像专业人士一样管理项目截止日期

在任何领域，截止日期都是非常重要的管理节奏器。它们能帮助团队保持动力，并推动良好实践，确保项目按要求完成。同时，截止日期也为团队成员围绕“如何在结束日期前完成任务”展开沟通提供了明确基础。

因此，按时完成任务的能力，是获得并保住工作的关键标准之一，甚至常常出现在面试问题中。

截止日期的问题在哪里？

研究显示，37% 的项目失败源于目标不清晰，并且41% 的组织表示项目管理不佳。因此，项目经理需要：

然而，项目经理最常面对的难题往往是时间管理。缺少时间管理会导致：

这些问题无论单独出现还是同时出现，都会导致项目管理失控。

从科学角度看，人类确实倾向于回避会带来负面情绪和焦虑的任务。另一方面，这种冷漠也常常源于我们缺少责任感，或者至少没有找到办法把多个项目提升到最高优先级。

说到底，优秀项目经理的目标是完成。如果是这样，在一个充满多个项目和不断逼近截止日期的忙碌环境中，项目经理该如何有策略地做到这一点？

你需要早点开始一天，并保持清醒、有活力的状态。是的，交通拥堵或咖啡店排队可以有一点缓冲空间，但不要迟到。

很多员工会把一天开始的时间花在社交媒体、煮咖啡和刷剧上。想提高效率，就尽量在上班时间前到达办公室。这样你有足够时间查看邮件、整理当天工作状态，并做好准备。

Alarmy 是一个不错的辅助工具。它是评分很高的闹钟应用，原因很多，最重要的是它不仅设置闹钟，还会设置任务。要关闭闹钟，你必须完成任务，比如拍照、摇晃手机 1000 次唤醒身体、走 20 步，或解一道数学题来启动大脑。

它的闹铃非常响，所以重度赖床者和夜猫子也很难忽略它持续不断的提醒。

待办清单永远是个好主意。它能把你的想法写下来，方便可视化整理。

写下所有想做的任务，无论是长期、中期还是短期任务，并标明截止日期。完成后，找出真正重要的任务并相应排序。保持现实，不要给一天塞进太多行动项。

给自己留出足够时间，让大脑能从一个任务切换到另一个任务，并保持稳定刺激。先处理简单任务，完成任务会增强信心。

一天结束时更新清单，划掉已经完成的项目，会很有帮助。

Trello 是很适合管理待办清单的工具。它可以用可视化方式轻松管理项目和待办事项，而且完全免费。你可以为不同项目创建不同看板，并放入任务和时间安排。这样就能实现可视化的项目截止日期管理。

我们经常因为干扰和拖延而错过截止日期。主动行动是按时完成任务的关键。

处理项目时，最好找出干扰来源，并同时或随后清除它们。当然，我们也必须承认，大多数人最大的干扰来自手机。手机随时都能把注意力从工作中带走。

Forest App 是一款热门效率应用，帮助用户摆脱手机依赖。当你想专注时，就“种”下一棵树。你从开始到结束专注工作时，树会继续生长。

如果你打开手机并退出应用去做别的事，树就会开始枯萎。树长大后你会获得金币，用这些金币可以种真实的树（Forest 与现实世界的植树组织合作）！

作为项目经理，必须确保会议高效且及时。团队成员应该每天沟通任务和更新，以便准确了解拟定项目的进展。

这些更新和快速沟通能力，有助于提前发现疏漏或问题。否则，你可能会花几分钟甚至几小时写邮件，却得不到任何积极结果。沟通是最重要的任务依赖之一。

高效沟通的最佳工具是 ScreenRec。它易用、好上手，并且 100% 安全。你可以录制屏幕、共享屏幕、视频通话和截图，而不用写长邮件和长备注。它能在你和队友之间建立可视化对话。更好的是，你创建的视频和截图会保存在私密在线资料库中，方便之后查阅。

让工作量保持可管理。项目经理需要对此负责。不要试图同时处理多个任务，它们会让你不堪重负，并影响整体工作效率。如果你有固定节奏，尽量每天坚持。

多任务处理只会把多个任务堆进待办清单，却很难真正从完成工作中获得满足感。因为你无法把全部注意力投入每个任务。这完全是在浪费时间！如果事情很多，可以先从优先任务开始。

在线番茄钟是一个简单且可自定义的工具，可以帮助你避免多任务处理。它使用一种时间管理方法，把工作拆成固定时间段，并在中间安排 5 分钟休息。

每个计时器默认 25 分钟。这是一段很合适的专注时长，
在你开始分心或想拖延之前完成一个工作块，是一种高效的工作分解结构。

如果错过截止日期，可以采取以下做法：

项目截止日期建议	最佳工具	作用
按时开始一天	Alarmy	创建协作闹钟。为早晨设置任务。可以是走 20 步、拍一张照片，或解一道数学题。
制定现实日程	Trello	可视化管理项目任务。每个项目都有看板和当天待办清单。
屏蔽干扰	Forest App	为了避免干扰，你会种下一棵树。如果持续专注，树会成长。如果你使用手机并离开应用，树就会枯萎。树长大后，你能赚取虚拟金币去种真实的树！
快速沟通	ScreenRec	通过屏幕和摄像头录制，以及带标注的截图进行可视化沟通。
不要多任务处理！	Pomodoro Timer	设置 25 分钟任务，并安排 5 分钟休息。这种时间管理方法舒适又高效。25 分钟正好是在开始分心前的一段理想专注时间。