8 największych pożeraczy czasu w pracy (które łatwo przeoczyć)

Pamiętasz, jak rodzice i nauczyciele karcili Cię za „zawieszanie się” w trakcie odrabiania lekcji? A może to Ty byłeś tą osobą, która rozpraszała innych stukaniem ołówkiem albo pogawędkami z kolegą z ławki. Jedno jest pewne – w dzieciństwie rozpraszacze nie były mile widziane. Z wiekiem stały się tylko bardziej wyrafinowane.

Często nawet nie zauważamy, że coś nas rozprasza. To błędne koło, w którym my – rozpraszający się pracownicy – zawsze przegrywamy. Najgorzej, że te rozpraszacze atakują nas właśnie w pracy, czyli w miejscu, w którym powinniśmy być najbardziej skupieni.

Zgodnie z najnowszymi badaniami aż trzech na czterech pracowników przyznaje, że regularnie się rozprasza. To 70–75% – ogromna liczba! W innym badaniu pracownicy deklarują, że realnie pracują zaledwie około 3 godzin dziennie (na 7–8 godzin pracy).

Pierwszym krokiem do zmiany jest zrozumienie, co konkretnie zabiera nam czas. Dlatego przygotowaliśmy listę 8 największych pożeraczy czasu w pracy. Zidentyfikuj te, które dotyczą Ciebie, a potem wykorzystaj nasze wskazówki, by odzyskać koncentrację i produktywność.

Czym są „pożeracze czasu”?

Na początek ustalmy definicję. Pożeraczami czasu nazwiemy wszystkie czynności, które nie są związane z zadaniem, nad którym aktualnie pracujesz, a mimo to pochłaniają Twoją uwagę i energię. Pewnie myślisz teraz: „Tych rozpraszaczy jest przecież nieskończenie wiele”.

Masz rację. Potencjalnych pożeraczy czasu w pracy można wymieniać bez końca. Moglibyśmy napisać osobne artykuły typu „16 pożeraczy czasu dla przedsiębiorców” albo „10 rozpraszaczy, których nie zauważają osoby pracujące z domu”. Zostawimy to jednak na inny dzień.

Na razie skupmy się na najczęstszych przykładach i na tym, jak powstrzymać pracowników (i siebie) przed marnowaniem czasu w pracy.

Największe pożeracze czasu w pracy

1. E‑maile

Dlaczego to pożeracz czasu?

Wysyłanie i sprawdzanie maili wydaje się niewinną czynnością, prawda? Nic bardziej mylnego. Badania pokazują, że przeciętny pracownik otrzymuje około 304 wiadomości służbowych tygodniowo, a skrzynkę sprawdza średnio 36 razy na godzinę.

Za każdym razem, gdy zerkasz w skrzynkę, potrzebujesz około 16 minut, aby z powrotem skupić się na zadaniu. Policzmy to. 16 minut × 4 „powroty do pracy” to praktycznie cała godzina stracona tylko na przełączanie się między mailem a zadaniem.

Nic dziwnego, że e‑mail bywa nazywany największym codziennym pożeraczem czasu – po prostu rozbija dzień na dziesiątki krótkich, nieefektywnych fragmentów.

Jak sobie z tym poradzić?

Zamiast pisać długie, wielostronicowe maile, spróbuj wysłać wiadomość wideo za pomocą ScreenRec. W kilka minut przekażesz to, na co w tekście potrzebowałbyś kilku akapitów. Zobacz, jak wysyłać maile wideo.

ScreenRec oszczędza czas także dlatego, że po nagraniu nie musisz niczego ręcznie wysyłać ani uploadować. Od razu po zakończeniu nagrywania otrzymujesz prywatny link skopiowany do schowka. Wklejasz go w wiadomość na czacie, SMS-a czy e‑mail i gotowe. Pobierz ScreenRec za darmo tutaj.

Więcej pomysłów znajdziesz w artykule o alternatywach dla e‑maila.

2. Nadmiar spotkań

Codzienne pożeracze czasu – zbyt wiele spotkań

Dlaczego to pożeracz czasu?

Bardzo często spotkania wcale nie zwiększają produktywności – wręcz przeciwnie. Jedno z badań pokazało, że 92% pracowników podczas spotkań zajmuje się czymś innym. Nawet menedżerowie przyznają, że 67% spotkań to porażka.

Spotkania przestają być efektywne, gdy uczestnicy nie są zaangażowani lub omawiane tematy ich nie dotyczą. Wtedy łatwo przegapić ważne informacje, a czas uczestników jest po prostu marnowany.

Jak sobie z tym poradzić?

Wiele spotkań można zastąpić nagraniem krótkiego wideo w ScreenRec. Zamiast planować termin, rezerwować salę i przerywać ludziom pracę, nagrywasz komunikat i udostępniasz go zespołowi. Każdy obejrzy go wtedy, gdy będzie miał na to przestrzeń, a Ty nie blokujesz im całego kalendarza.

