Zarządzanie zespołami zdalnymi: 3 główne wyzwania, narzędzia i wskazówki

Nie ma co ukrywać — świat się zmienił, a razem z nim sposób, w jaki pracujemy. Dla wielu osób praca z domu okazała się spełnieniem marzeń, ale dla menedżerów zarządzanie zespołami zdalnymi szybko stało się poważnym wyzwaniem.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały startup, który od początku nie planował mieć biura, czy dużą organizację z setkami tysięcy pracowników, ten artykuł pomoże Ci dobrze zacząć i zmierzyć się z wyzwaniami pracy zdalnej — tymi zawodowymi i tymi osobistymi.

Pandemia koronawirusa, która wywołała zawirowania na giełdach na całym świecie, zmieniła też sposób prowadzenia biznesu. Giganci tacy jak Amazon, Twitter czy Spotify umożliwili pracownikom przejście na tryb zdalny. Wyobraź sobie: niektóre z największych firm na świecie oferują obecnie tysiące zdalnych ofert pracy. Przy takiej skali liderzy biznesowi muszą poważnie podejść do tematu zarządzania zespołami zdalnymi i świadomie przygotować się na wyzwania, które są z tym związane.

Od czego zacząć zarządzanie zespołem zdalnym?

Na podstawie naszych badań i doświadczeń wybraliśmy trzy najczęściej występujące wyzwania w zarządzaniu projektami, z którymi zmagają się zespoły zdalne, oraz narzędzia i wskazówki, które pomagają je pokonać. Zacznij od zaadresowania tych problemów, a dopiero potem buduj coraz bardziej złożone procesy.

Wyzwanie nr 1: komunikacja

Dlaczego?

Jednym z głównych wyzwań pracy zdalnej jest po prostu... praca. Rozproszenie po różnych lokalizacjach i brak kontaktu twarzą w twarz potrafi być frustrujący. Wyobraź sobie, że Ty i Twój współpracownik macie przygotować razem prezentację multimedialną, ale dzieli was kilkadziesiąt kilometrów. Najprawdopodobniej zaczniecie umawiać kolejne spotkania, próbując odtworzyć warunki biurowe. A wszyscy wiemy, że spotkania pochłaniają mnóstwo cennego czasu.

Czasem to zdanie jest Aż za bardzo prawdziwe…

Wielokrotnie samo pisanie maili też nie rozwiązuje problemu. Próbowałeś kiedyś wyjaśnić komuś swój proces projektowy w długim e‑mailu? Jeśli napisanie i sformatowanie wiadomości zajmie Ci godzinę, to jest to niemal tak samo nieefektywne jak spotkanie online, podczas którego połowa uczestników patrzy przez okno albo ukradkiem gra na telefonie (bo na wideorozmowie też da się to robić). Do tego dochodzi obciążenie poznawcze — internet ochrzcił to mianem „Zoom fatigue” i to zjawisko jest jak najbardziej realne. Zobacz wideo poniżej, żeby dowiedzieć się więcej.

Rozwiązanie

Na rynku znajdziesz wiele różnych narzędzi do komunikacji z pracownikami, ale jest też inne, bardzo skuteczne podejście do komunikacji w zespole zdalnym. Zamiast pisać długie maile i czekać na kolejne spotkania, spróbuj wysyłać wiadomości wideo (czyli nagrania ekranu z komentarzem). Przede wszystkim pomaga to zespołowi „zobaczyć” Twoją pracę, zamiast tylko o niej czytać. Nie ma potrzeby tracić czasu na formalne, długie wiadomości z aktualizacjami. Po drugie, wideo może zastąpić wiele spotkań. Jeśli każdy nagrywa krótkie aktualizacje w trakcie realizacji zadania, znika potrzeba organizowania części rozbudowanych calli. To z kolei ułatwia wszystkim skupienie się na pracy — co jest kluczowe zwłaszcza dla deweloperów, którzy potrzebują długich bloków nieprzerwanego czasu.

Komunikacja w zespole zdalnym za pomocą wideo-maili

Narzędzia

Aplikacji do nagrywania ekranu jest całe mnóstwo, dlatego wybór prostej, szybkiej (i najlepiej darmowej) może wydawać się trudny. W rzeczywistości tylko kilka z nich dobrze sprawdza się w komunikacji wideo w zespole zdalnym. ScreenRec to narzędzie do nagrywania ekranu i bezpłatnego udostępniania obrazu, zaprojektowane z myślą o komunikacji w zespole. Nie potrzebujesz wspólnego konta ani rejestrowania całej firmy. Wystarczy pobrać aplikację, wcisnąć Alt+S i zacząć nagrywać. Po zakończeniu od razu otrzymasz link do udostępnienia, który możesz wkleić gdziekolwiek. Nie ma żadnego ręcznego wysyłania plików ani ściągania ich przez odbiorców. Co więcej, nagrania są w pełni zabezpieczone, a przy 2 GB darmowej przestrzeni w chmurze możesz porządnie usprawnić pracę zespołu.

Wyzwanie nr 2: odpowiedzialność i rozliczalność

Dlaczego?

Accountability, czyli rozliczalność, można zdefiniować jako „odpowiedzialność, możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności, obowiązek zdawania raportu”. W praktyce chodzi o to, kto jest właścicielem zadania i efektu końcowego.

W pracy zdalnej każdy pracownik odpowiada za swoje działania indywidualnie, a jednocześnie pozostaje częścią zespołu. Rolą menedżera jest upewnić się, że każda osoba dokładnie wie, czego się od niej oczekuje. To nie jest łatwe, bo nadzorowanie zespołu zdalnego oznacza konieczność śledzenia postępów wielu osób jednocześnie. Na szczęście istnieje kilka dobrych praktyk i narzędzi do pracy zdalnej, które pomagają utrzymać wysoki poziom odpowiedzialności w zespole.

Rozwiązania

Stawiaj jasne zadania i oczekiwania
Gdy pracownicy dokładnie rozumieją, czego się od nich oczekuje, łatwiej jest im się skupić i doprowadzić zadania do końca. W artykule Business News Daily Belinda Wee, profesor na Husson University, zauważya, że jasno określone oczekiwania „eliminują lub zmniejszają zamieszanie i zwiększają szanse, że pracownicy osiągną założone cele”. Dzięki temu menedżerowi łatwiej jest śledzić postępy poszczególnych osób, a członkom zespołu zdalnego efektywnie współpracować.
Rozmawiaj o konkretnych celach
Jak powiedział Stephen Covey, „zaczynaj z myślą o końcu”. Świadomość, co ma być efektem końcowym, pomaga wszystkim trzymać się obranej ścieżki. Zadaniem menedżera jest zadbać o to, by cały zespół miał wspólny obraz celów i były one omówione wprost. Jeśli ktoś ma problem, by wyznaczać sobie cele podczas pracy z domu lub dotrzymywać terminów, warto wesprzeć go wprowadzeniem lepszych technik zarządzania czasem.
Dbaj o przejrzystość grafików, urlopów, spotkań itd.
Podstawowe informacje o zespole muszą być dostępne dla KAŻDEGO, nawet jeśli umawiacie spotkania w różnych strefach czasowych. Harmonogramy, zadania, spotkania i wszystko, co wymaga kalendarza lub innej formy śledzenia, powinno być widoczne dla wszystkich pracowników zdalnych. Wspólny dostęp sprawia, że każdy jest na bieżąco i ma świadomość swoich terminów.

Narzędzia

Dzięki szybkiemu rozwojowi technologii mamy do dyspozycji wiele narzędzi, które pomagają utrzymać odpowiedzialność w zespole zdalnym. W praktyce najlepiej sprawdzają się rozwiązania, które pozwalają śledzić terminy, dokumenty i postępy zespołu.

