10 combo tra strumenti e tecniche di time management da usare nel 2025
Partiamo da una domanda: ti capita di sprecare abitualmente tempo al lavoro? Se hai risposto di no, tanto di cappello: fai parte di una ristretta minoranza. La grande maggioranza di noi, circa l’89%, perde tempo sul lavoro ogni giorno secondo uno studio del 2014. E quello era il 2014. Immagina solo come saranno oggi quei numeri, con oltre 5 milioni di americani che lavorano da casa. Le più recenti statistiche sul lavoro da remoto dimostrano che continuiamo a trovare nuovi, “creativi” modi per sprecare tempo.
Il poeta americano Delmore Schwartz disse una volta: “Il tempo è la scuola in cui impariamo, il tempo è il fuoco in cui bruciamo”. Può sembrare un po’ cupo, ma coglie nel segno. Impariamo quanto il tempo sia importante e, nonostante questo, spesso sono proprio le nostre scarse capacità di gestione del tempo a farci inciampare nella carriera. Insomma: il time management è cruciale.
Per questo dobbiamo affidarci davvero alla combinazione giusta tra strumenti di time management e tecniche. Con i giusti “combo” possiamo lavorare in modo più intelligente, non più duro, e aumentare la produttività complessiva.
Per aiutarti, abbiamo messo insieme la guida perfetta alla gestione del tempo con i 10 migliori abbinamenti tra strumento e tecnica. Ogni “uno‑due” è pensato per mandare KO le tue abitudini di spreco del tempo.
1) ScreenRec: il miglior software di time management per aumentare la produttività in azienda
Sentiamo sempre parlare dell’importanza di aumentare la produttività aziendale e il modo migliore per farlo è gestire bene il tempo. Sprechi ore di lavoro in attività che sembrano “necessarie”, come riunioni infinite e email. In realtà, sono enormi sprechi di tempo. Le riunioni non si possono eliminare del tutto, ma le email sì.
ScreenRec può eliminare completamente le email dalla tua lista di vampiri del tempo. La video‑email è il modo più semplice per comunicare con i colleghi: non devi più passare minuti (o ore) a trovare le parole giuste per essere chiaro e sintetico e non devi preoccuparti che il testo venga frainteso.
ScreenRec è uno strumento gratuito di time management che rende la video‑email estremamente facile. Ti permette di registrare lo schermo in HD, con audio del computer e del microfono. Senza limiti di tempo o watermark, puoi registrare quanto ti serve senza distrazioni. Appena finisci la registrazione, un link privato viene copiato negli appunti e puoi incollarlo dove vuoi e inviarlo a chi vuoi. È, senza dubbio, uno dei migliori software gratuiti per la gestione del tempo.
2) ProofHub: la miglior soluzione all‑in‑one per project management e collaborazione
ProofHub è una piattaforma all‑in‑one per project management e collaborazione di team, in cui il time management è una delle funzioni chiave. È un’app di time tracking molto lineare, con gestione dei task e collaborazione integrate. Trattandosi di un software cloud, puoi usarlo anche come app mobile per iOS e Android.
Puoi creare stime e report sul tempo, un ottimo modo per tenere traccia delle ore produttive spese su task e progetti dalle tue risorse. Per il time tracking puoi scegliere se registrare il tempo manualmente nelle timesheet oppure usare un timer. Le timesheet possono essere esportate per semplificare fatturazione e billing.
Scopri di più su ProofHub qui.
3) My Hours: il miglior time tracker per un tracciamento semplice
My Hours è focalizzato solo su una cosa: tracciare il tuo tempo. L’interfaccia è semplice e intuitiva e ti permette di registrare le ore facilmente (con timesheet o tracker in tempo reale). I report sono chiari e abbastanza dettagliati. Con progetti, attività, clienti e membri del team illimitati, My Hours ti permette di guidare team piccoli o grandi per gestire i progetti dall’inizio alla fine. Puoi organizzare progetti, tracciare il tempo, analizzarlo tramite report e creare fatture, tutto in un’unica piattaforma. E se hai bisogno di aiuto, offrono supporto dedicato.
