Le 8 migliori pratiche di onboarding da remoto che devi conoscere
Il lavoro da remoto porta con sé molta libertà, ma anche molte sfide. Avere la possibilità di organizzare la giornata come preferisci, invece di restare bloccato su un classico 9‑5 aziendale, può portare a un aumento di produttività oppure a tanto tempo sprecato. Visto che non devi più stressarti a incastrare lavoro e vita personale e puoi gestire il tuo orario in autonomia, spesso ti sentirai molto più produttivo. Per la maggior parte delle persone è così.
Ma ci sono anche dei contro. Due dei più importanti sono il non riuscire a creare un vero legame con i colleghi e la sensazione di solitudine. Il lavoro da remoto può essere particolarmente difficile per i nuovi assunti, che non hanno la possibilità di conoscere tutti dal vivo.
In questo articolo vedremo come colmare questo divario digitale e fare onboarding dei nuovi lavoratori remoti con un processo di onboarding da remoto scorrevole, che non li faccia sentire esclusi dalla cultura aziendale. Ecco 8 best practice di onboarding da remoto che puoi iniziare a usare subito.
8 best practice per l’onboarding da remoto
1. Crea un manuale digitale
Questo è l'unico passo che dovresti completare prima di iniziare a mettere in pratica le tue best practice di onboarding, cioè prima di assumere qualcuno. Un manuale aziendale è importante anche in presenza, perché spiega come funzionano le cose, illustra la gerarchia dell'azienda, pagamenti, ferie, permessi per malattia e molto altro.
Dato che chi lavora da remoto non ha la possibilità di vivere la cultura aziendale come chi è circondato ogni giorno dai colleghi, la cosa migliore che puoi fare è creare un manuale digitale completo.
Scrivi tutte le regole, le procedure e le linee guida. Una volta definiti i fondamenti, crea versioni diverse per i vari ruoli. Ogni posizione ha responsabilità diverse che vanno chiarite fin dall'inizio. Visto che la persona lavorerà da remoto, assicurati di spiegare il processo di lavoro e chiusura dei progetti (incluso un tutorial sul tuo software di project management) e la gerarchia della tua azienda.
Dopo aver coperto gli aspetti più importanti, menziona anche le piccole cose di ogni giorno e le attività divertenti che ami inserire per costruire un rapporto più stretto tra i dipendenti. Creare questo manuale ti aiuterà in tutti i futuri onboarding, quindi fai in modo che sia fatto bene e che i dipendenti vivano una grande esperienza fin dall'inizio. È una delle migliori pratiche per formare i lavoratori remoti.
Questo dovrebbe essere il primo documento che invii ai nuovi collaboratori da remoto, insieme alle credenziali per le email aziendali, alle app di comunicazione interna che usi, alle piattaforme di gestione dei task e ad altri software necessari, per esempio nel customer service un software per call center o un sistema di ticketing.
2. Presentali al team
Quando è tutto pronto, invita il nuovo assunto in tutti i canali Slack necessari e presentalo al team. Organizza una videochiamata in cui puoi spiegare il suo ruolo e lascia che gli altri membri del team si presentino.
Come hiring manager, è sempre una buona idea lasciare che ognuno spieghi il proprio ruolo con parole sue e, mentre formi i nuovi dipendenti, permettere loro di prendere in mano la conversazione senza controllarla troppo. Ricorda che si tratta di un processo e che avrai bisogno di riunioni settimanali perché tutti si sentano davvero parte del gruppo.
Sappiamo che potremmo sembrare ripetitivi se ti diciamo di inserire ice‑breaker all'inizio di ogni riunione, ma credici: per quanto possano sembrare imbarazzanti a volte, nel lungo periodo danno i loro frutti.
Gli ice‑breaker permettono ai dipendenti di abbassare le difese e parlare un po' della vita privata. Condividere aneddoti divertenti aiuta a creare connessioni, anche se magari non si incontreranno mai di persona. Uno dei tuoi obiettivi a lungo termine dovrebbe essere far sì che si crei abbastanza connessione da permettere alle persone di lavorare insieme sui progetti e chiedere aiuto, proprio come farebbero in ufficio.
Se uno dei tuoi dipendenti non riesce a rispettare una scadenza e ha bisogno di più tempo o risorse, vorrai che si senta libero di contattare il team e fare di tutto per chiudere il progetto in tempo. Questo non succederà se non sente un vero legame con gli altri.
3. Pensa bene alle prime attività
Quando il nuovo assunto ha terminato la formazione specifica sul ruolo, si è ambientato, ha una data di inizio e l'accesso a tutte le risorse importanti, devi scegliere l'attività migliore per permettergli di mostrare le sue competenze e conoscere meglio i processi aziendali che hai già definito.
Ti consigliamo di scegliere come primo task qualcosa di collaborativo, per incoraggiare la nuova risorsa a mettersi in contatto con gli altri. Il secondo aspetto su cui dovresti concentrarti nella scelta è la necessità di scoprire e acquisire conoscenza.
Se lavori con dei clienti, i nuovi assunti devono familiarizzare con i vari brand e, se sei un'azienda B2C, dovranno imparare a conoscere prodotti e servizi.
Assicurati di spiegare che sei disponibile per domande e dubbi e poi lasciali lavorare senza metterti troppo in mezzo. Una volta terminato il primo assignment, potete rivederlo insieme e dare feedback su cosa cambiare o approfondire.
ScreenRec può esserti di grande aiuto in questa fase. Puoi usarlo come strumento di onboarding da remoto o per assegnare task in modo semplice. Invece di programmare una videochiamata ogni volta che qualcuno è confuso, apri ScreenRec e registra schermo, webcam e microfono per spiegare l'attività o dare feedback. È la cosa più vicina a una riunione dal vivo. Guarda il video qui sotto per scoprire come inviare una video email con ScreenRec.
4. Sii trasparente sui tuoi obiettivi e sul loro futuro in azienda
Sai quante persone lasciano (o pensano di lasciare) l'azienda entro i primi 6 mesi? Secondo le ricerche, si arriva fino all'86% dei dipendenti. Un ottimo modo per evitare un alto turnover è fissare obiettivi chiari per il loro futuro all'interno dell'azienda.
Spiega loro su cosa lavoreranno nel primo mese, quando avranno più responsabilità e quando potranno aspettarsi il primo aumento. Illustra esattamente come valuti le performance, quali obiettivi ti aspetti che raggiungano e quali bonus o benefit potranno ottenere in futuro.
Tutti i dipendenti devono sapere come misuri il successo in azienda. È la capacità di gestire in autonomia un reparto, di portare nuovi clienti o altro ancora? Discutine apertamente e sii trasparente sia sugli obiettivi che hai per loro sia su come stanno andando.
5. Aiutali ad abituarsi al lavoro da casa
Non tutti hanno esperienza di lavoro da casa, ma il lavoro da remoto è destinato a restare, quindi dobbiamo adattarci. Alcune persone sono solo all'inizio del proprio percorso aziendale e hanno bisogno di un po' di mentoring. Ecco i tre consigli più importanti che puoi dare al tuo team.
- Aiutali a creare un piccolo home office. Non tutti hanno una stanza in più, ma puoi aiutarli a ritagliarsi un angolo dedicato in cui lavorare e tenere tutto ciò che riguarda il lavoro. L'ideale è che sia vicino a una fonte di luce e lontano dalle principali distrazioni.
- Condividi consigli su come restare motivati e su come fissare obiettivi mentre si lavora da casa. È facile distrarsi quando vedi la polvere o il mucchio di vestiti da lavare. Spiega che, anche se non è necessario lavorare 8 ore di fila, se ci si lascia distrarre troppo si rischia di lavorare in pratica tutto il giorno.
- Spiega come funziona la comunicazione asincrona e che possono organizzare la giornata in base alle proprie esigenze, senza dover essere disponibili 24 ore su 24. In un ambiente di lavoro da remoto, si è spesso più produttivi quando non bisogna rispondere a ogni messaggio all'istante.
6. Aiuta i membri del team a connettersi
Creare amicizie digitali non è semplice. Non tutte le personalità emergono al meglio su Slack e Zoom. Per questo devi incoraggiare il team building da remoto con contest non legati al lavoro, aggiornamenti e iniziative che puntano a costruire relazioni.
Non serve creare una newsletter interna, ma assicurati di condividere in Slack aggiornamenti su compleanni, matrimoni, nuovi animali domestici, nascite e così via. Questo favorisce una cultura della condivisione e del celebrare i successi degli altri.
Attività di questo tipo aiutano le persone a creare legami e a sentirsi parte di una vera comunità.
7. Fai check‑in regolari
Lungo tutto il processo dovresti fare check‑in regolari con i nuovi assunti. Qui entra in gioco la differenza tra recruiting e onboarding.
Trovare le persone giuste è difficile e dovresti usare tutto l'aiuto possibile. Questa fase si basa più sulle competenze e sull'esperienza che qualcuno può portare al team, mentre un programma di onboarding serve a farli prosperare nel nuovo ambiente e a integrarli nella cultura aziendale.
Chiedi come stanno gestendo le nuove responsabilità, il lavoro da casa e il carico di lavoro. Riconoscere i risultati legati alle attività svolte è importante, ma lo è altrettanto riconoscere bisogni e aspettative personali.
Essere proattivi nel risolvere i potenziali problemi paga moltissimo nel lungo periodo, visto che è più facile investire sui dipendenti esistenti che assumerne di nuovi. Puoi anche valutare di esternalizzare parte del processo di recruiting collaborando, ad esempio, con employer of record professionali.
8. Chiedi feedback
Se sei passato al lavoro da remoto da poco, è normale essere ancora nella fase di rodaggio e commettere qualche errore. Per questo devi chiedere feedback ai nuovi assunti.
Per mantenere il confronto sereno per entrambe le parti, offri questionari anonimi tramite web form e lascia che esprimano opinioni e preoccupazioni. Una volta raccolti i risultati, analizzali con attenzione e applica i cambiamenti necessari.
Conclusione
Il consiglio più importante che possiamo darti per l'onboarding dei dipendenti remoti è: preparati. Crea un manuale digitale completo che permetta ai nuovi assunti di esplorare l'azienda e scoprire meglio le loro responsabilità. Questo ti aiuterà anche a rispettare il piano di formazione e ad aumentare la produttività dei tuoi programmi di training da remoto.
Invita i nuovi membri del team nel tuo sistema di formazione (LMS) e presentali ai colleghi. Migliore è la comunicazione e la relazione tra i membri del team, migliori saranno i risultati di tutti, perché si sentiranno parte di un quadro più grande.
Dopo aver assegnato loro il primo task, assicurati di fare check‑in regolari e di aiutarli con qualsiasi problema possano incontrare. È fondamentale coltivare una comunicazione aperta ed essere trasparenti sulle aspettative.
Metti in pratica queste best practice di onboarding online e vedrai il tuo team spiccare il volo.
Riferimenti e approfondimenti
- Statistiche sul lavoro da remoto da conoscere nel 2025
- Perché l’86% dei dipendenti lascia l’azienda in 6 mesi
- I 9 migliori software gratuiti di task management per team impegnati
- Le 7 migliori app di comunicazione interna che ti servono
- Consigli e checklist per l’onboarding dei dipendenti remoti
- 11 cose da fare prima di cliccare «Invia» sulla tua email di marketing
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