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录制线上会议：你需要了解的法律问题

线上会议的普及在新冠疫情期间达到高峰。即便之后，世界各地仍然广泛依赖线上会议。它们在商务、教育、医疗和许多其他场景中都发挥着重要作用。

根据 Global Market Insights 的数据，视频会议市场规模在 2020 年超过 150 亿美元，预计 2021 到 2027 年间仍将以约 23% 的速度增长。

线上会议是促进沟通并提供额外功能的好工具。参与者可以：

共享文件
使用屏幕共享工具进行演示
查看会议实时转录
录制会议

能够录制视频会议并访问会议录像非常方便。你可以保留所有发言细节，方便以后查阅，也可以快速把录制内容分享给错过会议的人。

录制比记笔记更容易，也更准确。不过，你也需要考虑录制线上会议可能引发的法律问题和后果。

录制线上会议前要问的关键问题

人们有时会问：未经许可录制 Zoom 会议是否合法？需要注意的是，这方面存在联邦和州级法规。

关于录制以及后续处理录制数据，法律通常要求寻求并取得同意，而且各国规定不同。本文并不试图全面分析相关法律，只是希望回应类似“雇主能否未经同意录制会议？”这样的问题。

我们希望提醒你注意录制线上会议时需要处理的问题，并结合不同法律背景下的相关示例加以说明。

如果先问自己一些基础问题，决定如何录制线上会议会容易得多，例如：

这场会议适合录制吗？
我需要取得同意吗？
如何取得同意？如果有人不同意被录制怎么办？
数据将如何存储？
谁可以访问这些数据？
数据会保存多久？
软件是否有特定要求？
我还需要提供哪些信息？

下面我们会逐一说明这些问题，也会指出需要重点考虑的方面，并建议可能的处理方式。

现在来展开看看这些问题。

这场会议适合录制吗？

虽然大多数情况下录制线上会议并不被禁止，但有些场景最好不要录制。

先暂时不谈同意问题，某些类型的会议本身就可能不适合录制。例如，一对一员工反馈会议，或关于商业提案的讨论。这类内容通常被视为机密。

保存这类视频会议录像，可能会让你面临法律风险，不仅是州法律，也可能涉及联邦法律。

有专家建议，除非有明确商业目的需要视频记录，否则不应录制电话会议中的员工会议。

此外，有些会议会讨论敏感问题，例如：

健康记录
将在法庭上提交的证据
政府用于评估政策影响的重要数据分析等

这类对话是否录制，自然需要非常谨慎地考虑。

我需要取得同意吗？

在讨论录制线上会议的法律问题时，同意是关键问题。

除非其他各方同意录制视频会议，否则使用任何录制设备或软件进行录制通常都是违法的。

世界各地关于同意的法律并不相同。有时同一个国家内部也会适用不同规则。你需要弄清楚，是必须获得所有参与者同意，还是可以基于一方同意进行录制。

美国的相关规定差异也很大。有些州要求所有各方同意，有些州则认为一方同意即可，少数州采用混合同意规则。

General Data Protection Regulation (GDPR) 规范了欧盟录制同意相关规则，要求谈话或会议的所有各方都同意录制。

英国有 Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA)。只要录制仅供个人使用，它允许在未获得对方同意的情况下录制谈话。

不过，英国脱欧后仍将 GDPR 保留为国内法，因此录制视频会议仍需要以符合 GDPR 的方式进行。

如何取得同意？

如果你想合法录制会议，而不是偷偷录制对方并因此违法，取得同意就是关键。

取得参与者录制同意有两种方式：主动和被动。主动同意指一个人口头表示同意被录制，或在会议开始前、录制开始前显示的通知中点击同意按钮。

被动同意指某人被告知会议将被录制，但没有退出会议。这意味着他们以默示方式给予同意。具体需要哪种同意，取决于当地法律和具体情境。

一些视频会议平台内置同意功能。例如 Zoom 允许参与者在录制开始前点击同意按钮。这是一种快速方便的方式，可帮助确保录制符合法律要求。

许多其他远程办公工具也提供类似功能，对希望录制线上会议的人很有价值。

通常，在这种情况下，不同意录制的一方将无法进入会议。理想情况下，应为不希望被录制的人提供替代方案。例如，会议主持人可以安排会议中的某些时间不录制。

如上所述，未经同意录制会议是不妥的，但同意本身也有主观性。

录制内容将如何存储？

线上会议数据受数据保留和备份政策约束，而这些政策可能因行业而异。在某些情况下，还需要额外考虑。例如，线上医疗预约录像可能受健康记录处理法律约束。

美国的 Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) 要求这些记录在静态存储时进行数据加密。记录只能与授权方共享，并且必须有密码保护。

此外，组织需要保存这些录制内容七年，某些情况下为十年。同时，如果律师事务所录制律师-客户会议，保留期限至少为五年。

根据适用于欧盟和英国的 GDPR，线上会议录像必须：

安全存储
限制访问权限
对录制内容的处理必须合法且透明

此外，你还应记住个人数据保护相关规则。录制内容不应保存超过必要时间，个人应能够访问、更正或删除数据。

例如，收集受 GDPR 保护数据的企业，需要对满足 GDPR 要求负责。

所用软件是否有要求？

GDPR 第 32 条强调个人数据“处理安全”的重要性，并要求避免“意外或非法损坏、丢失、变更、未经授权披露或访问个人数据”。实现这些目标取决于使用合适设备。工具必须提供“保密性、完整性、可用性和韧性”。

此外，个人数据处理系统（会议录制软件）应提供数据隐私措施，例如数据隔离和访问控制。因此，企业应审查用于录制、处理和存储线上会议视频录像的工具。

像 Zoom 或 Whereby 这样的视频会议平台满足大多数安全要求，但你仍需要再次确认。

是否还有其他信息告知要求？

如前所述，参会者必须在会议前知道即将录制。这能帮助他们在同意前做出知情决定，也能表达担忧、提出问题，并理解为什么要录制。

关于举行和录制线上会议的规则应成为共同知识。它们可以写入员工手册和工作政策文件，并说明录制目的。你仍然应告知参会者将如何录制，以及数据将如何存储。

无论你所在司法辖区是否适用 GDPR，最好都以符合 GDPR 的方式保存记录。

在英国背景下，可能需要进行 Data Protection Impact Assessment (DPIA)。进行 DPIA 将：

帮助你证明已经考虑到个人数据处理相关潜在风险
帮助你履行数据保护义务

录制线上会议的替代方案

在大多数情况下，与其费心取得他人同意，你可以直接使用 ScreenRec 这样的屏幕录制工具进行沟通。无需安排会议，你可以录制屏幕、语音、音频和摄像头画面，并把视频发给需要观看的人。如果他们愿意，也可以用同样方式回复。你不需要承担建议他们被录制的责任或风险，因为他们是出于自愿完成录制。

当然，也有些情况下你确实需要组织线上会议并录制。ScreenRec 在这种情况下也能帮忙，只是务必先取得同意。

点击“录制”按钮之前……

如果你需要与远程同事协作，确实很容易想要录制。有时你只是需要之后回看会议内容。

虽然录制这些线上或混合办公活动，方便未来参考或分享给他人，但你也需要考虑相关问题。希望现在你能更轻松地理解可能的影响。在处理本文讨论的线上会议法律问题之前，不应贸然录制！