Le uniche 7 tecniche di time management di cui hai bisogno

Abbiamo tutti sentito la frase “il tempo è denaro”. E in effetti, secondo un articolo pubblicato su Entrepreneur.com, al lavoro si sprecano più di 15 ore a settimana. William Penn lo riassume benissimo: “Il tempo è ciò che desideriamo di più, ma che usiamo peggio”.

È una triste verità, ma pur sempre la verità. Quindi, come possiamo evitare di sprecare tempo mettendo in pratica alcune tecniche di time management e diventare davvero più produttivi?

Dopo aver spulciato il web e passato in rassegna ricerche su ricerche, abbiamo selezionato 7 tecniche di time management che possono riportare la produttività nel tuo lavoro quotidiano e, alla fine, farti anche risparmiare soldi.

Perché il time management è importante?

Prima di entrare nel vivo, è meglio chiarire perché imparare a gestire bene il proprio tempo è così importante.

Fare più cose
Il vantaggio più ovvio di gestire meglio il tuo tempo è che hai più spazio per portare a termine il lavoro. Quante volte ti sei ritrovato a dire “non ci sono abbastanza ore in una giornata”? Molto spesso passiamo ore senza fare nulla di davvero produttivo. Se smetti di buttare via tempo, potresti scoprire di aver concluso molto di più oggi rispetto a ieri.
Meno stress
Con più tempo a disposizione puoi davvero rallentare il ritmo. C’è meno urgenza e meno bisogno di correre. Che tu stia gestendo lo stress dell’università o quello di pubblicare il tuo primo libro, una buona gestione del tempo ti permette di rilassarti e affrontare il lavoro con più calma.
Sensazione di soddisfazione
Con un time management scarso potresti ritrovarti a lavorare da mattina a sera senza concludere davvero i task più importanti. Se impari a gestire il tempo in modo efficace, avrai più spazio per ciò che conta davvero e ti sentirai molto più soddisfatto.
Ritrovare la motivazione
Quando sai già come userai il tuo tempo, sei molto più portato a lavorare con costanza e, spesso, con una maggiore determinazione.
Promozione?
Ovviamente non c’è alcuna garanzia, ma vale la pena considerarla come possibilità. Immagina che la tua nuova motivazione e il senso di soddisfazione ti portino a mantenere una forte etica del lavoro nel tempo.
Prima che te ne accorga, il tuo capo comincia a notarlo e, magari, ti propone una promozione. Niente male, vero? È più plausibile di quanto sembri.
Quindi, senza ulteriori indugi, ecco 7 strategie efficaci di time management che possono migliorare la tua giornata lavorativa.

Tecniche di time management per definire priorità e obiettivi

Tecnica 1: la matrice di Eisenhower

Resa celebre dal 34º presidente degli Stati Uniti (in realtà prima ancora che diventasse presidente), la matrice di Eisenhower è una tecnica che ti aiuta a organizzare la tua to‑do list in quattro quadranti: “Da fare subito”, “Da pianificare”, “Da delegare”, “Da non fare”. È un modo semplice ed estremamente efficace per dare le giuste priorità e completare davvero ciò che conta.

Concentrarsi con la matrice di Eisenhower

Tecnica 2: il principio di Pareto (regola 80/20)

Originariamente formulata da Vilfredo Pareto e poi ripresa nel XX secolo da Joseph Juran, la regola 80/20 afferma che, in un certo insieme di eventi, l’80% dei risultati deriva solo dal 20% delle cause.

Quando Pareto arrivò a questa conclusione, stava osservando la distribuzione della ricchezza in Italia. Secondo lui il Paese era diviso in due gruppi: i “molti, ma poco rilevanti” (l’80%) e i “pochi, ma vitali” (il 20%). Sosteneva che l’80% della ricchezza nazionale fosse in mano al 20% della popolazione.

Come si traduce tutto questo in una tecnica di time management? Guardando la tua to‑do list, puoi applicare la regola 80/20 e renderti conto che l’80% delle attività è “triviale”, mentre il 20% è davvero vitale. Se hai un elenco di 10 task, scegline 2 davvero critici e inizia da quelli. Così tieni le priorità sotto controllo.

Definire le priorità con il principio di Pareto 80-20

Esempio: Quando dai le priorità, devi distinguere ciò che è urgente da ciò che può aspettare. Ti ritroverai spesso a chiederti: “È davvero necessario?”

