提升远程团队效率的 5 个有效方法

打造高效团队一直是企业成功运营的关键。过去很长时间里，团队通常面对面协作。但现代办公室正在发生变化，越来越多员工选择远程办公。事实上，Gallup 报告称，美国 45% 的全职员工仍在以某种方式远程办公。这几乎是美国全职员工的一半，而且这一趋势看起来还会继续。

这给管理者和领导者带来了新的挑战。远程办公 KPI、生产力衡量方式以及其他评估员工效率的策略，都需要更多投入。想了解团队表现，需要比过去多花一点力气。寻找提高团队效率的方法并不新鲜，但在不能经常见到团队的情况下做到这一点，是新的挑战。它可能让人感到棘手，但下面这些建议可以帮助提升远程团队效率。

确定优先级并组织工作

无论团队是否远程办公，组织、规划和确定任务优先级都有帮助。但远程办公，尤其是居家办公有一组独特挑战。当工作与生活边界变模糊时，很难只把注意力集中在手头工作上。周围似乎到处都有要做的事，生产力因此受损。对管理者来说，监控远程员工效率也会变得更难。

不过，只要做一点战略规划和准备工作，就能让一天更顺畅。当你清楚知道自己要完成什么时，就更容易过滤噪音，专注重要事项。

确定任务优先级时，可以考虑使用艾森豪威尔矩阵这类工具。它能帮助判断哪些事需要立即完成、哪些事可以延后、哪些事可以交给别人，以及最棒的是，哪些事可以从待办清单中删除。

知道如何确定优先级并组织工作，是提升效率的关键能力。明确要完成什么之后，就该决定如何完成。

设定目标

应对工作任务的一个明显策略是设定目标。目标无处不在：你可能有职业目标、团队目标、个人成长目标、财务目标、每日目标等等。

遗憾的是，如果格式不正确，目标可能会非常模糊。明确的目标总是比含糊目标更有效。如何设定目标，是提升效率的关键。

使用 SMART 目标，明确当天或本周目标是什么，以及你将如何完成。

设定目标时，请记得关注矩阵中“重要”象限里的事项。目标应当可实现，不要试图同时推进 10 个不同目标。3 到 4 个就足够，也更现实。

定义、写下并完成每日目标，可以帮助你朝更大的目标积累动能，也能帮助你安排一天的优先级。目标会显示你当天到底有多高效，即使有些日子感觉不到也一样。目标能让你对自己负责，这对远程团队成员尤其重要。有了目标，就能提升效率。

你是否有时很难完成目标？事实证明，对目标负责是完成目标的重要部分。达成目标的三个关键因素是承诺、责任感和写下来。

把工作拆成更小的部分

如果你正在处理大型项目，一个好策略是使用工作管理软件把它拆成更小、更容易管理的任务。你也可以为团队成员创建工作辅助材料，帮助他们更快完成任务。

和设定目标一样，要确保时间线合理。然后按步骤系统推进。这样不仅能完成更多工作，把项目从清单上划掉时也会很有成就感。

小团队效率更高

大团队往往效率较低，原因很明显。人越多，沟通越多，也就越耗时；官僚流程更多；人们更容易闲聊社交，整体也更容易混乱。

在 Forbes 的文章 “Why Smaller Teams are Better” 中，作者 Jacob Morgan 分享了关于团队规模扩大时生产力为何下降的研究。他提到 Ringelmann Effect，即团队规模越大，成员付出的努力越少。这一效应以法国工程师命名，他设计了一个拉绳实验。单独工作时，人们会投入 100% 努力；但随着团队人数增加，个人努力程度会下降。

这个实验后来引发了更多研究。“社会惰化”一词也随之出现，用来描述个人因为责任感变弱而减少努力的情况。

如果可以，使用更小的虚拟团队有助于提升效率。

快乐的团队才高效

众所周知，疲惫、压力大或处于职业倦怠状态的人，在效率方面会遇到困难。

Google 以员工福利闻名，也在员工幸福感上投入很多，至今仍位列 Glassdoor 最佳工作场所。虽然不是所有企业都能提供夸张福利，但员工依然可以保持快乐。雇主和项目经理需要确保这一点。

组织虚拟团队建设活动。

高效团队需要积极关系。队友之间必须能够开放沟通，才能发挥最佳表现。团队建设活动等共同经历可以促进关系，但有一个前提：参加团队建设活动应当是自愿的。

鼓励休息

研究发现，工作中休息有许多积极作用。休息能帮助我们：

缓解压力，
提升创造力，
避免决策疲劳，
恢复动力，
提升效率。

鼓励团队成员每小时起身离开屏幕 5 分钟。邀请他们去户外呼吸新鲜空气、晒晒太阳。提供并鼓励这些休息，会让员工更快乐，也更高效。

奖励员工

感到被重视的团队成员，更愿意在任务中投入努力。当一个人为团队做出重要贡献时，就应该被认可。奖励出色完成工作的员工，也是在提升团队效率。

根据 Gallup 的说法：“认可会提升员工个人参与度。研究还发现，它能提高生产力和对公司的忠诚度，从而提升留存率。”

