5 sprawdzonych sposobów na zwiększenie produktywności zdalnego zespołu

Budowanie produktywnych zespołów zawsze było kluczowe dla prowadzenia odnoszącej sukcesy firmy. Przez większą część historii zespoły spotykały się fizycznie w biurze, ale współczesne miejsca pracy wyglądają zupełnie inaczej — coraz więcej osób wybiera pracę zdalną. Jak wynika z wpisu na blogu Gallup, 45% pracowników etatowych w USA nadal pracuje zdalnie w jakiejś formie. To prawie połowa wszystkich pełnoetatowych pracowników w Stanach! I nic nie wskazuje na to, by ten trend miał się odwrócić.

Tworzy to dla menedżerów i liderów nowe wyzwania, jeśli chodzi o mierzenie efektów pracy i wykorzystanie wskaźników (KPI) pracy zdalnej. Trzeba włożyć więcej wysiłku, aby być na bieżąco z tym, jak radzą sobie zespoły. Szukanie sposobów na poprawę produktywności zespołu nie jest niczym nowym, ale robienie tego bez regularnego widywania ludzi na żywo — już tak. Może wydawać się to trudne, ale poniższe wskazówki pomogą Ci zwiększyć produktywność zdalnego zespołu.

Porządkuj i priorytetyzuj pracę

Organizowanie, planowanie i nadawanie priorytetów zadaniom jest pomocne niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje zdalnie, czy stacjonarnie. Praca zdalna, a konkretnie praca z domu, wiąże się jednak z unikalnymi wyzwaniami. Gdy granica między życiem zawodowym a prywatnym się zaciera, trudno jest skupić się wyłącznie na bieżących zadaniach. Z każdej strony „krzyczą” do nas inne obowiązki, a przez to produktywność spada. Monitorowanie produktywności zdalnych pracowników również staje się trudniejsze dla menedżerów.

Odrobina planowania strategicznego i przygotowania może jednak uporządkować dzień. Gdy masz jasny obraz tego, co chcesz osiągnąć, łatwiej odfiltrować szum i skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Planując zadania, warto sięgnąć po takie narzędzia jak macierz Eisenhowera. Pomaga ona zdecydować, co trzeba zrobić od razu, co można odłożyć, co delegować, a co — co najprzyjemniejsze — całkowicie wykreślić z listy.

Monitorowanie produktywności zdalnych pracowników

Umiejętność priorytetyzowania i organizowania pracy to kluczowa kompetencja, jeśli chcesz zwiększać produktywność. Kiedy już wiesz, co masz zrobić, możesz skupić się na tym, jak to zrobisz.

Wyznaczaj cele

Jedną z najbardziej oczywistych strategii mierzenia się z zadaniami jest wyznaczanie celów. Cele są wszędzie: zawodowe, zespołowe, rozwojowe, finansowe, dzienne, tygodniowe…

Problem polega na tym, że źle sformułowane cele są bardzo niejasne. Konkretny cel zawsze będzie skuteczniejszy niż ogólnikowe „chciałbym coś poprawić”. To sposób, w jaki definiujesz cel, ma kluczowe znaczenie dla produktywności.

Wykorzystaj cele SMART, aby dokładnie określić, co chcesz osiągnąć danego dnia lub tygodnia i jak zamierzasz to zrealizować.

Sposoby na poprawę produktywności zespołu

Ustalając cele, skup się na tym, co wpada do „ważnych” ćwiartek Twojej macierzy priorytetów. Cele muszą być osiągalne, więc nie próbuj pracować równolegle nad 10 różnymi rzeczami. 3–4 dobrze zdefiniowane cele w zupełności wystarczą.

Definiowanie, zapisywanie i realizacja dziennych celów pomagają budować rozpęd w kierunku większych rezultatów. Dzięki temu łatwiej ułożyć plan dnia. Cele pokazują też czarno na białym, jak produktywny był Twój dzień — nawet wtedy, gdy subiektywnie wydaje Ci się inaczej. Dodatkowo trzymają Cię w ryzach, co ma ogromne znaczenie w pracy zdalnej.

Masz czasem problem z domykaniem celów? Okazuje się, że bycie rozliczanym z tego, co sobie założyłeś, jest kluczowe. Trzy najważniejsze czynniki sprzyjające realizacji celów to: zaangażowanie, odpowiedzialność i ich spisywanie.

Rozbijaj duże zadania na mniejsze kroki

Jeśli pracujesz nad większym projektem, świetnym podejściem jest rozbicie go na mniejsze, łatwiejsze do ogarnięcia części przy pomocy oprogramowania do zarządzania pracą. Możesz też przygotować dla zespołu różne instrukcje i materiały pomocnicze, które przyspieszą wykonanie zadań.

Podobnie jak przy celach, zadbaj o realistyczny harmonogram. Następnie systematycznie przechodź przez kolejne kroki. Nie tylko zrobisz więcej, ale też poczujesz ogromną satysfakcję z odhaczania zadań na liście.

Mniejsze zespoły są bardziej produktywne

Większe zespoły bywają mniej efektywne z dość oczywistych powodów. Więcej osób oznacza więcej komunikacji, która zajmuje czas. Pojawia się więcej biurokracji. Ludzie częściej się rozpraszają i rozgadują, a całość zaczyna przypominać lekki chaos.

W artykule na Forbes „Why Smaller Teams are Better” Jacob Morgan opisuje badania pokazujące, dlaczego produktywność spada wraz ze wzrostem liczebności zespołu. Wyjaśnia tzw. efekt Ringelmanna — zjawisko polegające na tym, że im większy zespół, tym mniejszy indywidualny wysiłek jego członków. Nazwa pochodzi od nazwiska francuskiego inżyniera, który przeprowadził eksperyment z przeciąganiem liny: gdy badani ciągnęli sami, dawali z siebie 100%, ale wraz ze zwiększaniem liczby osób w grupie ich zaangażowanie malało.

Eksperyment doprowadził do kolejnych badań, a zjawisko „social loafing” (społecznego próżniactwa) opisuje sytuacje, w których ludzie wkładają mniej wysiłku, bo czują się mniej odpowiedzialni.

Jeśli tylko to możliwe, dzielenie pracy na mniejsze, wirtualne zespoły może znacząco poprawić produktywność.

Szczęśliwy zespół to produktywny zespół

To raczej oczywiste, że osoby zmęczone, zestresowane lub wypalone (burnout) mają problem z utrzymaniem wysokiej produktywności.

Google, znane z rozbudowanych benefitów pracowniczych, mocno inwestuje w dobrostan zespołu i wciąż znajduje się na listach „best places to work” Glassdoor. Oczywiście nie każda firma może pozwolić sobie na tak spektakularne dodatki, ale mimo to pracownicy mogą być zadowoleni z pracy — pod warunkiem, że pracodawcy i menedżerowie rzeczywiście o to dbają.

Warto organizować wirtualne aktywności integracyjne.

Skuteczne zespoły potrzebują dobrych relacji. Członkowie zespołu muszą móc otwarcie się komunikować, aby osiągać wysokie wyniki. Wspólne doświadczenia, takie jak gry i ćwiczenia integracyjne, pomagają budować więzi — pod jednym warunkiem: udział w takich aktywnościach powinien być dobrowolny.

Zachęcaj do przerw

Badania pokazują, że robienie przerw w pracy ma wiele pozytywnych efektów. Przerwy pomagają m.in.:

zmniejszyć poziom stresu,
poprawić kreatywność,
zapobiegać zmęczeniu decyzyjnemu,
odbudować motywację oraz
zwiększyć produktywność.

Zachęcaj członków zespołu, by co godzinę wstawali od biurka i na 5 minut odchodzili od ekranu. Zaproś ich, by wyszli na chwilę na zewnątrz, zaczerpnęli świeżego powietrza i światła dziennego. Takie przerwy sprawiają, że pracownicy są szczęśliwsi i bardziej produktywni.

Nagradzaj pracowników

Członkowie zespołu, którzy czują się docenieni, znacznie chętniej wkładają wysiłek w realizację zadań. Jeśli ktoś wnosi istotny wkład w sukces grupy, powinno się to zauważyć. Nagradzając pracowników za dobrze wykonaną pracę, bezpośrednio wpływasz na produktywność całego zespołu.

Jak podaje Gallup, „uznanie zwiększa indywidualne zaangażowanie pracowników. Stwierdzono również, że podnosi produktywność i lojalność wobec firmy, co przekłada się na wyższą retencję”.

Jeśli to możliwe, świetnie sprawdzają się nagrody finansowe, takie jak podwyżki czy bonusy, ale uznanie nie musi zawsze oznaczać pieniędzy. Publiczne docenienie — w formie wyróżnień czy certyfikatów — często jest bardzo dobrze odbierane. Nawet prywatna wiadomość z podziękowaniem od przełożonego potrafi mocno zmotywować. Kluczem jest to, by uznanie było autentyczne i dopasowane do konkretnej osoby.

Zadbaj o możliwości rozwoju i szkoleń

Zgodnie z badaniem z 2017 roku na temat skuteczności szkoleń zespołowych, efekty dobrze zaprojektowanych szkoleń mogą być bardzo wyraźne i pozytywne. Warto rozważyć m.in.:

szkolenia z przywództwa i budowania wysokiej efektywności zespołu,
warsztaty z pracy zespołowej,
a także rozwijanie konkretnych umiejętności, np. zarządzania czasem czy inteligencji emocjonalnej.

Wdróż narzędzia i aplikacje zwiększające produktywność zespołu

Na rynku dostępnych jest mnóstwo narzędzi i aplikacji zwiększających produktywność zespołów. Niezależnie od tego, czy działasz w branży technologicznej, czy nie, odpowiedni zestaw rozwiązań może znacząco podnieść efektywność pracy zdalnej. Dostępne są również narzędzia do mierzenia produktywności pracowników zdalnych. Poniżej znajdziesz wybrane propozycje.

Dla zespołów technicznych

ScreenRec

Chcesz zgłosić błąd, zrecenzować kod, nauczyć kogoś nowej umiejętności albo coś wyjaśnić? ScreenRec przyspiesza komunikację asynchroniczną, pozostając równie skutecznym narzędziem, co spotkania na żywo. Wystarczy, że w dowolnym oknie naciśniesz Alt+S, by zacząć nagrywać ekran, mikrofon, kamerę i dźwięk systemowy, a ponowne wciśnięcie Alt+S zatrzyma nagranie i od razu wygeneruje link do udostępnienia w czacie, mailu itd.

Twoi współpracownicy mogą odtworzyć materiał w dogodnym dla siebie czasie, co pozwala ograniczyć liczbę spotkań wideo, a jednocześnie nadal „pokazywać ekran”. Co najlepsze, cały zespół zyskuje w ten sposób więcej nieprzerwanych bloków pracy.

Lightrun

Lightrun to narzędzie do debugowania dla deweloperów. Umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów w środowisku produkcyjnym poprzez dodawanie logów, metryk, śladów i innych danych diagnostycznych.

The Silver Searcher

The Silver Searcher to darmowe, otwartoźródłowe narzędzie do przeszukiwania kodu, zaprojektowane z myślą o maksymalnej szybkości.

Komodor

Narzędzie do rozwiązywania problemów w Kubernetes

Jeśli Twój zespół korzysta z Kubernetesa, rozważ Komodor. To narzędzie do troubleshootingu, które pozwala łatwo śledzić zmiany we wszystkich klastrach K8s i szybko identyfikować, co zostało nimi objęte.

Tuple

Tuple to aplikacja do programowania w parach, która pozwala zespołom pracować zdalnie tak, jakby siedziały obok siebie. Oferuje współdzieloną kontrolę, pełne wsparcie klawiatury, rozmowy audio i wydajne wykorzystanie CPU. Obecnie działa na macOS, a wersje na inne systemy są w przygotowaniu.

Jell

Narzędzia do zwiększania produktywności zdalnego zespołu

Jell to platforma do zarządzania pracą w zdalnych zespołach, która ułatwia asynchroniczną współpracę z użyciem odpowiednich narzędzi. Obsługuje codzienne „stand‑upy”, przypomnienia, szablony check‑inów i wiele więcej. Ułatwia monitorowanie aktywności pracowników oraz mierzenie ich produktywności.

SpectralOps

Narzędzia do mierzenia produktywności zdalnych pracowników

SpectralOps to narzędzie klasy DLP (data loss prevention), które pozwala wykrywać i monitorować zagrożenia w czasie rzeczywistym. Skanując cały kod, pomaga szybko zlokalizować wrażliwe miejsca i rozwiązać problem, zanim przerodzi się w incydent.

MantisBT

MantisBT to darmowy, otwartoźródłowy system do śledzenia błędów, który świetnie sprawdza się również jako lekkie narzędzie do zarządzania projektami.

Dla zespołów nietechnicznych

Microsoft Teams

Microsoft Teams to narzędzie do współpracy i komunikacji, które pozwala zespołom pracować zdalnie, a jednocześnie zachować porządek i przepływ informacji. W pakiecie znajdziesz narzędzia do śledzenia produktywności (Microsoft Productivity Score), oparte na wskaźnikach takich jak współdzielenie danych, korzystanie z narzędzi komunikacyjnych itd. Dostępnych jest też wiele aplikacji rozszerzających możliwości Teams, w zależności od potrzeb zespołu.

Slack

Slack to narzędzie do komunikacji, które pozwala prowadzić uporządkowane rozmowy — każdy projekt ma swoją przestrzeń i kanały.

Apploye

Jeśli Ty lub Twój zespół macie problemy z zarządzaniem czasem, rozważ Apploye. To narzędzie do śledzenia czasu pracy i monitorowania aktywności pracowników zdalnych, które pomaga wyznaczać i realizować cele przy komputerze. Monitorując pracę, łatwiej ocenisz produktywność i zobaczysz, które taktyki faktycznie ją zwiększają.

Zoom

Zoom to platforma do komunikacji wideo, która szczególnie dobrze sprawdza się w zespołach zdalnych. Oprócz klasycznych spotkań możesz na niej organizować webinary i wydarzenia online.

Zapier

Zapier to narzędzie automatyzujące, które pomaga oszczędzać czas, przenosząc dane między aplikacjami i upraszczając przepływy pracy.

Coupler

Coupler to narzędzie do synchronizacji danych, które automatycznie:

tworzy kopie zapasowe danych,
eksportuje rekordy z aplikacji oraz
śledzi postępy zespołu w raportach i dashboardach.

Takie raporty postępów można wykorzystać jako jeden z kluczowych wskaźników produktywności zespołu.

Gorilla ROI

Dla sprzedawców e‑commerce Gorilla ROI jest wyspecjalizowanym łącznikiem podobnym do Zapiera. Pozwala pobierać dane z platformy e‑commerce bezpośrednio do Arkuszy Google.

Narrato

Narrato to platforma do tworzenia treści, współpracy i zarządzania workflow, która zastępuje rozproszone narzędzia wykorzystywane przez zespoły contentowe. Łączy w jednym miejscu m.in.:

dokumenty,
arkusze,
narzędzia do sprawdzania gramatyki i plagiatów,
oprogramowanie do zarządzania projektami,
e‑mail i wiele innych.

Podsumowanie

W nowej erze pracy zdalnej stało się jasne, że zespoły nie potrzebują już „sztywnej” obecności w biurze, by osiągać świetne wyniki. Dzięki technologii członkowie zespołu mogą łączyć się i współpracować z dowolnego miejsca na świecie. Wdrażając opisane wyżej strategie, zobaczysz, jak rośnie produktywność Twojego wirtualnego zespołu.

Produktywność w pracy jest ważna, bo stanowi miarę sukcesu. Najbardziej skuteczne organizacje to te, które potrafią pracować najwydajniej. Zespoły nie są tu wyjątkiem — te odnoszące największe sukcesy są zazwyczaj najbardziej produktywne. Co więcej, wysoką produktywność najczęściej osiągają zespoły złożone z zadowolonych i zdrowych pracowników.

Zespół sprzedażowy to w gruncie rzeczy taki sam zespół jak każdy inny — tworzą go ludzie. Dlatego sposoby na poprawę efektywności i produktywności są w dużej mierze takie same, jak te opisane powyżej. Osoby i całe zespoły powinny porządkować i planować swoją pracę. Jeśli to możliwe, warto dzielić zespół na mniejsze grupy robocze. Należy dbać o dobrostan członków zespołu i zachęcać ich, by troszczyli się o siebie. Pomocne są też szkolenia oraz oczywiście dostęp do odpowiednich narzędzi zwiększających efektywność.

Jeśli chcesz zwiększyć produktywność konkretnej osoby, musisz skupić się na niej indywidualnie. Zadbać o to, by czuła się doceniana i ważna dla zespołu. Warto dawać szczery, konkretny i pomocny feedback. Jeśli potrzebuje rozwinąć określone umiejętności, zaoferuj odpowiednie szkolenia. Większość ludzi chce odnosić sukcesy, a świadomość, że zespół na nich liczy, potrafi być bardzo motywująca.