Che cos’è l’onboarding virtuale e come farlo nel modo giusto
Il reparto HR è quello responsabile dell’onboarding dei nuovi dipendenti in azienda, e questo è relativamente semplice quando tutti lavorano nello stesso ufficio. Ma cosa succede se i tuoi collaboratori si trovano in un altro Paese o in un altro stato?
Allo stesso tempo, la pandemia non sembra destinata a sparire presto. Anche quando i dipendenti sono vicini, una forza lavoro virtuale sembra spesso il modo più realistico per continuare le attività di business.
Per questo è fondamentale accettare l’onboarding virtuale come nuova normalità, imparando come accogliere i nuovi assunti, cosa significa davvero, quali sono pro e contro e come implementarlo in modo efficace nella tua organizzazione.
Cosa si intende per onboarding virtuale?
L’onboarding virtuale è una forma di onboarding che avviene online, cioè senza incontri fisici in presenza.
Molte aziende usano l’onboarding virtuale per gestire le cosiddette «presentazioni funzionali». Queste introduzioni avvengono prima dell’inizio della formazione pratica e permettono ai nuovi assunti di capire in cosa consisterà il loro ruolo e quali sono le aspettative dell’azienda, rendendo l’onboarding dei nuovi dipendenti molto più fluido.
Quali sono pro e contro della formazione virtuale dei dipendenti?
L’onboarding online non è un sistema perfetto, lontanamente.
Per questo devi valutare con attenzione vantaggi e svantaggi dell’onboarding virtuale, così da capire bene in cosa ti stai imbarcando quando decidi di implementarlo nella tua azienda.
Vantaggi
- Flessibilità e comodità. L’idea alla base dell’onboarding e della formazione virtuale è che i dipendenti possano iniziare quando vogliono e con i propri ritmi, salvo indicazioni diverse. Questo significa che possono partire da dove preferiscono, nel momento migliore per loro.
- Conveniente. Tutto ciò di cui dipendenti e HR hanno bisogno durante l’onboarding virtuale è un buon laptop o un computer desktop. Non servono macchine super potenti e si può lavorare praticamente ovunque, purché ci sia una connessione internet stabile. Possono restare a casa per l’intero processo, permettendo a entrambe le parti di risparmiare tempo e costi di trasferta, ridurre l’uso delle risorse d’ufficio e tagliare altre spese.
Svantaggi
- Problemi tecnologici. Oltre a possibili rallentamenti della connessione, i manager possono avere difficoltà a condividere informazioni sensibili per motivi di sicurezza. Anche se hai già dei software di protezione, è difficile sapere quando un attacco online colpirà i dati. Per proteggerti, puoi usare strumenti specifici contro gli attacchi ransomware o altre soluzioni di cybersicurezza.
- Mancanza di contatto umano. Dal momento che tutto avviene online, è molto più difficile mantenere il team remoto connesso e costruire un senso di cameratismo tra dipendenti e HR. Le conversazioni rischiano di sembrare più meccaniche e impersonali. Di conseguenza, alcune persone potrebbero «spegnersi» durante le presentazioni, e diventa più difficile creare quel rapporto che ti serve per trattenere i talenti migliori.
Quali sono le 4 fasi dell’onboarding virtuale?
Dal momento che il programma di onboarding avverrà in modo virtuale, dovrai fare affidamento sulla tecnologia per portare i contenuti ai nuovi dipendenti.
Detto questo, i principi restano gli stessi, che tu stia facendo onboarding in una SaaS o in qualsiasi altro tipo di azienda: far sì che i dipendenti abbraccino davvero l’organizzazione, aiutandoli a coltivare le proprie competenze professionali e offrendo loro l’opportunità di crescere con te.
Per garantire sicurezza psicologica e usare l’onboarding come vero motore di motivazione nel luogo di lavoro virtuale, il processo viene suddiviso in diverse fasi. Questo vale sia che tu stia costruendo un team di sviluppo dedicato sia un team di venditori remoti. Vediamo più da vicino le quattro fasi dell’onboarding virtuale.
Fase 1 – Onboarding
In questa fase inizia tutto per i nuovi dipendenti. Verranno accolti dall’HR, che spiegherà loro di cosa si occupa l’azienda, com’è la cultura interna e quali sono ruoli e responsabilità.
L’obiettivo dell’onboarding dei membri del team virtuale è allineare le aspettative di entrambe le parti. L’azienda deve essere trasparente nel comunicare cosa si aspetta dai nuovi assunti. Allo stesso tempo, i neoassunti devono capire con chiarezza cosa l’organizzazione vuole da loro, così da potersi muovere nella direzione giusta.
