10 wyzwań w zarządzaniu projektami i jak sobie z nimi poradzić
Tylko 47% organizacji może pochwalić się historią sukcesów projektowych. To oznacza, że ponad połowa mierzy się z wyzwaniami w zarządzaniu projektami tak poważnymi, że prowadzą one do porażki.
Nieudane projekty rodzą frustrację w zespole, obniżają dojrzałość organizacji w obszarze zarządzania projektami, a w rezultacie — Twoje inicjatywy nie dostarczają oczekiwanych korzyści biznesowych.
Wszyscy wiemy, że rzadko kiedy wszystko idzie zgodnie z planem. Jeśli jednak zawczasu rozpoznasz potencjalne pułapki i zareagujesz odpowiednio wcześnie, możesz znacząco zwiększyć szanse na sukces projektu.
W tym artykule przyglądamy się 10 najczęstszym wyzwaniom w zarządzaniu projektami i pokazujemy konkretne sposoby, jak sobie z nimi radzić.
Do dzieła.
1. Brak jasno określonych celów
Dla każdego projektu kluczowe jest ustalenie jednego, konkretnego celu oraz zakomunikowanie go i uzgodnienie ze wszystkimi interesariuszami.
Jasne określenie głównego celu, misji, którą ma realizować projekt, oraz spodziewanych korzyści ułatwia uzyskanie poparcia interesariuszy. Dzięki temu znacznie łatwiej jest zapewnić zasoby potrzebne do skutecznej realizacji.
Brak klarownego celu i mierzalnych korzyści to jedno z największych wyzwań w zarządzaniu projektami. Prowadzi do spadku motywacji, szczególnie gdy w trakcie realizacji pojawiają się problemy. Bez kryteriów sukcesu trudno też ustalić, które zadania są najważniejsze, co z kolei generuje chaos, marnowanie czasu i ogólną frustrację.
Kryteria sukcesu pełnią również rolę punktu odniesienia do mierzenia postępów i oceny, czy projekt faktycznie zmierza w dobrym kierunku. Bez nich trudno stwierdzić, czy dotrzymasz terminów i budżetu.
Jak sobie z tym poradzić
Na starcie projektu ustal jasne, konkretne cele, pokazując, jakie korzyści przyniesie on organizacji. Zdefiniuj kluczowe czynniki sukcesu dla każdego głównego rezultatu i upewnij się, że interesariusze akceptują potrzebne zasoby.
Idź o krok dalej i zdefiniuj dokładne kryteria, które pozwolą uznać każdy z rezultatów za udany. Uzgodnij również wskaźniki, które pokażą, czy projekt zmierza w stronę sukcesu.
W trakcie realizacji regularnie komunikuj postępy względem tych wskaźników i reaguj jak najwcześniej, jeśli widzisz zagrożenie dla terminowej realizacji.
2. „Puchnący” zakres (scope creep)
Brak jasno określonego celu znacząco zwiększa ryzyko tzw. scope creep, czyli niekontrolowanego rozszerzania zakresu projektu. Pojawia się on wtedy, gdy liczba rezultatów i wymagań rośnie ponad to, co zostało pierwotnie uzgodnione.
Praktycy wskazują częste zmiany zakresu jako jedno z największych wyzwań w planowaniu projektu.
Największy problem z „puchnącym” zakresem polega na tym, że ilość pracy rośnie, ale zasoby pozostają takie same. Zespół jest przeciążony, pojawia się stres, a produktywność spada.
Jak sobie z tym poradzić
Określ zakres projektu jak najwcześniej, jasno wskazując, co będzie dostarczone — i równie wyraźnie: czego w ramach projektu nie robicie.
Zakres powinien zostać zatwierdzony przez kluczowych interesariuszy, w tym sponsora projektu czy komitet sterujący, którzy ponoszą ogólną odpowiedzialność za projekt.
