I 10 consigli essenziali per l’onboarding virtuale per gli HR moderni
A causa degli eventi globali, il lavoro da remoto è diventato rapidamente la norma. Per i team HR questo significa cambiare focus e strategie. L’onboarding virtuale presenta diverse sfide, ma un approccio passo‑passo ti aiuterà a gestire al meglio questo cambiamento.
La mancanza di una presenza fisica e di interazioni faccia a faccia in ufficio non deve diventare un ostacolo all’accoglienza dei nuovi assunti. Anche se molti lavoratori remoti si avvicinano per la prima volta al lavoro da casa, preparazione e organizzazione possono aiutarti a portarli rapidamente al livello giusto. Più riesci a preparare tutto in anticipo, meglio è.
Ecco quindi la nostra breve lista di best practice di onboarding virtuale che i responsabili HR possono mettere in pratica.
1. Adatta i contenuti di onboarding al formato virtuale
Un buon team HR, ben preparato, ha già un processo di onboarding chiaro e definito. Tuttavia, è probabile che questo processo sia stato pensato intorno al concetto di presenza fisica in ufficio.
I tuoi contenuti di onboarding devono quindi essere adattati per i dipendenti remoti e i lavoratori virtuali. Che tu scelga di creare video di onboarding o di usare una presentazione, devi prima definire cosa conterrà esattamente il tuo pacchetto di onboarding virtuale.
Un welcome pack
Quando un nuovo membro del team entra in azienda, spesso riceve un welcome pack con tutti i documenti essenziali. Puoi continuare a offrirlo anche nel tuo processo di onboarding virtuale, ma devi assicurarti che venga riorganizzato in formato digitale.
Action point
- Converti tutta la documentazione in pratici PDF facilmente consultabili (ed eventualmente stampabili)
- Prova il welcome pack digitale con alcuni membri attuali del team
- Raccogli feedback per assicurarti che nessun elemento essenziale sia stato tralasciato
Presentazioni
È probabile che, quando assumi nuovi collaboratori, passino attraverso un’onboarding presentation. Ne parleremo più nel dettaglio tra poco, ma è un passaggio importante per consolidare le tue idee su come fare onboarding dei lavoratori remoti.
Action point
- In un ambiente di lavoro virtuale, puoi registrare volto e schermo con un registratore dello schermo per personalizzare il messaggio di benvenuto.
Istruzioni di e‑learning
Quando nuovi membri entrano nel team, potrebbero non sapere come usare gli strumenti e i sistemi che utilizzi. Ci sono due strade per affrontare il problema. La prima è creare un breve video istruttivo che li guidi tra tool, risorse e sistemi aziendali che devono conoscere.
In alternativa, puoi assegnare a un dipendente esistente il compito di spiegare questi strumenti e processi, magari tramite videochiamata.
Action point
- Prenditi il tempo per analizzare come funziona il tuo attuale onboarding in presenza. Poi, si tratta semplicemente di adattare contenuti e processi esistenti a una versione virtuale e digitale.
2. Crea una presentazione virtuale
Abbiamo già accennato a quanto sia importante trasformare la tua presentazione di onboarding in una versione virtuale. Questo non significa che non parlerai più di persona (anche se in video) ai nuovi assunti del loro ruolo. Vuol dire però che hai comunque bisogno di una presentazione digitale per spiegare cosa ti aspetti da loro.
Quel primo contatto con l’azienda sarà una parte fondamentale del loro primo giorno. Devi quindi dare alla presentazione virtuale la stessa importanza di quella in presenza. Per esempio, se stai facendo onboarding a più sales remoti nello stesso giorno, puoi organizzare una presentazione di gruppo che crei fin da subito un certo spirito di squadra.
Action points
- Usa elementi visual per raccontare la storia dell’azienda. Rendi questa parte leggera e divertente.
- Spiega e definisci la cultura aziendale e la mission.
- Inserisci immagini dei membri chiave del team (puoi rendere il tutto più informale con foto casual).
- Non sommergere i nuovi assunti di informazioni, soprattutto lato HR.
- Dedica tempo alla creazione di video di orientamento ben fatti come parte del tuo pacchetto di onboarding virtuale: possono diventare uno strumento di grande valore.
3. Pianifica una call prima della data di inizio
Gli aspetti logistici delle risorse umane possono essere molto frustranti per i nuovi dipendenti. Per questo è importante che il team HR contatti i nuovi assunti prima che inizino. È una delle best practice di pre‑onboarding che offre all’HR la possibilità di dare loro il benvenuto. Aiuta anche a creare subito una cultura del lavoro positiva, facendo sentire il nuovo membro immediatamente più integrato.
Tutto questo porta a un personale più coinvolto. Più i nuovi arrivati sono engaged, più saranno produttivi. Se riesci a creare questo coinvolgimento prima ancora del giorno 1, il tuo processo di onboarding virtuale sarà molto più efficace.
La buona notizia è che esistono moltissime piattaforme collaborative online che puoi usare per raggiungerli. Ci sono inoltre soluzioni di videoconferenza perfette per questo tipo di esigenza. Non dimenticare di fornire risorse che mostrino ai nuovi assunti come usare queste piattaforme: per molti sarà la prima volta.
Action point
- Contatta i nuovi assunti e programma un incontro online almeno tre giorni prima della data di inizio
4. Pianifica le attività per le prime settimane
Iniziare un nuovo lavoro può essere molto intimidatorio, e le prime settimane sono decisive. I lavoratori remoti non hanno colleghi alla scrivania accanto a cui chiedere consiglio al volo. L’obiettivo è assicurarsi che i nuovi arrivati abbiano gli strumenti di cui hanno bisogno, così da poter partire subito con il piede giusto.
In queste prime settimane, è una buona idea avere un calendario chiaro degli eventi. In questo modo i nuovi assunti potranno partecipare facilmente. Per esempio:
- Pranzi virtuali di team
- Presentazioni dei membri del team tecnico con cui potrebbero dover collaborare
- Una riunione di team completa per discutere le aspettative della settimana
Action points
- Assegna due o tre task specifici su cui il nuovo collega possa concentrarsi nella prima settimana
- Prova a creare una checklist di onboarding per assicurarti che i team remoti vivano la migliore esperienza possibile nelle prime settimane
5. Comunica chiaramente le aspettative
Una parte chiave del tuo processo di onboarding virtuale riguarda le aspettative per i dipendenti. Dovresti aver già messo nero su bianco cosa ti aspetti dai nuovi membri del team. Poi, scomponi queste aspettative in elementi più piccoli che coprano tutti gli aspetti base del loro ruolo.
Questo significa assicurarsi che siano:
- Consapevoli dell’intero ventaglio delle proprie responsabilità
- In grado di usare gli strumenti necessari per svolgerle
- Capaci di seguire i processi e i sistemi aziendali previsti per il loro ruolo
Più riesci a comunicare chiaramente le aspettative, più sarà facile per i nuovi membri integrarsi rapidamente nella struttura della tua azienda.
Assicurati di avere un calendario chiaro per gli obiettivi individuali e aziendali. Se serve, puoi usare un’app di scheduling. Questo aiuterà i dipendenti a riconoscere le finestre temporali dedicate a formazione e review delle performance.
Action points
- Prepara un calendario dei task facilmente accessibile e aggiornabile, e definisci con chiarezza obiettivi SMART di breve e lungo termine
- Includi riunioni di team settimanali e one‑to‑one per discutere dei flussi di lavoro
6. Spiega la cultura aziendale
La cultura aziendale viene spesso trascurata nei processi di onboarding più virtuali. Ed è facile capirne il motivo: l’attenzione si concentra così tanto su aspettative e formazione che la cultura del luogo di lavoro finisce in secondo piano. Ma questo è un errore.
Quando un membro del team si sente più connesso alla cultura aziendale, si sentirà più allineato alla realtà in cui lavora. Questo lo porterà a impegnarsi di più e a essere più produttivo. La cultura aziendale può anche determinare se un nuovo assunto resterà o sparirà dopo poco.
L’onboarding virtuale deve promuovere e incoraggiare la comprensione della cultura di base, dei valori e della mission dell’azienda. Più i dipendenti sono consapevoli del tipo di azienda per cui lavorano, più tenderanno ad allinearsi al brand. E darai loro un senso di scopo più definito.
Action points
- Sorprendi i nuovi assunti con un piccolo regalo di benvenuto
- Dopo la firma della lettera di assunzione, invia per posta un welcome pack con il merchandising disponibile (T‑shirt, tazze, penne, ecc.) o altri materiali che raccontano il brand
7. Aiuta con la parte tech fin dal primo giorno
Le richieste IT possono essere una delle parti più difficili di un nuovo lavoro. Devi assicurarti che i nuovi assunti siano in grado di usare le tecnologie richieste dal ruolo. Perfino configurare un indirizzo email di lavoro dedicato può essere una sfida per qualcuno. Se una persona lavora da remoto per la prima volta, potrebbe avere bisogno di una guida o di una risorsa online su come creare un nuovo account Gmail.
L’obiettivo finale è fare in modo che l’onboarding virtuale riduca al minimo lo stress e le barriere al flusso di lavoro. Più riesci a rendere le persone a proprio agio con le tecnologie che useranno, meglio è, e più saranno efficienti fin dal primo giorno.
Action points
- Per le aziende più piccole, assicurati che l’esperto IT designato contatti il nuovo assunto prima della data di inizio
- Per le realtà più grandi, coinvolgi l’intero team IT
8. Fai check‑in periodici
Rendi le interazioni e la comunicazione frequenti una caratteristica chiave della tua strategia di onboarding virtuale. Così puoi migliorare di molto la connessione tra dipendenti e azienda.
Questo è fondamentale per assicurarsi che i membri del team siano coinvolti e si sentano supportati. Se gestisci già onboarding in presenza, conosci il valore delle chiacchierate informali one‑to‑one. La stessa strategia è vitale anche nel contesto virtuale.
Non sottovalutare mai quanto possa essere travolgente iniziare un nuovo lavoro da remoto. Più spesso interagirai con i nuovi assunti, più si sentiranno sostenuti, soprattutto nelle prime settimane. Lavorare da remoto può essere molto isolante.
Action point
- Sii presente quando hanno bisogno di te e alterna con regolarità momenti di confronto formale e chiacchierate informali
9. Pianifica incontri con il team e con il manager
Ricordati di pianificare dei momenti, dopo l’ingresso in azienda, in cui i nuovi assunti possano conoscere gli altri membri del team e i rispettivi manager. Possono essere incontri molto informali, magari programmati nell’orario di pausa pranzo. Non devono per forza essere focalizzati sul lavoro: l’obiettivo è presentarsi e iniziare a conoscersi.
Mantenendo questi momenti informali, potrai conoscere meglio i nuovi colleghi e aiutarli a entrare in sintonia con il resto del team. Questo costruisce fiducia e può contribuire a trattenere le persone più a lungo. Uno studio LinkedIn del 2017 ha mostrato che il 72% dei dipendenti considera molto utili gli incontri one‑to‑one con il proprio manager durante l’onboarding.
Anche se la ricerca riguarda l’onboarding in presenza, non c’è motivo di pensare che le cose vadano diversamente in quello virtuale.
Action point
- Pianifica incontri informali con il team e con il diretto responsabile
10. Affina continuamente il processo
I team HR stanno passando rapidamente all’onboarding virtuale, ma è fondamentale non dimenticare le basi. Proprio come fai con l’onboarding in presenza, devi documentare il processo dall’inizio alla fine.
I manager devono essere sempre aggiornati sulla fase in cui si trova ogni dipendente, il che significa una documentazione accessibile a tutti i soggetti coinvolti. Accesso alle informazioni e accountability sono importanti quanto nel mondo fisico.
Come per tutti i processi aziendali, più analizzi e affini quello che fai, più il processo diventerà efficace.
Action points
- Non dimenticare di rivedere periodicamente l’impatto del tuo processo di onboarding virtuale
- Confrontati con i nuovi assunti e chiedi loro un feedback sulla tua strategia di onboarding
- Scopri cosa hanno trovato davvero utile (e cosa no)
In sintesi
Un orientamento virtuale per i nuovi dipendenti deve fornire un percorso chiaro da seguire. Lavorare da remoto non deve per forza tradursi in esperienze di onboarding negative: anzi, se gestito bene, l’onboarding virtuale può essere estremamente vantaggioso. Usando in modo corretto queste best practice, puoi eliminare buona parte delle incertezze legate al ruolo e all’azienda.
Grazie alle tecnologie che usiamo ogni giorno sul lavoro puoi impostare facilmente il tono dell’esperienza dei nuovi assunti e rendere l’onboarding più coinvolgente.
Non sottovalutare l’importanza del processo di onboarding digitale: può essere la chiave per la retention, la produttività e la crescita della tua azienda.
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