Jeżeli spotkanie jest jednak konieczne, zajrzyj do naszego przewodnika po skutecznych spotkaniach online.

3. Zmęczenie decyzyjne

Dlaczego to pożeracz czasu?

Zmęczenie decyzyjne dopada wielu z nas. W ciągu dnia podejmujemy dziesiątki, a czasem setki drobnych i dużych decyzji. Z czasem jesteśmy coraz bardziej zmęczeni, co prowadzi do pochopnych, słabych wyborów. A potem tracimy kolejne godziny na naprawianie ich skutków.

Jak sobie z tym poradzić?

Ogranicz liczbę błahych decyzji. To może być coś tak prostego, jak wybór miejsca na lunch czy koloru długopisu. Rezygnując z takich wyborów, odzyskujesz mentalną przestrzeń na naprawdę ważne sprawy.

Zorganizuj dzień pracy i uprość swoje życie tak, by mieć czas na ważne zadania. Jeśli przez chwilę się nad tym zastanowisz, łatwo wskażesz decyzje, które niepotrzebnie zabierają Ci czas. Jeśli chodzi o kolor długopisu, przypisz jeden kolor do każdego dnia tygodnia. Jeśli chodzi o lunch, poświęć 10 minut w poniedziałek na zaplanowanie posiłków na cały tydzień.

Zarezerwuj rano konkretny blok czasu na większe decyzje. A jeśli współpracownik jest lepiej przygotowany do podjęcia decyzji, deleguj ją.

Więcej praktycznych wskazówek znajdziesz w naszym przewodniku po technikach zarządzania czasem.

4. Media społecznościowe i rozpraszacze online

Dlaczego to pożeracz czasu?

Nie jest tajemnicą, że media społecznościowe i inne aktywności online to jedne z głównych źródeł rozproszenia – zarówno w pracy, jak i po godzinach. Wystarczy „tylko na chwilę” zajrzeć na Facebooka, Instagram czy YouTube, a po 30 minutach wciąż przewijamy kolejne treści.

Jak sobie z tym poradzić?

Opcji jest kilka. Możesz wyłączyć powiadomienia, wylogować się z kont lub na czas pracy całkowicie zablokować dostęp do wybranych serwisów. Kluczowe jest jednak to, by samemu nie szukać wymówek, żeby tam zajrzeć.

To sprawdzian silnej woli. Ustal jasne zasady – np. media społecznościowe tylko w przerwie lub po pracy – i się ich trzymaj.

Pomóc może aplikacja Forest, która nagradza Cię za brak rozpraszaczy… sadzeniem wirtualnych (a w efekcie także prawdziwych) drzew.

5. Multitasking

Dlaczego to pożeracz czasu?

To przekleństwo domowego biura z szybkim internetem. Prawdziwy multitasking po prostu nie istnieje. Artykuł w „Huffington Post” dobrze tłumaczy, dlaczego tak się dzieje.

Wmawiamy sobie, że skoro robimy kilka rzeczy naraz, to jesteśmy bardziej produktywni. W rzeczywistości ani nie kończymy zadań szybciej, ani nie wykonujemy ich lepiej.

Wyobraź sobie szwedzki stół. Chcesz spróbować wszystkiego naraz, więc nakładasz na talerz wszystkie potrawy. Wydaje Ci się, że w ten sposób zjesz szybciej. Ale to nie ma sensu – nadal musisz zjeść tę samą ilość jedzenia, tylko w większym chaosie i bez przyjemności.

To jednak nie ma sensu. Nałożenie wszystkiego na jeden talerz nie sprawi, że zjesz szybciej. Dostajesz tylko więcej do ogarnięcia naraz i mniej przyjemności z czegokolwiek. Zjedzenie tego wszystkiego zajmie więcej czasu niż wybranie kilku rzeczy na początek i spróbowanie reszty później.

Tak samo jest z multitaskingiem. Dorzucasz kolejne zadania na „talerz”, ale nie przyspieszasz pracy. Nigdy nie masz pełnej satysfakcji z dobrze wykonanego zadania, a ukończenie wszystkiego zajmuje więcej czasu.

Jak sobie z tym poradzić?

Przestań się oszukiwać. Skup się na jednym zadaniu i dopiero po jego zakończeniu przechodź do kolejnego. W ten sposób skończysz szybciej, a jakość Twojej pracy zauważalnie się poprawi.

W utrzymaniu koncentracji pomoże Ci Pomodoro Tracker. To tylko 25 minut skupienia na jednym zadaniu – dasz radę.

6. Nadmierne „pogaduchy” i hałas

Jak powstrzymać pracowników przed marnowaniem czasu w pracy

Dlaczego to pożeracz czasu?

Zdrowe relacje w pracy są ważne, ale między „zdrowym small talkiem” a permanentnym rozpraszaniem jest cienka granica. Wyobraź sobie, że próbujesz skupić się na zadaniu, a obok ktoś zaczyna długą pogawędkę lub głośną rozmowę telefoniczną.

