9 najlepszych aplikacji do komunikacji wewnętrznej
Ach, komunikacja wewnętrzna… Fundament zrozumienia i produktywności w miejscu pracy. Dlaczego? Jak podaje Wikipedia, komunikacja wewnętrzna to „funkcja odpowiedzialna za skuteczny przepływ informacji pomiędzy uczestnikami organizacji”.
Mówiąc prościej, chodzi o zarządzanie całą komunikacją między członkami zespołu (czyli pracownikami) w różnych kanałach. Do tego potrzebne są odpowiednie narzędzia — i właśnie za chwilę przyjrzymy się najlepszym aplikacjom do komunikacji z pracownikami.
Jak dobrze zarządzać komunikacją wewnętrzną?
Jednym z najprostszych rozwiązań jest sięgnięcie po dedykowaną aplikację do komunikacji z pracownikami.
Nie kłamali, mówiąc, że „na wszystko jest aplikacja”, a aplikacje do komunikacji zespołowej są tego najlepszym przykładem. Zebraliśmy dla Ciebie listę narzędzi, które naprawdę warto przetestować.
Te aplikacje mają różne zastosowania i funkcje, ale łączy je jedno: cel. Ich zadaniem jest eliminowanie problemów związanych z komunikacją w zespole. Zanim przejdziemy do listy, przyjrzyjmy się więc najczęstszym wyzwaniom.
Najczęstsze wyzwania w komunikacji wewnętrznej
Brak spójnej komunikacji | W firmie zatrudniającej setki osób utrzymanie stałego kontaktu ze wszystkimi jest trudne, a z czasem bywa tak obciążające, że część osób po prostu przestaje się odzywać. |
Tracenie czasu na e‑maile | Wysyłanie „formalnych” maili potrafi pochłaniać ogromną ilość czasu. W dodatku wiele wiadomości jest niejasnych lub błędnie przekazuje intencje nadawcy. W efekcie e‑mail zamiast rozwiązywać problemy, potrafi je mnożyć. |
Minimalny feedback | Gdy członkowie zespołu są rozproszeni po całym świecie, zwykle pracują we własnym rytmie i według własnego grafiku. De facto pracują w samotności. Sytuację pogarsza fakt, że menedżerowie rzadko znajdują czas, by przekazać konstruktywną informację zwrotną do przesłanej pracy. |
Niejasne instrukcje | Brak jasności co do tego, co dokładnie trzeba zrobić, uruchamia błędne koło nieporozumień, błędnych założeń i spadku produktywności. |
Opóźnione aktualizacje | Informacje w organizacjach krążą bardzo szybko, ale to tempo powoduje, że ważne aktualizacje łatwo giną w szumie. Zanim się obejrzysz, kluczowe wiadomości docierają do części osób dopiero po kilku dniach. |
Nieistotne informacje | Każdy ma swoją rolę, a wraz z nią konkretne informacje i aktualizacje, które go dotyczą. W praktyce jednak wielu pracowników jest zasypywanych nadmiarem wiadomości, które nie mają żadnego związku z ich pracą czy projektami. |
Najlepsze aplikacje do komunikacji z pracownikami
Skoro wiemy już, z jakimi wyzwaniami mierzą się firmy, przejdźmy do listy narzędzi, które pomagają je rozwiązać i poprawić doświadczenia pracowników.
1. ScreenRec — do wiadomości wideo
Coraz więcej organizacji odchodzi od klasycznej komunikacji mailowej. Zamiast tego wybierają szybszą i skuteczniejszą alternatywę dla e‑maila, jaką jest nagrywanie ekranu. ScreenRec to darmowy rejestrator ekranu z natychmiastowym udostępnianiem, który pozwala robić zrzuty i nagrywać wideo z ekranu. Możesz go użyć, by przekazać precyzyjną informację zwrotną członkowi zespołu, nagrać wideo z raportem błędu, udzielić wsparcia klientowi czy nagrać spotkanie w Skype for Business.
Co więcej, wszystkie nagrania i zrzuty udostępnisz za pomocą automatycznie tworzonego linku. Załóżmy, że projektujesz na Macu — ScreenRec to rejestrator ekranu na Maca z natychmiastowym udostępnianiem, więc może stać się bardzo skutecznym narzędziem komunikacji wewnętrznej. W kilka minut nagrasz wideo, na którym prezentujesz swój projekt klientowi.
