Nagrywanie spotkań online: kwestie prawne, które warto znać
Popularność spotkań online osiągnęła szczyt w czasie pandemii koronawirusa. Także później świat nadal intensywnie z nich korzystał. Odgrywają ważną rolę w biznesie, edukacji, ochronie zdrowia i wielu innych obszarach.
Według Global Market Insights wartość rynku wideokonferencji przekroczyła 15 miliardów dolarów w 2020 roku. Szacuje się też, że w latach 2021-2027 będzie dalej rosnąć w tempie około 23% rocznie.
Spotkania online są świetnym narzędziem komunikacji i oferują dodatkowe funkcje. Uczestnicy mogą:
- udostępniać pliki,
- prowadzić prezentacje za pomocą narzędzi do udostępniania ekranu,
- korzystać z transkrypcji spotkania na żywo,
- nagrywać spotkanie.
Możliwość zapisania wideokonferencji i późniejszego dostępu do nagrania jest bardzo wygodna. Możesz wrócić do wszystkich szczegółów rozmowy, a także szybko udostępnić nagranie osobie, która nie mogła wziąć udziału w spotkaniu.
Nagranie jest łatwiejsze do przygotowania i dokładniejsze niż notatki. Trzeba jednak uwzględnić potencjalne kwestie prawne związane z nagrywaniem spotkań online oraz konsekwencje, które mogą z nich wynikać.
Kluczowe pytania przed nagraniem spotkania online
Od czasu do czasu pojawia się pytanie, czy wolno nagrywać spotkania na Zoomie bez zgody uczestników. Warto pamiętać, że regulują to przepisy federalne i stanowe.
Istnieją przepisy dotyczące uzyskiwania zgody na nagrywanie oraz późniejszego przetwarzania zapisanych danych. Różnią się one w zależności od kraju. Ten artykuł nie jest wyczerpującą analizą prawną. Ma raczej pomóc odpowiedzieć na praktyczne pytania, takie jak: czy pracodawca może nagrywać spotkanie bez zgody?
Chcemy zwrócić uwagę na kwestie, które trzeba rozważyć przed nagraniem spotkania online, oraz pokazać je na przykładach z różnych kontekstów prawnych.
Znacznie łatwiej zdecydować, jak podejść do nagrywania spotkania online, gdy odpowiesz sobie na kilka podstawowych pytań:
- Czy nagrywanie tego spotkania jest właściwe?
- Czy muszę uzyskać zgodę?
- Jak uzyskać zgodę? Co zrobić, jeśli ktoś nie zgadza się na nagranie?
- Jak dane będą przechowywane?
- Kto będzie miał do nich dostęp?
- Jak długo będą przechowywane?
- Czy oprogramowanie musi spełniać określone wymagania?
- Jakie inne informacje muszę przekazać uczestnikom?
Przejdziemy przez te pytania, wskażemy najważniejsze aspekty i zaproponujemy możliwe sposoby postępowania.
Spróbujmy więc omówić je po kolei.
Czy nagrywanie tego spotkania jest właściwe?
Nagrywanie spotkań online w większości przypadków nie jest zabronione, ale są sytuacje, w których lepiej tego nie robić.
Pomijając na chwilę kwestię zgody, niektórych spotkań po prostu nie warto nagrywać. Przykładem może być rozmowa jeden na jeden z informacją zwrotną dla pracownika albo omawianie oferty handlowej. Takie rozmowy zwykle uznaje się za poufne.
Posiadanie nagrania z wideokonferencji o takim charakterze może narazić Cię na ryzyko prawne nie tylko na poziomie przepisów stanowych, ale także federalnych.
Część ekspertów sugeruje, aby nie nagrywać spotkań zespołowych prowadzonych przez połączenia konferencyjne, chyba że istnieje konkretny cel biznesowy, który uzasadnia przechowywanie nagrań wideo.
Są też spotkania, podczas których omawia się szczególnie wrażliwe kwestie, takie jak:
- dokumentacja medyczna,
- dowody, które mają zostać przedstawione w sądzie,
- cenne dane analityczne wykorzystywane przez administrację do oceny skutków polityk publicznych itp.
Takie rozmowy wymagają szczególnie ostrożnego podejścia do nagrywania.
