线上会议终极指南

我们都在电影里看过这样的场景：主角们正放松享受生活，突然世界急转直下，一切在眨眼间改变。如今，这不再只是大银幕上的情节。

由于新冠病毒（COVID-19），我们仿佛活在一部疯狂剧本里。不同的是，我们正在专业应对，而到目前为止最有效的一步就是居家办公。

它曾经也许只是趋势，但现在居家办公和组织线上会议已经成为必需。每个人都需要学会如何用好它。幸运的是，这并不难。

多年来，许多公司投入时间、资金和精力，在保持增长的同时实现 100% 远程办公。根据 Flexjobs，Aha!、Automattic 和 Clevertech 都是领先的全远程公司，其中 Automattic 最值得关注。他们是 WordPress.com 背后的团队，拥有近 1000 名远程员工，显然做对了什么。

研究这些成功案例后，我们发现这些公司之所以能做好远程办公，答案很简单：沟通。

优秀团队沟通始于成功会议。对传统公司来说，这已经是挑战，过去一年中低效面对面会议造成了 3990 亿美元损失。对远程团队来说问题更大，因为员工常分布在世界各地，并采用弹性工作时间。

让我们从最紧迫的问题入手：线上会议，帮助你简化远程团队沟通。下面是设置、运行并维持成功在线会议的终极指南。

步骤 1：规划

这听起来可能有点反直觉，但会议前做的事情，其实比会议中做的事情更重要。准备阶段要明确会议主要目标、确定参与者，并弄清楚哪些工具能把一切串联起来。

话不多说，下面直接看看如何开一场真正能推进工作的在线会议。

步骤 2：选择合适的线上会议软件

远程办公很依赖各种软件来保证流程顺畅。线上会议也是如此。为了让整个团队保持信息同步并打开沟通渠道，你需要线上会议应用完成 3 项主要任务：

沟通

你需要一个在线工具，帮助团队聚在一起分享和讨论想法与信息。

最佳工具

ScreenRec	一款易用的屏幕录制工具，可替代或增强邮件沟通。团队成员可以轻松截图或录制电脑屏幕，并立即分享链接。非常适合异步沟通。
Microsoft Teams	一款完整的团队沟通应用，提供视频会议、视频聊天和屏幕共享。
Skype	市场上规模较大的视频和语音通话应用之一，也可作为免费屏幕共享软件使用。遗憾的是，所有成员都必须拥有账户并下载软件才能使用。
Zoom	一款视频会议应用，可支持 100 人甚至 1000 人的大型视频会议，并允许在线共享屏幕。

日程安排

无论是截止日期还是未来线上会议，团队成员都需要知道接下来会发生什么。日程安排软件可以确保重要日期不被遗忘，也不会遗漏任何人。如果团队分布在不同时区，这些工具尤其有用，可以帮助你选择最适合所有人的日期和时间。

最佳工具

Every Time Zone	一款简单应用，可立即查看全球所有时区当前时间，没有多余花哨功能。
World Clock Meeting Planner	帮助你选择线上会议的最佳时间。输入同事所在时区后，应用会生成一张最佳可用时间表。
Worldtimebuddy	一款可创建带日期、时间和时长的活动，并轻松分享给团队的应用。

协作

有些团队在在线通话期间可能需要协作应用来共同工作。比如供所有人使用的白板、便于发送和编辑文档的文件共享应用，或能帮助每个人保持专注的整体任务管理应用。

最佳工具

Google Drive/G Suite	将 Google Docs、Spreadsheet、Presentation 等所有 Google 应用集中在一处。
Asana	一款综合任务管理工具，可分配任务和截止日期，让所有人查看并最终勾选完成。
Miro	Miro 最大优势是白板功能，可帮助团队头脑风暴并完善想法。

步骤 3：拟定并分享主要目标

任何与业务相关的活动，最糟糕的做法就是临场发挥。更好的方式，是在线上会议之前，让自己和团队有机会分享笔记、想法和观点。

花时间在一个文档中创建完整会议议程，并分享给团队。如果时间紧迫，可以用 ScreenRec 这类应用录制屏幕上的议程，并通过 Asana 或 Slack 等团队管理应用群发链接。

可以在议程中包含以下信息：

主要目标	会议目的是什么？你希望达成什么？
参会者	谁需要参加？重点邀请会参与讨论的人。会议人数越少，越容易管理。
主题	让所有人了解讨论要点，以便提前准备笔记和想法。专业提示：允许成员对主题提出建议或评论，他们可能会补充重要讨论点。
结构	确定每个讨论点的顺序和时长，避免大家偏离主题。
任务	明确团队和个人职责，并决定每位成员需要为线上会议准备什么。
补充信息	最好提供相关信息、链接或文件，帮助团队成员在会前落实议程。
简短回顾	让所有人了解上次会议以来完成了什么，鼓励讨论，并为新任务设定预期。