Upewnij się, że zakres jest dobrze udokumentowany. Jeśli w trakcie projektowania lub realizacji ktoś spróbuje dodać nowe elementy, wykorzystaj tę dokumentację, by pokazać, gdzie i o ile zakres się zwiększa.
Zmiany zakresu są normalne i da się je obsłużyć — pod warunkiem, że zostaną zapewnione dodatkowe zasoby na ich realizację.
Jeśli np. pracujesz nad sklepem e‑commerce, możesz rozważyć dodatkowe wtyczki WooCommerce jako „zasób”, który pozwoli szybciej dostarczyć nowe funkcje.
Jeśli zwiększenie zakresu zostanie zaakceptowane, dopilnuj, aby budżet lub termin projektu również zostały odpowiednio rozszerzone. Możesz wykorzystać swoje ulubione narzędzia do zarządzania projektami, aby pilnować, że nadal trzymasz się ustalonego zakresu.
3. Brak komunikacji w zespole
Słaba komunikacja w projekcie prowadzi do frustracji, dublowania lub pomijania zadań i nieefektywnych przepływów pracy — zadania są wykonywane w złej kolejności, co psuje zależności między nimi.
Brak komunikacji ma też wpływ na zarządzanie zasobami. Jeśli członkowie zespołu nie mówią o swoich umiejętnościach i doświadczeniu, mogą dostawać zadania, do których nie są najlepiej dopasowani, co obniża ogólną produktywność.
Dodatkowo, jeśli postępy nie są dobrze komunikowane, motywacja w zespole spada, co jeszcze bardziej obniża efektywność.
Jak sobie z tym poradzić
Zadbaj o skuteczne kanały komunikacji, które ułatwią współpracę. Zacznij od dobrego procesu onboardingu dla nowych osób. Łącz formalne formy komunikacji — np. cotygodniowe spotkania statusowe — z mniej formalnymi kanałami. Praca zdalna potrafi być trudna, jeśli nie jest dobrze zorganizowana, ale przy odpowiednich narzędziach do zarządzania zespołem poziom komunikacji może znacząco wzrosnąć.
Wyeksponuj plan projektu i harmonogram w dostępnym dla wszystkich miejscu — tak, by każdy widział, kto nad czym pracuje, jak łączą się zadania i w jaki sposób wszystko składa się na wspólny cel.
Jeśli to możliwe, korzystaj z narzędzi takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami. Zapewnij jedno, centralne miejsce na dokumenty, dostępne dla wszystkich, które zachęca do współdzielenia plików i dodawania komentarzy. Jeśli pracujecie zdalnie lub nie możecie spotkać się w jednym pokoju, nagraj ekran za pomocą ScreenRec — to często pomaga zastąpić długie maile krótkim wideo.
Dbaj też o to, aby regularnie komunikować i świętować postępy, dzięki czemu zespół widzi, że jego praca realnie coś zmienia.
Warto również sięgać po integracje i spotkania zespołowe, które budują zaufanie i sprawiają, że ludzie chętniej proszą o pomoc i wspierają się nawzajem.
4. Braki kompetencyjne w zespole
Jeśli chodzi o problemy zespołowe w projektach, brak odpowiednich kompetencji jest jednym z najpoważniejszych. Projekty często realizowane są „obok” pracy operacyjnej, co sprawia, że do zespołu projektowego trafiają osoby, które nie zawsze mają właściwe doświadczenie lub umiejętności.
Jeśli projekt jest źle zaplanowany lub mocno opóźniony, może się też okazać, że kluczowe zasoby nie będą dostępne w odpowiednim momencie — i mniej doświadczone osoby będą musiały przejąć ich zadania.
Jak sobie z tym poradzić
Na etapie inicjacji projektu kierownik powinien jasno wskazać, jakich zasobów potrzeba do jego realizacji. Pomocna będzie tu macierz kompetencji, opisująca wymagane umiejętności i doświadczenie dla każdej roli.
