你真正需要的 7 个时间管理技巧
我们都听过“时间就是金钱”这句话。根据 Entrepreneur.com 发布的一篇文章，人们每周在工作中浪费的时间超过 15 小时。William Penn 说得很到位：“时间是我们最想要的东西，却也是我们用得最糟的东西。”
这听起来有些遗憾，但确实如此。那么，怎样才能把时间管理技巧真正用到工作里，减少浪费，并提升效率？
我们浏览了大量资料和研究，整理出 7 个时间管理技巧，帮助你把效率带回工作现场，并最终节省成本。
为什么时间管理很重要？
在进入方法之前，先弄清楚为什么有效管理时间如此重要。
- 完成更多事情
更好地管理时间，最直接的好处就是有更多时间完成工作。你是否经常觉得“一天的时间根本不够用”？很多时候，我们花了好几个小时，却没有做真正有产出的事。如果不再把一天白白耗掉，你会发现今天完成的事情可能比昨天多得多。
- 压力更小
多出来的时间会让你真正从容起来。紧迫感减少，也不用总是赶进度。不管你是在应对大学生活的压力，还是正在为出版第一本书而焦虑，更好的时间管理都能让你放松一些，更稳地推进工作。
- 更有成就感
时间管理不佳时，你可能从早忙到晚，却没有完成最重要的任务。只要能合理安排时间，你就会有更多精力做真正重要的事，也更容易获得满足感。
- 找回行动力
当你清楚知道时间要花在哪里，就更容易认真投入工作，也更容易保持目标感。
- 升职？
当然，这并不能保证一定升职，但不妨把它当作一种可能。假设你重新找回的动力和成就感，让你持续保持积极的工作状态。
不知不觉中，老板开始注意到你的变化，你也可能获得晋升机会。听起来不错，对吧？这并非不可能。
话不多说，下面是 7 个有效的时间管理策略，可以改善你的日常工作方式。
用于设定优先级和目标的时间管理技巧
技巧 1：Eisenhower Matrix
因美国第 34 任总统而广为人知的 Eisenhower Matrix，是一种把待办事项分到四个象限中的方法：“先做”、“安排”、“委派”、“不做”。它非常适合用来确定优先级，并完成真正需要完成的事情。
技巧 2：Pareto Principle（80/20 法则）
80/20 法则最初由 Vilfredo Pareto 提出，后来由 Joseph Juran 带入 20 世纪。它的核心观点是：在一组事件中，80% 的结果往往来自 20% 的原因。
Pareto 发现这一点时，观察的是意大利人群和经济状况。按照他的说法，意大利被分为两类：“多数但影响较小的人”（也就是 80%）和 “少数但至关重要的人”（也就是 20%）。他指出，国家 100% 的财富中，有 80% 掌握在 20% 的人口手里。
这如何转化为时间管理技巧？看一眼你的待办清单，就可以应用这个法则：清单里 80% 的事项可能并不关键，真正重要的是其中 20%。如果你有 10 个任务，先选出最重要的 2 个并完成它们。这样能帮你聚焦优先级，让目标不跑偏。
示例：确定优先级时，你需要判断什么紧急，什么可以等待。你可能会问自己：“这件事真的必要吗？”
通常可以被取消的一类事情，是不紧急的会议。会议耗时，还常常让人觉得无聊。所以问问自己：“这个会议能不能避免？”
替代这些时间黑洞的好办法，是使用 ScreenRec 这样的免费屏幕录制工具。ScreenRec 可以同时录制电脑屏幕和你的声音。这样你就不必要求所有人在固定时间开会，而是可以录制演示内容，并通过安全链接发送给同事。
用于剔除非优先事项的时间管理技巧
技巧 3：D.E.A.L. 方法
总有一天，我们得学会不再把所有事情都压在自己身上，而是把任务委派出去。作者 Tim Ferriss 在《The 4 Hour Work Week》中提出的 DEAL 系统认为，工作可以拆分为四类：Delegate（委派）、Eliminate（删除）、Automate（自动化）和 Liberate（释放）。这就是 D.E.A.L.
