16 najlepszych narzędzi do pracy zdalnej dla Twojego zespołu

Praca z domu z roku na rok zyskuje na popularności, a w ostatnim czasie stała się codziennością dla milionów osób. Global Workplace Analytics szacuje, że już w 2016 roku 43% pracowników w USA przynajmniej częściowo pracowało zdalnie. Po ostatnich globalnych zmianach eksperci przewidują, że wielu z nich pozostanie przy pracy z domu nawet wtedy, gdy sytuacja wróci do normy:

„Nasza najlepsza prognoza mówi, że 25–30% pracowników będzie pracować z domu przez kilka dni w tygodniu […].”

Jeśli te przewidywania się sprawdzą i zapotrzebowanie na pracowników zdalnych będzie rosło, pracodawcy i zespoły muszą szybko się dostosować. Właśnie dlatego narzędzia do pracy zdalnej odgrywają tak ważną rolę teraz i w najbliższej przyszłości.

Dla osób, które dopiero zaczynają pracować z domu, początki mogą być trudne: ciężej jest wyznaczać cele, utrzymać koncentrację i pozostać produktywnym. Kilka dobrze dobranych narzędzi do pracy zdalnej potrafi jednak znacznie ułatwić ten proces — przejście na home office staje się płynniejsze, a praca z domu szybko zaczyna przypominać normalność. Jeśli nie masz teraz dużo czasu, obejrzyj nasz TOP 3 wideo poniżej. W przeciwnym razie czytaj dalej, aby poznać całą listę.

Niezależnie od tego, czy sam pracujesz na odległość, czy zarządzasz zespołem zdalnym, poniżej znajdziesz kompleksową listę 16 najlepszych narzędzi do pracy zdalnej, bez których trudno się obejść.

Rejestratory ekranu

Komunikacja w czasie rzeczywistym jest w wielu sytuacjach niezbędna, ale potrafi też poważnie utrudnić skupienie. Jeśli większość dnia spędzasz na spotkaniach lub ciągle odrywasz się od pracy, żeby odpisać na kolejne wiadomości, trudno w pełni skoncentrować się na zadaniach wymagających głębokiego skupienia, takich jak projektowanie, pisanie czy programowanie.

Jeśli masz elastyczną pracę, tak jak wielu specjalistów dzisiaj, kluczowa staje się komunikacja asynchroniczna. Właśnie wtedy rejestrator ekranu może stać się Twoim najlepszym sprzymierzeńcem.

Rejestratory ekranu to świetny sposób na przekazywanie informacji, które znacznie lepiej pokazać niż opisywać w długich mailach. Możesz ich używać do wysyłania wideo maili, jako uzupełnienie narzędzi do przeglądu kodu, do nagrywania instruktażowych filmów krok po kroku czy zapisywania i udostępniania spotkań online.

1. ScreenRec

ScreenRec to rejestrator ekranu bez znaku wodnego, który jednocześnie jest potężnym narzędziem do pracy zdalnej. Za pomocą jednego skrótu klawiszowego nagrasz cały ekran lub wybrany fragment w wysokiej rozdzielczości. Możesz nagrywać dźwięk z komputera, mikrofonu lub oba źródła jednocześnie — ale to jeszcze nie wszystko. Co z tego, że nagrasz ekran, jeśli trudno będzie Ci to nagranie komuś przesłać?

ScreenRec automatycznie tworzy prywatny link do nagrania, który możesz od razu skopiować i wkleić w mailu, komunikatorze czy narzędziu do zarządzania projektami. Nie musisz czekać, aż plik się prześle. Aplikacja jest całkowicie darmowa, bez limitów czasu i bez znaków wodnych. To jedno z tych narzędzi zwiększających produktywność, które szybko staje się niezastąpione — od wideo referencji po recenzje kodu.

2. CamStudio

CamStudio to kolejny prosty rejestrator ekranu, który pozwala nagrywać bez zbędnych komplikacji. Oferuje podstawowe funkcje edycji, dzięki czemu możesz lekko przyciąć lub poprawić swoje nagrania. Pliki wideo zapisywane są w formacie AVI, a następnie można je nagrać na płytę DVD lub ręcznie przesłać do serwisów z filmami.

3. OBS

OBS to jeden z najbardziej rozbudowanych darmowych rejestratorów ekranu, jakie znajdziesz. Ten projekt open source oferuje setki funkcji do nagrywania i edycji. Opanowanie wszystkich możliwości może zająć trochę czasu, ale w zamian otrzymujesz narzędzie idealne do tworzenia profesjonalnie wyglądających tutoriali i nagrań instruktażowych.

4. Movavi Screen Recorder

Movavi to świetne narzędzie do tworzenia poradników wideo. Ten wszechstronny rejestrator potrafi nagrywać jednocześnie obraz z ekranu i kamerki internetowej. Choć nie umożliwia nagrywania dźwięku systemowego, oferuje podstawowe funkcje edycji, pozwalające szybko dociąć i poprawić materiał. Jeśli chcesz nagrać krótki film, w którym tłumaczysz złożony temat słownie, Movavi jest wart wypróbowania.

