11 najlepszych aplikacji do komunikacji zespołowej dla firm

Pozwól, że na chwilę zadamy Ci kilka pytań.

Ile razy dziś sięgałeś po telefon? Ile wiadomości tekstowych dostałeś i na ile z nich odpowiedziałeś? I ile z nich dotyczyło w jakikolwiek sposób pracy?

Jeśli Twoja odpowiedź brzmi „dużo”, spokojnie — wszyscy jesteśmy przytłoczeni aplikacjami do komunikacji zespołowej.

Najlepsze aplikacje do komunikacji zespołowej

W 2018 roku badanie pokazało, że przeciętny pracownik biurowy otrzymywał średnio 121 e‑maili dziennie. Co gorsza, 33% ankietowanych przedsiębiorców stwierdziło, że e‑mail jest największym „pożeraczem czasu” w ich firmie. Brzmi znajomo?

Dodatkowo, w raporcie Davida Grossmana czytamy, że spośród 400 badanych firm każda raportowała średnio 62,4 mln dolarów strat wynikających z poważnych nieporozumień między współpracownikami.

Wszyscy wiemy, że zmarnowany czas to zmarnowane pieniądze. A trzeba uczciwie przyznać, że gdy zespoły są zmuszone komunikować się głównie przez e‑mail, ogromna ilość informacji ginie lub jest błędnie interpretowana.

Dlaczego więc wciąż tyle czasu poświęcamy na tworzenie rozwlekłych maili? Na szczęście w XXI wieku mamy inne wyjście: aplikacje do komunikacji zespołowej. Na pewno kojarzysz przynajmniej część z nich: Slack, G‑Suite, Microsoft Teams, ScreenRec…

Pytanie brzmi: którym z nich warto dać szansę?

Tu wchodzimy my. Przygotowaliśmy listę najlepszych aplikacji do komunikacji z pracownikami i rozłożyliśmy je na czynniki pierwsze, dorzucając kilka „honorowych wzmianek”.

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do komunikacji zespołowej?

Dedykowane pokoje i kanały. Większość narzędzi porządkuje rozmowy w „kanały” i „wątki”. Zamiast jednego czatu, na którym jednocześnie omawiacie 4 projekty, możecie przenieść je do 4 osobnych przestrzeni.
Mniej rozpraszaczy. W przeciwieństwie do komunikatorów typu WhatsApp czy Facebook Messenger, narzędzia do komunikacji w pracy oddzielają kanały służbowe od prywatnych rozmów.
Stworzone z myślą o biznesie. Dedykowane aplikacje do komunikacji wewnętrznej oferują komunikator dla firm, udostępnianie plików, wideokonferencje i rozmowy audio. Pozwalają też testować różne strategie komunikacji w miejscu pracy.
Pomagają trzymać zespół razem. Aplikacje do komunikacji zespołowej skupiają pracowników w jednym narzędziu, ułatwiając wspólną pracę nad celami.
Ograniczają nieporozumienia. Gdy wszyscy uczestniczą w tej samej dyskusji, łatwiej jest zadbać o spójny obraz sytuacji i zminimalizować ryzyko błędnej interpretacji.

Bez zbędnego przeciągania — oto najlepsze aplikacje do czatu i komunikacji wideo (w kolejności od „naj” do „całkiem dobrych”).

Najlepsze aplikacje do komunikacji zespołowej

1. ScreenRec

Najlepszy do nagrywania i udostępniania ekranu

ScreenRec to niewielki program, który robi spore zamieszanie w świecie komunikacji biznesowej. Dlaczego? Bo zaskoczył wszystkich. Gdy myślimy o komunikacji zespołowej, rzadko pierwszym skojarzeniem jest nagrywanie ekranu. ScreenRec pokazuje jednak, że to jeden z najskuteczniejszych sposobów przekazywania myśli i pomysłów.

Choć jest popularnym programem do przechwytywania ekranu na Macu, działa też na Windowsie i Linuksie. ScreenRec przyspiesza komunikację w zespole, bo nie musisz ręcznie wysyłać zrzutów ekranu ani nagrań. Aplikacja robi to za Ciebie w tle i od razu generuje prywatny link do udostępnienia.

