3 sposoby na poprawę wyników w pracy + 10 prostych wskazówek

Nie ma co owijać w bawełnę — większości z nas przyda się wsparcie, jeśli chodzi o produktywność w pracy.
Niezależnie od tego, czy bierzemy na siebie za dużo, czy po prostu jesteśmy mistrzami prokrastynacji, to odpowiedni moment na solidnego „boostera” produktywności.

Dlatego przygotowaliśmy swoisty „zastrzyk” motywacyjny: 3 sposoby na poprawę wyników w pracy. Jeśli będziesz stosować je na co dzień, nauczysz się, jak być naprawdę produktywnym w swoim środowisku zawodowym. Te umiejętności pomogą Ci poprawić efektywność zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

Dlaczego wyniki w pracy są tak ważne?

Założyciel Atari Inc. i Chuck E Cheese Pizza, Nolan Bushnell, ujął to najlepiej:

„Kluczowym składnikiem jest ruszenie się z miejsca i zrobienie czegoś. To naprawdę takie proste.”

Trudno o trafniejsze podsumowanie. A mimo to potrafimy niesamowicie utrudnić sobie wykonanie pierwszego kroku.

Idąc dalej, Email Analytics przytacza wyniki badania firmy Qualtrics. Okazuje się, że pracownicy systematycznie zawyżają ocenę własnej produktywności średnio o 11%. Innymi słowy, nie tylko zdarza nam się „przycinać” w pracy, ale jeszcze jesteśmy przekonani, że idzie nam świetnie.

McKinsey opublikował z kolei badanie, z którego wynika, że gdy pracownicy są naprawdę zaangażowani w swoją pracę, firma notuje wzrost produktywności o 20–25%. To cel, który da się osiągnąć — i mamy nadzieję, że poniższe wskazówki pomogą Ci się do niego zbliżyć.

3 najważniejsze sposoby na poprawę wyników w pracy

#1 Traktuj produktywność jako priorytet

Świetne roczne wyniki to efekt codziennej, konsekwentnej produktywności. Jeśli nie jesteś produktywny na co dzień, zadania będą zostawać niedokończone, terminy będą się przesuwać, a przełożeni — irytować.

Oto kilka wskazówek dotyczących produktywności, które zapewnią Ci znakomitą opinię przy najbliższej ocenie okresowej.

Wskazówka 1: Skup się i ogranicz rozpraszacze

Pochłaniacze czasu w pracy mają wiele postaci — od gadatliwych współpracowników po błądzące myśli. Jednym z największych (i najbardziej paradoksalnych) rozpraszaczy są jednak e‑maile służbowe. Według Washington Post, z badania Adobe wynika, że średnio spędzamy 4,1 godziny dziennie na sprawdzaniu poczty związanej z pracą. To dosłownie połowa standardowego dnia pracy. Przez e‑maile jesteśmy więc tylko w połowie tak produktywni, jak moglibyśmy być.

Najprostsze rozwiązanie? Skorzystać z narzędzia takiego jak ScreenRec. Zamiast pisać maila na 2000 słów, po prostu nagraj ekran komputera z komentarzem głosowym i pokaż wszystko w kilka minut.

Wysłanie nagrania jest banalnie proste. Po zatrzymaniu nagrywania link do udostępniania automatycznie trafia do schowka. W kilka minut nagrywasz i udostępniasz wszystkie informacje, które w formie tekstu zajęłyby 15–20 minut. Co więcej, możesz odsyłać ludzi do już nagranych materiałów i oszczędzić sobie powtarzania tych samych wyjaśnień. ScreenRec możesz mieć za darmo na zawsze (plus 2 GB prywatnej chmury) — wystarczy pobrać go tutaj.

Pamiętaj też, że warto wiedzieć, kiedy powiedzieć „dość”. Regularne, krótkie przerwy między zadaniami pomagają utrzymać koncentrację i podnoszą produktywność. Nawet kilka minut potrafi zrobić różnicę.

Wskazówka 2: Nie multitaskuj

Prosta prawda jest taka, że multitasking nie działa. Nasz mózg nie jest stworzony do skupiania się na dwóch rzeczach jednocześnie, nawet jeśli wydają się proste. W praktyce dajemy więc tylko połowę uwagi jednej rzeczy i połowę — drugiej.

To oznacza, że w czasie, w którym „multitaskujemy” nad dwoma zadaniami, moglibyśmy spokojnie ukończyć pierwsze. Ten artykuł Cleveland Clinic szczegółowo tłumaczy, dlaczego wielozadaniowość jest tak nieefektywna.

