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你会遇到的 10 个项目管理挑战及应对方法

只有 47% 的组织有项目成功记录。这意味着超过一半的组织都在面对严重到可能导致项目失败的项目管理挑战。

失败的项目会让项目团队受挫，也会降低组织的项目管理成熟度。最终，你的项目可能无法实现预期收益。

我们都知道，事情很少完全按计划发展。但如果能提前识别潜在风险，并尽早处理，就能显著提高项目成功的可能性。

本文将列出 10 个常见项目管理挑战，并提供应对策略。

开始吧。

1. 目标不清晰

项目必须先建立明确目标，并让相关方充分沟通和达成一致。

明确项目总体目标、它要实现的使命以及可能带来的收益，可以帮助获得相关方支持。这样也更容易争取到有效交付项目所需的资源。

缺少清晰目标和可衡量收益，是最严重的项目管理问题之一。它会削弱团队对项目的动力，尤其是在交付过程中出现问题时。如果没有成功标准，也很难判断哪些任务应该优先、何时优先，最终导致混乱、重复消耗和挫败感。

此外，成功标准也是衡量进度和判断项目成功的基准。没有这些标准，就很难判断项目是否能按时、按预算交付。

如何应对

在项目开始时设定清晰目标，说明项目能为业务带来的收益。列出支持每个项目交付物的关键成功因素，并确保相关方批准所需资源。

进一步定义标准，说明每个交付物怎样才算成功，并就绩效指标达成一致，用于判断项目是否朝成功方向推进。

项目交付过程中，要根据绩效指标沟通进度，一旦成功交付受到威胁，就尽早采取行动。

2. 范围蔓延

如果项目目标不清晰，范围蔓延的可能性会增加。范围蔓延指最初约定的项目交付物数量不断增加，它是项目规划过程中最大的挑战之一。

从业者指出，范围频繁变化是最重要的项目管理挑战之一。

范围蔓延最大的问题是，所需工作量增加了，但没有额外资源支持。这会让项目团队不堪重负，造成压力，并降低团队效率。

如何应对

尽早定义项目范围，说明会交付什么，也同样明确不会交付什么。

让高级相关方同意范围，包括对项目整体负责的项目发起人和项目委员会。

确保项目文档中清晰列出范围。如果在项目设计或交付阶段增加了交付物，就用这些文档向高级相关方说明范围已经扩大。

项目范围变化很常见，只要能为交付争取到额外资源，就可以被妥善处理。

例如，如果你正在做电商网站，可以把 WooCommerce 插件作为额外资源来考虑。

如果范围扩大获得同意，也要确保项目预算或截止日期同步增加。使用你常用的项目管理工具，确保项目仍在范围内推进。

3. 团队沟通不足

项目管理中的沟通不足会带来挫败感、任务重复或遗漏，以及低效工作流。任务如果没有按正确顺序处理，还会影响依赖关系。

沟通不足也会影响资源管理。如果项目团队成员没有说明自己的技能和经验，他们可能被分配到不太适合的任务，从而降低团队效率。

如果项目进展没有被有效沟通，项目团队的积极性也会下降，进一步影响生产力。

如何应对

确保建立有效沟通渠道，促进团队成员协作。可以先为新员工创建入职流程，同时使用正式沟通机制（例如每周进度会议）和更非正式的方法。远程办公如果处理不好会很困难，但有了合适的团队管理工具，沟通水平会明显提升。

在共享会议空间中清晰展示项目计划和时间线，让每个人都能看到谁在做什么、任务之间如何关联，以及它们如何支持项目总体目标。

如果可以，使用项目管理软件等工具支持有效沟通。确保有一个所有人都能访问的集中式文档存储位置，并鼓励文档分享和标注。如果你们不在同一个房间，或正在远程协作，可以用 ScreenRec 这样的工具录制屏幕。这可能带来很大改变，并帮助你减少大量邮件沟通。

同时，要确保项目进展被沟通并庆祝，让团队成员看到自己的工作如何产生影响。

最后，可以考虑通过团队建设或社交活动营造一种环境，让成员在需要时更有信心协作和寻求支持。

4. 能力不足

在项目管理的团队问题中，能力不足是重要挑战之一。很多项目会与日常运营工作同时推进，这可能导致一些人被拉入项目，但并不一定具备该角色所需技能或经验。

或者，如果项目规划不佳，或交付过程中延迟，关键资源可能无法在所需时间到位，只能让经验较少的团队成员完成工作。

如何应对

项目启动时，项目经理应明确说明成功交付需要哪些资源。这应包括一份能力矩阵，说明每个角色所需的技能和经验。

如果项目所需技能与实际资源配置之间存在差距，应向项目发起人说明，因为项目发起人最终要对项目成功负责。

例如，你的一些团队成员可能很擅长演示，但在将 PDF 作为 Google Doc 打开这类技术操作上效率不高。这并不代表他们没有价值，而是需要把他们安排到能达到预期的职责上。

应在项目排期中预留额外时间，用于补充培训、跟随更有经验的成员学习，以及让经验较少的成员逐步上手所需的较慢进度。

为团队成员提供 Masterclass 或 StuDocu 等在线学习资源，也有助于提升技能。

5. 预算问题

除了范围，项目成功也取决于时间和预算。这三者是项目管理中常见且需要平衡的问题。如果项目范围扩大或任务延迟，都会对项目预算产生显著影响。

项目交付所获得的预算通常是有限的，这意味着一旦资金耗尽，项目就会陷入风险。只有 43% 的项目能在预算内完成，这会削弱项目带来的财务收益。

预算超支也会降低相关方对项目成功的信心。

如果资金分阶段释放，当前阶段预算管理不佳，可能影响后续阶段融资。信心下降可能让相关方及时止损，提前关闭项目。

如何应对

确保在项目规划阶段设定现实预算。考虑项目范围和预期交付物，并计算交付所需资源。

在项目预算中设置一个小缓冲，帮助应对延迟或资源获取困难。

密切跟踪实际成本与预测成本的差异，并尽早标记问题。如果预算紧张，应优先处理关键成功因素和关键交付物，去掉“锦上添花”的内容。

如果项目范围发生变化，务必重新计算所需预算，并向项目发起人申请额外资金，用于交付新增工作。

6. 不现实的截止日期

作为铁三角的第三边，“时间不够用”是常见项目管理挑战。

按时完成项目的数据并不乐观，只有 29% 的项目成功按期完成。

当相关方对项目任务所需时间抱有不现实预期时，项目延期的可能性更大。低效排期的后果会向多个方向扩散。不现实的截止日期会给资源带来压力，让排期更困难，并在项目团队内部造成大量压力。

如何应对

与相关方密切合作，为项目完成设定现实截止日期。确保范围表达清楚，让大家明确需要完成什么，以及完成顺序。

提供类似项目中任务耗时的证据，帮助管理相关方预期。如果项目截止日期不可协商，尽量争取额外资源，帮助按计划处理任务。

在项目生命周期中，跟踪任务耗时，为未来项目提供参考。一旦可能出现截止日期问题，要尽早向项目发起人说明。

7. 缺乏责任归属

责任归属意味着知道如果事情没有完成，自己要为后果负责，并主动采取行动把事情推进。

当责任归属不清时，人们对工作遗漏或重复不会太在意，因为他们不需要承担后果。

这意味着缺乏责任归属会导致项目延迟、资源使用低效、团队成员困惑和挫败。

如何应对

创建 RACI 矩阵，是清晰展示任务责任归属的有效方法。

它能说明谁最终对任务交付负责，谁负责完成工作，以及哪些相关方需要被咨询或告知。

对交付物负责的人，需要与实际完成工作的人密切协作，激励他们并解决问题。

高级管理层需要确保，如果任务没有成功完成，任务负责人必须承担责任。

对承包商来说，这可能意味着解约或失去奖金；对正式员工来说，则可能在绩效评估中被记录。

同样，高级管理层也应奖励那些对成功完成任务负责的人。

8. 风险管理不足

从对业务的价值来看，风险管理被评为第二重要的项目管理流程。

因此，超过 60% 的项目经理以某种形式参与风险管理，并不令人意外。

风险管理不足意味着你更难有效应对风险，也更容易暴露在监管或合规问题之下。

如果不能缓解或主动处理项目风险，轻则只能不断救火，重则项目失败。

后果可能从资源使用低效，到对业务运营、声誉或财务稳定造成重大负面影响。

如何应对

确保建立风险登记册。风险登记册用于识别可能影响项目整体成功的潜在问题。

风险登记册中的风险可以按发生可能性，以及发生后影响大小进行分类。

为每个风险指定负责人，由其负责监控风险，并在情况变化时更新风险登记册。风险负责人还应制定缓解方案，一旦风险变成问题，可以减少后果。

9. 相关方参与有限

如果相关方参与不足，要争取项目成功所需支持会非常困难。

高级相关方可能不愿提供完成交付物所需的资金或人员，整个项目甚至可能无法启动。

相关方需要相信项目价值，才会有信心投入资源，尤其是在还有其他竞争性计划时。

如何应对

清楚表达项目价值至关重要。使用相关方听得懂的语言，例如说明项目成功如何影响他们的绩效指标、如何让他们的团队受益。

建立有效沟通计划，在项目全生命周期内保持相关方参与。安排定期更新，确保项目持续可见。

当你处理视觉项目时，这一点尤其重要。例如，如果你正在制作讲解视频，展示工作进展就很有意义。搭建网站或准备品牌重塑活动也是一样。

在这些情况下，用视频邮件更新相关方是个好方法，可以清楚展示你已经取得了多少进展。

可以考虑使用相关方评估矩阵分析相关方，把沟通精力集中在最感兴趣或最有影响力的人身上。

这些相关方可以帮助支持你的项目，并在参与度较低的相关方群体中建立支持。

10. 资源管理不佳

有效资源管理基本涉及两件事：容量和能力。你需要在正确时间让合适的人到位，才能高效完成工作。

资源管理不佳是项目规划不佳的后果之一，意味着上述两个要素中至少有一个存在缺口。

如果没有规划好资源使用，你可能无法在项目正确阶段获得所需技能。这会导致项目延迟，或让团队成员为了补位而不堪重负。

也可能因为承包商被过早招进来却无事可做，造成资金浪费。

如何应对

良好的资源管理需要有效规划。建立稳健的项目排期，有助于识别哪些任务需要在何时交付。

当你清楚需要交付什么后，就可以确定完成任务所需的能力和容量。

这时，你需要比较项目需求和现有资源。如果项目管理中存在资源问题，要尽早联系能帮助你争取所需资源的相关方。

无论是向项目发起人争取预算增加，还是请 HR 协助招聘，只要在明确资源需求后尽早沟通，就更有机会满足这些需求。

总结

如果你正在管理项目，迟早很可能会遇到以上至少一个挑战。但提前知道问题，就更容易提前准备。

希望读完本文后，你能更清楚项目管理中最常见的 10 个挑战，以及如何应对它们。这样，你就能更容易发现项目中的风险信号，并尽早采取行动，避免问题扩大。

有效项目管理的关键部分，是管理好人，包括你的团队、外部承包商和高级相关方。

参考资料与延伸阅读