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值得一试的 10 款异步消息工具

无论你是远程办公、混合办公,还是在办公室协作,信息如何流动都会直接影响工作成效。这正是沟通工具的价值所在。消息工具通常分为两类:同步消息异步消息

同步消息工具让大家实时沟通,即使不在同一个地点也能马上交流。异步消息工具则更适合不需要即时回复的协作场景,让团队不用被实时在线和立刻响应绑住。

异步消息工具

什么是异步沟通?

对远程和虚拟办公人员来说,异步沟通常常是最受欢迎的沟通方式。原因很简单,它带来的好处很直接:

  • 异步沟通能减轻远程员工必须立刻回复消息的压力。
  • 这种沟通方式可以减少打扰和中断,让团队在工作时更容易保持专注。
  • 异步沟通过程中讨论过的细节可以长期留存,之后随时查阅。
  • 异步消息工具能帮助远程团队跨时区高效协作,提升工作效率

灵活安排日程和工作时间很重要,这也是你值得了解异步协作工具的原因。借助这些工具,你可以和团队保持协作与沟通,而不必受实时在线或固定时间限制。

本文会介绍一些值得加入工具箱的异步协作工具,帮助你提升效率,也让团队配合更顺畅。

什么是异步消息工具?

异步消息工具是一类沟通工具,允许用户在双方不同时在线的情况下发送和接收消息。它们让参与者可以按照自己的时间回复,从而实现更有效的沟通与协作。

10 款异步消息工具推荐

下面这 10 款异步沟通工具,值得你的团队考虑:

1. ScreenRec

异步沟通工具

榜首是 ScreenRec,全球已有超过 25 万用户在使用。ScreenRec 让你轻松录制屏幕、摄像头画面和音频,并能实时分享视频。

当跨时区会议很难安排,或根本没有必要开会时,它尤其好用。你还可以用它做知识分享、团队更新,甚至作为客户服务中的异步消息工具。

ScreenRec 基于商务视频平台构建,可为你的视频消息提供高级别安全保护。

功能

  • 录制屏幕、摄像头画面、电脑声音和麦克风声音
  • 录制视频后一键分享
  • 2GB 免费私密云端视频托管空间
  • 安全访问链接和视频加密
  • 截取并标注屏幕截图
  • 无水印,不限录制时长
  • 轻量屏幕录制工具,录制不卡顿

价格

ScreenRec 可免费使用。

易用性

ScreenRec 友好易用,界面简单,几分钟就能上手。由于采用云端架构,只要设备能联网就可以使用。相比许多同步和异步沟通工具,ScreenRec 的简单体验非常突出。

2. Jell

异步消息

Jell 是一款异步消息软件,也包含团队管理和任务跟踪功能,帮助团队保持条理、掌握任务进展。它把项目管理工具和团队沟通平台的能力结合在一起。

功能

  • 任务管理与分配,并可设置截止日期
  • 每日站会功能,可与 Slack 和 Microsoft Teams 集成
  • 内置聊天,支持团队沟通与协作
  • 可集成 Google Calendar、Slack、Trello 等常用工具
  • 可自定义工作流和报告,提升效率
  • 个性化任务优先级和专注模式,帮助提升生产力

价格

Jell 提供免费试用,付费套餐从每位用户每月 $4 起。付费套餐包含无限存储、高级报告等更多功能。

易用性

Jell 使用起来很简单。它的直观设计和拖放式任务分配很受认可。团队可以轻松跟踪任务和进度,也能把 Jell 接入现有工作流。

3. Discord

异步消息

Discord 是一款流行的一体化语音和文字聊天应用,最初在游戏玩家中广为人知。它也支持通过异步消息轻松交流,并被企业、非营利组织等广泛用于社区建设和协作。

功能

  • 语音和文字沟通,支持实时对话
  • 创建服务器,用来组织社区和频道
  • 为社区管理员自定义权限,例如谁可以访问和发帖
  • 可与 Spotify、Giphy、Twitch 等多种工具集成
  • 屏幕共享和视频通话,支持远程协作

价格

Discord 可免费使用,也提供可选付费订阅 Discord Nitro,价格从每月 $2.99 起。付费后可获得更大的文件上传容量、动态表情等功能。

易用性

Discord 以友好的界面和简单的设置流程著称。它功能丰富、可定制性强,适合多种使用场景。桌面端、网页端和移动设备都可以访问。

4. ClickUp

异步沟通

ClickUp 也是异步技术的一个典型例子。它是一款团队效率和项目管理工具,提供异步沟通功能,帮助团队保持条理并高效沟通,即使远程办公也不例外。如果你需要同步沟通,平台也提供聊天功能。

