5 + 7 strumenti per gestire più progetti e fare di più

Gestire più progetti contemporaneamente può rapidamente trasformarsi in un disastro se tutto non è ben organizzato. A tutti è capitato almeno una volta di provare a giostrarsi tra troppe cose alla volta e, di solito, non finisce bene.

Una pianificazione debole e una gestione caotica abbassano drasticamente la nostra produttività. In media, un dipendente è davvero produttivo solo per circa 3 ore al giorno. La procrastinazione è una delle principali cause della bassa efficacia sul lavoro.

Il 80% dei lavoratori dipendenti e il 76% degli imprenditori rimanda attività per 1–4 ore in una normale giornata lavorativa. In altre parole, una grossa fetta del nostro tempo va sprecata — e nella maggior parte dei casi la causa principale è proprio una cattiva gestione.

La buona notizia è che gli strumenti per la gestione di più progetti aiutano a tenere tutto in ordine, a rispettare priorità e scadenze. In questo articolo vediamo più da vicino le soluzioni più interessanti, che vale la pena prendere in considerazione.

I migliori strumenti per la gestione di più progetti

Miglior strumento gratuito per gestire più progetti – ScreenRec

ScreenRec è ottimo come strumento di comunicazione, il che lo rende anche un supporto molto utile nella gestione dei progetti. Ti permette di registrare brevi video dello schermo, della webcam e del microfono e, se necessario, anche l'audio di sistema.

Puoi inoltre catturare screenshot e aggiungere annotazioni. La parte migliore è che non devi caricare nulla manualmente: ScreenRec salva le registrazioni nel tuo account video privato in tempo reale e, non appena interrompi la registrazione, ottieni un link privato pronto per la condivisione.

Funzioni principali

2 GB di spazio cloud privato gratuito
registrazione di schermo, webcam, microfono e audio di sistema
annotazioni sugli screenshot
gestione centralizzata dei contenuti
condivisione istantanea tramite link
nessun watermark e nessun limite di tempo
registrazione video in qualità HD
registratore di schermo leggero e poco invasivo

Prezzi

Al momento ScreenRec è completamente gratuito.

Miglior planner per più progetti – Asana

Asana è uno dei modi più efficaci per tenere sotto controllo più progetti contemporaneamente. È ideale per monitorare l'avanzamento dei lavori, grazie a un'interfaccia semplice e intuitiva che aiuta i team a lavorare in modo più produttivo.

Come piattaforma completa di project management, Asana permette ai team di rimanere allineati e di assicurarsi che nessuna attività "cada tra le crepe". La sua flessibilità la rende una scelta adatta ad aziende di qualsiasi dimensione, perché può essere facilmente personalizzata in base a diverse metodologie e workflow di gestione dei progetti.

Grazie all'attenzione per la collaborazione e la trasparenza, Asana è rapidamente diventata uno dei planner di progetto più popolari e una soluzione di riferimento per la gestione efficace di più progetti.

Funzioni principali

organizzazione di spazi di lavoro e progetti
tracciamento dell'attività
modifica e aggiornamento dei task
gestione dei workflow
vista Kanban e altri layout personalizzabili per i task
gestione di dipendenze e milestones
reportistica avanzata e dashboard
integrazioni con altri strumenti

Prezzi

Questo software di project management offre un piano gratuito, mentre le versioni a pagamento partono da circa 10,99 USD per utente al mese (con fatturazione annuale) oppure 13,49 USD per utente con fatturazione mensile.

Miglior strumento "workflow + più progetti" – ClickUp

ClickUp è uno strumento molto versatile per la gestione di più progetti, dotato di un set di funzionalità davvero ampio. Permette ai team di lavorare su numerose iniziative in parallelo, ottimizzando allo stesso tempo i workflow.

Questa piattaforma "all‑in‑one" è stata progettata per aumentare la produttività e semplificare la collaborazione, quindi è una soluzione ideale per le organizzazioni che vogliono gestire i progetti in modo più efficiente. Grazie alla struttura personalizzabile, alle automazioni e alle funzioni avanzate dedicate ai flussi di lavoro, i team possono adattare ClickUp alle proprie esigenze specifiche, ottenendo un'esperienza di gestione multi‑progetto davvero fluida.

Funzioni principali

struttura gerarchica di spazi, cartelle e liste
viste personalizzabili (lista, bacheca, calendario ecc.)
automazioni dei flussi di lavoro
monitoraggio e stima dei tempi di esecuzione
report e funzionalità di analisi
ampie possibilità di integrazione

Prezzi

Lo strumento offre un piano gratuito con attività e utenti illimitati (con un limite di 100 MB di spazio). I piani a pagamento partono da circa 5 USD al mese per utente.

Miglior calendario per più progetti – TeamUp

TeamUp è perfetto per pianificare riunioni di gruppo e coordinare calendari condivisi. Si tratta di un potente strumento a calendario pensato per aiutare i team a organizzare, programmare e monitorare più progetti all'interno di un'unica piattaforma.

Il forte focus sulla gestione basata sul calendario lo rende la soluzione ideale per le organizzazioni che hanno bisogno di una rappresentazione visiva chiara dei progressi e delle scadenze dei progetti. L'interfaccia intuitiva e le ampie opzioni di configurazione lo rendono una scelta popolare in molti settori, soprattutto quando i calendari dei progetti iniziano a sembrare un labirinto.