如果可以，涨薪或奖金等金钱奖励通常很受欢迎，但奖励不一定只和钱有关。公开认可，包括奖项或证书，通常也很有效。即使是老板或经理私下认可，比如一封感谢信，也可能成为很好的激励。奖励员工的关键在于，认可必须真诚，并具体对应到团队成员的贡献。

为团队提供培训机会

根据这项关于团队协作培训效果的 2017 年研究，团队协作培训的效果可能非常显著且积极。可提供的培训类型包括：

提升团队表现的领导力策略，
团队协作培训，或
团队协作技能培训，例如时间管理培训或情商培训。

使用团队效率工具和应用

市面上有很多团队效率工具和应用。无论你是否身处科技行业，找到合适工具都能帮助远程团队提升效率。也有不少现成工具可以衡量远程员工生产力。下面是一些实用的团队效率工具。

适合技术团队

ScreenRec

想报告缺陷、审查代码、教授新技能，或说明其他内容？ScreenRec 让异步沟通更快，而且同样有效。只需在任意窗口按 Alt+S，就能录制屏幕、麦克风、摄像头，甚至系统声音。再次按 Alt+S 即可停止，并立即通过聊天、邮件或你喜欢的方式分享录制内容。

同事可以按自己的时间查看，这意味着你可以减少视频通话需求，同时仍能展示屏幕内容。更重要的是，整个团队都能获得更多专注工作时间。

Lightrun

Lightrun 是面向开发人员的调试工具。该平台允许开发者通过添加日志、指标、追踪等方式，快速轻松地解决生产环境问题。

The Silver Searcher

The Silver Searcher 是一款面向程序员的免费开源代码搜索工具，设计重点是提高速度，让搜索更快。

Komodor

如果你的团队使用 Kubernetes，可以考虑 Komodor。这款故障排查工具可让你轻松跟踪所有 K8s 堆栈中的变更，并识别受影响内容。

Tuple

这款结对编程应用能让团队远程高效工作。Tuple 提供双人控制、完整键盘支持、音频支持、高效 CPU 使用等功能。目前 Tuple 仅支持 Mac，但正在开发 Linux 版本。

Jell

Jell 是一个帮助远程团队更高效协作的管理平台，适合使用工具进行异步工作，例如每日站会、提醒、签到模板等。它让监控远程员工活动和衡量员工效率更容易。

SpectralOps

SpectralOps 是一款数据丢失防护工具，可实时检测和监控威胁。通过扫描代码库中的所有内容，你可以快速定位并立即解决问题。

MantisBT

这款免费开源缺陷跟踪工具最常用于跟踪缺陷，同时也是很好的项目管理工具。

适合非技术团队

Microsoft Teams

Microsoft Teams 是协作和沟通工具。它让团队在远程工作时保持条理和信息同步，并包含 Microsoft Teams 效率跟踪工具。Microsoft Productivity Score 基于团队效率指标，例如共享数据、使用沟通工具等。根据团队具体需求，也可以集成许多 Microsoft Teams 效率应用。

Slack

这是一款可让对话更有条理的沟通工具。每个项目都有自己的空间。

Apploye

如果你或团队在时间管理上遇到困难，可以考虑使用 Apploye。作为时间跟踪工具和远程员工监控工具/应用，它能帮助你在电脑上设定并坚持工作目标，让远程团队成员在工作时保持高效。通过监控员工，你可以评估员工效率，也更容易判断哪些策略真正有效。

Zoom

Zoom 是一个视频沟通平台，对远程团队尤其有帮助。除了会议，你还可以用 Zoom 举办线上活动和网络研讨会。

Zapier

Zapier 是一款自动化工具，可通过在应用之间传递信息来简化工作流，从而帮助你节省时间。

Coupler

Coupler 是一款数据同步工具。它可以自动：

备份数据，
从应用导出记录，
通过报告和仪表板跟踪团队进度。

进度报告可作为衡量效率的绩效指标之一。

Gorilla ROI

对任何电商卖家来说，Gorilla ROI 都是类似 Zapier 的电商专用连接器。你可以把电商平台中的数据直接接入 Google Sheets。

Narrato

Narrato 是内容创作、协作和工作流管理平台。它面向忙碌的内容团队，可替代他们在内容运营中使用的许多割裂工具，包括：

文档，
表格，
语法和查重工具，
项目管理工具，
邮件等。

结论

在远程办公新时代，团队已经不再需要依赖固定实体办公室才能成功。借助技术，团队仍然可以从世界任何地方连接和协作。采用上述策略后，你会看到虚拟团队效率逐步提升。

职场生产力很重要，因为它是衡量成功的指标。最成功的组织往往也是最高效的组织，团队效率也是如此。成功团队通常效率更高。此外，高效团队通常由快乐、健康的员工组成。

销售团队和其他团队一样，都是由人组成的。因此，提高团队效率和生产力的方法与上文提到的建议一致。个人和团队都应该确定优先级并规划工作。如有可能，把团队拆分成更小的小组。照顾团队成员，并鼓励他们照顾好自己。提供培训，当然也要让他们使用合适工具来提升员工表现。

如果想提升个人效率，就需要关注这个人本身。确保他感到被重视，并觉得自己是团队中的重要成员。提供诚实、真实且有价值的反馈。如果他需要加强某些具体技能，就安排相关培训。大多数人都希望成功，而知道团队在依靠自己，也会带来很强的动力。