Najlepsze narzędzie komunikacji zespołowej w zwinnych zespołach

Dzięki ScreenRec możesz robić zrzuty i nagrania ekranu, aby m.in.:

przekazać feedback projektantowi,
pokazać współpracownikowi, jak coś zrobić,
podnieść jakość obsługi klienta,
zgłosić błąd,
przydzielić zadanie z nagraniem ekranu jako kontekstem,
archiwizować rozmowy wideo,
prowadzić spotkania asynchroniczne.

Cena: DARMOWY

Przyjrzyjmy się teraz komunikatorom, w których możesz wysyłać te zrzuty i nagrania.

2. Brosix IM

Najlepszy do bezpiecznego czatu

Brosix porządkuje chaotyczne rozmowy i usprawnia komunikację w pracy, oferując przy tym wysoki poziom bezpieczeństwa. To komunikator, który pozwala prowadzić rozmowy tekstowe w czasie rzeczywistym z pełnym szyfrowaniem end‑to‑end.

Bezpieczna aplikacja do komunikacji i współpracy w zespole

Choć Brosix jest przede wszystkim „potężnym komunikatorem”, idzie o krok dalej, pełniąc rolę kompletnej platformy do współpracy. Udostępnianie plików, tablice wizualne, współdzielenie ekranu, rozmowy głosowe i wideo — trudno znaleźć obszar komunikacji, którego nie obejmuje.

Cena: darmowy do 3 użytkowników, dalej 4 USD za osobę miesięcznie (płatne rocznie)

3. Troop Messenger

Najlepszy do bezpiecznego czatu

Troop Messenger to biurowy komunikator, który oferuje szereg funkcji bezpieczeństwa. Korzystają z niego m.in. agencje obronne, stacje kosmiczne, partie polityczne i korporacje.

Oprócz standardowych funkcji, takich jak czat, rozmowy audio/wideo i udostępnianie plików, Troop Messenger oferuje też wideokonferencje, zdalny dostęp, współdzielenie ekranu, wspólną edycję kodu i śledzenie lokalizacji w czasie rzeczywistym. Narzędzie jest dostępne w różnych modelach wdrożenia: SaaS, API czatu, SDK — wszystko na życzenie klienta.

Cena: dwa główne plany — Premium za 2,50 USD/mies. oraz Enterprise za 5 USD/mies.; plan Superior wyceniany indywidualnie.

4. Slack

Najlepszy do szybkich rozmów

Slack (od „Searchable Log of All Conversation and Knowledge”) to chmurowe rozwiązanie do firmowych czatów grupowych.

Interfejs Slacka jest tak prosty i „lekki”, że właściwie nie wymaga wdrożenia — rejestrujesz się i działasz. Ogromnym plusem są też integracje. Do Slacka podepniesz niemal wszystko: od Google Drive, przez Dropbox, po ZenDesk.

Bezpieczeństwo to must‑have w narzędziach do komunikacji zespołowej, a Slack oferuje szyfrowanie danych, zgodność potwierdzoną audytami SOC2 Type II, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz integracje z systemami DLP, EMM i innymi. (Brzmi groźnie? Zajrzyj do sekcji dodatkowych materiałów na końcu wpisu.)

Darmowy plan ma pewne ograniczenia:

można przeszukiwać tylko ostatnie 10 000 wiadomości (pełna historia wymaga płatnego planu),
limit przestrzeni na pliki to 5 GB (po jego przekroczeniu starsze pliki są archiwizowane),
do dyspozycji jest maksymalnie 10 integracji z aplikacjami.

Slack to jeden z najbardziej rozpoznawalnych komunikatorów zespołowych. Popularność, prostota i bogaty ekosystem integracji sprawiają, że wciąż jest jednym z topowych narzędzi w tym zestawieniu.

(Źródło obrazu)

Cena: darmowy lub ok. 80 USD za użytkownika rocznie

5. Twist

Najlepszy do uporządkowanych rozmów

Bezpośredni konkurent Slacka, Twist, to narzędzie do komunikacji grupowej, które stawia na minimalizowanie rozproszeń i porządkowanie dyskusji.

Najlepsza aplikacja do uporządkowanej komunikacji zespołowej

Stworzony przez twórców ToDoist, Twist przebija Slacka tym, że ma wbudowany menedżer zadań, dostępny bezpośrednio z poziomu czatu. Co więcej, wątki są uporządkowane jeszcze precyzyjniej niż w Slacku, co ułatwia trzymanie rozmów według projektów. Aplikacja chwali się też mocną wyszukiwarką,

„Wyszukiwarka wydobywa każdą potrzebną informację wraz z pełnym kontekstem oryginalnej rozmowy”.

Podobnie jak Slack, Twist ma bardzo przyjazny interfejs — jest przestrzenny, ale daje wszystkie najważniejsze narzędzia. Minusem w porównaniu do Slacka jest uboga liczba integracji (kilkanaście vs. kilkadziesiąt). Mimo to warto go sprawdzić.

Cena: darmowy lub 6 USD/mies. za użytkownika

6. Microsoft Teams

Najlepszy do organizowania spotkań online w małych i dużych grupach

Microsoft Teams łączy w sobie kilka narzędzi komunikacyjnych: czat, wideokonferencje, udostępnianie plików i integracje — wszystko w jednej aplikacji. Największym atutem jest to, że sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i w dużych organizacjach.

Najlepsza aplikacja czatu dla dużych organizacji

Jako część pakietu Office 365, Microsoft Teams ma sporą przewagę — wiele osób i tak korzysta z produktów Microsoftu na co dzień. Integracja z Outlookiem czy Wordem jest więc banalnie prosta. Teams oferuje też „Wiki Tabs” — sprytny edytor tekstu, który pozwala pisać dłuższe wiadomości i formatować je podobnie jak maila.

Cena: darmowy do 300 użytkowników lub 6 USD/mies. za użytkownika

7. Ryver

Najlepszy do automatyzowania przepływu pracy

Ryver to aplikacja do współpracy grupowej, która łączy funkcje komunikatora, menedżera zadań i systemu automatyzacji workflow. Oferuje wszystkie podstawowe narzędzia zarządcze, jakie zwykle mają aplikacje do komunikacji (tworzenie zadań z czatu, przypomnienia), a dodatkowo idzie o krok dalej. Interfejs przypomina Trello, bo wykorzystuje metodę Kanban do prezentowania zadań i to‑do.

Najlepsza aplikacja do komunikacji z pracownikami z automatyzacją

Co więcej, możesz skonfigurować szereg akcji wykonywanych automatycznie: alerty, powiadomienia wyzwalane zdarzeniami, synchronizację danych, a nawet przydzielanie zadań. Wszystko to obsługuje moduł workflow.

Minusem jest to, że automatyzacje są dostępne tylko jako dodatek, a nie funkcja bazowa. Jeśli jednak nie przeszkadza Ci instalacja rozszerzenia, warto dać Ryverowi szansę.

Cena: darmowy okres próbny lub 49 USD/mies. (do 12 użytkowników)

8. Google Hangouts

Najlepszy do prostych, uniwersalnych rozmów

Każdy zna Google i niemal każdy ma konto Google. Niezależnie od tego, czy używasz Gmaila, Dysku, Dokumentów czy innych usług, Google Hangouts to prawdopodobnie najbardziej rozpoznawalne narzędzie na tej liście.

Najlepsza aplikacja do prostej, wszechstronnej komunikacji zespołowej

Google Hangouts to prosty sposób na kontakt zespołu na platformie, którą większość osób dobrze zna, z przyzwoitą jakością audio i wideo. Szybki czat w czasie rzeczywistym, rozmowy wideo i połączenia VoIP sprawiają, że to solidny wybór zarówno dla mniejszych, jak i większych zespołów. Dużym plusem jest możliwość dzwonienia z użyciem numeru telefonu.

Choć Hangouts nie ma typowych funkcji „zarządzania pracownikami”, łatwość obsługi i znajomy interfejs są ulgą, zwłaszcza dla osób przytłoczonych liczbą firmowych narzędzi komunikacyjnych.

Cena: ok. 5 USD/mies. za użytkownika

9. Discord

Najlepszy do stabilnych rozmów głosowych

Discord to aplikacja VoIP i komunikator tekstowy, który pierwotnie powstał z myślą o graczach. Umożliwia wysyłanie wiadomości tekstowych, rozmowy wideo i głosowe. Mimo „growego” rodowodu zaskakująco dobrze sprawdza się w zespołach pracujących nad projektami.