4) RescueTime: il miglior strumento per tenere sotto controllo gli sprechi di tempo
Non puoi davvero gestire il tuo tempo se non sai come lo stai usando. Pensala così: non puoi tenere sotto controllo le bollette della carta di credito se non hai idea di quanto spendi e dove, giusto? Lo stesso vale per la gestione del tempo.
RescueTime è il massimo per valutare come gestisci il tempo. Questa app è in realtà un software di time tracking che ti permette di scoprire come spendi ogni minuto della giornata lavorativa e ricevere report settimanali con log delle attività e durata precisa. Con questo registro dettagliato potrai vedere le tue performance settimanali e aggiustare di conseguenza il tuo time management personale.
Guarda come funziona RescueTime.
5) Focus Booster: il miglior programma per aumentare la produttività personale
Diciamolo: restare concentrati al lavoro è spesso il compito più difficile della giornata. Eppure la produttività personale dipende in gran parte dalla nostra capacità di mantenere il focus. È anche uno degli aspetti fondamentali del time management efficace per freelance e dipendenti. Ha quindi perfettamente senso usare un’app che ci aiuti a concentrarci e a dare una bella ripulita al nostro sistema di gestione del tempo.
Qui entra in gioco Focus Booster. Invece di usare la classica tecnica del Pomodoro “vecchia scuola”, Focus Booster porta il concetto nel XXI secolo. Ti permette di impostare un tempo ragionevole per un’attività, alternato a diverse pause. Questo ti aiuta sia a concentrarti sul task in corso sia a evitare il burnout. È un ottimo modo per aumentare la produttività personale.
Scopri di più su Focus Booster qui.
6) Trello: il miglior strumento di business per collaborare in modo produttivo
Lavorare in gruppo non è sempre semplice, soprattutto se gestisci team remoti, e riuscire a collaborare in modo produttivo è spesso la sfida più grande. Una buona gestione del tempo di progetto, però, può essere la chiave: quando tutti hanno sott’occhio le stesse liste di task e scadenze, tutto gira molto più liscio.
Trello è una di quelle app di time management che rendono la cosa molto semplice. È uno strumento di collaborazione per team interamente cloud che utilizza il metodo Kanban: una serie di card su un’unica pagina dove puoi categorizzare e organizzare progetti, assegnarli ai membri del team, controllare l’avanzamento e chattare o commentare. Che tu lo usi via web o con l’app gratuita, ogni membro del team può partecipare e collaborare facilmente.
Dai un’occhiata a Trello per il tuo team.
7) Insightful: il miglior strumento per aumentare responsabilità e accountability
Mantenere alta la produttività in azienda non è semplice. Le statistiche mostrano che un dipendente full‑time usa in modo produttivo solo il 60% della giornata. Con un software di desktop tracking come Insightful puoi cambiare queste percentuali: il monitoraggio dei dipendenti ti permette di aumentare i ricavi e creare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Insightful è uno dei migliori strumenti per aumentare produttività e senso di responsabilità e raggiungere più rapidamente gli obiettivi di progetto. Non si limita a tracciare le ore lavorate: offre anche un approccio strategico per creare una mentalità più produttiva e motivare le persone a usare il proprio tempo nel modo migliore.
8) Todoist: la migliore app di gestione del tempo per dare priorità ai task
Da piccoli ci insegnano quanto sia importante dare priorità alle cose e, una volta nel mondo del lavoro, questa diventa la spina dorsale della vera produttività. Molte tecniche di time management ruotano proprio intorno alla capacità di stabilire priorità. Sapere cosa fare per primo, cosa viene dopo e cosa può essere eliminato è il modo più semplice per restare al passo con le attività. Ecco perché le classiche to‑do list sono un evergreen. Todoist le ha semplicemente digitalizzate.