Jeśli pomiędzy wymaganiami a realnie dostępnymi zasobami występuje luka kompetencyjna, należy zasygnalizować to sponsorowi projektu, który ostatecznie odpowiada za jego sukces.
Przykład: część członków zespołu może świetnie radzić sobie z prezentacjami, ale gorzej z zadaniami technicznymi, jak choćby otwieranie pliku PDF w Google Docs. To nie znaczy, że nie są wartościowi, tylko że powinni otrzymywać zadania zgodne z ich mocnymi stronami.
W harmonogramie projektu warto uwzględnić dodatkowy czas na szkolenia, pracę w cieniu bardziej doświadczonych osób oraz wolniejsze tempo prac, dopóki mniej doświadczeni członkowie zespołu nie „wejdą w rytm”.
Dostęp do materiałów szkoleniowych, np. platform takich jak Masterclass czy StuDocu, może znacząco pomóc w rozwijaniu kompetencji.
5. Problemy z budżetem
Oprócz zakresu o sukcesie projektu decydują czas i budżet. Te trzy elementy tworzą tzw. „żelazny trójkąt”, którym trzeba nieustannie żonglować. Jeśli zakres rośnie lub zadania się opóźniają, budżet bardzo szybko zaczyna się „rozjeżdżać”.
Środki przyznane na projekt są zazwyczaj ograniczone, więc gdy się skończą, dalsza realizacja staje pod znakiem zapytania. Tymczasem tylko 43% projektów mieści się w budżecie, co znacząco zmniejsza zakładany zwrot z inwestycji.
Przekroczony budżet obniża też zaufanie do powodzenia projektu.
Jeśli finansowanie jest wypłacane etapami, słabe zarządzanie budżetem w obecnej fazie może utrudnić pozyskanie środków na kolejne. W skrajnych przypadkach interesariusze decydują się „uciąć straty” i zamknąć projekt przed zakończeniem.
Jak sobie z tym poradzić
Już w fazie planowania postaraj się ustalić realistyczny budżet. Weź pod uwagę zakres i planowane rezultaty, a następnie policz zasoby potrzebne do ich dostarczenia.
Zadbaj o niewielki bufor finansowy, który pomoże poradzić sobie z opóźnieniami lub trudnościami z pozyskaniem zasobów.
Na bieżąco porównuj koszty rzeczywiste z planowanymi i jak najwcześniej sygnalizuj odchylenia. Gdy budżet jest napięty, skup się na kluczowych czynnikach sukcesu i najważniejszych rezultatach, rezygnując z rzeczy „miłych, ale niekoniecznych”.
Jeśli zakres projektu się zmienia, przelicz budżet i zwróć się do sponsora o zwiększenie finansowania adekwatne do nowych zadań.
6. Nierealistyczne terminy
Trzeci bok „żelaznego trójkąta” to czas. Poczucie, że „nie ma szans się wyrobić”, to jedno z najczęstszych wyzwań w zarządzaniu projektami.
Statystyki dotyczące projektów kończonych na czas są dość brutalne: tylko około 29% z nich mieści się w terminie.
Ryzyko opóźnień rośnie, gdy interesariusze mają nierealne oczekiwania co do czasu trwania zadań. Skutki słabego harmonogramowania są wielowymiarowe: presja na zespół, trudności z planowaniem zasobów i wysoki poziom stresu.
Jak sobie z tym poradzić
Ściśle współpracuj z interesariuszami, żeby ustalić realistyczny termin zakończenia projektu. Upewnij się, że zakres jest dobrze opisany, tak by było jasne, co dokładnie trzeba dostarczyć i w jakiej kolejności.
Pokazuj dane z podobnych projektów, aby lepiej zarządzać oczekiwaniami. Jeśli termin jest nie do ruszenia, postaraj się pozyskać dodatkowe zasoby, które pomogą dostarczyć zadania zgodnie z harmonogramem.