Najlepsza aplikacja czatu zespołowego do niezawodnych rozmów głosowych

Discord ma bardzo prosty interfejs i ograniczony zestaw funkcji, ale jeśli zależy Ci głównie na szybkiej komunikacji głosowej, może być strzałem w dziesiątkę. Brakuje mu narzędzi zarządczych, ale pozwala porządkować rozmowy w kanały, a tryb „zawsze włączonego” głosu świetnie sprawdza się u osób, które muszą być stale osiągalne.

Cena: darmowy lub 4,99 USD/mies. za dodatki (np. własne emoji, większy limit uploadu)

10. Glip

Najlepszy do połączeń VoIP w firmach

Stworzony przez RingCentral, Glip to platforma komunikacji zespołowej oparta na VoIP. Niezawodne połączenia głosowe ułatwiają błyskawiczną komunikację.

Podobnie jak Discord, Glip oferuje „zawsze włączone” połączenia, dzięki czemu pracownicy mogą w każdej chwili dzwonić i odbierać rozmowy. W odróżnieniu od Discorda, Glip jest jednak typowo biznesowym narzędziem — poza systemem połączeń ma wbudowany menedżer zadań, kalendarz, a struktura opiera się na osobach, grupach i kanałach.

Najlepsza aplikacja czatu zespołowego do niezawodnych połączeń VoIP

Choć wszystko wygląda na dobrze zorganizowane, Glip ma kilka wad: trudno w nim „odseparować” pracowników — wszyscy zalogowani otrzymują wszystkie powiadomienia, co bywa irytujące przy projektach, które nas nie dotyczą. Nie da się też tworzyć cyklicznych wydarzeń w kalendarzu, co przy powtarzalnych spotkaniach (np. co drugi poniedziałek miesiąca) wymusza ręczne dodawanie wpisów.

Cena: darmowy lub 5 USD/mies. za użytkownika

11. Appear.in

Najlepszy do prostych, niezawodnych wideokonferencji

Appear.in (dziś znany jako Whereby) to aplikacja do wideokonferencji z możliwością czatu i udostępniania ekranu, zamknięta w bardzo prostym interfejsie. Lekka konstrukcja sprawia, że narzędzie jest przyjazne i łatwe w użyciu, choć dla części użytkowników może okazać się aż zbyt proste.

Najlepsza aplikacja do prostych, niezawodnych wideokonferencji

Poza łatwymi rozmowami wideo aplikacja nie oferuje wielu dodatkowych funkcji. Brakuje narzędzi zarządczych, a jedyną „specjalną” opcją jest udostępnianie ekranu, które wymaga instalacji dodatku. Mimo to to najprostsza aplikacja do wideokonferencji w tym zestawieniu i słynie z bardzo dobrej jakości obrazu.

Cena: darmowy dla jednego użytkownika lub 9,99 USD/mies. za użytkownika

Podsumowanie

Wybierając najlepszą aplikację do komunikacji zespołowej dla siebie i współpracowników, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników: z czym Twój zespół ma największy problem? Co chcesz poprawić? Które narzędzie jest najlepiej przystosowane do rozwiązania tego konkretnego wyzwania?

Każda platforma oferuje inny zestaw funkcji, więc prawdopodobnie skończysz z więcej niż jednym narzędziem — i to dobrze. Na przykład łącząc Twist ze ScreenRec, zyskujesz mocny duet: czat, zarządzanie zadaniami i wiadomości wideo. Wyobraź sobie, jak płynna może stać się komunikacja w zespole.

Eksperymentuj z różnymi kombinacjami, aż znajdziesz zestaw aplikacji, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.

Źródła i dodatkowe materiały

Nieporozumienia komunikacyjne to codzienny problem w zespołach zdalnych. Wynikają z różnic kulturowych, innych stref czasowych i wielu dodatkowych czynników. Kiedy pojawia się brak zrozumienia, cierpi także współpraca, co szybko przekłada się na słabsze wyniki. Ponieważ członkom zespołu trudno jest regularnie się ze sobą komunikować, warto sięgać po narzędzia do komunikacji i współpracy, które rekompensują fakt, że pracownicy nie siedzą w jednym biurze.

Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z aplikacji do współpracy, takich jak np. Yammer czy BlueJeans. Takie narzędzia zbierają członków zespołu na jednej platformie i tworzą wirtualne miejsce pracy. Inne rozwiązania, jak ScreenRec, Time Doctor czy Asana, wspierają konkretne obszary pracy na odległość — od komunikacji wizualnej, przez śledzenie czasu pracy, po zarządzanie zadaniami.