Slack vs email: e il vincitore è...

Man mano che ci adattiamo al nuovo modo di lavorare e alle sfide dei team remoti, molti di noi hanno iniziato a rimettere in discussione gli strumenti su cui hanno sempre fatto affidamento.

Parliamo, ovviamente, dell'email. Per decenni ci siamo affidati all'email per la comunicazione interna, ma da tempo ci si chiede se sia ancora la soluzione ideale.

Nel frattempo è arrivato un avversario piuttosto agguerrito che sta mettendo l'email in ombra: Slack.

Slack è una piattaforma di collaborazione molto popolare e, con almeno tre grandi argomenti sul tavolo, il dibattito Slack vs email si è acceso. In questo articolo vogliamo mettere ordine e capire, una volta per tutte, quando è meglio usare Slack e quando invece l'email.

Argomento n. 1: l'email è inefficiente

Il primo argomento sostiene che l'email sia semplicemente un modo di comunicare inefficiente. Che la si consideri superata, poco sicura o troppo lenta, l'accusa è che spesso l'email crei più problemi di quanti ne risolva.

Prove a favore

I dipendenti trascorrono 209 minuti (circa 3,5 ore) al giorno a controllare l'email
Secondo un report di CNBC, il lavoratore medio passa 209 minuti al giorno a controllare la posta di lavoro. Significa che, ogni giorno, un dipendente dedica il 43% della propria giornata lavorativa alle email.
La domanda viene spontanea: come si può essere davvero produttivi se quasi metà del tempo viene speso a leggere e rispondere ai messaggi invece che a lavorare?
L'email ha poche funzionalità davvero utili
L'email, di base, ti permette di fare poco altro che inviare e ricevere messaggi e allegare file di piccole dimensioni.
Per le aziende, però, questo non basta più. L'email non offre comunicazione istantanea sul lavoro, non integra chiamate vocali o video, e non rende semplice l'invio di file pesanti. Perfino alcune funzioni di sicurezza, come la crittografia di base, mancano in molti provider diffusi.
Alla fine ti ritrovi a fare copia/incolla e continui scaricamenti e caricamenti tra il client di posta, i tuoi strumenti di project management e le app per il lavoro da remoto.

Prove contrarie

Quasi tutti sono abituati all'email, quindi passare a una nuova piattaforma richiede tempo
Probabilmente conosci pochissime persone che non hanno un account Gmail, Yahoo o Outlook. È quello a cui siamo abituati, per cui abbandonare l'email nella pratica quotidiana può essere più frustrante che utile.
Non solo dovresti convincere tutto il team, ma ognuno dovrebbe imparare a usare una nuova piattaforma di comunicazione interna, cosa che per alcuni può essere tutt'altro che immediata.
Archivia bene le conversazioni, quindi ritrovare le vecchie email è facile
Se confronti chat e email, su questo punto l'email vince sempre. Uno dei suoi grandi vantaggi è che puoi organizzare messaggi e conversazioni e ritrovarli con una semplice ricerca.
Le app di messaggistica istantanea, invece, hanno ancora parecchia strada da fare: spesso non c'è modo di organizzare una singola conversazione e la ricerca delle informazioni importanti si limita a poche parole chiave.

Argomento n. 2: le piattaforme di collaborazione sono migliori

Quando usare Slack e quando usare l'email

Le piattaforme di collaborazione hanno letteralmente rivoluzionato il lavoro da remoto. Si dice che queste soluzioni aiutino i team a restare allineati in modo semplice e comodo, cosa che l'email da sola non riesce a fare.

Prove a favore

Workflow organizzato
Le piattaforme di collaborazione sono famose per il loro flusso di lavoro strutturato. I membri del team possono vedere facilmente cosa c'è da fare, chi se ne occupa e per quando.
Tutti possono vedere facilmente gli aggiornamenti di progetto
Non solo il lavoro è visibile a tutti, ma queste app ti tengono aggiornato sull'avanzamento di ogni attività.
Voce/Video
Quasi tutte le piattaforme permettono di avviare e ricevere chiamate vocali o video direttamente dall'app.
I servizi email hanno di solito limiti di caricamento dei file molto bassi (Gmail, ad esempio, si ferma a 25 MB). Le piattaforme di collaborazione, invece, consentono di solito caricamenti fino a 1 GB.
Gestione delle riunioni
Molte piattaforme ti permettono anche di organizzare riunioni virtuali. Non si tratta di semplici videochiamate: le sale riunioni includono spesso funzionalità come lavagna condivisa, registrazione, chat e condivisione dello schermo.

Prove contrarie

Di solito c'è una curva di apprendimento che non tutti sono disposti ad affrontare
Come dicevamo, non per tutti è facile adottare una piattaforma di collaborazione. Le funzionalità da imparare sono tante e, in una giornata già piena, prendere confidenza con uno strumento nuovo può far perdere tempo e impattare negativamente sulla employee experience.
Le versioni gratuite sono spesso molto limitate, soprattutto in ambito business rispetto ai comuni account email gratuiti
La maggior parte delle piattaforme offre un piano gratuito e uno o più piani premium. Se non hai budget per un abbonamento annuale, dovrai accontentarti della versione gratuita.
Purtroppo questo significa accettare parecchi limiti: dimensione massima dei file ridotta, spazio di archiviazione molto limitato, funzioni come registrazione o lavagna spesso assenti, e così via.

Argomento n. 3: Slack è una buona alternativa all'email

Tra le decine di piattaforme collaborative disponibili, Slack è stata una delle prime a diventare davvero popolare. Per questo oggi è il principale concorrente dell'email. Molti si sono chiesti: «Slack è meglio dell'email?» e, per tanti team, la risposta è s&#igrave;.

Prove a favore

Rende più fluido lo scambio di informazioni
Slack ha un'interfaccia pulita che permette ai team di restare sempre allineati e di inviare/ricevere velocemente aggiornamenti su progetti e attività. È molto più ordinato delle caselle email condivise, dove il caos arriva in fretta.
Chat, commenti e messaggi in tempo reale per comunicare più velocemente
Usare Slack per la comunicazione interna è probabilmente una delle mosse più semplici per aiutare il team a restare sul pezzo.
Grazie alle funzioni di chat e commenti, il team può condividere idee e feedback in tempo reale. La messaggistica istantanea fa s&#igrave; che tutti siano aggiornati sulle novità importanti.
Organizza progetti e team in «canali»
Con Slack l'organizzazione è tutto. Progetti e team vengono gestiti tramite i canali. In ognuno di essi trovi file, commenti e chat separati, il che aumenta la produttività della messaggistica e riduce il rumore.
Ti permette di scegliere quali conversazioni meritano la tua attenzione
Grazie ai canali, chi lavora su un progetto viene aggiunto al relativo spazio e riceve le notifiche dei messaggi importanti.
Chi non è coinvolto, invece, non viene bombardato da alert inutili.

Prove contrarie

L'app richiede attenzioni continue, visto che tutti sono sempre connessi e possono fare modifiche in qualsiasi momento
Anche se i canali aiutano a separare i flussi, notifiche e avvisi si accendono di continuo ogni volta che cambia qualcosa nel workflow. Molti di questi aggiornamenti non sono urgenti (o nemmeno rilevanti) e rischi di controllare Slack spesso quanto la tua casella email, se non di più.
Poca privacy, perché gli admin possono vedere tutte le chat
Ovviamente non dovresti mai usare Slack per conversazioni inappropriate, ma è comunque importante ricordare che i messaggi diretti non sono davvero privati.
In molti casi datori di lavoro e amministratori possono accedere allo storico completo delle conversazioni.
Scarsa personalizzazione
Se vuoi cambiare l'ordine dei canali, rimuovere quelli che non ti interessano o nascondere discussioni in cui non sei coinvolto, sei piuttosto limitato: molte modifiche hanno effetto sull'intero workspace e non solo sul tuo account.

Il verdetto

Quando usare l'email e quando usare Slack

Ogni argomento che abbiamo visto prova a rispondere alla domanda se Slack sia meglio o peggio dell'email, ma c'è sempre anche una contro‑argomentazione valida. Usa questi spunti per capire quando, per il tuo team, l'email può essere più efficace di Slack.

Combinare Slack ed email

Visti i pro di entrambi, non sorprende che molte aziende scelgano di usarli insieme. Slack aiuta a tenere tutti a bordo e permette una comunicazione rapidissima.

L'email, invece, resta perfetta per inviare e archiviare comunicazioni più formali. Può anche funzionare come una sorta di «database personale», dove conservi tutto ciò che vuoi tenere davvero privato.

E se stai valutando alternative all'email o altri strumenti da inserire nella tua strategia di comunicazione per team remoti, ti consigliamo di considerare seriamente le video email. Per il nostro team sono state un enorme risparmio di tempo.

Slack vs email: tabella di confronto

	Slack	Email
Messaggi urgenti	Assolutamente sì, è proprio il suo punto di forza	Poco adatta
Messaggistica privata	Slack non è esattamente privato	Di solito l'accesso è limitato a una sola persona
Ricerca interna	Sì, ma con qualche limite	Sì! Di solito è molto facile trovare quello che ti serve
Permette di lavorare con focus	Non proprio, a meno che tu non disattivi tutte le notifiche	Sì, puoi ignorare la casella di posta e concentrarti sul lavoro
Facilità di organizzazione	I canali di Slack sono ottimi per organizzare i flussi di informazione	Puoi organizzare l'email con etichette, ma è un po' più macchinoso rispetto a Slack
Personalizzazione	Le modifiche ai canali sono visibili a tutti, quindi la personalizzazione è limitata	È solo tua, quindi puoi personalizzarla come vuoi
Estensioni	Sì, esistono moltissime estensioni e integrazioni per Slack	Sì, ci sono diverse estensioni per le app di posta più diffuse, come Gmail

I risultati

Quindi, chi vince? E chi è ormai superato?

Noi crediamo che la risposta finale spetti a te. Dal nostro punto di vista, però, Slack ed email dovrebbero essere usati insieme. Ognuno offre punti di forza diversi, quindi perché non potenziare il tuo team sfruttando il meglio di entrambi i mondi?

Già che ci sei, dai un'occhiata anche a ScreenRec. Puoi usarlo per risparmiare ancora più tempo inviando video‑messaggi sia in Slack che via email. Registra desktop, voce, webcam e persino l'audio del computer per far sentire team e clienti quasi nella stessa stanza con te.