Narzędzia do współpracy zespołowej
Google Workspace (dawniej G Suite) to świetna opcja, bo pakiet narzędzi (Dysk, Dokumenty, Arkusze, Kalendarz itd.) daje wszystko, czego potrzeba do wspólnej pracy — od wspóldzielenia plików i przechowywania ich w chmurze po wspólne edytowanie dokumentów. Dobrym wyborem jest też pakiet Microsoft 365.
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami
Rzucanie linkami do dokumentów na różnych czatach bardzo szybko kończy się bałaganem i podwójną pracą. Wyobraź sobie, że piszesz ten sam artykuł po raz drugi, bo nie wiedziałeś, że koleżanka zrobiła to już wcześniej. Bez systemu zarządzania zadaniami to całkiem realny scenariusz. Dostępnych jest mnóstwo takich narzędzi — od prostych aplikacji typu lista zadań, jak Todoist, przez bardziej zaawansowane aplikacje kanbanowe, takie jak Trello czy Airtable, po rozbudowane systemy zarządzania projektami w stylu Jira lub Asana.

Wyzwanie nr 3: poczucie izolacji społecznej

Dlaczego?

Praca zdalna potrafi być po prostu samotna. W raporcie State of Remote Work z 2018 roku spośród 1900 pracowników aż 21% wskazało samotność jako największe wyzwanie pracy zdalnej. Inne badania pokazują z kolei, że poczucie izolacji może prowadzić do spadku satysfakcji i wyników, a w konsekwencji — do odejścia z firmy.

Liderzy zespołów powinni nieustannie dbać o to, by ich ludzie byli w miarę możliwości zadowoleni i mieli ochotę pracować. Jak to zrobić, gdy zespół jest rozproszony po całym świecie? To jedno z kluczowych wyzwań zespołów wirtualnych i wymaga trochę kreatywności. Oto kilka pomysłów, które mogą pomóc zebrać zespół i utrzymać go w dobrej kondycji.

Rozwiązania

Zaplanuj (wirtualny) wyjazd integracyjny
Nie musi to być wielkie wydarzenie na skalę całej firmy. Mniejsza inicjatywa tylko dla Twojego zespołu też może być bardzo wartościowa. Zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem i przygotuj aktywności integracyjne, które da się przeprowadzić online. Każdemu przyda się odrobina zabawy, zwłaszcza w trudniejszych okresach.
Organizuj luźne rozmowy grupowe
Od czasu do czasu każdy musi się „odparować”. Zarządzanie zespołami wirtualnymi często oznacza, że ludzie robią to w samotności. Nie musi tak być. Skoro nie ma „biurowego dystrybutora wody”, przy którym można pogadać, dobrym pomysłem jest stworzenie kanału #random, gdzie zespół może od czasu do czasu porozmawiać na lżejsze, nieformalnie tematy.

Narzędzia

Wbrew pozorom integracja zespołu zdalnego jest jak najbardziej realna i wiele firm z powodzeniem ją wdrożyło. Jeśli potrzebujesz świeżych pomysłów na aktywności online, ten artykuł może być dobrym punktem wyjścia.

Jeśli chodzi o cotygodniowe luźne rozmowy, warto skorzystać z narzędzia, którego nie używacie na co dzień do pracy. Osobna platforma może pełnić rolę „miejsca spotkań po godzinach”. Może to być pokój w GoToMeeting albo zwykła grupa na WhatsAppie — cokolwiek najlepiej zadziała w Waszym zespole.

Podsumowanie: jak to wszystko połączyć?

Skoro wiesz już więcej o wyzwaniach związanych z zarządzaniem zespołami zdalnymi, spójrzmy na nie jeszcze raz w formie przejrzystej tabeli:

Wyzwanie	Rozwiązanie	Narzędzia
Komunikacja	– Nagrywanie ekranu (screencast)	ScreenRec
Odpowiedzialność	– Jasno określone zadania i oczekiwania – Regularne rozmowy o celach – Przejrzyste informacje o zespole (grafiki, urlopy, spotkania)	Google Workspace Microsoft 365
Poczucie izolacji	– Wirtualny wyjazd integracyjny – Nieformalne rozmowy i kanały „#random”	Offsite Co. GoToMeeting