Una delle prime cose che puoi eliminare sono le riunioni non urgenti. Le riunioni consumano tempo e spesso sono noiose. Chiediti: “Questa riunione si può evitare?”

Un ottimo modo per sostituire questi sprechi di tempo è usare un registratore dello schermo gratuito come ScreenRec. Con ScreenRec puoi registrare schermo e voce in contemporanea e, invece di costringere tutti a collegarsi a un orario preciso, registri la presentazione e la invii ai colleghi come link sicuro.

Tecniche di time management per eliminare le non‑priorità

Tecnica 3: il metodo D.E.A.L.

A un certo punto dobbiamo imparare a smettere di sovraccaricarci e iniziare a delegare. Proposto da Tim Ferriss nel libro “The 4‑Hour Workweek”, il sistema DEAL suddivide il lavoro in quattro categorie: Delegate (delega), Eliminate (elimina), Automate (automatizza) e Liberate (libera spazio). In una parola: D.E.A.L.

Delegate: se c’è un compito che va fatto, chiediti se devi essere per forza tu a occuparmene. Se la risposta è no, delegalo.

Eliminate: alcuni task non dovrebbero nemmeno comparire nella tua lista. Ripensa alla regola 80/20: se fa parte dei “molti, poco rilevanti”, puoi probabilmente eliminarlo e concentrarti sui pochi, ma vitali.

Automate: con tutte le app disponibili oggi, è sempre più semplice automatizzare parte del lavoro, per esempio con sistemi di email massiva o, più banalmente, con un calendario online.

Liberate: alcuni compiti sono più complessi e richiedono più tempo. In certi casi è meglio posticiparli: mettili “in coda” e affrontali dopo aver completato le attività più veloci.

Ridurre il carico di lavoro con il metodo DEAL

Esempio: puoi usare un’app completa di team management per migliorare la gestione del tempo e del carico di lavoro. Ti permette di delegare task ai membri del team, eliminare ciò che non serve, automatizzare tramite le sue funzioni integrate e spostare le scadenze quando rinvii qualcosa. Asana è un ottimo esempio.

Tecniche di time management per organizzare i task e fissare le scadenze

Tecnica 4: metodo ABC

Introdotto da Alan Lakein nel 1973, il metodo ABC consiste nel classificare i task in base alla loro importanza. I compiti di classe “A” sono i più importanti, quelli “B” vengono subito dopo e quelli “C” sono i meno importanti.

Il metodo ABC può essere usato anche per stimare il tempo necessario per completare un’attività: i task “A” si chiudono in un giorno, i “B” in una settimana e i “C” in un mese.

Limitare il multitasking con il metodo ABC

Tecniche di time management per mettere in pratica gli obiettivi

Tecnica 5: “Eat the Frog”

Per quanto possa sembrare strano, questa tecnica molto sensata è stata introdotta da Brian Tracy nel bestseller “Eat That Frog”. Tracy dice:

“Se la prima cosa che fai ogni mattina è mangiare una rana viva, puoi affrontare il resto della giornata con la consapevolezza che probabilmente quella è stata la cosa peggiore che ti capiterà.”

In altre parole: affronta per prima la cosa più difficile. Crea la tua lista di obiettivi e inizia sempre dai task più impegnativi.

Produttività con il metodo Eat That Frog

Tecnica 6: GTD (Getting Things Done)

Conosciuta anche come regola dei 2 minuti, la metodologia Getting Things Done, creata da David Allen, si basa su un’idea semplice: completare subito i compiti più piccoli e suddividere quelli grandi in sotto‑attività che puoi fare rapidamente.

Questa tecnica ti aiuta a non sovraccaricare il cervello e a evitare l’overload di informazioni che arriva quando hai decine di task aperti. L’obiettivo di GTD è spingerti a mettere per iscritto attività e pensieri per organizzarli meglio, portarli a termine e, allo stesso tempo, migliorare le tue abilità di time management al lavoro.

Lista di task con il metodo Getting Things Done (GTD)

Tecnica 7: timer Pomodoro

Ideata da Francesco Cirillo, la tecnica del Pomodoro si basa sul principio che, quando il lavoro è “a tempo”, sei più portato a concentrarti e finire ciò che hai iniziato. Il nome “pomodoro” viene dal timer a forma di pomodoro usato da Cirillo. Il ciclo classico è di 25 minuti di lavoro concentrato seguiti da 5 minuti di pausa.

Esempio: se gestisci un team piuttosto numeroso, puoi abbinare GTD ai software di task management per gestire meglio il lavoro di tutti. Ogni persona può applicare questo metodo alla propria to‑do list e, prima che te ne accorga, il team avrà imparato a usare bene il tempo e le consegne arriveranno puntuali.

Altre tecniche di time management

Secondo noi, queste sono le tecniche di time management più efficaci per aumentare la produttività. Ma, diciamocelo, hai a disposizione decine di metodi diversi. Eccone altri che vale la pena conoscere:

Kanban	Un metodo che usa colonne per organizzare task e idee.
Timeboxing	Consiste nell’assegnare un blocco di tempo specifico a ogni attività.
Time Blocking	Consiste nel pianificare nel dettaglio TUTTO ciò che farai durante la giornata.
Inbox Zero	Un metodo per gestire in modo rigoroso la posta e mantenere la casella di ingresso sempre a zero.
Who’s Got the Monkey	Parte dall’idea che spesso ci carichiamo dei problemi e dei compiti altrui invece di concentrarci sui nostri.
Action Method	Un metodo che ti aiuta a trasformare le idee in attività concrete.
Biological Prime Time	Una tecnica che ti aiuta a individuare le ore della giornata in cui sei naturalmente più produttivo.
The Productivity Journal	Un metodo in cui annoti tutti i task e le idee, quando dovrebbero essere completati e come.
The Seinfeld Method	Un metodo suggerito da Jerry Seinfeld a un fan: lavorare ogni singolo giorno verso il proprio obiettivo, qualunque cosa accada.
The 10‑Minute Rule	Una regola che prevede di suddividere tutto in intervalli da dieci minuti.
To‑Done List	Un elenco di tutto ciò che hai già portato a termine.
To‑Don’t List	Un elenco di tutto ciò che non vale il tuo tempo.
Flowtime Technique	Alternativa alla tecnica del Pomodoro.
Top Goal	Un metodo che prevede di scrivere i tuoi obiettivi, scegliere quello più importante e dedicargli ogni giorno del tempo specifico.
Metodo POSEC	Un metodo che incoraggia a “dare priorità organizzando, semplificando, risparmiando e contribuendo”.

Per concludere

È chiaro che esistono moltissimi strumenti e tecniche di time management che possiamo adottare per gestire meglio il tempo e aumentare la produttività sul lavoro. Che si tratti di usare app come ScreenRec o, più semplicemente, di eliminare i task più banali, non serve stravolgere tutto. Ora che sai perché le competenze di time management sono importanti, fai un favore a te stesso e rivedi da cima a fondo il tuo carico di lavoro.

Quando inizi a lavorare sulle tue abilità di gestione del tempo, non dimenticare di provare a mandare un messaggio video al posto di una mail. È talmente facile che rischi di prenderci gusto… scarica ScreenRec e provalo subito.

Per cominciare, se senti di non avere ottime capacità di gestione del tempo, sappi che non sei il solo. La maggior parte delle persone fa fatica ogni giorno a destreggiarsi tra carriera e famiglia, cercando comunque di ritagliarsi un po’ di tempo per sé. Detto questo, le cause più comuni di un cattivo time management sono la distrazione, la procrastinazione, una delega inefficace, l’essere reattivi invece che proattivi, la mancanza di un piano chiaro e la difficoltà nel dare le giuste priorità. Spesso questi comportamenti possono essere legati anche a depressione, alimentazione scorretta o mancanza di sonno di qualità.

La maggior parte delle app consiglia questa durata, ma non esiste una regola rigida su quanto debba durare un Pomodoro. Dipende spesso dal tipo di lavoro che fai. Per capire qual è la lunghezza ideale per te, monitora il tuo tempo per una settimana e osserva ogni quanto, spontaneamente, senti il bisogno di fare una pausa.

Dipende da cosa devi ottenere. Gli strumenti più semplici di time management sono le to‑do list e i timer. Le to‑do list ti danno una visione realistica del carico di lavoro e ti aiutano a dare le priorità, mentre i timer ti mostrano dove finisce davvero il tuo tempo e ti aiutano a restare concentrato.