Czy muszę uzyskać zgodę?
Zgoda jest kluczową kwestią w dyskusji o prawnych aspektach nagrywania spotkań online.
Jeżeli pozostałe strony nie zgodzą się na nagranie wideokonferencji, jej rejestrowanie zwykle jest nielegalne. Dotyczy to zarówno urządzeń nagrywających, jak i oprogramowania.
Przepisy dotyczące zgody różnią się w różnych częściach świata. Czasem inne zasady obowiązują nawet w obrębie jednego kraju. Sprawdź, czy musisz uzyskać zgodę wszystkich uczestników, czy nagranie może zostać wykonane na podstawie zgody jednej strony.
Regulacje w Stanach Zjednoczonych również bardzo się różnią. Niektóre stany wymagają zgody wszystkich stron, inne uznają zgodę jednej strony za wystarczającą. Część stanów stosuje mieszane zasady zgody.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) reguluje zasady zgody na nagrywanie w Unii Europejskiej. Wymaga ono, aby wszystkie strony rozmowy lub spotkania wyraziły zgodę na nagranie.
W Wielkiej Brytanii obowiązuje Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA). Dopuszcza on nagrywanie rozmów bez zgody drugiej strony, o ile nagranie jest przeznaczone wyłącznie do użytku osobistego.
Jednocześnie po Brexicie Wielka Brytania zachowała RODO jako prawo krajowe, więc nagrywanie wideokonferencji nadal powinno odbywać się w sposób zgodny z RODO.
Jak uzyskać zgodę?
Jeśli szukasz legalnego sposobu nagrywania spotkania i nie chcesz potajemnie rejestrować drugiej strony, łamiąc przy tym prawo, zgoda jest podstawą.
Zgodę uczestników na nagrywanie można uzyskać na dwa sposoby: aktywnie i pasywnie. Zgoda aktywna zostaje udzielona, gdy dana osoba wyraźnie zgadza się na nagranie, na przykład ustnie albo klikając przycisk akceptacji w komunikacie wyświetlonym przed rozpoczęciem spotkania lub nagrywania.
Zgoda pasywna pojawia się wtedy, gdy uczestnik zostaje poinformowany, że spotkanie będzie nagrywane, i nie opuszcza spotkania. Oznacza to dorozumianą zgodę. To, jaki typ zgody jest wymagany, zależy od lokalnych przepisów i konkretnych okoliczności.
Niektóre platformy wideokonferencyjne mają wbudowane funkcje obsługi zgody. Na przykład Zoom pozwala uczestnikom kliknąć przycisk zgody przed rozpoczęciem nagrywania. To szybki i wygodny sposób, aby upewnić się, że nagranie spełnia wymogi prawne.
Podobne funkcje można znaleźć w wielu innych narzędziach do pracy zdalnej, co jest przydatne dla osób planujących nagrywanie spotkań online.
Zwykle osoby, które nie wyrażą zgody, nie mogą uczestniczyć w takim spotkaniu. Najlepiej jednak zapewnić alternatywę dla tych, którzy nie chcą być nagrywani. Organizator może na przykład zaplanować fragment spotkania bez nagrywania.
Jak już wspomnieliśmy, nagrywanie spotkań bez zgody jest niewłaściwe, ale sama zgoda zależy od kontekstu.
Jak przechowywać nagranie?
Dane ze spotkań online podlegają zasadom retencji i tworzenia kopii zapasowych, które mogą różnić się między branżami. W niektórych przypadkach trzeba uwzględnić dodatkowe wymogi. Na przykład nagrania wizyt medycznych online mogą podlegać przepisom dotyczącym dokumentacji medycznej.
W Stanach Zjednoczonych obowiązuje ustawa Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Wymaga ona szyfrowania danych przechowywanych w spoczynku. Takie dane mogą być udostępniane wyłącznie uprawnionym osobom i muszą być chronione hasłem.
Organizacje muszą też przechowywać takie nagrania przez siedem lat, a w niektórych przypadkach przez dziesięć lat. Z kolei w przypadku kancelarii prawnych nagrywających spotkania z klientami minimalny okres przechowywania wynosi co najmniej pięć lat.
Zgodnie z RODO, które obowiązuje w UE i Wielkiej Brytanii, nagrania spotkań online muszą być:
- przechowywane bezpiecznie,
- dostęp do nich musi być ograniczony,
- przetwarzanie nagrań musi być zgodne z prawem i przejrzyste.
Trzeba też pamiętać o zasadach ochrony danych osobowych. Nagrania nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne, a osoby, których dane dotyczą, powinny mieć możliwość dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia.
Firma, która zbiera dane chronione przez RODO, odpowiada za spełnienie jego wymogów.
Czy oprogramowanie musi spełniać określone wymagania?
Artykuł 32 RODO podkreśla znaczenie „bezpieczeństwa przetwarzania” danych osobowych. Należy unikać przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, nieuprawnionego ujawnienia lub dostępu do danych osobowych. Osiągnięcie tych celów zależy od użycia odpowiednich narzędzi. Narzędzie powinno zapewniać poufność, integralność, dostępność i odporność.
Systemy przetwarzania danych osobowych, w tym oprogramowanie do nagrywania spotkań, powinny oferować mechanizmy ochrony prywatności, takie jak separacja danych i kontrola dostępu. Firmy powinny więc dokładnie weryfikować narzędzia używane do nagrywania, przetwarzania i przechowywania nagrań ze spotkań online.
Platformy wideokonferencyjne, takie jak Zoom czy Whereby, spełniają większość wymagań bezpieczeństwa, ale nadal warto to samodzielnie sprawdzić.
Czy istnieją inne obowiązki informacyjne?
Jak wspomnieliśmy wyżej, uczestnicy muszą wiedzieć o planowanym nagrywaniu przed spotkaniem. Dzięki temu mogą podjąć świadomą decyzję o udzieleniu zgody, zgłosić wątpliwości, zadać pytania i zrozumieć, dlaczego nagranie jest wykonywane.
Zasady prowadzenia i nagrywania spotkań online powinny być powszechnie znane. Można opisać je w podręczniku pracownika i dokumentach dotyczących polityk pracy, wraz z wyjaśnieniem celu nagrań. Nadal należy jednak informować uczestników, jak nagranie zostanie wykonane i gdzie będą przechowywane dane.
Niezależnie od tego, czy pracujesz w jurysdykcji, w której obowiązuje RODO, najlepiej przechowywać dane w sposób zgodny z jego zasadami.
W kontekście brytyjskim konieczne może być przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA). Wykonanie DPIA pomaga:
- udokumentować, że rozważono potencjalne ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych,
- spełnić obowiązki związane z ochroną danych.
Alternatywa dla nagrywania spotkania online
Zamiast przechodzić przez cały proces uzyskiwania zgody innych osób, w wielu przypadkach możesz po prostu użyć rejestratora ekranu, takiego jak ScreenRec. Zamiast organizować spotkanie, nagrasz ekran, głos, dźwięk i obraz z kamerki, a następnie wyślesz wideo osobom, które powinny je obejrzeć. Jeśli zechcą, mogą odpowiedzieć w ten sam sposób. Nie bierzesz wtedy odpowiedzialności za sugerowanie nagrywania ich samych. Robią to z własnej woli.
Oczywiście są sytuacje, w których trzeba zorganizować spotkanie online i je nagrać. ScreenRec może pomóc także wtedy. Najpierw upewnij się jednak, że uzyskasz zgodę.
Zanim klikniesz przycisk nagrywania...
Jeśli współpracujesz ze zdalnymi współpracownikami, pokusa nagrywania może być duża. Czasem po prostu trzeba wrócić do ustaleń ze spotkania.
Nagrywanie spotkań online lub hybrydowych w celu późniejszego odtworzenia albo udostępnienia innym bywa kuszące, ale wiąże się z kwestiami, które trzeba uwzględnić. Mamy nadzieję, że teraz łatwiej będzie Ci poruszać się po możliwych konsekwencjach. Takich nagrań nie powinno się wykonywać bez wcześniejszego rozważenia prawnych aspektów spotkań online omówionych w tym artykule.
English 
Español 
Deutsch 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
Português 
العربية
NIE PRZEGAP
Otrzymuj aktualizacje o nowych artykułach, webinariach i innych możliwościach: