I migliori strumenti di project management per risparmiare tempo [confronto]
Gestire progetti richiede talento e competenze. Ma, come per quasi tutti i lavori oggi, hai bisogno di strumenti e software avanzati per dare il meglio. Ecco perché gli strumenti di project management dovrebbero diventare i tuoi migliori alleati.
Per i progetti più semplici può bastare una checklist, ma quelli più complessi richiedono pianificazione accurata, schedulazione delle attività, assegnazione dei task, gestione delle scadenze, tracciamento dei bug, rispetto delle policy interne e monitoraggio del tempo, solo per citarne alcuni aspetti.
La buona notizia è che esistono strumenti di project management evoluti che semplificano tutte queste attività. La notizia meno buona è che scegliere quello giusto non è affatto banale.
Può essere difficile orientarsi tra decine di funzionalità e capire cosa è davvero essenziale, cosa è solo utile e cosa invece è superfluo. In questo articolo abbiamo raccolto per te una selezione dei migliori strumenti di project management per aiutarti a partire con il piede giusto.
Quali sono i vantaggi di usare uno strumento di project management?
Le applicazioni di project management più semplici ti permettono di tenere traccia e gestire quasi qualsiasi tipo di progetto, dallo sviluppo di un nuovo prodotto alla realizzazione di un sito web fino al lancio di una campagna marketing.
Vengono spesso usate dai team per gestire più progetti in parallelo. E gli strumenti online di project management sono fondamentali per gestire i team remoti e monitorare i risultati.
Questi strumenti PMO ti aiutano a capire quando pianificare il lavoro in base alle scadenze e alle risorse disponibili. I migliori strumenti di project management anticipano i problemi prima che emergano davvero: gli strumenti di schedulazione tracciano l'avanzamento e ti avvisano se una consegna rischia di slittare.
Quando le attività si discostano dalla timeline, il software di project management può ricalcolare in automatico il piano. Molte app generano report che mostrano chi nel team è sovraccarico e chi invece ha ancora margine. Spesso consentono anche di tracciare budget di progetto e ore fatturabili, così da poter fatturare ai clienti il tempo effettivamente speso.
Le migliori app di project management per le piccole imprese
Se il tuo team deve gestire e monitorare solo pochi progetti e hai un budget limitato, uno strumento economico come Zoho Projects (circa 4-7 $ a persona al mese) o Teamwork (circa 13 $ a persona al mese) può essere la scelta ideale. A patto che non ti servano funzionalità avanzate come pianificazione dettagliata delle risorse, raccolta di timesheet per fatturare i clienti o confronto dell'avanzamento di decine di progetti diversi.
Per piccoli team attenti al budget ti consigliamo anche GanttPRO e TeamGantt.
Se sai già che non sfrutterai i moduli più avanzati dei software enterprise, non ha senso spendere più di 16 $ al mese per utente: meglio scegliere una soluzione leggera e conveniente.
Strumenti di project management per grandi aziende
Le esigenze delle piccole aziende e delle grandi organizzazioni sono molto diverse. I software di enterprise project management vengono usati da realtà con centinaia di persone e di progetti per attività come pianificazione, analisi delle risorse, budgeting, previsioni di ricavi e tracciamento del tempo a fini di fatturazione.
Un buon strumento PMO deve poter gestire non solo i singoli, ma anche i gruppi. Ad esempio, devi poter vedere quante ore di lavoro sono assegnate a ciascun junior designer e quanto carico puoi ancora distribuire. Se hai 15 ore di lavoro per un profilo junior, ti serve capire a chi assegnarle in base alla capacità residua.
Per lo stesso motivo, manager e team lead devono poter individuare rapidamente quali attività sono prioritarie e quali progetti rischiano di rimanere indietro, così da riallineare il team. LiquidPlanner, seguito da vicino da Celoxis, è tra le nostre soluzioni preferite per le aziende più grandi con progetti complessi e numerosi team, soprattutto quando si vuole adottare una metodologia agile strutturata.
I migliori strumenti di project management gratuiti da usare nel 2025
Trello
Trello è una delle app di task management più conosciute, con ottime funzionalità di collaborazione per lavorare insieme al team. È semplice da configurare, facile da usare e molto leggera. Si basa su liste, bacheche (board) e card per creare elenchi di attività e seguirne l'avanzamento. All'interno delle card gli utenti possono collaborare, condividere file e lasciare commenti.
Mancano però funzionalità di reporting avanzato e di time tracking. Nonostante questo, Trello è ottimo per freelance o piccoli team che lavorano su un numero limitato di progetti alla volta. Il piano base è gratuito; gli abbonamenti a pagamento aggiungono automazioni, integrazioni e supporto prioritario.
JadeALM
Una soluzione interessante per il project management è JadeALM. A differenza di molti altri strumenti che puntano solo sulle board, JadeALM ti offre un editor di documenti con gerarchie intuitive. Mentre scrivi i requisiti, il sistema crea automaticamente una work breakdown structure a partire dal testo.
Questa funzionalità ti aiuta a tenere sotto controllo attività correlate, dipendenze, issue e bug. Avere sempre una vista chiara sui task di alto e basso livello ti supporta nella stima, nella pianificazione e nella responsabilizzazione del team. All'interno dell'editor puoi commentare le attività, assegnarle, aggiungere date, sincronizzarle con una timeline e monitorare i progressi.
Se necessario puoi inserire anche blocchi di configurazione che vengono organizzati automaticamente in contenitori. Lo strumento è gratuito per team fino a 3 persone.
Kanban Tool
Kanban Tool è un ottimo punto di partenza soprattutto per i team di sviluppo software. Ti permette di visualizzare il processo a colpo d'occhio e include funzionalità di time tracking. L'app offre alert, report e strumenti di gestione del team che rendono semplice collaborare e tracciare i task.
Funzioni come la condivisione di documenti, il reporting verso i manager e l'app mobile nativa lo rendono adatto sia a organizzazioni medie sia a realtà più grandi. Le aziende enterprise possono anche ospitare Kanban Tool sui propri server.
Monday.com
Lo strumento di project management di Monday.com è potente ma facile da usare, con un'interfaccia piacevole e ottime viste per visualizzare i progetti. L'approccio alla work management è flessibile e aperto: puoi partire dai template di progetto e creare le tue board personalizzate.
Oltre alle board sono disponibili diverse viste, come la mappa e il calendario. Per alcuni utenti la mancanza di una gestione davvero comoda dei task ricorrenti è un limite, e l'app mobile può risultare meno intuitiva. In cambio, Monday.com offre un'ottima sicurezza, un set di funzionalità molto ampio e un alto livello di personalizzazione.
Asana
Asana è probabilmente uno dei migliori project tracker sul mercato. Offre un set completo di strumenti: liste di attività, board Kanban, viste calendario e timeline per monitorare i progetti.
Puoi creare viste personalizzate selezionando solo gli elementi più importanti per te. C'è la vista a elenco per organizzare i task e vedere chi sta lavorando a cosa, e c'è la vista cronologica per gestire attività sovrapposte e allocare meglio le risorse.
Tutte queste funzionalità, però, possono rendere Asana un po' complesso e costoso per i team più piccoli o per chi ha bisogno solo di funzioni specifiche (come il time tracking).
Ecco alcuni vantaggi di questo strumento:
- Viste personalizzabili per scegliere come visualizzare i progetti
- Interfaccia moderna e curata
- Numerose integrazioni con le principali app
E alcuni svantaggi:
- Per molti casi d'uso le funzionalità sono così tante da risultare un po' pesanti
- Non è la soluzione più intuitiva per i nuovi utenti: la curva di apprendimento è ripida
- Diventa costosa se devi passare dal piano gratuito a quelli avanzati
Kissflow Project
Kissflow, applicazione all‑in‑one, è una delle soluzioni di project management più popolari. È particolarmente indicata per i project manager funzionali e per chi è alle prime armi. Kissflow Project copre praticamente tutte le caselle con una suite molto completa di funzionalità.
