Registrare riunioni virtuali: gli aspetti legali che dovresti conoscere
La popolarità delle riunioni virtuali ha raggiunto l'apice durante la pandemia di coronavirus. Anche dopo, il mondo ha continuato a farvi ampio affidamento. Oggi svolgono un ruolo importante nel business, nell'istruzione, nella sanità e in moltissimi altri contesti.
Secondo Global Market Insights, il mercato della videoconferenza ha superato i 15 miliardi di dollari nel 2020. Si prevede inoltre che continuerà a crescere di circa il 23% tra il 2021 e il 2027.
Le riunioni virtuali sono uno strumento molto utile che facilita la comunicazione e offre funzionalità aggiuntive. I partecipanti possono:
- Condividere file
- Fare presentazioni usando strumenti di condivisione schermo
- Accedere alla trascrizione in tempo reale dell'incontro
- Registrare la riunione
Poter registrare una videoconferenza e avere accesso a quella registrazione è una grande comodità. Puoi conservare tutti i dettagli di quanto è stato detto per consultarli in seguito oppure condividere rapidamente il video con chi non ha potuto partecipare.
Una registrazione è più semplice da realizzare e, spesso, più accurata degli appunti scritti. Tuttavia è fondamentale tenere in considerazione i possibili aspetti legali legati alle riunioni virtuali e le relative conseguenze.
Domande chiave da porsi prima di registrare una riunione virtuale
Ogni tanto qualcuno chiede se è legale registrare riunioni su Zoom senza permesso. Bisogna tenere presente che su questo tema esistono norme federali e statali.
Le leggi disciplinano la richiesta e l'ottenimento del consenso alla registrazione e la successiva gestione dei dati registrati. Tali norme variano da Paese a Paese. Questo articolo non vuole essere un'analisi esaustiva della legislazione di riferimento, ma intende piuttosto rispondere a domande pratiche, ad esempio se un datore di lavoro possa registrare una riunione senza il consenso dei partecipanti.
Il nostro obiettivo è attirare la tua attenzione sui punti che vanno affrontati quando si registra una riunione virtuale e illustrarli con esempi tratti da diversi contesti legali.
Decidere come procedere sarà molto più semplice se ti poni alcune domande fondamentali, ad esempio:
- È opportuno registrare questa riunione?
- Devo ottenere il consenso?
- Come posso ottenere il consenso? Cosa succede se qualcuno non acconsente alla registrazione?
- Come verranno archiviati i dati?
- Chi potrà accedervi?
- Per quanto tempo verranno conservati?
- Esistono requisiti specifici per il software da utilizzare?
- Quali altre informazioni devo fornire ai partecipanti?
Nel seguito riprenderemo queste domande, mettendo in evidenza gli aspetti più importanti da considerare e suggerendo alcuni modi pratici per affrontarli.
Vediamoli più nel dettaglio.
È opportuno registrare questa riunione?
Anche quando la registrazione di una riunione virtuale non è vietata, esistono situazioni in cui è meglio evitare di registrare.
Tralasciando per un momento il tema del consenso, potrebbe non essere appropriato registrare determinati tipi di incontri, ad esempio un colloquio individuale di feedback tra responsabile e dipendente o la discussione di una proposta commerciale. In genere questi momenti sono considerati confidenziali.
Avere una registrazione video di conversazioni di questo tipo può esporre l'azienda a rischi legali, sia rispetto alle normative statali sia a quelle federali.
Alcuni esperti suggeriscono che le riunioni interne del personale organizzate in videoconferenza non dovrebbero essere registrate, a meno che non esista una motivazione aziendale specifica che renda davvero necessaria la presenza di un video.
Ci sono poi incontri in cui si discutono temi particolarmente sensibili, come ad esempio:
- cartelle cliniche e informazioni sanitarie;
- prove da presentare in tribunale;
- dati e analisi che governi o istituzioni utilizzano per valutare l'impatto delle proprie politiche, ecc.
Conversazioni di questo tipo richiedono una riflessione particolarmente attenta prima di essere registrate.
Devo ottenere il consenso?
Il consenso è un tema cruciale quando si parla di aspetti legali legati alla registrazione delle riunioni virtuali.
Di norma, se le altre parti non hanno acconsentito alla registrazione, è illegale registrare la riunione, sia utilizzando dispositivi hardware sia software di registrazione.
Le norme sul consenso cambiano in base al Paese e, a volte, persino all'interno dello stesso Stato. È quindi essenziale capire se sia necessario ottenere il consenso di tutti i partecipanti oppure se basti il consenso di una sola parte.
Le regolamentazioni negli Stati Uniti, ad esempio, sono molto diverse da stato a stato: alcuni richiedono il consenso di tutte le parti coinvolte, altri accettano il consenso di una sola come sufficiente, mentre in pochi casi esistono regole miste.
Nel contesto europeo, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) disciplina le regole sul consenso alla registrazione: è necessario che tutte le persone coinvolte nella conversazione o nella riunione siano informate e diano il loro accordo.
Nel Regno Unito esiste il Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA), che consente la registrazione di conversazioni senza il consenso dell'altra parte, a condizione che la registrazione sia effettuata solo per uso personale.
Dopo la Brexit, tuttavia, il Regno Unito ha mantenuto il GDPR come normativa interna e anche le registrazioni delle videoconferenze devono essere effettuate in modo conforme al GDPR.
Come posso ottenere il consenso?
Se vuoi registrare una riunione nel pieno rispetto della legge, senza dover registrare di nascosto le altre persone, il consenso è fondamentale.
In generale, ci sono due modi per ottenere il consenso dei partecipanti: consenso attivo e consenso passivo. Il consenso attivo viene espresso quando una persona dichiara esplicitamente di accettare la registrazione, ad esempio a voce oppure cliccando su un pulsante di conferma visualizzato prima dell'inizio della riunione o della registrazione.
Il consenso passivo si ha quando una persona viene informata che la riunione sarà registrata e decide comunque di partecipare, senza abbandonare l'incontro. In questo caso il consenso è implicito. Il tipo di consenso necessario dipende dalla legislazione applicabile nel luogo e dalle circostanze specifiche.
Molte piattaforme di videoconferenza offrono funzioni integrate per la richiesta del consenso. Ad esempio, Zoom permette ai partecipanti di cliccare su un pulsante di accettazione prima che la registrazione inizi: un modo rapido e pratico per assicurarsi che il video sia conforme ai requisiti di legge.
Funzionalità simili sono disponibili anche in molti altri strumenti per il lavoro da remoto, particolarmente utili per chi registra spesso riunioni online.
In genere, chi non acconsente non può accedere alla riunione registrata. L'ideale sarebbe prevedere soluzioni alternative per le persone che non desiderano essere registrate, ad esempio pianificando una parte non registrata dell'incontro.
Come abbiamo visto, registrare riunioni senza consenso è scorretto, ma il modo in cui il consenso viene espresso e gestito è un tema complesso.
Come verrà archiviata la registrazione?
I dati generati da una riunione virtuale sono soggetti a policy di conservazione e backup, che possono variare molto da un settore all'altro. In alcuni casi sono richieste ulteriori cautele: ad esempio, le registrazioni di visite mediche in telemedicina possono rientrare nelle norme sulla gestione delle cartelle cliniche.
Negli Stati Uniti la legge di riferimento è l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), che richiede che questi dati siano crittografati a riposo. Le registrazioni possono essere condivise solo con soggetti autorizzati e devono essere protette da password.
Inoltre, le organizzazioni sono obbligate a conservare tali registrazioni per sette anni, o in alcuni casi per dieci. Per gli studi legali che registrano gli incontri avvocato‑cliente, il periodo di conservazione minimo è di almeno cinque anni.
In base al GDPR, applicabile nell'UE e nel Regno Unito, le registrazioni delle riunioni virtuali devono essere:
- archiviate in modo sicuro;
- accessibili solo a persone autorizzate;
- trattate in modo lecito e trasparente.
Bisogna inoltre tenere a mente le regole sulla protezione dei dati personali: la registrazione non dovrebbe essere conservata più a lungo del necessario e gli interessati dovrebbero poter accedere, correggere o cancellare i propri dati.
Un'azienda che raccoglie dati soggetti a GDPR è responsabile del rispetto di tutti i relativi requisiti.
Ci sono requisiti per il software utilizzato?
L'articolo 32 del GDPR sottolinea l'importanza della «sicurezza del trattamento» dei dati personali e impone di evitare «danni accidentali o illeciti, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso» alle informazioni. Per raggiungere questi obiettivi è necessario usare strumenti adeguati, in grado di garantire «riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza».
Di conseguenza, i sistemi utilizzati per trattare i dati personali (come il software per registrare le riunioni) dovrebbero offrire funzionalità specifiche per la protezione dei dati, ad esempio segregazione dei dati e controlli di accesso. Le aziende dovrebbero quindi valutare con attenzione gli strumenti che usano per registrare, elaborare e archiviare i video delle riunioni virtuali.
Piattaforme di videoconferenza come Zoom o Whereby soddisfano gran parte dei requisiti di sicurezza, ma è comunque buona norma verificare che siano configurate correttamente.
Ci sono altri obblighi informativi?
Come accennato in precedenza, i partecipanti devono essere informati dell'intenzione di registrare prima dell'inizio della riunione. Solo così possono prendere una decisione consapevole sul consenso, esprimere eventuali preoccupazioni, fare domande e capire perché la registrazione sia ritenuta necessaria.
Le regole sulla gestione e la registrazione delle riunioni virtuali dovrebbero essere note a tutti e descritte, ad esempio, nel manuale interno e nelle policy aziendali, insieme alla spiegazione delle finalità delle registrazioni. In ogni caso, è opportuno ricordare ai partecipanti come verrà effettuata la registrazione e in che modo saranno conservati i dati.
Che tu operi o meno in un contesto in cui si applica il GDPR, la scelta più prudente è conservare le registrazioni in modo conforme a tale regolamento.
Nel contesto britannico, può essere necessario svolgere una Data Protection Impact Assessment (DPIA). Effettuare una DPIA ti permette di:
- documentare il fatto che hai preso in considerazione i potenziali rischi legati al trattamento dei dati personali;
- dimostrare il rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati.
Un'alternativa alla registrazione delle riunioni virtuali
In molti casi, invece di affrontare tutte le complessità legate all'ottenimento del consenso, puoi semplicemente usare un registratore dello schermo come ScreenRec per comunicare. Invece di organizzare una riunione, puoi registrare schermo, voce, audio di sistema e webcam e inviare il video a chi ha bisogno di vederlo. Se lo desiderano, i destinatari possono rispondere nello stesso modo. In questo caso non ti assumi la responsabilità di suggerire a qualcuno di registrare altre persone: saranno loro, eventualmente, a farlo di propria iniziativa.
Naturalmente ci sono situazioni in cui è necessario organizzare e registrare una vera e propria riunione virtuale. Anche in questo caso ScreenRec può esserti utile, a patto di ricordarti di ottenere prima il consenso.
Prima di premere il pulsante «rec»…
Se hai bisogno di collaborare con colleghi da remoto, la tentazione di registrare può essere forte: a volte è comodo poter tornare alla riunione per riascoltare qualcosa.
Per quanto possa sembrare utile registrare questi incontri virtuali o ibridi per riferimento futuro o per condividerli con altri, ci sono aspetti legali che devi prendere in considerazione. Speriamo che, dopo questa panoramica, ti sia più facile orientarti tra i possibili rischi e implicazioni. In ogni caso, non dovresti mai premere «rec» senza aver prima affrontato in modo consapevole gli aspetti legali legati alle riunioni virtuali di cui abbiamo parlato qui.
![[Guida] Comunicazione efficace sul posto di lavoro](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
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