In definitiva, in questa fase i nuovi arrivati devono sentirsi davvero i benvenuti: questo aiuta a impostare il tono di tutta la loro esperienza lavorativa in azienda.
Come farlo?
Per aiutare l’HR a prepararsi con qualche giorno di anticipo, crea materiali che il nuovo dipendente possa consultare e rivedere in autonomia.
Le risorse testuali dovrebbero elencare gli argomenti da trattare nelle diverse fasi di onboarding. Definendo aspettative chiare, i nuovi assunti sapranno cosa li aspetta e potranno prepararsi di conseguenza.
A questo proposito, chiedi loro di scaricare i tool per il lavoro da casa e i software che la tua organizzazione usa per comunicare e collaborare. Potresti dover dare accesso a strumenti di gestione del team remoto, software di time tracking automatico o altre app rilevanti per il tuo business.
Ad esempio, i team di marketing e vendite hanno bisogno di una piattaforma per condividere i dati delle comunicazioni con clienti e prospect. In questo caso specifico, puoi decidere di usare un tool come Pitchbox, che permette di coinvolgere e informare tutti i membri del team da un’unica dashboard.
Infine, dovrai preparare una documentazione che insegni ai lavoratori remoti come usare e gestire gli strumenti del tuo stack tecnologico. In questo modo nessuno nel team dovrà spiegare da zero il software a ogni nuovo assunto.
Qui è il momento perfetto per sfruttare un semplice registratore dello schermo come ScreenRec. Registrare desktop, webcam e microfono ti aiuta ad aggiungere un tocco personale al tuo processo di onboarding da remoto.
Man mano che impari come migliorare l’onboarding e rimuovi gli ostacoli più grandi, dai ai nuovi arrivati maggiore fiducia nella tua azienda e mostri che sei disposto a fare il possibile per farli sentire accolti. A questo punto, tutto dipende da come gestirai le fasi successive del processo.
Fase 2 – Sviluppo iniziale
Entro il sesto mese, i (non più) nuovi dipendenti dovrebbero essersi integrati pienamente nell’organizzazione. Dovrebbero aver sviluppato le competenze necessarie per svolgere al meglio
le proprie responsabilità e, allo stesso tempo, aver creato un buon rapporto con i colleghi e lavorare bene all’interno dell’azienda.
Durante questa fase dovresti capire se vale la pena o meno continuare a investire su queste persone. Per esempio, potrebbero aver dimostrato una forte motivazione nel portare a termine i task e altre competenze su cui vale la pena lavorare. A partire da qui, puoi usare queste informazioni per assegnare responsabilità che valorizzino i loro punti di forza.
Allo stesso tempo, ai dipendenti viene data la possibilità di creare nuove opportunità assumendosi compiti diversi, che possono anche andare oltre la loro job description attuale. Questo li aiuta a sviluppare competenze adiacenti che non solo avranno un impatto positivo sulla tua azienda, ma li prepareranno anche a migliori opportunità di carriera in futuro.
Come farlo?
Ci sono due strade:
La prima è lanciare un’iniziativa interna in cui manager e team leader formano i collaboratori sui task specifici del proprio reparto. Chiedi ai responsabili di creare sessioni e materiali di formazione che i dipendenti possano seguire. Anche qui, tutto diventa molto più semplice con ScreenRec, che è facile da usare e alla portata di chiunque in azienda, indipendentemente dal livello di competenza tecnica. Ancora meglio, puoi trasformare il percorso in un dialogo a due vie chiedendo anche ai nuovi dipendenti di registrare il proprio schermo con ScreenRec.
Il bello di questo approccio è che la crescita avviene all’interno dell’azienda. I manager e i leader che creano i corsi seguono direttamente lo sviluppo dei loro team. E, capendo meglio punti di forza e di debolezza, possono fornire contenuti e task di formazione più mirati.
La seconda è iscrivere i dipendenti remoti a corsi e seminari online che li aiutino a sviluppare nuove competenze. In questo modo alleggerisci il carico dei team leader, che non devono più creare i materiali da zero. D’altra parte, però, i corsi esterni possono essere più costosi e meno allineati alle esigenze della tua azienda. Inoltre, ScreenRec utilizza hosting video cloud sicuro di StreamingVideoProvider, il che significa che i video creati dal tuo management possono essere riutilizzati a lungo: imparare a creare video di onboarding diventa un gioco da ragazzi.
Fase 3 – Sviluppo continuo
Dopo 18 mesi nella stessa azienda, ci si aspetta che i dipendenti abbiano ormai padroneggiato le competenze legate alle proprie responsabilità.
Il passo successivo è trasformare queste persone nei futuri leader dell’organizzazione. Andando avanti, prenderanno il posto dei loro responsabili, che a loro volta saliranno di livello, e così via.
Promuovere i dipendenti a ruoli più alti è una parte fondamentale dello sviluppo professionale. Nessuno vuole restare fermo in una posizione con poche responsabilità e uno stipendio basso. Tutti vogliono migliorare il proprio reddito, e il modo migliore per farlo è puntare a ruoli che richiedono maggiori responsabilità.
Inoltre, il fatto che questi dipendenti siano rimasti a lungo con la tua organizzazione significa che sono disposti a continuare a lavorare con te, finché continuerai a investire nella loro crescita.
Come farlo?
Per dimostrare ai top performer che apprezzi davvero il loro impegno e la loro dedizione, devi creare un programma di riconoscimento dei dipendenti. Puoi premiare chi ha ottenuto i risultati migliori in base alle KPI e agli obiettivi aziendali.
In questo modo puoi anche individuare chi è disposto a fare il passo in più per ottenere risultati migliori. Immagina, ad esempio, un addetto al customer service che si prende il tempo di studiare l’analisi del comportamento dei clienti per aumentare l’ROI e generare più vendite. Questa è una persona che sta chiaramente puntando al livello successivo e che dovresti premiare.
In questo modo incoraggi tutti a dare il massimo per diventare idonei a incentivi e promozioni.
Ma non dimenticare di mostrare apprezzamento a tutti i tuoi dipendenti. Alcuni sono più proattivi di altri, ma questo non significa che il contributo degli altri non vada riconosciuto.
Fase 4 – Promozione o separazione
Dopo due o più anni, è il momento per i dipendenti di fare un salto di carriera o cambiare azienda.
Come detto, i dipendenti devono essere motivati a salire la scala aziendale per aumentare la propria base retributiva. Ma per farlo devono essere disposti a prendersi più responsabilità e dimostrare il proprio valore.
Perché tutto questo sia possibile, devi coltivare una cultura in cui crescita e riconoscimento del buon lavoro siano reali. Molte aziende fanno fatica a trattenere le persone proprio per le scarse prospettive di carriera. È probabile che qualcuno abbia dato un contributo importante ma sia stato ignorato a favore di qualcun altro.
Per questo avere un percorso chiaro, che permetta ai dipendenti di crescere in modo scalabile, è fondamentale per il tuo processo di orientamento dei nuovi assunti virtuali.
Come farlo?
Qualunque cosa accada in questa fase, è importante raccogliere feedback dai dipendenti. Se decidono di andarsene, chiedi loro se c’è qualcosa dell’azienda che li ha spinti a prendere questa decisione o che non hanno apprezzato, e perché. Per chi rimane e viene promosso, chiedi cosa li ha motivati a continuare a crescere professionalmente all’interno dell’organizzazione.
Usa le loro risposte per migliorare il business, offrire opportunità migliori e attrarre i talenti più in gamba, invogliandoli a scegliere la tua azienda.
Conclusione
Che tu stia appena imparando come rendere l’onboarding efficace o sia un HR manager virtuale con anni di esperienza, l’onboarding dei dipendenti è un tassello chiave per il successo continuo della tua azienda. Avere persone che iniziano la loro carriera con te e poi hanno la possibilità di crescere e migliorare è un segno di forte engagement e di una cultura aziendale sana.
I passaggi che abbiamo visto ti mostrano come migliorare l’esperienza di onboarding per trattenere i nuovi assunti migliori, che diventeranno i futuri leader della tua organizzazione.
E dal momento che la video‑comunicazione sarà una parte fondamentale dell’esperienza di onboarding, valuta l’uso di uno strumento come ScreenRec per sfruttare al massimo la tua comunicazione remota. Non tutti i dipendenti hanno lo stesso tempo di risposta alle email e alcune attività richiedono per natura lunghi periodi di concentrazione lontano dalla posta. Registrando video invece di scrivere lunghi messaggi ed email, rendi le interazioni più brevi, chiare e dirette, lasciando a tutti più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta davvero!
Riferimenti e approfondimenti
- I 10 consigli essenziali per l’onboarding virtuale per gli HR moderni
- Come mantenere connesso un team remoto e creare un ambiente felice
- Guida definitiva alle riunioni virtuali
- Le 8 migliori pratiche di onboarding da remoto che devi conoscere
- Il futuro del lavoro da remoto: è tutta una questione di tecnologie di comunicazione
- I 16 migliori strumenti per il lavoro da remoto di cui il tuo team ha bisogno
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