Jednym ze sposobów na walkę z prokrastynacją i multitaskingiem jest technika Pomodoro. Dzieli ona pracę na krótkie „bloki skupienia”, dzięki czemu łatwiej pozostać przy jednym zadaniu.

Wskazówka 3: Zrób najważniejszą rzecz jako pierwszą

Jednym z kluczowych obszarów do poprawy w pracy jest priorytetyzacja. Jeśli chcemy poprawić produktywność, musimy najpierw opanować sztukę ustalania priorytetów. Najważniejsze zadania wykonuj w pierwszej kolejności.

Brian Tracy napisał całą książkę na ten temat: „Zjedz tę żabę”. Koncepcja jest prosta — jeśli na Twojej liście zadań znajduje się zjedzenie żywej żaby, zrób to jako pierwsze.

Dzięki temu resztę dnia spędzasz z poczuciem, że najgorsze już za Tobą. W praktyce: zacznij od największego i najtrudniejszego zadania, a później „płyń” przez resztę dnia z dużo lżejszą głową.

Wskazówka 4: Korzystaj z narzędzi do zarządzania zadaniami

Nie jesteśmy maszynami — nie zapamiętamy absolutnie wszystkiego. Narzędzia do zarządzania zadaniami pomagają trzymać rękę na pulsie, dotrzymywać terminów i właściwie priorytetyzować. Ułatwiają też efektywną współpracę z zespołem.

Aplikacje takie jak Asana czy Slack pomagają mieć wszystko w jednym miejscu. Jeśli będziesz z nich mądrze korzystać, przestaniesz martwić się o chaos w zadaniach.

Wskazówka BONUS: Zaplanuj tydzień z wyprzedzeniem

Z dobrym narzędziem do zadań lub zarządzania czasem to naprawdę proste. Świadomość, co będziesz robić każdego dnia nadchodzącego tygodnia, pomaga utrzymać koncentrację i motywację, gdy „odhaczasz” kolejne punkty z listy.

#2 Zadbaj o siebie

Dobre wyniki zaczynają się od Ciebie. Oprócz rozwoju zawodowego musisz też zadbać o siebie, zanim będziesz w stanie zadbać o cokolwiek innego. Warto też lepiej poznać siebie — swoje mocne i słabe strony.

Wskazówka 5: Śpij, jedz i ruszaj się

Od dziecka słyszymy, jak ważne jest dbanie o zdrowie i styl życia — głównie po to, by dobrze radzić sobie w szkole. Dziś, jako dorośli, potrzebujemy tych zasad jeszcze bardziej.

Często odpuszczamy dietę, znajdujemy wymówki, żeby się nie ruszać, i zarywamy noce, choć rano trzeba wstać do pracy. Swoją drogą, nadużywanie „godziny snu” to zjawisko, które dorobiło się nawet nazwy: „revenge bedtime procrastination” — odkładanie pójścia spać, bo w ciągu dnia nie mieliśmy w ogóle czasu dla siebie.

Zasada 2 minut Davida Allena, która pomaga walczyć z prokrastynacją, sugeruje z kolei, by każde nowe nawyki sprowadzić do wersji, którą da się wykonać w 2 minuty. Gdy już zaczniemy, łatwiej jest kontynuować.

Jeśli zadbamy o te podstawy, wyniki w pracy bardzo szybko to odzwierciedlą.

Wskazówka 6: Bądź punktualny

Nie, to nie tylko Twoje wrażenie — spóźniony poranek potrafi wywrócić do góry nogami cały dzień. Nie tylko masz mniej czasu na wykonanie pracy, ale też ryzykujesz nadszarpnięcie relacji ze współpracownikami i przełożonymi. Artykuł na CareerTrend dobrze wyjaśnia, jak bardzo punktualność wpływa na Twoją efektywność. Pada tam m.in. takie zdanie:

„Konsekwentne przychodzenie do pracy na czas pokazuje Twoje zaangażowanie i szacunek zarówno do osób, z którymi pracujesz, jak i do firmy, która Cię zatrudnia.”

Punktualność jest szczególnie trudna, gdy pracujesz zdalnie. Jeśli nie masz sztywnych godzin pracy i głównie działasz sam, łatwo „przegadać” poranek z samym sobą, a potem nadrabiać zaległości późnym wieczorem.

Wskazówka 7: Naucz się mówić „nie”

Każdy dostaje w pracy własny zestaw zadań z konkretnego powodu — ze względu na kompetencje, doświadczenie czy zakres odpowiedzialności. Innymi słowy, każdy ma co robić.

Jeśli więc współpracownik prosi Cię o przejęcie części jego obowiązków, masz pełne prawo odmówić, jeśli wiesz, że odbije się to na Twojej pracy.