Albo pracujesz w biurze typu open space, gdzie część zespołu nie uznaje „cichego głosu”. Tego typu hałas potrafi całkowicie wybić z rytmu i odebrać motywację do pracy.

Jak sobie z tym poradzić?

Wprowadź zdrowe granice między pracą a rozmową. Nie chodzi o to, żeby odciąć się od ludzi, ale by wiedzieć, kiedy jest czas na pracę, a kiedy na integrację. Jeśli hałas zaczyna Cię przytłaczać, załóż słuchawki i włącz muzykę lub white noise.

Dobrym rozwiązaniem mogą być też słuchawki z aktywną redukcją hałasu, które skutecznie odcinają dźwięki biura.

7. Prokrastynacja i brak motywacji

Dlaczego to pożeracz czasu?

Czasami największym rozpraszaczem jesteśmy… my sami. Zwlekamy z rozpoczęciem zadania, odkładamy je „na później”, przeciągamy proste rzeczy w nieskończoność. Często stoi za tym brak motywacji i poczucie, że to, co robimy, nie ma większego sensu.

W efekcie nudzimy się, odczuwamy zniechęcenie, a to prosta droga do bierności i spadku produktywności.

Jak sobie z tym poradzić?

Przypomnij sobie, po co to robisz. Każdy ma swój „dlaczego”: rodzinę, ambicje, rozwój, bezpieczeństwo finansowe. Warto mieć te powody zapisane i wracać do nich w chwilach spadku motywacji.

Wyznaczaj sobie małe, konkretne cele powiązane z tym, co dla Ciebie ważne i zapisuj je. Widząc je na kartce czy w aplikacji, łatwiej będzie Ci wrócić na właściwe tory, gdy dopadnie Cię prokrastynacja.

8. Bałagan na biurku (i w głowie)

Jak wyeliminować pożeracze czasu w pracy

Dlaczego to pożeracz czasu?

Ekspertka od organizacji, Christina Scalise, powiedziała kiedyś, że „bałagan jest fizycznym odzwierciedleniem niepodjętych decyzji, napędzanym przez prokrastynację”.

Trudno się z tym nie zgodzić. Bałagan narasta wtedy, gdy odkładamy sprzątanie „na później”, a niedokończone rzeczy piętrzą się wokół nas.

Najgorsze jest to, że bałagan powstaje z braku produktywności, a jednocześnie jeszcze bardziej ją obniża. Im więcej rzeczy widzisz dookoła siebie, tym trudniej skupić się na jednym zadaniu.

Jak sobie z tym poradzić?

Usuń nadmiar bodźców z pola widzenia. Posprzątaj biurko, wyrzuć zbędne papiery, schowaj wszystko, czego nie potrzebujesz do aktualnego zadania. Postaraj się też nie zaczynać nowego projektu, dopóki nie skończysz poprzedniego – w ten sposób nie zagracisz przestrzeni stosami „rozgrzebanych” tematów.

Podsumowanie: jak okiełznać pożeracze czasu

Rzućmy jeszcze raz okiem na najważniejsze pożeracze czasu i sposoby, jak je ograniczyć.

Pożeracz czasu	Jak go wyeliminować
E‑maile	Wysyłaj wiadomości wideo za pomocą ScreenRec – powiesz więcej w krótszym czasie.
Nadmiar spotkań	Ogranicz liczbę spotkań i zastąp je nagraniami wideo przesyłanymi w ScreenRec.
Zmęczenie decyzyjne	Najważniejsze decyzje podejmuj rano, a drobne – upraszczaj, automatyzuj lub deleguj.
Media społecznościowe i rozpraszacze online	Wyłącz powiadomienia, ustal zasady korzystania z social mediów i trzymaj się ich.
Multitasking	Pracuj nad jednym zadaniem naraz – zapomnij o „wielozadaniowości”.
Nadmierne pogaduchy i hałas	Ustal granice, używaj słuchawek i jasno komunikuj, kiedy potrzebujesz ciszy.
Prokrastynacja i brak motywacji	Wracaj do swojego „dlaczego”, zapisuj cele i dziel duże zadania na małe kroki.
Bałagan w miejscu pracy	Regularnie porządkuj przestrzeń i kończ jedno zadanie, zanim zaczniesz kolejne.

Zakończenie

Skutki marnowania czasu odczuwają nie tylko firmy, ale też pojedynczy pracownicy. Chaos, ciągłe rozproszenie i zaległości w pracy łatwo przenoszą się na życie prywatne – jesteśmy bardziej zmęczeni i zestresowani.

Na szczęście działa to także w drugą stronę. Dobre nawyki, rozsądne zarządzanie czasem i świadoma praca potrafią uprościć zarówno życie zawodowe, jak i prywatne.

Wyeliminuj więc pożeracze czasu tam, gdzie to możliwe, wesprzyj się odpowiednimi narzędziami, uporządkuj przestrzeń i skupiaj się na jednym zadaniu naraz. A jeśli chcesz przetestować maile wideo, pobierz ScreenRec tutaj.