Połącz ScreenRec z jednym z poniższych narzędzi, a Twoja komunikacja wewnętrzna wskoczy na wyższy poziom.
Najważniejsze funkcje
- Prywatny i bezpieczny link do udostępniania
- Łatwe zrzuty ekranu i nagrywanie po naciśnięciu prostego skrótu klawiszowego
- 2 GB darmowej przestrzeni w chmurze
Cennik
Darmowy
2. Flipsnack — do interaktywnych dokumentów firmowych
Flipsnack to rozbudowane narzędzie do publikacji cyfrowych, które pozwala w prosty sposób tworzyć, udostępniać i publikować interaktywne materiały do komunikacji wewnętrznej: handbooki pracownicze, wewnętrzne przewodniki, newslettery firmowe itp.
Interaktywność ma ogromne znaczenie w komunikacji wewnętrznej. Dodając GIF‑y, linki, podpisy, wideo, kody iframe, tagi i inne atrakcyjne elementy, łatwiej przykujesz uwagę czytelników i zwiększysz ich zaangażowanie.
To jednak nie wszystko. Po stworzeniu i dostosowaniu dokumentów dokładnie tak, jak chcesz, możesz je bezpiecznie udostępnić wyłącznie pracownikom lub wybranym osobom w zespole. Dzięki temu masz pewność, że poufne treści nie „wypłyną” na zewnątrz.
Najważniejsze funkcje
- Interaktywne funkcje, które wzmacniają dokumenty komunikacji wewnętrznej i angażują czytelników
- Łatwe śledzenie aktywności odbiorców dzięki indywidualnym, szczegółowym statystykom
- Bezpieczne udostępnianie interaktywnych dokumentów firmowych pracownikom
Cennik
Wycena na zapytanie
3. Yammer — do konwersacji i newsów
Można powiedzieć, że Yammer to firmowa sieć społecznościowa. Jako część ekosystemu Microsoftu, świetnie sprawdza się jako narzędzie do pozostawania „na bieżąco” z życiem organizacji. Integruje się z wieloma innymi produktami, takimi jak Office 365, Skype, Microsoft Teams itd. System wiadomości jest ściśle powiązany z tablicą newsów, więc zawsze możesz skomentować aktualizacje czy zakończone projekty.
Najważniejsze funkcje
- Powiadomienia w czasie rzeczywistym
- Firmowy strumień aktualności dostępny dla całej organizacji
- Integracja ze wszystkimi produktami Microsoftu
Cennik
8 USD za użytkownika miesięcznie w ramach Office 365 (Yammer w pakiecie)
4. SnapComms — do ogłoszeń i aktualności
Podobnie jak Yammer, SnapComms opiera się na strumieniu aktualności przypominającym media społecznościowe. Każdy członek organizacji może publikować informacje i aktualizacje, które docierają do WSZYSTKICH, łącznie z kadrą zarządzającą. Tym, co wyróżnia SnapComms, jest trwałość treści — posty nie znikają i są łatwe do wyszukania.
Najważniejsze funkcje
- Strumień aktualności łączący wszystkich członków firmy
- Posty i komentarze z możliwością wyszukiwania
- Treści zawsze dostępne w wyszukiwarce
Cennik
Pakiet podstawowy od 7 USD za użytkownika miesięcznie
5. Contact Monkey — do wysyłek masowych
Dzięki Contact Monkey mail firmowy przechodzi na wyższy poziom. Ta korporacyjna aplikacja do komunikacji zespołowej pozwala tworzyć, wysyłać i śledzić masowe maile bezpośrednio z Outlooka i Gmaila. Szablony wiadomości, ankiety i inne dodatki sprawiają, że Contact Monkey świetnie sprawdza się w roli „silnika” e‑mailingu wewnętrznego.
Możesz tworzyć newslettery firmowe, otrzymywać szczegółowe statystyki otwarć (kto otworzył, skąd, z jakiego IP, jakie działania podjął), śledzić przekazywanie dalej, tworzyć ankiety i głosowania. Innymi słowy: większość rzeczy, o których marzyłeś w kontekście e‑maila, da się zrobić w Contact Monkey.
Najważniejsze funkcje
- Bardzo szczegółowa analityka wiadomości e-mail
- Funkcje marketingowe, w tym newslettery i szablony
- Współpraca z dwoma popularnymi systemami pocztowymi
Cennik
Wycena na zapytanie
6. Communifire — firmowy intranet
Communifire to ogólne narzędzie do komunikacji i współpracy, które łączy czat, wiadomości błyskawiczne, funkcje sieci społecznościowej i wiele więcej. Znajdziesz tu większość „klasycznych” funkcji aplikacji do komunikacji wewnętrznej.