Kiedy przełożony prosi Cię o coś, co przy obecnym obciążeniu jest po prostu nierealne, pokaż mu listę zadań i poproś o pomoc w ustaleniu priorytetów. Często dopiero wtedy widzi, że sensowniej będzie przekazać nowe zadanie komuś, kto ma więcej przestrzeni.

Wskazówka 8: Nie zostawiaj rzeczy niedokończonych

To prosty sposób, by szybko zostać w tyle. Staraj się nie zostawiać zadań rozgrzebanych. Skorzystaj z narzędzia do zarządzania zadaniami, aby rozpisać swój tydzień i to, co musisz w nim zrealizować. Dzięki temu lepiej oszacujesz czas i unikniesz paniki na ostatnią chwilę.

#3 Szlifuj swoje umiejętności

Każdy z nas ma obszary do poprawy, w których bardzo pomaga rozwój kompetencji. Gdy wzmacniamy swoje umiejętności, wiele zadań, które wcześniej były trudne, staje się znacznie łatwiejszych.

Jednym z najprostszych sposobów na rozwój jest regularne proszenie o konstruktywny feedback od osób z większym doświadczeniem.

Wskazówka 9: Czytaj coś nowego każdego dnia

Prosty nawyk czytania potrafi zdziałać cuda dla „ostrości” naszego myślenia. W artykule na TheHealthy.com autorzy tłumaczą, że czytanie dosłownie pobudza neurony do działania — to jak zastrzyk energii dla mózgu.

Co więcej, nawet po odłożeniu książki mózg może pozostać w „wyższym biegu” jeszcze przez kilka dni. Cały tekst znajdziesz tutaj.

Wskazówka 10: Znajdź mentora

Na pewno znasz powiedzenie:

„Co dwie głowy, to nie jedna.”

Nie chodzi tylko o wspólne rozwiązywanie problemu. Czasem oznacza to po prostu, że jedna osoba pomaga drugiej rosnąć.

Każdy ma inne doświadczenia, a więc i inną wiedzę. Możesz nauczyć się bardzo dużo od praktycznie każdego. Warto więc znaleźć mentora, który pomoże Ci się rozwijać — a przy okazji obie strony mogą korzystać z opisanych tu wskazówek, żeby poprawiać swoją produktywność.

10 kluczowych wskazówek, które poprawią Twoje wyniki w pracy

Podsumujmy to wszystko w jednym miejscu.

Wskazówka	Jak zastosować w praktyce
Skup się i ogranicz rozpraszacze	Zastąp część e‑maili nagraniami z ScreenRec.
Nie multitaskuj	Kończ jedno zadanie, zanim zaczniesz kolejne.
Rób najważniejsze rzeczy w pierwszej kolejności	„Zjedz żabę” — zacznij dzień od najtrudniejszego zadania.
Korzystaj z narzędzi do zarządzania zadaniami	Załóż konto w darmowej aplikacji, np. Trello.
Śpij, jedz i ruszaj się	Ustal godzinę snu i małe cele dotyczące diety oraz ruchu.
Nie zostawiaj zadań niedokończonych	Planuj tydzień w narzędziu do zadań i kończ to, co zacząłeś.
Bądź punktualny	Wypracuj poranną rutynę, dzięki której zawsze zdążysz na czas.
Naucz się mówić „nie”	Skup się na swoich zadaniach i proś przełożonych o pomoc w priorytetyzacji.
Czytaj coś każdego dnia	Wybierz książkę i czytaj codziennie choćby jeden rozdział.
Znajdź mentora	Wybierz osobę, której ufasz, i poproś ją o wsparcie w rozwoju kompetencji.
Bonus: Zaplanuj tydzień z wyprzedzeniem	Użyj narzędzia do zadań, aby rozpisać cały tydzień.

Podsumowanie

Jeśli wprowadzisz te trzy główne sposoby (oraz 10 wskazówek) do swojej codziennej rutyny, Twoje doświadczenie w pracy niemal na pewno się poprawi. Prawdopodobnie poczujesz też mniej stresu, co przełoży się na prostsze, spokojniejsze życie.

Jeśli zmiana wszystkiego naraz wydaje Ci się zbyt dużym wyzwaniem, wdrażaj po jednej wskazówce dziennie albo nawet miesięcznie. Zacznij od ograniczenia e‑maili dzięki ScreenRec. Potem stopniowo wprowadź narzędzie do zarządzania zadaniami i zacznij planować tydzień z wyprzedzeniem. To może być dużo prostsze, niż się wydaje.