialisti «cyber»

Il 2020 è stato l'anno della digitalizzazione totale dei posti di lavoro. Rappresentanti di quasi tutti i settori, molti dei quali sembravano lontanissimi dall'IT, hanno iniziato a padroneggiare attivamente le nuove tecnologie.

È ovvio che abbiamo tutti obiettivi diversi, ma la padronanza dei metodi di analisi dei dati è la tendenza globale. Il 2020 non è stato l'anno della scomparsa dei posti di lavoro. Anche l'automazione dei processi aziendali più di routine non ha inciso in modo significativo sul mercato del lavoro.

Più lavori, non meno

Formazione, professioni e persone stesse sono molto più flessibili oggi rispetto a cent'anni fa. C'è un numero crescente di percorsi di studio di gruppo e corsi di aggiornamento con certificazione. Le professioni cambieranno rapidamente, ma non scompariranno quasi più, salvo rare eccezioni. Sì, qualcuno rimpiangerà la perdita di una parte della propria «romanticità professionale», ma guadagnerà nuove opportunità.

Oggi i medici possono letteralmente vedere un paziente «attraverso», insieme a tutta la sua storia clinica. I geologi possono simulare milioni di anni di evoluzione di singoli giacimenti e persino di intere placche tettoniche. Gli autisti di camion diventeranno operatori di sciami di droni.

Un altro importante «effetto collaterale» della digitalizzazione è la crescita della cultura del consumo di informazioni. Sempre più persone imparano a controllare le fonti, monitorare l'attività dei dipendenti, il tempo e l'efficienza, oltre ad analizzare i dati e fare i propri calcoli. Questo vale in particolare per il digital marketing, il giornalismo, lo sviluppo software e campi simili.

Gli uffici passano in secondo piano

Il ritorno in ufficio si sta avvicinando, ma che aspetto avrà? Molto probabilmente, in futuro non vedremo più gli uffici tradizionali: le aziende adotteranno il modello ibrido. Il lavoro ibrido si svolge in un contesto che combina le attività in presenza con il lavoro da remoto.

Oggi sappiamo che, grazie ai tanti strumenti di comunicazione per i team e strumenti per il lavoro da remoto, è facile gestire team remoti e mantenere le persone connesse anche quando lavorano da casa. Una delle sfide più grandi del lavoro da remoto sarà forse l'onboarding virtuale. Dovrai impegnarti e seguire le migliori pratiche di onboarding virtuale per far sentire i nuovi arrivati davvero benvenuti. In questo senso, un approccio ibrido può essere un'ottima idea: puoi invitare i nuovi dipendenti in sede per alcuni incontri di persona prima di assegnare i task da remoto.

Sia che tu preferisca il lavoro virtuale sia che tu scelga un modello ibrido, è probabile che in futuro l'ufficio fisico diventi soprattutto uno spazio collaborativo in cui le persone si incontrano per creare qualcosa di nuovo insieme, fare brainstorming, comunicare e pianificare le azioni future. Non sarà più necessariamente un posto in cui trascorrere 9 ore al giorno.

Processi di lavoro più semplici

Il comfort sul posto di lavoro e il benessere digitale sono stati al centro dell'attenzione nell'ultimo anno, diventando uno dei motivi per cui si parla tanto di lavoro da remoto. Eppure la tecnologia può sia complicare sia semplificare le cose.

Un dipendente medio usa più di una decina di app di collaborazione al giorno. Spesso, per portare a termine un singolo task nel proprio planner digitale, servono almeno quattro app diverse.

In futuro, il mondo del lavoro continuerà a evolversi: vedremo le aziende migliorare i processi e il modo di lavorare da remoto per sbloccare tutto il potenziale dei dipendenti e, allo stesso tempo, rendere più facile l'interazione con la tecnologia.

I lavoratori remoti trarranno vantaggio soprattutto dalle tecnologie pensate per evitare il burnout e aumentare la produttività. Questi strumenti li aiuteranno a completare le attività quotidiane, eliminare il rumore digitale, migliorare l'equilibrio tra vita privata e lavoro e raggiungere i propri obiettivi. Per esempio, vedremo un uso sempre maggiore di micro‑applicazioni che riuniscono in un'unica interfaccia di lavoro tutti gli strumenti, i processi e i task necessari per il lavoro flessibile.

Tecnologia smart come base dello spazio di lavoro

Ormai lo spazio di lavoro digitale da solo non basta più. L'ambiente di lavoro di oggi richiede che anche gli spazi fisici diventino «smart». Più del 75% dei 500 top manager e 1.000 lavoratori in 5 paesi intervistati per lo studio Work 2035 ritiene che, entro 15 anni, intelligenza artificiale e machine learning accelereranno in modo significativo il processo decisionale e aumenteranno la produttività dei dipendenti.

Le soluzioni basate su intelligenza artificiale e machine learning possono capire come lavora ogni dipendente e adattare di conseguenza l'ambiente e lo spazio di lavoro. Automatizzare i compiti ripetitivi per aiutare i dipendenti a muoversi in un flusso di lavoro più lineare non è certo una novità. In più, le tecnologie di machine learning che identificano il comportamento normale di ciascun dipendente e i potenziali rischi contribuiranno a migliorare la cybersecurity.

Questo, naturalmente, non significa che possiamo ignorare gli strumenti e le misure di sicurezza già disponibili, come i report DMARC e l'ottimizzazione della deliverability per l'email, o le VPN per le intranet aziendali distribuite.

Il video come fonte primaria di informazione

Secondo Cisco, nel 2025 l'82% del traffico Internet mondiale sarà costituito da video. Nella primavera del 2020 abbiamo visto le visualizzazioni su YouTube raddoppiare rispetto allo stesso periodo del 2019.

È chiaro che i video brevi e coinvolgenti di TikTok continueranno a essere di tendenza. Per questo è importante sapere come andare in live su TikTok oggi. Il loro successo si riflette non solo sulla piattaforma cinese: anche i Reels di Instagram (Facebook) e gli Shorts di YouTube stanno diventando sempre più popolari.

Allo stesso modo, molti team hanno iniziato a fare affidamento su video brevi (o video email) per comunicare meglio e più velocemente. Con l'aiuto di un registratore dello schermo come ScreenRec puoi catturare schermo, webcam, microfono e audio del computer e condividere all'istante la registrazione con chiunque nel mondo. Questo ti aiuta non solo a comunicare con colleghi che lavorano in fusi orari diversi, ma anche a chiarire meglio il tuo messaggio e ridurre il ping‑pong di email.

Anche la quota delle dirette streaming nella «torta» dei contenuti è destinata a crescere. Anche il più alle prime armi tra gli specialisti di social media sa che le live hanno una loro magia: aumentano la portata e il coinvolgimento del pubblico e possono essere una parte fondamentale della gestione dei social o dell'automazione di Instagram.

Questa tendenza si sta affermando anche nei luoghi di lavoro moderni. Molte aziende usano piattaforme di live streaming per avvicinare il management ai dipendenti e migliorare il team building virtuale. Se non stai ancora usando le dirette nelle comunicazioni interne, ti stai chiudendo una porta importante.

Immersione audiovisiva

Molti creator stanno sperimentando l'uso di effetti sonori e musica in progetti a tema per suscitare una risposta emotiva più forte dal pubblico. L'audio sta diventando un elemento chiave per le aziende che vogliono restare competitive e creare esperienze uniche, online e offline, sia per i dipendenti che per i clienti.

E alle persone piace. Amano il tocco umano che la comunicazione audiovisiva porta con sé. Un esempio è Clubhouse, un nuovo social network in cui gli utenti possono comunicare solo tramite la voce. Al momento la piattaforma è ancora chiusa al grande pubblico e si accede solo tramite invito. Clubhouse è stata creata dai laureati di Stanford Paul Davison e Rohan Seth e, poco dopo il lancio, l'app (al momento disponibile solo per iOS) è stata valutata un miliardo di dollari. I creatori sottolineano che uno dei principi fondamentali della piattaforma è la «comunicazione ed espressione sincere».

Detto questo, la comunicazione vocale è un must per il lavoro da remoto a lungo termine. Per i dipendenti puoi scegliere soluzioni VoIP, facili da configurare e convenienti a livello di costi. Per i clienti, invece, puoi offrire un numero di telefono gestito da un software per call center, come hanno fatto molte aziende durante la pandemia di COVID‑19.

Team di vendita e marketing remoti

Nel mercato B2B, la promozione si sposterà sempre di più verso canali di interazione digitale con i clienti. Oggi più di un terzo dei clienti B2B preferisce i canali digitali (almeno i siti web) e 1 persona su 4 su 10 afferma che l'interazione «umana/analogica» con i commerciali è diventata meno importante.

In futuro la tendenza principale sarà lavorare a un brand forte sul mercato. Le aziende dovranno curare la propria immagine e ottimizzare le immagini in tutti i canali di interazione con il pubblico. I clienti B2B si orienteranno sempre di più verso i canali digitali e i marketer più all'avanguardia cercheranno di adottare e ottimizzare nuove tattiche.

Non sorprende quindi che i team di vendita remoti stiano crescendo in numero e popolarità.

Per i marketer, alle prese con una lista sempre più lunga di nuovi strumenti MarTech, arriveranno in aiuto piattaforme basate sull'AI. E anche se, al momento, molti tentativi di automatizzare la comunicazione sembrano ancora macchinosi (menu vocali fastidiosi, ecc.), la situazione cambierà man mano che si accumuleranno esperienza sul campo e dati, insieme a modelli di AI e funzioni di attivazione che velocizzano il machine learning.

Grazie a questi miglioramenti, nel futuro del lavoro da remoto più di un terzo degli acquirenti B2B di tecnologia considererà i chatbot uno dei 10 canali di interazione più importanti e oltre il 60% dei marketer B2B utilizzerà piattaforme MarTech.

Chatbot e app di messaggistica

Uno dei problemi principali del digital marketing è creare una comunicazione semplice e immediata tra clienti e brand. Lo strumento principale continuerà a essere le app di messaggistica, che permettono ai brand di selezionare i clienti, restare in contatto con loro, fornire informazioni su promozioni e nuovi prodotti e ricevere feedback.

Perché i chatbot diventano più popolari ogni anno?

La risposta è semplice. Nel digital marketing i chatbot sono visti come un'opportunità per automatizzare ulteriormente le varie fasi del lavoro con i clienti, aumentare la fedeltà al brand e delegare alcuni compiti elementari a «venditori virtuali», ottenendo così conversioni dirette.

Il futuro del lavoro apparterrà alle aziende più agili e lungimiranti, quindi è fondamentale monitorare il mercato alla ricerca di nuove tecnologie e nuovi canali di comunicazione.

Man mano che sempre più team di marketing e vendita lavorano da remoto, diventerà indispensabile trasformare Telegram, WhatsApp e Facebook in veri e propri canali di comunicazione tra aziende e clienti, per adattarsi davvero al nuovo modello di lavoro.

La sicurezza conta

Quando i dipendenti sono «distribuiti» in molteplici luoghi, la superficie d'attacco si espande: aumenta la varietà di reti/dispositivi in uso e cresce anche il numero di potenziali vulnerabilità. Nel 2020 gli attacchi informatici sono aumentati di oltre il 400% e oggi proteggere persone e risorse è ancora più importante.

Sicurezza e comfort sul posto di lavoro non sono in contraddizione. Sono due facce della stessa medaglia e componenti inseparabili di un approccio intelligente al workplace del futuro, semi‑remoto o completamente remoto.

Ecco perché è fondamentale creare un perimetro di sicurezza attorno all'utente senza interferire con il flusso di lavoro. Valutare continuamente l'integrità di questo perimetro permette di adottare un'architettura zero‑trust, che si basa sull'analisi e la verifica costante dell'identità, del contesto e del comportamento dell'utente.

La pandemia ha costretto le aziende a dare la priorità alla sicurezza dei lavoratori. I robot e la tecnologia IoT aiuteranno a proteggere le persone. I robot si occuperanno delle operazioni più pericolose e le tecnologie di controllo da remoto miglioreranno la qualità dell'interazione uomo‑macchina.

L'Internet of Things (IoT) e i robot miglioreranno la sicurezza dell'ambiente di lavoro.

L'IoT sarà alla base di uffici senza contatto, distanziamento sociale intelligente e persino di soluzioni per smart city basate su IoT: i dipendenti potranno usare i propri dispositivi per ottenere informazioni sull'occupazione delle diverse stanze, verificare le procedure di disinfezione, prenotare sale riunioni, postazioni di lavoro, ecc.

Conclusione

È impossibile prevedere con esattezza cosa ci riserva il futuro del lavoro da remoto, ma una cosa è certa: il mondo cambierà, e lo farà in fretta. Le aziende che sapranno sfruttare al meglio la tecnologia saranno in grado di creare ambienti di lavoro migliori, aumentare la retention dei dipendenti e, di conseguenza, fidelizzare di più anche i clienti.

Con la crescente popolarità della comunicazione online, le aziende dovrebbero pensare a usare nuovi canali per interagire con dipendenti e clienti. Le video email diventeranno ancora più popolari e aiuteranno ad abbattere le barriere di comunicazione per i team distribuiti.

La pandemia ha dato vita a una miriade di nuovi strumenti per i team remoti in settori diversi e il momento giusto per approfittarne è adesso, prima che lo facciano i tuoi concorrenti.