L'interfaccia è intuitiva e gradevole, il che la rende adatta a molte tipologie di azienda. Puoi creare form personalizzati, impostare limiti WIP basati su regole e configurare board su misura per le esigenze del tuo progetto e della tua organizzazione. La vista per corsie utente ti offre un quadro chiaro di cosa sta facendo ogni persona.
MeisterTask
MeisterTask è un altro strumento agile‑friendly basato sul web che offre una semplice board in stile Kanban, perfetta per gestire progetti agili.
L'interfaccia è molto intuitiva e ti aiuta a gestire i task dei membri del team e a seguirne le pianificazioni.
Funzionalità intuitive e integrazioni fluide con altri strumenti dell'ecosistema project management sono altri punti di forza.
MeisterTask include time tracking integrato, assegnazione dei task, checklist e molte altre funzioni utili.
In più, la piattaforma funge anche da app di comunicazione interna, permettendo al team di scambiarsi commenti, menzioni e notifiche.
Wrike
Wrike è una piattaforma di project management cloud‑based molto nota che può rendere la gestione dei progetti decisamente più fluida. Ti permette di monitorare il lavoro del team, rispettare le scadenze e collaborare con tutti gli stakeholder in tempo reale.
Include gestione dei task, newsfeed in tempo reale, Gantt chart e altri strumenti avanzati. Ti aiuta a dare le giuste priorità in modo che le attività più critiche vengano completate in tempo.
Wrike offre inoltre numerose opzioni di integrazione, il che lo rende uno strumento molto professionale.
Di contro, tutte queste possibilità possono risultare un po' travolgenti per chi inizia, e l'interfaccia può sembrare complessa. Rimane comunque una soluzione ideale per digital marketer, sviluppatori software e team di assistenza clienti.
Confluence
Confluence è uno spazio di lavoro collaborativo che ti aiuta a gestire i membri del team e funge da piattaforma per raccogliere risorse di progetto, to‑do e scadenze tramite pagine condivise.
Confluence nasce per risolvere il problema della trasparenza, comune a tanti team. Quando hai mille cose da seguire, è difficile restare aggiornato su tutto e tenere sotto controllo più iniziative in parallelo. Il concetto di pagina condivisa rende più semplice vedere che cosa sta succedendo nei vari team e aumenta la trasparenza.
La piattaforma è pensata soprattutto come strumento di comunicazione e knowledge base, quindi può sembrare uno strato aggiuntivo rispetto al classico strumento di project management. Il lato positivo è che Confluence agisce da livello superiore per app più potenti e versatili, invece di limitarsi a contenere tutti i task in un unico posto.
Ecco alcuni vantaggi:
- Interfaccia semplice, che rende facile accedere a informazioni e requisiti di progetto
- Ottima visibilità su progressi e to‑do
- Aiuta i nuovi membri del team a entrare rapidamente nel flusso
E alcuni svantaggi:
- Non è un'app di project management completa
- Mantenere tutto aggiornato può sembrare lavoro extra
- Senza una struttura organizzativa chiara, le informazioni possono diventare caotiche
Clarizen
Clarizen è un noto strumento di project management accessibile via web, particolarmente indicato per organizzazioni medie e grandi.
Il sistema è pensato quasi esclusivamente per l'uso da browser e la mancanza di un'app mobile dedicata può risultare limitante per alcuni utenti.
Clarizen è un'ottima scelta per project manager enterprise, aziende IT e team di consulenza che hanno bisogno di un software di project management robusto, completo ma al tempo stesso chiaro da usare.
Airtable
Airtable è uno dei migliori planner che unisce le caratteristiche di un foglio di calcolo e di un database. È versatile, semplice da usare e adatto a molti tipi di azienda. Non offre però funzionalità avanzate di reporting, cosa che può essere un limite per chi deve gestire in profondità le risorse.
Airtable è uno degli strumenti più semplici per la pianificazione di progetti che funzionano come un database. Le varie modalità di organizzazione dei dati all'interno dei fogli lo rendono molto apprezzato dagli utenti. L'app offre diverse viste, tra cui kanban, elenco, griglia e calendario.
Nel piano gratuito trovi campi ricchi, viste multiple e strumenti di collaborazione per il project management. I piani a pagamento partono da 9 $ per utente al mese per le organizzazioni con esigenze maggiori di storage. Il pacchetto Pro aggiunge form brandizzati, viste avanzate e condivisione limitata a domini specifici.
Zoho Projects
Zoho Projects è il software di project management del team Zoho. Offre la flessibilità e le opzioni di personalizzazione che la maggior parte dei project manager tradizionali e dei team agili si aspetta.
Zoho Projects offre un'esperienza completa per team di qualsiasi dimensione: task management in stile Kanban, generatore di Gantt semplice da usare e funzionalità avanzate come grafici di utilizzo delle risorse, critical path, baseline e automazioni.
Quando ci sono molti passaggi di consegne tra reparti o persone, Zoho Projects si fa notare in positivo. È particolarmente apprezzato da aziende IT, consulenti e istituti educativi. Grazie alla funzione Blueprints puoi costruire e automatizzare workflow, avvisi ed escalation.
È disponibile una versione gratuita a tempo indeterminato, con funzionalità e numero di utenti limitati, che puoi usare facilmente in contesti di lavoro da remoto. Per esempio, Social Tradia racconta di usare Zoho per gestire il personale all'estero e collaborare con numerosi influencer sui social, sfruttando anche solo le funzioni del piano free.
Scegliere l'opzione migliore per il tuo team
Trovare il software di project management giusto richiede un po' di lavoro, ma vale la pena investire tempo prima di estenderlo a tutto il team. Alcuni tra i migliori strumenti richiedono un costo iniziale non trascurabile. Anche se l'uso quotidiano è spesso intuitivo, adattare l'app alle esigenze specifiche e portare tutti ad adottarla davvero richiede pazienza.
Prima di decidere quale software usare, valuta il tipo di lavoro che svolge il tuo team, quante persone coinvolge e come è strutturato oggi il tuo workflow. Ci sono ottime opzioni per praticamente ogni budget.
Con uno strumento di project management affidabile le persone possono collaborare più facilmente sui progetti. Allo stesso tempo, titolari e manager ottengono insight preziosi su come lavora il team, se i progetti sono in linea con la pianificazione e come riportarli rapidamente sui binari giusti quando si allontanano dagli obiettivi.
Strumento | Vantaggi | Svantaggi |
Trello |
|
|
JadeALM |
|
|
Kanban Tool |
|
|
Monday.com |
|
|
Asana |
|
|
Kissflow Project |
|
|
MeisterTask |
|
|
Wrike |
|
|
Confluence |
|
|
Clarizen |
|
|
Airtable |
|
|
Zoho Projects |
|
|
Riferimenti e letture consigliate
- I 10 migliori strumenti di project management per ogni project manager
- Software di project management | Microsoft Project
- Microsoft lancia Planner, uno strumento di project management parte di Office 365
- Come gestire i progetti freelance senza andare in burnout
- Come mantenere connesso un team remoto e creare un ambiente di lavoro sereno
- 5 strategie essenziali di comunicazione per team remoti
English 
Español 
Deutsch 
Български 
Русский 
Français 
Português 
العربية
NON PERDERTI NULLA
Ricevi aggiornamenti su nuovi articoli, webinar e altre opportunità: