如何与远程同事协作

远程办公不只是把家庭办公室搬到离冰箱三米远的地方，它也意味着一种全新的同事沟通方式。过去一年里，邮件、消息和通话服务从沟通方式之一，变成了许多团队唯一的沟通方式。再加上看不到对方情绪、长期分离后团队远程沟通变弱，以及普遍疲惫，过去在咖啡机旁两分钟能解决的问题，现在可能需要一堆邮件。

想要做出成果，参与远程协作的人需要真正成为团队成员，并尽可能深入参与项目。但虚拟团队也会遇到不少问题：成员更容易感到孤独，也不完全清楚自己在项目和团队中的角色。下面来看看如何与远程同事高效协作。

其他国家同事的工作时间

与其他国家的同事协作时，必须考虑时差，尤其是你希望远程团队沟通顺畅时。把日历分享给同事，选择最适合通话和项目沟通的时间。你也可以使用 World Clock Meeting，避免搞混时区。

也要留意各国节假日。也许你工作日当天，其他国家的同事正好是法定假日。创建共享团队日历，并标注不同地区的节假日，这会帮助你更好地规划工作日程。

及时反馈

定期给远程同事反馈，让他们了解自己的工作质量。这有助于保持他们的动力。

根据 Wrike 的报告，39% 的受访者认为低效的现场和远程协作是职场压力的主要来源。对远程同事来说，这一点尤其明显。远程团队协作往往让人更难看见团队贡献。要让办公室同事和远程同事都感到舒适，就需要改善反馈机制。

提示

主管和经理应安排一对一会议。可以安排视频通话，也可以用 ScreenRec 发送视频邮件，帮助远程同事保持信息同步。

这种形式有助于评估阶段性结果，并了解同事的期望是否与团队对他/她的期望一致。为了传达肢体语言并提高沟通效果，最好不仅使用声音，也使用视频。一对一会议可以讨论：

同事负责的项目进展如何，以及整体是否满意。
是否遇到困难，是否需要经理或团队协助。
哪些地方可以做得更好，以及如何改进。
远程工作目标或 OKR（Objective Key Results）。如果公司采用这种方法，OKR 可以同步个人和团队目标，并跟踪项目进度。会议中可以讨论关键结果已经取得了哪些进展。
如果员工愿意，也可以聊一些中立的非工作话题。

视频邮件可以用来：

针对代码、设计、文案和其他工作内容发送反馈，让员工按自己的时间查看（这有助于避免不必要的打扰）。
向同事说明接下来的任务。
与同事分享你的想法或最近学到的内容。
录制屏幕来记录并报告缺陷。
录制屏幕，快速为新员工和客户创建教程。
提供一种普通邮件替代方式，减少来回沟通。

工作流程透明

当工作流程不透明时，同事的效率会下降。信息碎片化是常见问题。员工经常同时使用内容管理系统、邮件、即时消息和其他沟通方式，还会在会议和私聊中了解项目状态。这会耗费大量时间，却始终难以形成完整的工作流程图景。

提示

列出对远程同事的具体期望，并在一开始就讨论清楚。互动方法和方式应对所有参与者透明、清晰。这需要能够适应团队需求的灵活工具。在 Wrike 中，团队成员可以随时通过甘特图跟踪项目动态。

你也可以使用 ScreenRec 进行可视化沟通，比如与设计师和开发人员沟通。你可以直接在图片和文件上留下反馈和评论，并及时提出修改。

与管理层沟通

远程同事通常比办公室员工有更多问题。同时，他们没有机会走进经理办公室当面提问。

提示

安排线上开放问答会议，让所有同事都能实时从管理者那里获得答案。鼓励整个团队参与讨论。

激励并吸引远程员工参与

良好的沟通能让远程同事保持参与感和动力。缺少沟通则是管理远程团队时最大的挑战之一。

提示

为整个团队创建一个工作聊天室，比如 Slack，并把所有项目讨论都放在其中。如果公司规模较大，可以创建多个聊天：营销人员、内容经理、销售部门和支持人员分别使用不同频道。学习如何与远程团队成员合作时，最重要的是理解如何与远程团队沟通，并持续参与工作流程。

建立内部奖励和激励机制，让远程团队协作更顺畅，也让每个人都有动力更高效地工作。Bonusly 这类服务可以提供帮助。每位用户都有固定数量的奖励积分，例如每月 100 分。员工可以把这些积分转给帮助自己解决任务、处理事务或提供有用建议的同事。累积的奖励可兑换公司礼品或额外休假，奖品池由公司管理者决定。

跨文化障碍

语言障碍和文化差异会让团队更难建立信任关系。

提示

在公司聊天工具中制定团队通信通用规则。例如，沟通语言只使用英语。这可以避免员工用本地语言讨论整个团队的共同问题，导致其他同事无法理解。

创建一个不限定主题的通用聊天频道，让团队分享有趣事实、照片和文章。这有助于更好地了解同事并加强关系。可以一起玩在线游戏、安排一对一交流时间，也可以在节日互送礼物。方法越有创意越好。

非正式会议

即使定期组织非正式活动，也更难让远程同事真正参与其中。

提示

一定要为远程同事共同参与的活动预留预算。如果可能，也把异地员工的差旅和几天酒店住宿纳入预算。每年尽量安排一到两次线下同事会议，可以是团队建设活动，也可以是会议。这是讨论共同任务、分享想法和未来计划的好机会。会议结束后，一定要收集同事对活动的反馈，了解哪些地方做得好，哪些地方未来值得改进。

如果无法组织非正式会议，也可以邀请远程同事到办公室工作几天。这同样是加强团队内部沟通的好方法。

如何在即时消息工具中正确与同事沟通

从商务沟通角度看，即时消息应用介于邮件和电话之间：比邮件更快，但又不像电话那样打扰。遵循以下规则，可以更好地在即时消息工具中与同事沟通，并缓解远程协作最大的挑战之一：沟通不畅。

注意非工作时间

人们习惯在固定时间查看邮件，其他时间则忽略邮件，尤其是晚上和周末。但对即时消息工具来说，很多人没有这种习惯，这意味着你的消息可能会立刻打扰对方。记住：晚上 9 点之后再聊工作，通常已经不太合适。

不要混用多个消息工具

即时消息沟通的主要规则是：一个人，一个沟通工具。不要先在 Telegram 开始讨论，又切换到 WhatsApp，最后把信息发到 Skype。你和同事都会很难追踪问题历史，也难以找到重要信息。此外，如果对方没有在 WhatsApp 回复，也没必要再去 Telegram 追问。

不要把每句话拆成一条消息

这种写法来自聊天室，好像在模仿实时说话，一边想一边把词句发出去。问题是，同事并不想在你的思绪流里找重点，他们想要快速理解。把核心内容整理到一条消息里，会倒逼我们组织文本，让表达更清楚。

谨慎使用贴纸和表情

贴纸和表情可以增加温度，也可以用积极方式结束对话。但它们也很容易造成尴尬。

讨论工作问题时不要使用贴纸和表情，尤其当问题与你有关时，否则只会让人反感。
不要给同事发送有双关含义或奇怪笑话的贴纸和表情。你可能会无意冒犯别人，或让自己显得很烦人。

不要滥用语音消息

语音消息仍然会让很多人烦躁。不过，关于如何使用语音消息，逐渐也形成了一些规则，让它既方便发送者，也方便接收者。

给语音消息加一段文字说明，让同事快速理解内容，也方便之后通过关键词搜索找到它。
不要用语音传达紧急消息。如果对方正在开会，或在没有耳机的公共场所，就无法收听录音。
不要用语音消息分配任务。执行者很难准确理解细节并完成任务。
注意录音清晰度。背景中不应有噪音或杂音。首先，它会影响听清内容；其次，消息可能会被转发。

工作中的语音消息不一定令人讨厌，如果用得合适，也可以很有帮助。比如，以音频消息形式做采访就很方便，尤其当对方位于另一个半球时。

结论

想要与远程团队高效协作，可以遵循这些建议：

考虑时差，不要忘记不同国家的节假日，也要尊重他人的工作与生活平衡。
定期通话，收集反馈并对齐期望。
让工作流程清晰透明，让办公室员工和远程员工都能跟踪项目动态。
思考如何让远程同事保持动力和参与感。
建立远程协作工具和企业沟通规则。
组织非正式团建，或邀请远程同事到办公室工作几天，为他们创造积极的社交互动。