5. ClickUp

ClickUp to zaawansowana platforma produktywności, która pomaga ogarnąć wszystko — od codziennych zadań po złożone projekty. W jednym miejscu możesz planować pracę, współpracować z zespołem i śledzić postęp. Wbudowane narzędzie do nagrywania ekranu, Clip, pozwala na szybkie przechwycenie dowolnej karty przeglądarki, okna aplikacji lub całego ekranu.

Z poziomu przestrzeni roboczej ClickUp możesz nagrywać ekran z komentarzem głosowym z mikrofonu, a następnie natychmiast odtworzyć film lub udostępnić go za pomocą linku, bez konieczności pobierania pliku. Co więcej, z jednego kliknięcia utworzysz zadanie na podstawie nagrania i szybko przekształcisz wideo w konkretne działania dla zespołu.

Zarządzanie zadaniami

Te aplikacje do zarządzania zadaniami pomogą Tobie i Twojemu zespołowi zachować porządek w obowiązkach, ułatwiając planowanie pracy, przydzielanie zadań i śledzenie postępów.

1. ProofHub

ProofHub to bardzo intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami i współpracy w zespołach zdalnych. Oferuje bogaty zestaw funkcji, które pomagają menedżerom projektów efektywnie współpracować z rozproszonymi i stacjonarnymi zespołami.

Dzięki ProofHubowi masz do dyspozycji tablice Kanban do przydzielania zadań członkom zespołu, wykresy Gantta do śledzenia postępów, czaty i dyskusje do bieżącej komunikacji, narzędzia do akceptacji plików, kalendarze ułatwiające planowanie oraz ogłoszenia, dzięki którym możesz szybko informować zespół o ważnych aktualnościach.

2. Asana

Asana to narzędzie do współpracy przy projektach i pracy zdalnej, które wynosi organizację zadań na zupełnie nowy poziom. Każde zadanie ma własną przestrzeń, w której można udostępniać pliki, dodawać komentarze, prowadzić dyskusje i śledzić status. Taki układ ułatwia współpracę i minimalizuje ryzyko pomyłek.

3. Trello

Trello stawia na wizualne zarządzanie zadaniami, co idealnie sprawdza się w zespołach zdalnych. Wszystkie zadania są reprezentowane przez karty ułożone na tablicach, dzięki czemu jednym rzutem oka widzisz, kto nad czym pracuje. Przenoszenie kart między kolumnami (np. „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”) jest intuicyjne i pomaga utrzymać przejrzystość procesu.

4. Basecamp

Basecamp od lat jest jednym z ulubionych narzędzi zespołów pracujących zdalnie — i nie bez powodu. Jego założyciel, Jason Fried, od dawna promuje pracę z domu i jest autorem książki o pracy zdalnej. Możesz więc być pewien, że w Basecamp doskonale rozumieją wyzwania, przed którymi stają rozproszone zespoły.

To kompleksowe narzędzie produktywności obejmuje przydzielanie zadań, planowanie spotkań, czaty grupowe, wspólne dokumenty oraz śledzenie postępów. Z każdą kolejną wersją Basecamp staje się jeszcze wygodniejszy i lepiej dopasowany do potrzeb pracy zdalnej.

5. Wrike

Wrike to narzędzie do współpracy, które daje Ci pełną kontrolę nad projektami. Dzięki w pełni konfigurowalnym tablicom możesz dostosować widok zadań do potrzeb swojego zespołu, a rozbudowane wykresy Gantta sprawiają, że Wrike staje się narzędziem do współpracy zespołowej na wyższym poziomie, bo pozwala jeszcze lepiej śledzić postępy i obciążenie poszczególnych osób.

Narzędzia zwiększające produktywność przy pracy z domu

Narzędzia komunikacyjne

Narzędzia do komunikacji zdalnej pomagają utrzymać stały kontakt z zespołem poprzez wideokonferencje, czaty i współdzielone dokumenty, niezależnie od tego, gdzie pracują Twoi współpracownicy.

1. Zoom

Myśląc o najlepszych narzędziach komunikacyjnych dla zespołów zdalnych, wiele osób w pierwszej kolejności wskazuje właśnie Zoom. Ta aplikacja do wideokonferencji w ostatnich latach zyskała ogromną popularność — i słusznie.

Zoom uchodzi za jedno z najbardziej niezawodnych darmowych narzędzi do rozmów wideo. Obsługuje nawet do 100 uczestników bez znaczących zacięć czy przerw. Uczestnicy mogą łątwo dołączyć do spotkania online, udostępniać ekran, rozmawiać na czacie i przesyłać pliki.

2. PDFliner

PDFliner to platforma do zarządzania dokumentami i współpracy przy plikach PDF online. Jako aplikacja chmurowa umożliwia członkom zespołu dostęp do dokumentów, faktur, grafik czy podpisów elektronicznych zapisanych na wspólnym koncie. Dodatkowo ułatwia współdzielenie plików poprzez linki lub wiadomości e-mail.