W trakcie trwania projektu śledź czas poświęcony na zadania, by mieć materiał porównawczy na przyszłość. Jak najwcześniej sygnalizuj potencjalne problemy z terminami sponsorowi projektu.
7. Brak odpowiedzialności
Odpowiedzialność oznacza gotowość do wykonania zadania i świadomość, że jeśli tego nie zrobisz, poniesiesz konsekwencje.
Gdy brakuje poczucia odpowiedzialności, ludzie mniej przejmują się tym, że coś zostało pominięte lub zrobione podwójnie — bo nie czują, że to „ich sprawa”.
Taka sytuacja łatwo prowadzi do opóźnień, marnowania zasobów, chaosu i frustracji w zespole.
Jak sobie z tym poradzić
Macierz RACI to prosty sposób na pokazanie, kto za co odpowiada.
Określa ona, kto jest ostatecznie odpowiedzialny za dany rezultat, kto wykonuje pracę, a które osoby trzeba skonsultować lub poinformować.
Osoby odpowiedzialne za rezultaty powinny ściśle współpracować z tymi, którzy wykonują zadania, motywując ich i pomagając usuwać przeszkody.
Kadra zarządzająca musi zadbać o to, by właściciele zadań byli rozliczani, jeśli prace nie zostaną zrealizowane.
W przypadku wykonawców zewnętrznych może to oznaczać np. zakończenie współpracy lub utratę premii, a przy pracownikach etatowych — odnotowanie tego w ocenie okresowej.
Jednocześnie warto nagradzać osoby, które skutecznie biorą odpowiedzialność i doprowadzają zadania do końca.
8. Słabe zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem zostało uznane za drugi najcenniejszy proces w zarządzaniu projektami z punktu widzenia biznesu.
Nic dziwnego, że ponad 60% kierowników projektów prowadzi jakąś formę pracy z ryzykiem.
Niewystarczające zarządzanie ryzykiem oznacza, że trudniej Ci zareagować na problemy i rośnie ryzyko naruszenia wymogów regulacyjnych czy compliance.
Bez możliwości łagodzenia lub proaktywnego adresowania ryzyk zostajesz co najwyżej „strażakiem gaszącym pożary”, a w najgorszym wypadku — z nieudanym projektem.
Konsekwencje mogą być różne: od nieefektywnego wykorzystania zasobów po poważne szkody dla operacji biznesowych, reputacji czy stabilności finansowej.
Jak sobie z tym poradzić
Zadbaj o stworzenie rejestru ryzyk. To lista rzeczy, które mogą pójść nie tak i zagrozić powodzeniu projektu.
Ryzyka w rejestrze warto kategoryzować według prawdopodobieństwa wystąpienia oraz skali wpływu na projekt.
Dla każdego ryzyka wyznacz właściciela, który będzie monitorował sytuację i aktualizował rejestr, gdy coś się zmieni. Właściciel ryzyka powinien również opracować działania zapobiegawcze i plany awaryjne na wypadek, gdyby ryzyko przerodziło się w realny problem.
9. Słabe zaangażowanie interesariuszy
Bez zaangażowanych interesariuszy bardzo trudno jest zdobyć wsparcie potrzebne do powodzenia projektu.
Jeśli osoby decyzyjne nie widzą wartości projektu, niechętnie zapewnią budżet czy zasoby ludzkie, a inicjatywa może nie ruszyć z miejsca.
Interesariusze muszą być przekonani, że projekt ma sens i że warto w niego inwestować — szczególnie gdy konkurujesz o uwagę i środki z innymi inicjatywami.
Jak sobie z tym poradzić
Kluczowe jest jasne zakomunikowanie wartości projektu. Używaj języka zrozumiałego dla danej grupy: pokaż, jak sukces projektu przełoży się na ich KPI i korzyści dla ich zespołów.