功能

  • 记录任务耗时,并支持按时间计费
  • 共享文件、发表评论,并获取实时更新
  • 创建自定义字段,用于分类和跟踪信息
  • 可视化项目时间线和依赖关系
  • 在日历视图中安排任务和事件
  • 为团队或个人设置并跟踪目标

价格

ClickUp 提供免费版,付费套餐从每位用户每月 $5 起。付费套餐包含高级报告、集成、无限存储等更多功能。

易用性

ClickUp 友好易用。直观的界面和可定制功能,让它适合不同团队和使用场景。它也能与其他工具集成,方便嵌入团队现有工作流。桌面端、网页端和移动设备都可以访问。

5. Notion

异步协作工具

Notion 是一款一体化异步协作软件,也适合非实时协作。它把团队效率功能融入协作工具中,帮助远程团队或不同时段工作的成员高效协作并保持条理。

功能

  • 通过自定义工作流和日历管理任务、跟踪项目
  • 通过评论、提及和任务更新进行异步沟通
  • 可与 Slack、Google Drive、Zapier 等常用工具集成
  • 支持知识管理和团队 Wiki 创建
  • 可自定义仪表板和报告,提升可见性与责任清晰度

价格

Notion 提供免费版,付费套餐从每位用户每月 $8 起。付费套餐包含高级报告、集成和更大存储空间等更多功能。

易用性

Notion 友好易用。灵活的结构让团队可以按自己的具体需求定制平台。

无论是任务管理还是知识管理,都可以覆盖。它能与其他工具集成,方便接入团队现有工作流。桌面端、网页端和移动设备都可以访问。

6. Microsoft Teams

异步协作

Microsoft Teams 是一个协作和沟通平台,把团队效率工具的特性与异步沟通能力结合起来,帮助团队保持条理,并同时支持同步和异步沟通。

功能

  • 通过自定义工作流和日历管理任务、跟踪项目。
  • 通过聊天、评论和提及进行异步沟通。
  • 视频和音频会议,支持屏幕共享与录制。
  • 可与 OneDrive、SharePoint 等 Microsoft 365 工具集成。
  • 可自定义频道,用来整理团队对话和文件。

价格

Microsoft Teams 包含在 Microsoft 365 订阅套餐中,价格从每位用户每月 $5 起。

易用性

Microsoft Teams 友好易用,界面与其他 Microsoft 产品类似。它与 Microsoft 365 工具深度集成,非常适合已经在使用这些工具的团队。桌面端、网页端和移动设备都可以访问。

7. Wiki

异步沟通

没错,就是 Wikipedia 里的 Wiki。Wiki 是一种允许用户协作创建和编辑页面的网站类型,常被用作知识管理工具,也可以支持团队成员之间的异步沟通。

即使不实时在线,Wiki 也能让团队有效沟通和协作。成员可以按照自己的节奏补充内容、修改页面,而不会打断彼此。

功能

  • 协作创建和编辑页面
  • 修订历史,可跟踪更改并恢复到旧版本
  • 页面之间可互相链接,形成互相关联的信息网络
  • 访问控制,用于管理谁可以查看和编辑页面
  • 可嵌入图片、视频和其他多媒体内容

价格

Wiki 软件既可以是免费开源工具,也可以是提供不同价格套餐的付费服务。免费开源选项包括 MediaWiki 和 DokuWiki;付费选项包括 Confluence 和 TiddlyWiki。

易用性

Wiki 的易用性取决于具体平台和软件。有些 Wiki(如 MediaWiki)学习曲线较陡;也有一些(如 Confluence)界面友好、设置简单。Wiki 可在桌面端和移动设备上访问,但不同工具的设计和功能差异很大。

8. BaseCamp

同步消息与异步消息对比

Basecamp 是一个项目管理和团队沟通平台,重点通过留言板和评论功能支持异步沟通。

即使不实时在线,团队也能在平台上有效沟通和协作。成员还可以在不打断彼此的情况下进行修改,让所有人更有条理,沟通也更顺畅。

功能

  • 通过自定义工作流和日历管理任务、跟踪项目
  • 通过留言板、评论和提及进行异步沟通
  • 可与 Google Drive、Dropbox、Slack 等其他工具集成
  • 文档协作和文件共享
  • 时间跟踪和报告工具