3. Skype

Skype to sprawdzone od lat narzędzie, które łączy ludzi na całym świecie i ułatwia komunikację w zespole zdalnym. Obecny na rynku od prawie dwóch dekad, wciąż pozostaje popularnym wyborem zarówno wśród firm, jak i freelancerów. Oferuje rozmowy wideo i głosowe, czaty tekstowe oraz wysyłanie plików — trudno znaleźć rodzaj kontaktu, którego Skype nie obsługuje.

Najlepsze narzędzia komunikacyjne dla zespołów zdalnych

(Źródło)

4. Dropbox

Dropbox to jedna z najpopularniejszych aplikacji do przechowywania i współdzielenia plików w chmurze. Pozwala przechowywać dokumenty, zdjęcia, wideo i inne materiały w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszyscy członkowie zespołu. Udostępnienie pliku jest banalnie proste — wystarczy przeciągnąć go do wspólnego folderu lub wygenerować link udostępniania.

Narzędzia wspierające współpracę przy pracy zdalnej

5. Slack

Slack jest wprawdzie przede wszystkim narzędziem do komunikacji między pracownikami, ale jego możliwości wykraczają daleko poza zwykły czat. Oferuje kanały tematyczne, bezpośrednie wiadomości, udostępnianie plików, integracje z innymi aplikacjami oraz funkcje do zarządzania zadaniami. To wszechstronne narzędzie, które często staje się centrum komunikacji w zespole zdalnym. Jeśli jednak Slack nie do końca spełnia Twoje oczekiwania, sprawdź równieź zestawienie alternatyw przygotowane przez GetVoIP.

Najlepsze narzędzia do współpracy przy pracy zdalnej

Zarządzanie czasem

Aplikacje do zarządzania czasem pozwalają kontrolować nie tylko Twój własny harmonogram, ale także czas pracy całego zespołu. Gdy regularnie realizujecie wymagające terminy i pracujecie w różnych strefach czasowych, takie narzędzia stają się nieocenione.

1. Worldtimebuddy

Śledzenie różnych stref czasowych potrafi być męczące, zwłaszcza gdy Twój zespół pracuje na różnych kontynentach. Worldtimebuddy robi to za Ciebie — wybierasz interesujące Cię miasta, a narzędzie pokazuje ich aktualny czas na jednym, czytelnym ekranie. Planowanie spotkań z osobami z różnych stref czasowych przestaje być zgadywanką.

Narzędzia do pracy zespołowej na odległość

2. Indy

Indy to wygodne narzędzie do mierzenia czasu pracy, idealne zwłaszcza dla freelancerów i małych zespołów zdalnych. Za pomocą jednego kliknięcia rozpoczynasz zapis czasu, a gdy robisz przerwę, po prostu go pauzujesz. Raporty możesz filtrować według projektów i zadań, dzięki czemu szybko zobaczysz, na co faktycznie poświadczasz najwięcej godzin. Na koniec tygodnia lub miesiąca bez problemu połączysz przepracowane godziny z fakturami — wystarczy dodać stawkę, a dokument jest gotowy do wysłania.

3. Toggl

Toggl to kompleksowy tracker czasu, który rejestruje zarówno duże projekty, jak i najmniejsze zadania — od pracy koncepcyjnej po sprawdzanie poczty. To znakomite narzędzie dla osób pracujących zdalnie, ponieważ pokazuje dokładnie, na co przeznaczasz swoje godziny i jakie aktywności pochłaniają najwięcej energii (oraz gdzie uciekają cenne minuty).

4. RescueTime

RescueTime to automatyczne narzędzie do mierzenia czasu, które działa w tle podczas pracy. Idealnie sprawdza się jako aplikacja do zwiększania produktywności w pracy z domu — pokazuje, ile czasu spędzasz na poszczególnych zadaniach, aplikacjach i stronach internetowych, a także ile minut pochłaniają rozpraszacze.

Narzędzia wspierające współpracę na odległość

5. factoHR

Narzędzie Timesheet od factoHR umożliwia monitorowanie czasu pracy i analizę produktywności zespołów zdalnych. Pracownicy mogą wprowadzać informacje o projektach, zadaniach i czasie potrzebnym na ich realizację, a menedżerowie zyskują przejrzysty obraz godzin produktywnych i nieproduktywnych. Konfigurowalne obiegi akceptacji pozwalają zdefiniować przejrzystą hierarchię zatwierdzeń, a gotowe raporty ułatwiają pracę poza samym systemem. Platforma jest prosta w obsłudze, stabilna i dobrze integruje się z innymi narzędziami.

Podsumowanie

I gotowe! Każde z tych narzędzi do pracy zespołowej na odległość pomoże Tobie i Twojemu zespołowi lepiej panować nad codziennymi zadaniami. Niezależnie od tego, czy używasz ScreenRec do nagrywania ważnych spotkań, czy Asany do utrzymania porządku w zadaniach, trudno o prostszy sposób na sprawniejszą pracę zdalną.