Obiettivi per il lavoro da casa: come raggiungerli nei team remoti
Sappiamo tutti che la pandemia ha accelerato il lavoro da remoto. Ma la tendenza verso workforce distribuite esisteva già prima, soprattutto nelle aziende tecnologiche, dove i vantaggi (e i numeri) di accedere a bacini di talento globali sono davvero interessanti.
Ovviamente questo modo di lavorare porta con sé molte sfide, ma in questo articolo ci concentreremo sugli obiettivi per il lavoro da casa e sull'allineamento dell'esecuzione. Il framework di definizione degli obiettivi più usato dalle aziende tech è quello degli OKR (Objectives and Key Results). Con cicli di pianificazione più brevi che mettono l'accento sulle priorità, check‑in frequenti e retrospettive, si sposa alla perfezione con il lavoro agile.
Che cos’è un OKR?
In apparenza un OKR è qualcosa di semplice, perché è composto da due elementi: l'Objective e i Key Results. Ma perché gli OKR sono così importanti? L'Objective descrive il cosa e il perché dell'obiettivo, mentre i Key Results descrivono come misurerai il successo.
Ecco alcuni esempi di OKR per il settore IT:
- Creare un registratore dello schermo di nuova generazione per aiutare i team a comunicare facilmente
- Aumentare i Weekly Active Users a 1,5 milioni
- Aumentare il tasso di conversione da prova a cliente pagante al 75%
Quando definisci obiettivi di team come questi, i team possono allineare o far «discendere» i propri OKR da essi e poi adattare i piani esecutivi. Per i team di sviluppo, questo può significare allineare gli Epic in Jira a un OKR di questo tipo. Per il Marketing, l'obiettivo potrebbe essere quello di aumentare le iscrizioni. Per il team UX, invece, potrebbe significare lavorare a uno sprint per migliorare l'onboarding degli utenti, con la speranza di impattare sul «tasso di conversione da prova a cliente pagante».
Quando allinei il lavoro che stai svolgendo a risultati misurabili come questi, crei anche un modo per calcolare l'impatto dello sforzo investito. Questo non è solo positivo per la soddisfazione sul lavoro, ma anche per l'apprendimento. Solo valutando un risultato puoi sapere se ciò che hai fatto ha funzionato oppure no. È così che il tuo team remoto può capire, riflettere sull'impatto, imparare e decidere se servono ulteriori miglioramenti.
Come fissare obiettivi nei team distribuiti
Passo 1: avere le conversazioni giuste
Come in ogni forma di realizzazione, sono gli obiettivi a dare la direzione. Avere chiarezza sugli OKR dell'azienda e del team è quindi un ottimo primo passo. Per ottenerla, però, devi aver già affrontato conversazioni su quali siano i cambiamenti più importanti da realizzare, cioè i task ai quali il team ritiene che dovreste davvero impegnarvi.
Il modo in cui i team prendono queste decisioni è davvero interessante. Vorremmo tutti pensare di usare un ragionamento produttivo per arrivare a una decisione razionale: condividiamo tutte le informazioni importanti, spieghiamo idee e motivazioni e poi raggiungiamo un consenso sulla scelta migliore.
Questo succede spesso, ma esistono anche team poco aperti al confronto. Team che portano avanti la propria agenda ed evitano conversazioni trasparenti e costruttive.
In più, chi si comporta così non sempre se ne rende conto. Accorgersi di quando succede non è facile: serve allenamento e un processo chiamato riflessione sulla conversazione. Se vuoi approfondire, ti consigliamo di dare un'occhiata alle ricerche di Chris Argyris.
Quindi, come dovrebbero discutere i propri obiettivi i team remoti?
Come possono evitare i bias personali?
I team che riescono a far funzionare davvero OKR e lavoro agile usano quello che Argyris definisce «Modello 2 - Ragionamento produttivo».
Che cos’è il Modello 2 - Ragionamento produttivo?
Queste conversazioni produttive possono avvenire sia nei team remoti sia in quelli ibridi. Di solito l'input per questi update e confronti include:
- Progressi della settimana scorsa
- Priorità per la settimana successiva
- Problemi individuati
- Avanzamento rispetto agli obiettivi e livello di fiducia
Per poter discutere questo tipo di agenda, non puoi trattenere informazioni. I task su cui si lavorerà vengono progettati e concordati congiuntamente. Questo fa sì che la scelta libera e informata sia centrale per l'efficacia del team.
Scoprirai anche che una maggiore visibilità sugli obiettivi e sul lavoro in corso aiuta a fare in modo che tutti siano focalizzati sulle cose giuste, portando più allineamento e responsabilità per il team nel suo complesso. Inoltre evita meeting inutili quando l'intero team lavora da casa: puoi vedere tutto su un'unica schermata.
Passo 2: non confondere output e outcome
È facile descrivere il contributo di un dipendente solo in base al lavoro che svolge. Si tratta di attività che possono far parte di un progetto o seguire i passi di un processo ben definito. In ogni caso, questo tipo di lavoro viene spesso chiamato output.
Gli output che produciamo hanno delle conseguenze, cioè dei risultati (outcome). Gli outcome sono di solito metriche che ci dicono qual è stato l'impatto del nostro lavoro: per esempio, il cambiamento di una KPI per i lavoratori remoti o l'aumento dell'efficienza di un processo.
Il problema è che spesso questi outcome non vengono definiti con chiarezza. Conoscere la differenza tra outcome e output è molto utile per pianificare gli obiettivi e allineare il lavoro che deve portarli a compimento.
Passo 3: scegli gli strumenti giusti per il lavoro da remoto
Gli strumenti per il lavoro da remoto giocano un ruolo enorme nel successo dei team distribuiti. Possono essere qualsiasi cosa, dal software per OKR come ZOKRI ai client email e alle loro alternative, fino agli strumenti di comunicazione come Slack, ai tool di project management come Jira, agli strumenti di controllo delle spese come Fyle, e al software di video messaging come ScreenRec. Tutti questi tasselli contribuiscono alla configurazione ideale di un team remoto.
Durante tutto il trimestre, i team usano gli obiettivi come ancora a cui agganciare il proprio lavoro e le scadenze per gestire meglio il tempo lavorando da remoto.
Vale anche la pena ricordare che fogli di calcolo e piccole app isolate non offrono una soluzione efficace alle sfide e alle opportunità legate alla definizione degli obiettivi e all'allineamento tra ruoli ed esecuzione. Per quanto possano sembrare allettanti (soprattutto se non vuoi acquistare altro software), raramente sono sufficienti.
Cosa ricordare
Il lavoro remoto e ibrido non sparirà tanto presto, e l'espressione «nuova normalità» qui calza a pennello. Ciò che dobbiamo fare è continuare ad adattare il modo in cui lavoriamo al luogo da cui scegliamo di lavorare. In questo percorso dobbiamo bilanciare le esigenze dell'azienda che ci impiega con i nostri bisogni umani di sentirci produttivi, imparare, restare in contatto con i colleghi e sviluppare la nostra carriera.
Una migliore definizione degli obiettivi, approcci più efficaci alla comunicazione e sistemi software pensati per lo scopo sono fondamentali per far funzionare tutto questo.
Detto questo, ecco i punti chiave da ricordare:
- Un team che non ha un buon modo per fissare obiettivi allineati non sarà mai efficace quanto vorresti, e gli OKR sono un ottimo approccio per risolvere questo problema.
- Gli obiettivi gestiti su fogli di calcolo soffrono spesso dell'effetto «set‑and‑forget», mentre ciò di cui hai davvero bisogno è un coinvolgimento continuo.
- L'efficacia è la chiave per raggiungere più obiettivi e rispettare le scadenze, e questo richiede un modo di lavorare agile.
- La tecnologia conta se vuoi che i tuoi team remoti e distribuiti prosperino, quindi assicurati di scegliere piattaforme e strumenti che li mettano davvero nelle condizioni di avere successo.
Investi del tempo per approfondire tutti questi aspetti e per evolvere dove puoi e dove è necessario. Il tuo impegno verrà sicuramente ripagato.
Riferimenti e approfondimenti
- Come gli OKR possono potenziare la customer experience
- Top 10 consigli per la pianificazione del business
- Sprigiona la potenza di un grande obiettivo
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