Przygotuj i realizuj spójny plan komunikacji, który utrzyma zaangażowanie interesariuszy przez cały cykl życia projektu. Zaplanuj regularne aktualizacje, żeby projekt pozostawał widoczny.
To szczególnie ważne przy projektach wizualnych. Jeśli pracujesz np. nad produkcją wideo typu explainer, warto pokazywać prace w toku. Podobnie przy tworzeniu strony czy rebrandingu — lepiej regularnie pokazywać efekty niż czekać z nimi do końca.
W takich sytuacjach świetnie sprawdzi się wideo wysyłane mailem, które pozwala pokazać dokładnie, na jakim etapie jesteście.
Analiza interesariuszy przy użyciu macierzy zaangażowania pomoże skupić komunikację na tych, którzy mają największy wpływ lub są najbardziej zainteresowani.
Takie osoby mogą stać się ambasadorami projektu i pomóc zbudować poparcie wśród mniej zaangażowanych grup.
10. Słabe zarządzanie zasobami
Skuteczne zarządzanie zasobami sprowadza się do dwóch kwestii: pojemności (capacity) i kompetencji (competency). Potrzebujesz odpowiednich ludzi, dostępnych we właściwym czasie, by wykonać pracę na odpowiednim poziomie.
Problemy z zasobami są często konsekwencją słabego planowania projektu i oznaczają lukę w jednym z tych dwóch obszarów.
Jeśli nie zaplanujesz wykorzystania zasobów z wyprzedzeniem, możesz nie mieć dostępu do potrzebnych kompetencji w kluczowym momencie. Skutkuje to opóźnieniami lub przeciążeniem zespołu, który „łata dziury” jak się da.
Z drugiej strony możesz przepłacać za drogich wykonawców, którzy przez część projektu… nie mają co robić, bo zaangażowałeś ich zbyt wcześnie.
Jak sobie z tym poradzić
Dobre zarządzanie zasobami wymaga solidnego planu. Przygotuj szczegółowy harmonogram, który pokaże, jakie zadania muszą zostać zrealizowane i kiedy.
Kiedy już wiesz, co należy dostarczyć, określ, jakich kompetencji i w jakiej dostępności potrzebujesz, by zrealizować te zadania.
Następnie porównaj te potrzeby z tym, czym faktycznie dysponujesz. Jeśli widzisz braki, jak najwcześniej zaangażuj odpowiednie osoby: sponsora (gdy potrzebujesz większego budżetu) czy dział HR (gdy konieczne są nowe rekrutacje lub wsparcie kontraktorów).
Im wcześniej zaczniesz taką rozmowę, tym większa szansa, że uda się zbudować zespół, którego potrzebuje Twój projekt.
Podsumowanie
Jeśli zarządzasz projektami, prawdopodobnie prędzej czy później zetkniesz się z większością z opisanych wyzwań. Dobra wiadomość jest taka, że świadomość tych problemów to już połowa sukcesu.
Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi lepiej rozumiesz 10 najczęstszych wyzwań w zarządzaniu projektami i wiesz, jak im przeciwdziałać. Dzięki temu łatwiej będzie Ci wychwycić wczesne sygnały ostrzegawcze i zareagować, zanim problemy urosną.
Kluczowym elementem skutecznego zarządzania projektami jest praca z ludźmi — własnym zespołem, podwykonawcami i interesariuszami na wyższych szczeblach organizacji.
Źródła i dodatkowe materiały
- The State of Project Management
- Jak utrzymać więź w zdalnym zespole i stworzyć szczęśliwe miejsce pracy
- 5 kluczowych strategii komunikacji w zespole zdalnym
- Przewodnik po spotkaniach online: wszystko, czego potrzebujesz, by być produktywnym
- 11 najlepszych aplikacji zwiększających produktywność, które podwoją Twoją efektywność
English 
Español 
Deutsch 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
Português 
العربية
NIE PRZEGAP
Otrzymuj aktualizacje o nowych artykułach, webinariach i innych możliwościach: