当今远程团队管理：3 大挑战、工具与技巧

必须承认，世界已经变了。随之而来的，是居家办公带来的挑战。对一直在办公室工作的员工来说，能够在任何地方工作或许很有吸引力，但对许多业务负责人来说，管理远程团队已经变得很不容易。

无论你是一家从未打算设办公室的科技初创公司，还是拥有数十万员工的大型企业，本文都能帮助你顺利起步，应对远程办公带来的健康、个人和管理挑战。

影响全球股市的新冠疫情，也改变了我们的业务方式。Amazon、Twitter、Spotify 等大型公司都让员工远程办公。想象一下，世界上部分最大型组织实际上正在提供成千上万的远程工作机会。在这样的规模下，业务负责人需要认真讨论如何正确管理远程团队，以及如何应对并缓解那些不可避免的挑战。

远程团队管理从哪里开始

基于我们的研究和个人经验，我们总结了远程团队最常见的三大项目管理挑战，以及管理远程员工时可用于应对这些挑战的技巧和工具。先从这些问题入手，再逐步完善更复杂的工作流。

挑战 #1：沟通

为什么？

远程办公的主要挑战之一，其实就是“工作”本身。团队分散在不同地点，缺少面对面沟通，会让人很烦。想象一下，你和一名团队成员被分配到同一个项目，需要一起制作多媒体演示，但彼此相距 20 英里。很可能你们会不断安排会议，试图模拟办公室环境。我们都知道，会议会消耗大量宝贵时间。

有时候，这真的太真实了…

遗憾的是，很多情况下写邮件也不是解决方案。你试过用邮件带别人走一遍设计工作流吗？如果你需要一个小时来输入并排版信息，那它和一场线上会议一样低效。更不用说，这对大脑也很累。网上把它称为 Zoom 疲劳，而它确实存在。观看下面的视频了解更多。

解决方案

当然，市面上有很多员工沟通工具，但这里有一个更适合远程团队沟通的方案：不要再写长邮件，也不要等待预定会议，试试发送视频邮件，也就是屏幕录制。首先，它能帮助团队成员直观看到你的工作，因此不必为了更新进展而写正式长信。其次，视频邮件可以减少许多会议需求。如果每个人在推进任务时都发送更新视频，就没必要再开耗时的视频会议。它最终还能帮助大家专注于任务，这对需要不被打扰时间才能真正高效的开发人员尤其重要。

工具

屏幕录制应用很多，因此要找到一款简单、快速，最好免费的工具，看起来并不容易。不过，值得一看的工具不多，真正适合远程视频沟通的更少。Screenrec 是一款为团队沟通设计的屏幕录制和免费屏幕共享软件。它不需要团队账户，也无需集体注册。只需下载应用，按 Alt-S 开始录制。完成后，你会自动获得可分享链接，可复制粘贴到任何地方。你不用上传，对方也不用下载。更好的是，这些视频完全安全，还提供 2GB 免费云空间，有助于提升生产力。

挑战 #2：责任归属

为什么？

责任归属可以定义为“可回应性、可追责性、责任以及说明义务”。本质上，它是对某项任务负责的所有权。在居家办公情境下，责任归属的关键在于：每位员工既是团队一员，也需要单独对自己的行动负责。

团队经理的职责，是确保每位成员都清楚自己被期待完成什么。要维持这一点并不容易，因为管理远程员工时，你需要同时关注每个人。别担心，我们整理了一些技巧和远程办公工具，帮助你管理远程团队时维持责任归属。

解决方案

设置清晰任务和期望
当员工真正理解自己需要做什么时，就更容易保持专注并完成任务。在 Business News Daily 文章中，Husson 教授 Belinda Wee P.h.D 表示，清晰期望可以“消除或减少混乱，并提高员工成功达成既定目标的机会”。这会让经理更容易跟踪每位成员的进度，也让远程团队成员更容易协作。
讨论具体目标
作者 Stephen Covey 说得很好：“以终为始。”清楚要达成什么，能让所有人保持在任务轨道上。让团队保持信息同步，并明确讨论需要完成哪些目标。如果有人难以远程办公时设定目标或按时完成任务，帮助他们采用更好的时间管理技巧。
跟踪工作日程、假期、会议等
基本团队信息需要对每个人开放，即使你必须跨时区、跨地点安排会议。日程、任务、会议，以及所有需要日历或其他跟踪方式的事项，都应向所有远程员工开放。统一访问能让每个人了解情况、融入团队，并清楚自己的截止日期。

工具

得益于不断发展的技术世界，有许多远程办公工具可以帮助你规范并维持团队责任归属。你需要的是能跟踪日期、文档和团队进度的管理工具。

团队协作工具
Google 的 G-Suite 是不错选择，因为它包含 Google Drive、Docs、Spreadsheet、Calendar 等多个程序，提供文件共享、云存储、文档协作等共同工作所需的一切。Microsoft Office Suite（Office 365）也是合适选择。
任务管理软件
在聊天中到处发送共享文档链接，很容易导致文件丢失和重复工作。想象一下，你因为不知道同事已经写完，而把同一篇文章写了两遍。没有任务管理系统时，这完全可能发生。这类应用有很多类型，从 Todoist 这样的简单待办清单，到 Trello、Airtable 这类稍复杂的看板应用，再到 Jira、Asana 这样的完整项目管理工具。

挑战 #3：社交断连

为什么？

遗憾的是，远程办公可能很孤独。在 2018 State of Remote Work 研究中，1900 名员工里有最多比例（21%）的人表示，孤独是远程办公最大的困难。另一项研究证明，职场孤独可能导致员工悲伤和不满，最终促使他们离开公司。

团队领导者应持续努力，让成员保持开心并愿意投入工作。但当团队成员分散在全球各地时，该怎么做到？这是虚拟团队的挑战之一，需要一点创造力。可以考虑以下方法，让团队聚在一起并保持连接。

解决方案

规划一次（线上）团队活动
它不必像公司年度聚会那样盛大。只为你的团队举办的小型活动，也能带来很好的效果。提前规划，并安排可在线完成的联结活动。每个人都需要一点乐趣，尤其是在充满挑战的时期。
组织轻松群聊
每隔一段时间，大家都需要放松一下。管理虚拟团队时，成员常常只能自己消化压力。但不必如此。没有茶水间可以聚在一起时，可以设置一个 #random 聊天频道，让团队成员偶尔聊聊与工作无关的轻松话题。

工具

信不信由你，远程团队建设确实存在，很多公司也已经成功实施。如果你需要线上联结活动的新点子，这篇文章可以作为起点。

至于每周聊天，最好使用一个你们平时不用来工作的服务。选择一个完全不同的平台，把它当作非工作聚会地点。也许是 GoToMeeting 房间，也可能只是一个 Whatsapp 群聊。只要最适合你和团队，就值得去做。

整合起来

现在你已经更了解如何处理远程团队管理及其挑战，下面用一张表做个汇总：

挑战	解决方案	工具
沟通	– 屏幕录制	ScreenRec
责任归属	– 设置任务和期望 – 讨论目标 – 跟踪团队信息	G-Suite Office 365
社交断连	– 线上团队活动 – 轻松聊天	Offsite Co. GoToMeeting