Funzioni principali

app mobile dedicata
visualizzazione e monitoraggio dei calendari dei membri del team
funzione di ricerca per trovare velocemente le informazioni
codici colore per una migliore leggibilità
promemoria e notifiche
controllo degli accessi
integrazioni
condivisione degli eventi

Prezzi

Il piano base, gratuito, permette di creare fino a 8 sottocalendari e conserva i dati storici per un anno. I piani a pagamento partono da circa 10 USD al mese per calendario.

Miglior time tracker per più progetti – TimeDoctor

Software per il monitoraggio di più progetti

TimeDoctor è un'app per monitorare i progetti, ideale per misurare il tempo speso e aumentare il livello di responsabilità nel team. È stata progettata per aiutare i gruppi di lavoro a misurare e gestire in modo accurato il tempo dedicato alle varie attività nei diversi progetti.

TimeDoctor può diventare la soluzione di riferimento per le organizzazioni che vogliono ottimizzare la produttività, allocare meglio le risorse e avere un quadro più chiaro delle prestazioni dei progetti. L'interfaccia intuitiva e le funzionalità avanzate la rendono una scelta frequente sia per le piccole aziende, sia per i team più grandi.

Funzioni principali

monitoraggio accurato del tempo di lavoro
funzioni per ridurre le distrazioni
report personalizzabili
integrazioni
tracciamento offline (senza connessione)
gestione dei payroll
report basati sul tempo di lavoro

Prezzi

Il listino prevede piani Basic, Standard e Premium. I prezzi partono da circa 70 USD all'anno o 7 USD al mese per utente.

Menzioni speciali

Nome	A cosa serve
Monday.com	Sistema di project management flessibile pensato per aiutare i team a pianificare, realizzare e monitorare i progetti
ProofHub	Strumento "all‑in‑one" per la gestione dei progetti e la collaborazione, che semplifica la comunicazione nel team, la gestione dei task e il monitoraggio dell'avanzamento
Redmine	Strumento open source per la gestione dei progetti e il tracciamento delle issue, che offre funzioni avanzate come diagrammi di Gantt, wiki e forum
LiquidPlanner	Software dinamico di project management con funzionalità di pianificazione predittiva, gestione delle risorse e analisi
PayMo	Soluzione completa che unisce time tracking, gestione dei task e funzionalità di fatturazione
Airtable	Piattaforma flessibile ispirata ai fogli di calcolo, che permette ai team di creare database personalizzati e collaborare in tempo reale
Jira	Strumento di project management per team agile, con workflow personalizzabili, tracking delle issue e reportistica avanzata

Uno strumento PMO (Project Management Office) è una soluzione software pensata per supportare le funzioni e i processi dell'ufficio progetti all'interno di un'organizzazione. Aiuta a centralizzare le attività legate al project management, snellire i processi, migliorare la comunicazione e rafforzare la collaborazione tra i team.

In genere gli strumenti PMO offrono funzioni come pianificazione dei progetti, gestione delle risorse, gestione dei task, monitoraggio di rischi e issue, time tracking, reportistica e analisi. Grazie a queste funzionalità l'ufficio progetti può supervisionare in modo efficace più iniziative contemporaneamente.

Un software per la gestione di più progetti è una soluzione creata per aiutare le organizzazioni a pianificare, realizzare e monitorare simultaneamente diversi progetti. Grazie a questi strumenti i team possono allocare le risorse in modo efficiente, tenere sotto controllo i progressi e portare a termine i progetti mantenendo una visione chiara dell'intero portafoglio.

Di solito questo tipo di software offre funzioni come gestione dei task, pianificazione dei progetti, allocazione delle risorse, collaborazione del team, monitoraggio del tempo, budgeting, gestione del rischio e reportistica. Utilizzando queste piattaforme le organizzazioni possono coordinare meglio gli sforzi, ottimizzare i workflow, migliorare la comunicazione e aumentare le prestazioni complessive del portafoglio progetti.

Per gestire più progetti nello stesso momento, inizia dalla definizione delle priorità — valuta importanza, urgenza e impatto sul business, quindi stabilisci obiettivi chiari per ciascuna iniziativa. Prepara piani dettagliati, assegna le risorse in modo realistico e usa un software di gestione multi‑progetto per mantenere ordine e visibilità.

Cura la comunicazione tra membri del team, stakeholder e clienti, monitorando regolarmente i progressi e i risultati. Sii pronto ad adeguare piani e priorità quando serve, delega le attività per distribuire meglio il carico di lavoro e responsabilizzare le persone. Dopo ogni progetto, dedica qualche momento a rivedere ciò che ha funzionato e ciò che può essere migliorato, così da rafforzare nel tempo le tue competenze di gestione multi‑progetto.

Conclusioni

La gestione di più progetti è una competenza fondamentale per ogni project manager, che spesso deve "giocolare" tra diverse iniziative. Sfruttando strumenti potenti come Asana, ClickUp, TeamUp e TimeDoctor puoi pianificare, organizzare e monitorare i tuoi progetti in modo molto più efficace. In più, queste soluzioni ti aiutano a ottimizzare workflow e comunicazione.

Non esiste un unico "miglior" strumento per la gestione di più progetti. Ognuna delle soluzioni descritte offre un set di funzionalità differente, pensato per esigenze specifiche. Il tuo compito è trovare la combinazione ideale per il tuo team e i tuoi progetti. Con le giuste strategie, gli strumenti adeguati e la volontà di migliorare continuamente, puoi davvero gestire in modo efficiente più progetti contemporaneamente.