价格

Basecamp 提供免费试用,付费套餐从每位用户每月 $15 起,支持不限用户和项目。

易用性

Basecamp 界面友好,使用简单。它强调异步沟通,能帮助团队在非实时工作状态下也高效沟通和协作。桌面端、网页端和移动设备都可以访问。

9. YAC

异步消息

YAC 是一套基于云端的会议系统,为团队提供异步沟通方案。它强调灵活和便利,让团队沟通更高效。

除了作为异步沟通工具,YAC 还提供许多其他功能,包括语音信箱、讨论、屏幕共享、语音备忘录等。

功能

  • 为多名团队成员提供虚拟电话号码
  • 通话和短信可转发到多台设备
  • 语音信箱转写和语音转文字消息
  • 自定义问候语和等待音乐
  • 通话与消息历史,支持搜索和筛选

价格

YAC 提供免费试用,按年付费时付费套餐从每位用户每月 $3 起。

易用性

YAC 界面友好,设置和使用都很简单。它可以与多种其他工具集成,也可在桌面端和移动设备上访问。

10. Loom

客户服务中的异步消息

Loom 是一款面向异步沟通设计的屏幕录制和视频沟通工具。

它界面易用,让你可以轻松录制并分享视频消息和屏幕录制内容给团队成员。

这样,即使团队没有实时在线,也能保持有效沟通。

功能

  • 录制屏幕,并可包含音频和摄像头画面
  • 通过摄像头或屏幕录制创建视频消息
  • 一键录制和分享
  • 查看次数和互动数据跟踪
  • 可为录制内容添加评论和标注

价格

Loom 提供免费基础套餐,付费套餐从每位用户每月 $8 起。

易用性

Loom 使用简单,无需下载或安装。你可以通过网页浏览器访问,也可以使用 Loom 桌面应用。界面友好,录制和分享流程也很直接。

10 款异步工具速览

异步工具

额外优势

ScreenRec

也是截图工具

Jell

也是项目管理软件

Discord

也是即时消息社交网络

ClickUp

也是项目管理软件

Notion

也是组织管理和待办工具

Microsoft Teams

也是工作区工具

Wiki

也常被用作教育资源

BaseCamp

也是项目管理软件

YAC

也是云端电话系统

Loom

也是视频分享平台

常见问题

从异步沟通工具的定义来看,它们不要求实时回复。如果比较同步消息和异步消息,同步文本消息通常通过实时聊天完成。

文字消息是最常见的异步消息形式。但这并不意味着音频、视频和视听内容不能用于异步沟通。

  • 请求/响应 - 服务向接收方发送请求消息,并期望尽快收到回复消息。
  • 通知 - 发送方向接收方发送消息,但不期待回复,通常也不会收到回复。
  • 请求/异步响应 - 服务向接收方发送请求消息,并期望稍后收到回复消息。

异步消息工具有很多好处,包括提升效率、减少打扰、让回复更充分、改善时间管理,以及帮助平衡工作和生活。它们还能让团队跨时区协作,并照顾不同成员的工作偏好。

选择异步消息工具时,可以考虑团队规模、沟通偏好、项目管理需求、与其他工具的集成能力以及预算。利用免费试用也很有帮助,可以更容易找到适合团队的工具。

可以。你可以同时使用多个工具来满足不同的沟通和协作需求。不过要注意平衡,避免让团队成员负担过重,同时保持沟通流程简洁清晰。

异步消息工具好处很多,但也可能带来回复延迟、沟通误解,以及即兴头脑风暴机会减少等问题。为了降低这些风险,团队需要制定清晰的沟通规范,并合理搭配同步和异步沟通。

要保证沟通有效,可以明确回复时间规则,使用描述性主题,在消息中提供足够上下文,并利用话题串或频道等功能整理对话。也要鼓励团队成员在需要时提问和确认。

适合。异步消息工具尤其适合远程团队,因为它们能让不同时区的成员有效沟通和协作,也有助于在远程办公环境中保持灵活性和适应性。

结论

异步沟通平台对现代组织非常重要,因为它们能提升生产力、缩短响应压力,并加强团队协作。从即时消息应用到项目管理软件,可选工具很多,可以满足不同需求。

选择合适工具时,需要考虑团队规模、项目复杂度、与现有系统的兼容性等因素。无论最终选择哪款工具,异步消息工具都能帮助员工完成更多工作,简化流程、改善决策,并营造更透明、更包容的团队文化。

参考与延伸阅读

  1. 你应该使用的协作工具
  2. 如何在工作中有效沟通
  3. 帮你理清工作、提速执行的任务管理工具
  4. 居家办公时如何避免浪费时间
  5. 居家办公时如何保持目标感
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