Pensa a Todoist come a un foglio digitale di time management: ti basta scrivere (anzi, digitare) i tuoi task, impostare una scadenza e definirne la priorità direttamente dall’app. In questo modo hai sempre sott’occhio cosa fare e in che ordine. Che tu lo usi per il lavoro o per la vita privata, è uno dei modi più semplici per portare a termine le cose.
Scopri di più su Todoist qui.
9) Zapier: il miglior strumento di time management per automatizzare il workflow
Nel mondo moderno è tutta una questione di automazione. È un dato di fatto: quando automatizzi i processi, tutto si muove più velocemente, con meno errori, e il workflow non fa eccezione. Le nostre menti sono spesso sovraccariche di dettagli: decisioni, pianificazioni, riunioni, conversazioni, task… diventa rapidamente troppo. Avere un sistema che automatizza parte di queste attività ti dà il respiro che ti serve.
È esattamente ciò che fa Zapier. Zapier è un sistema completamente automatico che prende le informazioni dalle app web che usi e le combina in un unico workflow automatizzato. Se usi più programmi per gestire progetti, calendari, email e altri dettagli di lavoro, puoi collegarli tutti a Zapier e ricevere notifiche, avvisi e promemoria in un solo posto.
Scopri come funziona Zapier.
10) Google Workspace: il miglior sistema di gestione del lavoro per la comunicazione del team
Parlando di gestione del tempo di progetto, abbiamo detto che è la chiave per una collaborazione produttiva, ma non dobbiamo dimenticare l’importanza della comunicazione nel team. Per collaborare davvero è necessario condividere e discutere idee, aspettative, commenti, opinioni e così via. La comunicazione interna non riguarda solo ciò che si dice, ma anche ciò che si condivide: documenti, immagini, video, calendari e altri tipi di informazioni. Ecco perché i team traggono grande vantaggio dall’uso di un unico sistema che permette di condividere tutto questo e restare connessi.
Google Workspace è un ottimo esempio di questo tipo di sistema. Usando il tuo account Google, tu e il tuo team potete sfruttare tutte le app della suite per comunicare e restare allineati: Google Fogli, Documenti, Presentazioni, Drive, Meet e molto altro. Con questa collezione di strumenti, il team sarà sempre sulla stessa pagina.
Scopri come Google Workspace può funzionare per te
Altri strumenti di time management
Ci sono decine di strumenti che puoi usare per mettere in pratica le tue tecniche di gestione del tempo. Anche se le app che abbiamo visto sopra basterebbero a mantenerti produttivo per tutta la carriera, ecco qualche menzione d’onore. Magari non sono famose quanto la nostra top 10, ma meritano sicuramente attenzione.
App crittografata che memorizza tutte le tue password e ti permette di accedere a più account con un solo tap. | |
App di calendario condiviso per tutto il team. | |
App per la concentrazione che usa la musica per ridurre le distrazioni, abbassare lo stress e migliorare il focus. | |
App all‑in‑one di backup e sincronizzazione che salva file provenienti da più posizioni. | |
App per mappe mentali digitali che ti permette di visualizzare idee e pensieri in una mappa ordinata con tag visivi. | |
Software di time tracking che ti mostra un log dettagliato di come usi il tuo tempo. | |
To‑do list digitale per gestire più progetti. | |
App per focus e time tracking che fa crescere un albero virtuale in base al tempo in cui resti concentrato. Se perdi il focus, l’albero inizia a seccarsi. |
Conclusione
Con questi strumenti di time management, non potrebbe essere più semplice. Che tu stia aumentando la produttività con la registrazione dello schermo grazie a ScreenRec o automatizzando l’intero workflow con Zapier, gestire il tempo diventerà un gioco da ragazzi. Prova di persona ciascuno di questi combo e goditi un’esperienza di lavoro molto più leggera.
Riferimenti e approfondimenti
- Come si confronta ScreenRec con gli altri screen recorder
- Altri software di task management da provare
- App di produttività per team
- 5 ottime app di hour tracking da implementare
![I migliori strumenti di project management per risparmiare tempo [confronto]](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/top-project-management-tools/top-project-management-tools.png)
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