Delegate（委派）：如果有任务必须完成，先问自己：一定要由你来做吗？如果不是，就委派出去。
Eliminate（删除）：有些任务根本不该出现在待办清单上。回想 80/20 法则。如果它属于不重要的多数，就可以考虑删掉，把精力放在真正关键的少数任务上。
Automate（自动化）：现在可用的应用越来越多，把某些任务交给自动化系统也越来越容易，比如群发邮件系统，或简单的在线日历。
Liberate（释放）：有些任务比其他任务更难，也需要更多时间。有时可以先延后处理，把它放一放，等更快完成的任务结束后再回来处理。
示例：你可以使用一款综合型团队管理应用，提升时间和工作量管理能力。它能帮助你把任务委派给团队成员、删除不必要的任务、用应用功能实现自动化，并在延期时创建新的截止日期。Asana 就是这类应用的好例子。
用于整理任务和设置截止日期的时间管理技巧
技巧 4：ABC System
ABC 系统由 Alan Lakein 于 1973 年提出，是一种按重要程度安排任务的方法。归为“A”的工作最重要，“B”任务次之，“C”任务则最不重要。
ABC 方法也可以用来估算任务所需时间。“A”类任务应在一天内完成，“B”类任务在一周内完成，“C”类任务则在一个月内完成。
用于落实目标的时间管理技巧
技巧 5：Eat the Frog
听起来有点夸张，但这个很合理的方法来自作者 Brian Tracey 的畅销书《Eat That Frog》。他说：
“如果你每天早上做的第一件事就是吃掉一只活青蛙，那么接下来一整天你都可以带着满足感度过，因为那很可能就是你当天会遇到的最糟糕的事。”
换句话说，先做最难的事。列出你的目标清单，并在处理其他事情之前，先拿下最困难的任务。
技巧 6：GTD（Get Things Done）
也被称为 2 分钟法则的 Get Things Done 方法由 David Allen 创建。简单来说，它鼓励你立即完成较小的任务，并把较大的任务拆成可以马上推进的小任务。
这种时间管理技巧可以避免大脑过度负荷，也能减少信息过载。毕竟，当你同时面对几十个任务时，信息混乱几乎不可避免。GTD 的目标，是鼓励人们把任务和想法真正写下来、梳理清楚、逐步完成，同时学会在工作中提升时间管理能力。
技巧 7：Pomodoro Timers
Pomodoro Timer Technique 最初由 Francesco Cirillo 提出。它的核心想法是：当工作被计时时，人们更容易专注并完成任务。“pomodoro”在意大利语中是“番茄”的意思，来自 Cirillo 使用过的番茄形计时器。据说这个计时器是 25 分钟，于是 Cirillo 发展出一个思路：每个任务单元由 25 分钟工作和 5 分钟休息组成。
示例：如果你正在管理一支规模不小的团队，可以很方便地用 GTD 技巧来处理整个团队的任务。每个人都可以把这个方法用到自己的待办清单上。很快，团队就会学会更聪明地管理时间，所有任务也能按时完成。
更多时间管理技巧
在我们看来，上面这些是提升效率最有效的时间管理技巧。不过说实话，可用的技巧和方法还有很多。下面再列出一些：
Kanban | 用不同列来组织任务和想法的方法。 |
Timeboxing | 为每个任务分配固定时长的做法。 |
Time Blocking | 把一天中要做的所有事情提前规划出来。 |
Inbox-Zero | 帮助你高强度管理邮件，让收件箱保持清空状态的方法。 |
Who’s Got the Monkey | 提醒你不要把别人的问题和任务揽到自己身上，而忽略自己的重点。 |
Action Method | 帮助你把想法转化为可执行任务的方法。 |
Biological Prime Time | 帮助你找出一天中最可能高效工作的时段。 |
The Productivity Journal | 记录所有任务和想法，并写下应该何时、如何完成的方法。 |
The Seinfeld Method | 喜剧演员 Jerry Seinfeld 给粉丝的建议：无论如何，每天都朝目标推进一点。 |
The 10-minute Rule | 把所有事情拆成 10 分钟时间段来处理的规则。 |
To-Done List | 记录你已经完成的所有事情的清单。 |
To-Don’t List | 列出所有不值得花时间去做的事情。 |
Flowtime Technique | Pomodoro Timer 的替代方法。 |
Top Goal | 写下目标，选出最重要的一个，然后每天安排时间推进它。 |
POSEC Method | 鼓励你“通过组织、精简、节约和贡献来确定优先级”的方法。 |
总结
显然，我们可以使用很多时间管理工具和技巧，让自己更会管理时间，并真正提升工作效率。无论是使用 ScreenRec 这样的应用，还是简单地删掉琐碎任务，其实都不复杂。既然你已经知道时间管理能力为什么重要，不妨从现在开始彻底梳理自己的工作量。
开始练习时间管理时，别忘了试试用视频消息替代邮件。它简单到很容易让人上手就停不下来... 获取 ScreenRec，现在就试试。
常见问题
首先，如果你觉得自己的时间管理能力并不出色，这并不只是你一个人的问题。大多数人每天都在事业和家庭之间周旋，同时还想给自己留出一点时间。常见的时间管理问题包括容易分心、拖延、委派不当、总是被动应对而不是主动计划、缺少清晰计划，以及无法判断优先级。很多时候，这些行为也可能与抑郁、营养不足或睡眠质量差有关。
多数应用会推荐这个时长，但 Pomodoro 应该持续多久并没有硬性规定，通常取决于你的工作类型。想找出最适合自己的 Pomodoro 时长，可以连续记录一周时间，看看自己通常多久会自然想休息一次。
这取决于你想完成什么。最基础的时间管理工具是待办清单和计时器。待办清单能帮你更现实地看清工作量并确定优先级；计时器则能让你了解时间真正花在哪里，并帮助你保持专注。
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