Jest jednak coś, co wyróżnia Communifire na tle podobnych rozwiązań — to sposób, w jaki wspiera generowanie i rozwijanie pomysłów. Aplikacja oferuje dedykowaną przestrzeń, w której pracownicy mogą zapisywać i omawiać koncepcje projektów. Jedno wspólne miejsce do przeglądania, dyskusji i podejmowania decyzji.
Najważniejsze funkcje
- Wszystkie potrzebne funkcje komunikacyjne: czat, rozmowy wideo, powiadomienia w czasie rzeczywistym itd.
- Osobna przestrzeń przeznaczona do kreatywnego myślenia i planowania
Cennik
10 USD za użytkownika miesięcznie
7. Blink — by połączyć całą załogę
Blink to aplikacja „wszystko w jednym”, która wspiera natychmiastową komunikację, dzielenie się treściami i budowanie zaangażowania pracowników. Została zaprojektowana z myślą o zespołach pierwszej linii, na przykład w handlu, hotelarstwie i transporcie.
Jej celem jest wzmocnienie pracowników i utrzymanie łączności zarówno z osobami w biurze, jak i w terenie. Jedną z najciekawszych funkcji jest rozbudowany strumień aktualności, który zbiera w jednym miejscu wszystkie kluczowe informacje, dając szybki dostęp do wiadomości, wideo i dokumentów od współpracowników.
Dzięki Blink pracownicy mogą łatwo wyrażać opinie, co naturalnie przekłada się na większą satysfakcję i produktywność. No i jest to zdecydowanie ciekawsze niż tradycyjna tablica ogłoszeń w kuchni.
Najważniejsze funkcje
- Spersonalizowane strumienie wiadomości
- Czat w czasie rzeczywistym
- Wideokonferencje
- Wątki dyskusyjne
- Integracje z aplikacjami firm trzecich
Cennik
Od 3,20 USD miesięcznie za użytkownika
8. Crises Control — na sytuacje awaryjne
Nazwa mówi wszystko. Pamiętasz wyzwania związane z komunikacją między działami, o których pisaliśmy wyżej? Crises Control dostarcza rozwiązań na momenty, w których nie chcesz zostawiać komunikacji „losowi”.
Dostawca zapewnia, że jego usługi gwarantują brak przestojów i „zwiech” komunikacyjnych, a przy tym chronią treści i kanały kontaktu w razie nieprzewidzianych zdarzeń — takich jak atak cybernetyczny, awaria aplikacji, przerwa w dostawie prądu itp.
Najważniejsze funkcje
- Gwarantowana ciągłość komunikacji bez awarii
- Ochrona przed nieplanowanymi incydentami
- Podstawowe funkcje komunikacyjne nadal dostępne
Cennik
Wycena na zapytanie
9. Brosix — do współpracy zespołowej
Brosix stawia współpracę zespołową w centrum wszystkiego, co robi. Ten biznesowy komunikator pełni jednocześnie funkcję aplikacji zwiększającej produktywność, bo oferuje wiele sposobów na pozostanie w kontakcie: wiadomości tekstowe, czaty grupowe, transfery plików P2P, udostępnianie ekranu z możliwością zdalnego sterowania.
Nie można też zapomnieć o tablicach wizualnych i rozmowach wideo. Krótko mówiąc, Brosix dostarcza wszystko, czego potrzebuje zespół, by pozostać w stałej łączności.
Najważniejsze funkcje
- Rozbudowane centrum wiadomości
- Funkcje współpracy, w tym tablica, wspólne przeglądanie i udostępnianie plików
- Dostępne zabezpieczenia antywirusowe i aktualizacje
Cennik
4 USD za użytkownika miesięcznie
Mamy już listę najlepszych narzędzi do komunikacji wewnętrznej, ale czy naprawdę robią one różnicę? Czy dobra komunikacja faktycznie wpływa na sukces firmy? Przyjrzyjmy się dwóm organizacjom, których wewnętrzna komunikacja pokazuje, że odpowiedź brzmi: tak.
Przykład komunikacji wewnętrznej nr 1: Google
O sukcesie Google nikogo nie trzeba przekonywać. Jak ten gigant technologiczny, zatrudniający ponad 100 000 osób, utrzymuje wszystkich w obiegu i wciąż zmotywowanych do pracy? Jedna z technik została „podpatrzona” u korporacji 3M — skoro działa, po co ją zmieniać.
W Google nazywa się ją „20% time” (w 3M — 15%). Chodzi o to, że pracownicy otrzymują płatny czas na pracę nad własnymi, kreatywnymi projektami, które mogą być przydatne firmie. Można to traktować jako nowoczesną wersję „skrzynki pomysłów”. Jak wpływa to na komunikację?
Dzięki „20% time” pracownicy Google realnie dokładają cegiełkę do sukcesu całej organizacji — wszyscy mają podobną stawkę i poziom odpowiedzialności. Żeby takie pomysły mogły się rozwijać, członkowie zespołu muszą też pozostawać w stałym kontakcie. To właśnie „20% time” zawdzięczamy powstanie Gmaila czy Google Earth.
Przykład komunikacji wewnętrznej nr 2: Microsoft
Microsoft to kolejna OGROMNA firma technologiczna — zatrudnia o ok. 40 000 osób więcej niż Google, więc utrzymanie wszystkich „na tej samej stronie” jest jeszcze trudniejsze. Aby poradzić sobie z wyzwaniami komunikacyjnymi, Microsoft sięgnął po dość nietypową pomoc — Ralpha.
Ralph to słynna gumowa kura, która „lubi” krótkie loty i łączenie ludzi. Mówiąc inaczej, pojawia się na spotkaniach zespołowych i służy jako rodzaj „mównicy”. Gumowy ptak wędruje z rąk do rąk — trzyma go osoba, która akurat mówi o swoim pomyśle lub obawach. Może brzmi to banalnie, ale dawanie ludziom fizycznego „głosu” w tak dużej organizacji robi sporą różnicę.
Podsumowanie
Komunikacja wewnętrzna może być jednym z najważniejszych elementów sukcesu firmy. Każda organizacja ma własne, często nietypowe sposoby na inspirowanie i wspieranie dialogu, ale aplikacje z tej listy są dużą pomocą.
Naszym zdaniem najlepsze efekty daje łączenie kilku narzędzi do komunikacji z pracownikami i pozwolenie im działać w tandemie. Ponieważ poszczególne aplikacje oferują różne funkcje, warto zestawić ze sobą dwa mocno odmienne rozwiązania.
My polecamy połączenie aplikacji do nagrywania ekranu ScreenRec z systemem Communifire. Communifire dostarcza praktycznie cały „szkielet” komunikacji wewnętrznej.
Brakującym elementem jest właśnie rejestrator ekranu. Dołącz ScreenRec i gotowe. Przetestuj to połączenie u siebie i zobacz, jak wpłynie na komunikację w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania
Celem komunikacji wewnętrznej jest przekazywanie informacji pomiędzy członkami organizacji. Jest potrzebna na wszystkich poziomach i sprawia, że każdy wie, co się dzieje i w jakim kierunku zmierzają działania zespołu. To fundament efektywnej pracy zespołowej.
Najpopularniejszą formą komunikacji wewnętrznej pozostaje e‑mail. To oczywisty wybór, gdy trzeba przekazać te same informacje wielu osobom. Niestety bywa mocno nadużywany, przez co pracownicy spędzają mnóstwo czasu na kasowaniu spamu i odsiewaniu wartościowych wiadomości.
Kolejnym często wykorzystywanym kanałem jest firmowy intranet — prywatna sieć z wieloma możliwościami dzielenia się treściami: publikowanie wpisów tekstowych, materiałów wideo, komentowanie itp.
Nowoczesnym i wygodnym sposobem komunikacji wewnętrznej jest też oprogramowanie do zarządzania zadaniami. Ułatwia ono przydzielanie zadań poszczególnym osobom i pozwala wizualnie śledzić postęp każdego projektu, nad którym pracuje zespół.
Źródła i dodatkowe materiały
- Przykłady komunikacji w miejscu pracy
- Największe wyzwania komunikacji w biurze
- Darmowy rejestrator ekranu ScreenRec dla Windows, Mac i Linux
- Najlepsze aplikacje do komunikacji zespołowej
- Historia „20% time” w Google
- 7 kluczowych technik zarządzania czasem
English 
Español 
Deutsch 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
Português 
العربية
NIE PRZEGAP
Otrzymuj aktualizacje o nowych artykułach, webinariach i innych możliwościach: